02采购管理制度20170724.doc

修 定计划物供部审 核签 发一、目的：2二、适用范围：2三、执行部门:2四、内容:21. 定义：22. 采购分类：23. 采购授权及审批授权：34. 职责分工：35. 采购方式:46. 价格行情、价格控制机制:47.新供应商的开发：58. 原辅材料采购：69.特采管理：710.帐务报销：711.原料质量跟踪：912.供应商分类与管理：913.罚则：9五、本制度修改权归属生产营运中心。9六、本制度解释权归属生产营运中心。9七、本制度自签发之日起生效。9八、附件：9一、目的：规范公司所有采购业务，明确采购职责及权限、采购周期、异常采购与付款行为，严格按照制度及流程进行作业。二、适用范围：四川白家食品有限公司下属的生产营运中心、各工厂、部门。三、执行部门:生产营运中心下属分支机构计划物供部、各分厂（厂长办）、财务中心。四、内容:1. 定义：1.1原辅材料：是指直接用于产品生产并构成产品实体的原料、主要材料和外购半成品，以及不构成产品实体，但有助于产品形成的辅助材料、外购半成品等。1.2农副产品：是指农作物及其副产品，主要包括：淀粉类、辣椒类、盐渍蔬菜类、花椒类、油类、其它季度性收购农作物产品等。1.3食品添加剂：指为改善食品品质和色、香、味以及为防腐、保鲜和加工工艺的需要而加入食品中的人工合成或者天然物质，如香精类、添加剂类等。1.3包装物：是指为生产公司产品的各种包装容器，如：纸制品、箱、瓶、坛、筐、罐、袋、桶等（不包括生产各事业部产品所使用的出口标签、电商标签、线下各种标签）。1.4低耗品：是指为所辖大系统生产所属的品保室、部门、班组购置易损的设施、零配件、易耗品、，如：扫把、拖把、油墨、机器零配件等。1.5福利品：是指对应工厂部门、班组单独使用的福利品，如：员工生产服装、洗涤用品、药品等（不包括管理中心统一为集团公司制定员工、职员福利品、服装、日用品、办公用品、办公设施等）。1.6小型设备：是指对应工厂对应部门、班组，生产使用的小型设备，价值在3万元以内，封口机、打码机、叉车等（不包括管理中心统一为集团公司购置的车辆、软件设施）。2. 采购分类：（根据是否签订合同、定价和非定价采购来划分）：分类适用范围签订年度合同并确定年度采购单价包装材料、香精、部份农副产品、委外加工等价格行情变化小的原料。签订年度合同，未确定年度采购单价部份农副产品、部份油类等价格变化大的原料未签订合同，未确定采购单价临时采购的少量农副产品及添加剂、临时转运费。收购类适用于季节性农副产品收购。采购囤积在价格上涨或断货前采取的降低或稳定采购成本的措施或办法。一次性采购不常使用的小型设备设施、易耗品、福利品3. 审批授权及采购权限：3.1审批授权:按照公司的最新授权制度规定执行。3.2采购权限:授权项目授权内容采购业务按照采购职责的划分权限各司其职，非授权范围内的部门或个人不得单独从事采购业务的价格谈判及供应商的选定，不得强行让其采购指定商家，需相关技术部门协助时，协助部门不得推诿。采购订单量确认对已签订年度合同并已确定采购单价的业务，原则上各分公司按其合同签订的条款执行；在采购量的分配上，若该材料的供应商有两家以上（含两家），原则是性价比最优的原则执行，具体执行按供应商考核与订单分配执行方案进行备货订单分配，总厂采购订单的最后批准人为计划物供部经理，分厂采购订单的最后批准人为工厂厂长（物供部经理）。合同谈判凡有共性的供应商或共性物料由采购优势工厂或部门进行合同条款及价格的集中采购谈判，统一合同签批，各分厂依据其签订条款及价格据实执行具体采购业务（分厂采购共性物料需由生产营运中心计划物供部统筹指派采购工厂或部门）。