OA管理新规制度.docx

企业OA系统使用管理概述
一、总则
（一） 企业办公自动化系统（以下简称OA系统）是**软件技术搭建管理平台，采取服务器/用户端/浏览器结构，建立起来覆盖全企业管理人员办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。OA系统是企业信息化建设关键组成部分，是提升企业办公整体管理水平关键手段。
（二）登录OA系统用户端计算机，其最低要求配置需满足Windows2K/XP系统正常运行，并正常接入企业局域网或Internet，内存最低配置提议512M。
OA系统永久性访问地址为，外网访问地址：**；沈阳厂区内用户请访问：**。将该访问地址在IE浏览器设置为“受信任站点”，并在OA登录首页下载Microsoft虚拟机(VM)和e-cology系统插件包，完成安装后可正常使用OA系统。
（三） OA系统具体包含：“信息门户管理”、知识管理”、“步骤管理”、“用户管理”、资产管理”等五大应用模块。另包含：帮助沟通、公文管理、集团分组管理、日程管理、会议管理、单点登录、邮件集成、工作微博、移动办公平台、车辆管理、微信集成、表单建模等辅助模块。
（四）为规范企业OA办公系统运行维护管理工作，使企业OA办公系统安全稳定运行，加紧企业办公业务透明、规范、高效运作，提升公文、表单等业务流转速度，达成管理科学，提升工作效率目标，依据企业相关办公管理要求，制订本制度。
二、组织职责
（一）OA系统运行中，企业各部门各负其责，协同配合。职责以下：
1、企业行政办公室是企业办公自动化OA系统归口管理部门。关键职责为：
（1）负责制订企业OA系统管理规章制度，并监督实施；
（2）负责对OA系统运行情况进行维护、监管和控制；
（3）负责OA系统各职能部室工作步骤设计搜集及审核；
（4）负责确定、监管OA系统关键模块（行政工作步骤）参与人员权限；
（7）组织开展企业OA系统使用相关培训；
（8）负责搜集、整理优化系统、内容更新需求；
2、董事长办公室负责OA 系统建设、维护和技术支撑工作，负责服务器管理维护和日常运行。关键职责为：
（1）负责OA系统软件开发升级管理；
（2）负责OA系统数据备份；
（3）负责制订OA系统应急方案和系统技术管理规章制度；
（4）负责企业领导、部门二级管理员和相关人员培训及技术指导工作；
（5）负责OA服务器、操作系统和硬件维护，确保服务器安全运行；
（6）负责系统用户注册、注销等管理；
（7）负责权限设置工作。
（8）负责对系统内信息根据企业保密要求进行定时检验、监督；
3、人力资源部负责为OA办公系统提供现行组织机构设置，提供OA办公系统中用户流动信息。关键职责为：
（1）负责企业人员信息、组织结构导入及变更。
（2）负责现有用户、及新增用户审核；
（3）负责提供用户（变更或注销）信息给董事长办公室。
4、市场部
（1）负责门户界面设计及更新工作；
（2）负责设置企业公共信息管理员，对内部要闻及公共信息搜集、审阅、整理、公布推送工作。
5、其它部门关键职责为：
（1）负责制订本部门OA系统对应管理制度及步骤优化；
（2）负责指定部门OA管理员，参与本部门工作步骤定制、和本部门OA系统终端日常维护、人员培训等业务支持工作；
（3）部门OA管理员负责本部门参与OA系统人员权限变更时，立即提供给董事长办公室申请调整；负责处理OA系统中公文流转工作及文件夹属性和内容变更工作；
（4）负责包含本部门业务行业要闻、政策、及信息整理、推送工作。
（5）依据本部门工作需要，提出优化需求。
（二） 各级管理员职责
1、企业OA系统管理员具体职责
（1）企业OA系统管理员负责OA办公系统技术层面工作；
（2）能整体掌握OA系统全部功效，出现问题能立即和研发产品企业管理员立即沟通，处理OA系统应用问题；
（3）负责对日常工作中多种关键信息进行保留和备份。做好相关数据管理工作，对经过OA系统发送相关数据进行管理，关键数据做好备份，；
（4）OA系统为我企业管理系统平台，其中包含了包含我企业内部文件等相对机密数据，所以做为OA系统管理员一定要对所用账号设置密码并进行妥善保管预防泄密。不得将自己用户名和密码转借她人，不得将工作中任何内容泄露给她人；
（5）负责部门OA系统管理员OA系统上机培训和指导工作。
2、 部门OA系统管理员职责
（1）负责对本部门OA工作步骤进行监控、管理；
（2）能掌握部门OA系统全部功效，出现问题能立即和企业系统管理员立即沟通，处理部门OA系统应用问题；
（3）负责提供本部门工作应用表单及对应步骤；
（4）负责本部门用户OA系统上机培训和指导工作。
3、 公共信息管理员职责
（1）负责OA办公系统中企业门户建设，内容更新、删除等工作；
（2）负责企业信息采集、整理和编写工作，主动宣传报导企业安全、生产、技术革新、团体建设、日常管理、市场发展等信息；立即宣传安全生产事迹，优异管理经验；
（3）对网上转载信息上企业页面要经企业领导（审核员）审核，留存转载网址，必需确保政策性、安全性、保密性。
（4）必需认真搜集信息或撰写相关稿件，企业级信息管理员负责培训和指导各部门（单位）公共信息员，督促部门（单位）公共信息员依要求推送企业新闻稿或专业资讯上企业OA新闻网页；
