员工档案管理制度整理版.doc

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文件编号：JT-SLF-HR-009

发布日期：2017年7月28日 实施日期：2017年7月28日

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山东薯立方商业管理有限公司
文件编号：JT-SLF-HR-009
让更多人随时吃到健康美味的地瓜
版本号：A/0
标题：员工档案管理制度
页 码：第1页 共2页
1、目的
为了规范公司人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。
2、 适用范围
适用于公司所有入职员工的纸质档案与电子档案的管理工作。
3、 职责与权限
自本制度实施日起，公司所有在职员工必须按此制度执行。所有档案由人资部门负责建立、维护和保管。
4、 内容
4.1 员工个人纸质档案
面试登记表、入职登记表、身份证复印件、毕业证书、学位证书、相关职业资格证书、转正申请表、保密协议、劳动合同。
4.2流程
新员工入职当天提交面试登记表、入职登记表和身份证复印件于人资部。七天后由人资部制作员工档案，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新的档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号、员工姓名、性别、籍贯、档案袋所属内容。填写完毕后按所属部门放入文件柜保存。
4.3员工个人电子档案
按照2号人事部所要求填写。
4.4 流程
于每月月底人资部上传当月所有入职新员工信息资料予以整理，具体不了解信息可请员工自行填写上传。
4.5 维护更新
人力部门对员工自入职以来的培训、转正、定岗、调岗、考核、奖罚、离职等情况进行全程跟踪，并对相应过程或结果进行编辑存档，及时更新维护。 
对员工个人取得的职称、证书，进行登记存档。 

山东薯立方商业管理有限公司
文件编号：JT-SLF-HR-009
让更多人随时吃到健康美味的地瓜
版本号：A/0
标题：员工档案管理制度
页 码：第2页 共2页
4.6 借调查阅
调阅员工的人事档案需填写《人员档案借调查阅表》并经有效批准。
本部门员工的人事档案调阅需经部门主管批准。
部门主管有权调阅其他部门员工的人事档案，但需人资部门主管审核。
部门主管级别的人事档案，总经理有权调阅。
调阅档案原则上在人资部门内部并在指定人员陪同下调阅。如需借出人资部门，需人资部门主管批准。借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷、转换，不得复印，借出的档案必须在2天内归还。
所有调阅档案，均需登记备案。
4.7 离职
离职员工的人事档案每月清查，另外存档，应在妥善保管一年以后销毁。
员工办理完离职手续后，单位有继续保留员工档案的权利。
本制度最终解释权归人资部所有，本制度从下发之日起实行。
5、附件
《人员档案借调查阅表》
人员档案借调查阅表
序号
借/查人
时间
内容
部门
备注
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编号：JT-SLF-HR-3-021 版本：1.0