各工厂本地采购的原料由各工厂自行进行谈判，并按公司制度、流程要求执行。价格异动所有已确定第一次采购单价并经报批的采购业务在以后采购时，如价格发生变动，由执行部门按采购核价制度和最新授权制度执行价格异动的比价表。定点或未定点农副产品在市场行情波动较大的情况下，采购职能部门在性价比最优的前提下，可与合同外的供应商实行采购作业，如连续在合同外的供应商采购五次以上，必须按采购制度要求签订合同。季节性农产品收购依据公司经营中心年度规划，由计划物供部核算计划采购数量，对应白家科技有限公司线上线下、四川白家食品、财务中心根据公司经营情况和资金状况核定最终收购数量。4. 职责分工：部门职责计划物供部负责制订相关制度、流程、标准，推动采购一体化建设，指导、监督各工厂采购工作，制定采购发展方向，推动公司采购体系建设，创建公司采购模式等采购职能部门采购职能部门（本处指计划物供部、分厂厂长办）负责生产用所有原料采购物资需求部门负责办理预算内外相关物资请购手续，并按公司最新授权报批。技术中心制订完善所有使用原材料的检验标准、要求及相关技术标准（某产品的主要成分及主要指标。质量中心负责对已用原材料的验收标准向技术部提出修订完善意见，对采购的产品按规定的标准进行验收、检测，对不合格物料提出处理或处罚意见。财务中心负责价格审核、供应商货款的挂帐、对帐、资金计划的安排及货款的按时支付。5. 采购方式:集中采购、电子采购、招标采购、特殊采购、紧急采购等。采购方式适用范围集中采购主要适用于大宗及共性物料。电子采购网上订购业务，主要适用于跨区域采购。招标采购适用于大宗物料的采购。平台采购特殊采购因品质不达标，需降低采购或验收标准的采购业务，进入特殊采购程序，销售系统在签批意见时，需在特采申请单上注明销售区域。紧急采购（或临时采购因情况十分紧急、临时安排采购以达到生产需要,经采购职能部门、直接上级、核价主管当日非正式比价同意，可先采购，后补齐相关手续。6. 价格行情、价格控制机制:6.1行情调查：6.1.1调查原料范围：各大工厂、采购员采购金额占工厂或个人采购额度80%或个人原料采购量前10%原料或原料对应上游原料（如纸箱则调查上游原纸原料行情）。6.1.2调查频率：每周各工厂采购经办人员（除低耗品），每周五之前进行行情调查及分析，原料有期货、专业平台行情报价（如玉米淀粉）要进行每个工作日行情调查，每周整理上报在行情调查表中。凡有价格下行，务必在5个工作日内组织洽谈，快速降价。6.1.3调查品种要求：每个工厂采购员对应各自负责原料品种，每周变换选择1-3个重点原料进行调查分析（此1-3个品种原料为采购量大且价格异动频繁或产季农副产品及其他有代表性采购原料类）。6.1.4调查表格规范：为确保行情调查落到实处，各工厂所有采购员均按照三大工厂（龙泉、北京、高县）重要采购物资（周、月、年）行情调查异动统计表进行行情调查、价格上报（如贸易条件等信息用“插入批注”）方式表达清楚，行情分析、应用机制及措施均要结合实际快速实施，要求可操作性强能落地执行。6.1.5行情调查流程报批及内容分享要求：行情调查方式众多、报批流程不限于OA上，可灵活通过网络快速共享。三大工厂各采购员对于行情调查要充分借助互联网信息平台，通过各种信息渠道结合现货市场全方位了解掌握信息。并将所调查的行情信息通过建立的QQ交流群、微信分享群、云之家群信息等传播渠道进行共享至群中，要求每个采购员每周至少发1条对采购工作有价值的资讯、且群内所有采购人员均需回复意见，可进行相互讨论，为实际采购工作出谋划策。