（5）对已公布信息要自行立案，保留电子文档及相关原图片，以备查找。
（6） 负责浏览企业网页，立即将相关关键信息反馈给企业领导及相关人员。
4、 审核员管理职责
（1）审核员由各部门责任人担任，对本部门公布信息负责；
（2）负责对公布外部公共信息、通知、文件、要求真实性、安全性等进行把关。
三、填报规范
1、同件事实施步骤时被驳回不可重新启建步骤，应原路重新申报；
2、选择上级领导，为本部门主管领导，不可越部门等级向上选择；
3、附件除样品图片外，应以非图片形式上传电子文档，方便步骤下游处理及存档；
4、通用步骤为含有审批性质临时事件使用；
5、内部留言为含有知会性质临时事件使用；
6、对特殊业务步骤经研究后可采取线上加线下并用方法；
7、对各部门复杂性业务步骤应编写填报说明，存入系统知识库，方便于职员自主学习及确保步骤使用规范。
8、各审批结点要求必填审批意见，不可一概略过点过。
四、信息公布管理
（一） 行业动态：由研发部、品控部、技术部、销售部每个月各上传最少一篇相关资讯。
（二）制度法规：
1企业制度，由企业行政办公室负责上传、维护。
2法律法规，由企业行政办负责上传、维护消防、安全、环境保护、法务等职能内外部文件；品控负责食品安全控制、行业标准等相关法律法规上传。
3部门制度，显示本部门相关制度及文件信息。
（三）企业动态，各部门负责将本部门关键信息及大事迹、大动作立即上传，各部门年度动态不得为空。
五、安全等级
序号
岗位
安全等级
1
董事长
100
2
总经理、总裁
100
3
副总经理
90
4
总监
90
5
各厂厂长
80
6
部门部长
70
7
部门主任、主管、副部长、大区经理
60
8
部门副主任
50
9
班长、组长、区域经理
40
10
一般职员
30

注：安全等级特为方便配置系统操作权限而设，和实际行政权限、职级等无肯定对应关系。
六、登陆规范
（一）系统正式运行后，系统全部用户工作时间应长久登陆进OA系统。遇特殊情况业务繁忙时也应最少在每个工作日上、下午分别进入系统浏览一次，以确保公文系统正常流转和信息立即传送。
（二）系统用户必需建立个人密钥，填写个人信息，保护好个人登陆密码、电子署名密钥，并定时更换。多人共用一台计算机，如暂停OA办公需立即注销或退出OA系统，以免她人介入工作环境。
（三）登陆OA系统用户口令应常常更改并保守秘密，以防她人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。
七、 故障处理步骤
（一）系统出现故障时，系统技术管理人员应立即行动，初步查明原因(电力、服务器、存放、网络、应用系统软件等)，并向主管领导汇报，同时要立即经过电话向行政办通知，暂停对系统使用，尽力减小对企业正常业务影响。
（二）全部步骤转至线下进行，待系统修复后再行补录。
（三）无法独立处理问题，立即汇报，立即联络厂家相关维护工程师，远程帮助处理或到场现场处理；在对系统完成修复并全方面测试经过后，正式恢复启用系统，同时经过电话向行政办通知系统恢复正常。
八、系统问题处理步骤
（一）在系统运行维护中或在故障处理中出现系统隐患或临时不能处理故障均列入问题库进行连续跟踪管理。
（二）系统管理员将搜集问题分类，明确问题性质、责任人、配合人员、处理方案、工作计划和时限要求，最终负责对问题进行跟踪管理。
（三）问题责任人认为问题已经处理，应由系统管理员验证后，从问题库中删除，做好统计。
九、技术档案和资料管理
（一）系统技术管理人员负责技术档案和资料管理，应建立健全必需技术资料和原始统计。
（二）系统技术管理人员负责运行统计管理。
十、备份及日志管理
（一）数据库天天自动备份在服务器中, 系统技术管理人员须定时检验自动备份任务实施情况;并依实际情况对应用程序和数据库文件进行手动异机备份。
（二）系统数据库、文件及应用程序须最少保留一份最新版本备份文件；最少每六个月对系统数据库进行一次恢复性测试，并统计测试结果。
十一、安全保密标准
（一）系统技术管理人员严禁在系统服务器中安装未经授权软件；不得在系统上运行和工作无关程序。 未经同意不得私自抄录、复制配置资料、技术档案、内部资料不得泄露。
（二）OA系统全部用户全部有保密责任，不得利用OA系统从事危害国家、集体和她人利益活动，不得在系统上制作、传输有碍社会治安和不健康信息，不得制造和输入计算机病毒和其它危害系统安全数据。
（三）OA系统中全部用户应按要求权限阅读和使用系统提供信息，不得干扰其它用户和破坏系统服务，不得采取任何非法手段破解被OA系统锁定无法编辑正文。
（四）全体OA用户应严禁请她人代为使用或输入口令等。若发觉登录密码被盗用，应立即向系统管理员汇报处理。因密码丢失或被盗用而引发后果，由用户本人负担。
十二、系统考评管理
（一）为确保OA系统硬件、软件和信息安全及OA系统正常运行，全部OA用户均应严格遵守本要求，如有违反，企业将视其情节采取对应处罚方法。
（二）不实施或怠于实施本要求，影响OA系统文件信息正常接收、处理，造成系统不能正常运行，将给予通报批评，并对所在单位、部门责任人进行考评。
（三）因违反本要求给企业、集体或她人正当权益造成损失，应该依法负担责任。
附：OA使用手册