6.1.6调查表流程：发起人-直接上级计划物供部负责人、系统负责人、核价主管、系统秘书、对应部门或工厂督办人员-发起人，有签批需知会相关技术部人员参考。6.1.7行情调查机制的应用：快速反应，讨论决策、高效应用，落到实处（切忌浮于表面，应付了事）。6.1.4期货信息：凡有是期货信息的植物油脂、豆类的原料，每个期货开盘日都必须查询期货行情、后期走势分析,并作详细的记录，每个工作日以微信汇报每个工作日汇报内容。6.1.4竞品采购信息：主要针对光友、康师傅、统一、白象、今麦郎及同行的大宗性原料、新品采购渠道、标准、价格等信息，次季度次月5号每个工厂轮流提交竞品调查报告。6.1.5原料采购资料信息库的建立：多渠道了解公司采购原料资源信息，一点一滴积累资源，建立有效的采购比价信息库。各采购人员及采购部门经理严格按原料资源信息统计表中的表格定期收集的采购信息，采购员每月至少收集10条所负责的原料供货渠道及信息，OA传至直接领导、核价人、分厂厂长。6.2原料价格竞价机制：价格原则实际锁定机制，在锁定价格期间，受市场行情变动时，以锁高不锁低原则执行。凡有价格下降的立即组织谈判实施降价；针对非锁定价格的原料，根据行情下降趋势，谈判降价；针对季节性农产品及其它上涨原料，提前作好产地、产季、产量及需求等信息，提前在价格上涨时囤积或价格锁定。7新供应商的开发：计划物供部（厂长办）根据公司要求，为降低采购成本、优化贸易条件，保障供应需求，而开发新的合作供应商。7.1 供应商基本资料收集：通过信息搜集，了解意向供应商基本信息（包括但不限于公司工商登记信息，企业主要产品、上、下游主要合作对象、产能、销量、订货周期、最低订货量等基础信息）。7.2供应商资质的确认：供应商的经营资质必须符合国家食品行业的生产经营要求和行业要求，由质量中心按国家要求或标准判定供应商提供的资质是否符合标准。7.3供应商样品确认：对通过资质审查的供应商供应商按照我司要求提供一定数量的样品，并提供报价单，采购员填写样品评估登记表，备注送样日期、送样编号、样品名称、送样厂家、联系人、联系电话、相关部门样品签收人及样品评估结果等信息。并由部门经理、检测部门、生产运营总监签批。7.4供应商现场审核：对资质及样品审查合格之供应商，由计划物供部（厂长办）安排，会同质量中心（分厂品保室）、技术中心对供应商进行现场审核，由质量中心出具新增供应商二方审核报告。7.5现场审核中计划物供部（厂长办）职责：了解供应商资金情况、上、下游客户真实性、产能、订货周期、最低订货量等与供应保障相关的信息。7.6现场审核中质量中心职责：针对供应商质量保障能力进行审核。7.7现场审核中技术部职责：针对供应商工艺技术、执行标准进行审核。7.8质量中心出具合格的新增供应商二方审核报告后，由采购员填写新增供应商审批单，由计划物供部经理、质量中心、系统负责人签批同意，正式开发为新合作供应商。7.8供应商合同谈判：原则上新增供应商合同签订前应进行面谈，如因地域原因、采购量等因素初步也可在电话洽谈合作贸易条件：价格锁定周期、采购价格、付款周期、保证金额、承兑比例、交货时间及是否执行暂存模式等。新增供应商合同谈判应由采购员、计划物供部经理、财务核价主管一同参与。7.9 供应商合同签订：对达成合作贸易条件的，由采购员按照公司提供的合同版面，选择符合供应商类别的包装合同版本、非包装合同版本、委外加工合同版本，将与供应商谈判的相关贸易条件填写在合同内，经计划物供部经理（厂长）审核合格无误后，发供应商确认并打印4份加盖供应商鲜章。同时将公司供应商管理制度、供应商原辅料质量问题处罚实施细则、质量承诺函、质量检验标准等相关附件传供应商学习并盖章确认，回传给公司办理供应商合同签批手续，公司签批完成后在总裁办秘书处加盖公司鲜章，并将签批完成的合同交财务、生产营运中心管理心中秘书处、供应商及采购员各留一份备案。8. 原辅材料采购：8.1申购：包装材料或需定制原料的需求由计划物供部（分厂厂长办）在规定的采购周期内依据公司批准的月度计划、目前库存、供应商库存、原料安全库存等负责提出书面的月度生产物料需求计划（备货计划），月度物料需求计划单须经计划物供部（分厂厂长办）经理签批生效、下达给供应商备货生产准备。8.2采购订单下达结合计划管理制度及物料安全库存范围内下达月度采购到货订单及到货计划。8.3采购订单制作：计划物供部（分厂厂长办）根据经营中心要货计划制作的月度物料需求计划制作备货采购订单，经计划物供部（分厂厂长办）经理签字后传真给供应商；对下达的ERP采购订单在月度备货计划范围内，由采购员根据ERP系统制作电子订单，书面传真或通过网络形式发给供应商。采购员不得错误或擅自更改订单数量、品种、规格等信息，造成损失由责任采购员和其上级领导承担并接受公司行政处罚。8.4新包材或改良包材采购：针对技术中心出具相关包材材质、尺寸调整通知，详细梳理和审批签批流程，重点要核查包材尺寸、材质是否生产试机验证报告，有无厂长签字，若审核无相关签批试机报告，采购人员可拒绝采购，如未严格实施，采购人员回厂要对采购人员和通知出具人员进行承担相应损失并给予问责。8.4采购周期：8.4.1生产性原料有月度物料需求计划（备货计划）的物料采购周期为生产备货周期+送货周期，具体各种原料对应采购周期详见附件中原料最小起运（印）量、制作周期、送货周期标准。月中补充的物料需求计划同此周期，同时该采购周期为有现成版本存在，如需重制版或出版需加制作或出片周期。8.4.2非生产原料采购周期，根据合同谈判时周期为准。8.5采购入库：按照四川白家食品有限公司仓库管理制度执行。8.6采购货款结算：由采购员在ERP系统中导出采购未结算入库列表、附加发票（或收购清单及身份证明）、比价表进行报销，财务根据合同约定帐期按期进行付款。9.特采管理9.1原辅料不合格品的处理方法：包材类原辅料不合格品的处理方法：销毁、特采（即降价让步）、让步接收；对包材类带白家标识或有白家相关商标信息的原辅料不合格品不允许退货处理（物料管理部门必须采取破坏后方可退货）。非包材类原辅料不合格品的处理方法：退货、让步接收；对直接入口的原辅料不合格品不允许让步接收。9.2特采物资的定义: 指不符合公司质量检验标准，有轻微质量缺陷，且不影响产品安全与卫生，对产成品内在质量没有影响而只对外观质量影响较小的需降价采购的入厂原物料。9.3特采申请单的填报、签批职责9.3.1包装物的特采填报、签批详见包装签批制作管理制度执行。9.3.4非包装物特采9.4特采的原物料的入库、出库管理:4.1入库：所有特采物资仓管员在入库前需见采购部经过签批后的特采申请单和质量技术部的检验单（检验单上需标注“特采”字样）方可办理入库。入库后仓管员需在标识牌上做详细标识（包括数量、到货或使用时间、指定用于哪支产品或指定销售区域等)，此标识牌为黄色标识牌，目的在于防止因视觉疲劳造成错发货，并在小黑板上注明发货要求，以备接班人员注意。并单独存放在指定区域。4.2出库：4.2.1特采原材料的出库及生产：4.2.1.1对限区域销售的特采物资由计划人员在生产工单上注明该产品的限发区域，仓库根据生产工单备注办理入库，并作好标识记录。可在任何区域销售的特采物资视为正常物资使用，由仓库作好记录按“先进先出”的原则进行发货。4.2.1.2 原则上谁厂产生的特采物资，谁厂负责使用或消化，如需调往他厂使用,需报生产营运中心总监、事业部总监特批后方可调往。仓管员在发放时要将发货单或调拨单与特采申请表的签批内容认真核对,具体要求或有特殊要求见特采申请表的签批意见。4.2.1.3 仓库根据生产工单上的要求，在材料出库单上注明是否领取“特采”物料字样，并按要求进行发料。4.2.1.4仓管在发料时，依据车间开据的材料出库单发料，并注意有无“特采”等字样；仓管员在换班时，注意做好交接工作，接班人或职位代理人，在发货时如有不清楚的地方应立即电话咨询原仓管员或部门负责人，严禁在不清楚的情况下，错将特采原辅材料发往车间或其它工厂。否则，责任自负。4.2.1.5 在车间生产时，在特采材料上进行加注特殊编码进行标示；并作好记录以备查验。4.2.1.6如因工作疏忽或交接不到位导致错发、误发，给公司造成重大损失，由责任人承担一切损失。5. 特采物资生产的成品、半成品的入库与出库(含调拨):5.1入库:包装车间入库时应严格按计划人员生产工单的备注要求，做好详尽标识（包括品名、数量、规格、生产日期、生产班组及销售区域等）只要有特殊要求的车间入库时均应标明）,仓管员对入库的成品严格按照成品入库单要求与标识牌上的填写内容进行认真核对，如无异常，则入库。5.2出库:凡因特采物资生产的成品在发放时必须按特采申请表上签批的销售区域发放，如申请单上未明确销售区域，也未明确“可任何区域消耗”字样，则仓库发货人员应上报部门负责人，部门负责人应立即找事业部负责人签明销售区域，并将此签批意见传发货仓库管理员签字确认，仓管员要按照特采申请表中签批的意见及计划物供部的生产工单要求，发放到指定区域，发货时，仓库管理员一定要认真检查、核对，不可多发、少发、漏发。如有不清楚的地方立即请示相关领导，不得自作主张。否则由此造成的相关损失，由责任人自负。5.3 调拨：调拨单上需注明”特采”字样,发货方仓管员发货前要认真检查，仔细核对，并在发货单上注明使用要求或发放要求，并将签批后的特采申请表复印后，交司机带给收货方，货到后，发货方要与收货方进行电话核实特采申请表是否收到。收货方立即按要求填挂标识牌，收货方在发货时如有不清楚的地方，应与原发货单位电话核实。6.文件签收：所有签批后的特采申请表，由对应采购人员在签批完成第一时间发放到相关部门，并做好签收登记，相关部门要存档备查，不能遗失，否则将对责任部门按公司的档案管理规定进行处罚。10.帐务报销：10.1每月20号至月底后一天，采购员根据入库单列表、核实入库数据与开的发票数据相等，发票进行报销，经部门经理，总经理(厂长)签字确认，上交财务部审核。10.2已挂账的货款支付（打款要求：如果是公司，原则上应是打对公帐户，如果需要打个人卡号，必须要有该公司的授权书并盖上鲜章，只能是原件交财务出纳处）。11.原料质量跟踪：111如采购物品存在质量问题，则由质量中心出具不合格报告，经生产采购负责人、厂长、签字确认后反馈至计划物供部（分厂厂长）。由计划物供部（分厂厂长）根据使用报告调整采购策略，对不合格物品按签批的意见进行退、换货处理或追溯责任。11.2每个月采购人员自行到原料库房，对自己负责的原料质量、感官等进行检验、评定并对异常情况进行记录，针对库存产品存在异常质量的必须及时反馈并处理。（详见原料巡查记录表）12.罚则：对违背以上制度条款，给予直接责任人及其直接领导警告以上行政处罚，造成经济损失，按公司经济损失赔偿制度进行追溯索赔。五、本制度修改权归属生白家食品公司。六、本制度解释权归属白家食品公司。七、本制度自签发之日起生效。八、附件： 1供应商样品评价表；2供应商合同谈判记录表；3特采申请表；4采购订单；5原料采购起运周期；6原料信息调查表；7行情调查表；件1：供应商样品评价表 编号：工厂: 填报日期：供应商地址联系人电话/传真样品名称规格型号检测部门检测标准检测结论用于何种产品试用情况评价结果检测人签字检测部门经理意见总经理（总监）意见附件2：供应商合同谈判记录表编号： 工厂: 填报日期：公司名称会议时间公司代表及电话谈判地点会议参与人谈判类别记录人会议纪要内容：谈判参加人签名：附件3：特采申请表 编号： 序号：06 申请部门材料品名签批时限厂商名称材料编号数量采购职能部门特采理由： 部门经理意见:质量部意见技术部意见生产营运中心意见经营中心、产品推广部意见是否同意：销售区域：发货要求：其它：总裁备案记录计划物供部： 技术部： 财务中心： 物料车间： 备注：附件4：附件5：原料采购起运周期采购经办人类 别品种标准件数量（参考）标准单位最低起印量/起送量订单制作周期送货周期1）香料如有小批订单需送货，请尽量安排与其他够最低起运量的产品一起到货，可由供应商顺带，但不能按正常采购周期计算。2）以上为各项目下限值；3）送货周期指备货计划内的物料从下单次日9：00到我库房时间；3、如当天下单时间在下午15：00以后，则定单周期时间从第二天计算；4）如定制类物料未备货，直接下单要货，则订单采购周期为备货周期+送货周期。5)如遇到大型节假，采购周期及送货周期顺延；附件6：三大工厂（龙泉、北京、高县）重要采购物资（周、月、年）行情调查异动统计表序号统计期间：2017年X-X月（X月X 日至X月X日）（注：1、调查价格标准必须统一：含税或不含税价格，含税税率写清楚；2、贸易条件等可在价格上“插入批注”说明；3、表格中所列原料品种，各采购员后期要不断根据公司实际情况进行不断更新增加）(行情分析，预测后期动态及实施措施)备注工厂属性对应采购员物资品类物资名称规格型号、材质、品牌调查对象（供应商/网络平台等等）联系人/联系方式XX月第1周价格第2周价格第3周价格第4周价格我司本月执行价格1淀粉类玉米淀粉红薯淀粉木薯淀粉马铃薯淀粉面粉2椒类辣椒辣椒面红花椒青花椒3油脂类棕榈油菜油猪油清真牛油4内包材类直胶叉、碗盖等上游原料热熔胶955型80克铜版纸铝箔5软塑包装类（卷膜、彩袋、热缩膜等类上游原料PE/CPP/BOPP/BOPA/PET）PE50/PE55VMCPP25OPP18BOPP28BOPP18BOPA15PET126纸碗纸杯等类（纸杯纸碗类上游原料：灰板纸、单淋膜纸、双淋膜纸）灰底白板纸250克单淋膜纸食品级白卡纸250克双淋膜纸7纸箱类（上游原料原纸，白板纸、瓦楞纸、黄板纸）白板纸瓦楞纸黄板纸废纸8农产品类生姜大蒜葱盐渍二荆条盐渍豇豆盐渍萝卜盐渍青菜脱水葱AD小葱AD青梗菜黄豆9香精添加剂类柠檬酸乙基麦芽酚黄原胶I+G冰醋酸辣椒红青花椒油10香料类八角白蔻胡椒11基础调料类盐味精白糖12能源类煤炭13代工产品类酸菜鱼包料包类新产品的各种定制配料包附件7： 原料采购信息收集表序号采购员工厂年月物品类别（纸类、软包装、油脂、添加剂、香精、农产品）供应商全称原料名称原料特点（原料及材质尺寸、品种等）原料价格信息联系人联系方式供应商主要客户备注手机座机