医院OA协同办公系统建设方案.doc

医院协同办公系统建设方案云南起步科技有限公司2014年3月目录一、项目概述3二、建设目标3三、移动协同办公主要特点4四、移动协同办公的价值4五、主要功能简介51、公文流转52、邮件收发73、资产管理74、人力资源管理95、任务管理10六、手机端应用功能16七、工作流管理20八、实施计划211、实施流程212、实施进度计划表223、技术资料交付计划22九、我们的优势24一、项目概述目前，随着中国医疗改革的不断深入和发展，医疗信息化进入到一个快速增长期，在医疗信息化建设的大背景下显得愈加迫切，由于医院科室繁多，医务管理人员工作角色的不同，通过建设综合业务办公管理系统使医院核心业务通过系统有效的管理、协同起来，把医院日常业务信息整合在一起，形成具有特色、高效的业务、办公的软件环境，实现各科室、部门之间数据共享，规范各部门的工作流程，改善信息流通渠道，帮助医院在投入有限人力的情况下能够充分调配资源，编制信息管理网，将医院从部门到个人纳入到整体统筹中，大大优化了运营成本，提高了工作效率。二、建设目标全面办公解决方案：1. 医院的内部信息和知识门户，以解决医院信息发布、讨论、公告、信息采集、知识收集整理等问题；2. 是全院人员的个人事物处理平台，管理个人的时间、活动、信息、知识等；3. 是医院各个部处的专用事物管理软件，解决人力资源、医疗行政办公、营房设备维修、派车、医疗教学管理、论文管理、科研管理、政工管理、医护人员排班考勤、会议管理等问题；对个人：对个人资料、通讯录、短信接收、短信发布、邮件收发、备忘录、事务提醒等；对部门：部门之间文件接收、文件处理（签批、转阅、处理情况、事务管理、接收反馈等内容）；对管理部门：下发会议通知（电脑、手机短信）、文件转发、文件扫描制作、院内网站信息维护等。三、移动协同办公主要特点1 提供高效的移动办公：利用移动智能终端随时随地的发起、审批流程，实现高效的移动协同办公；提供各种可视化的视图，为高级领导建设管理驾驶舱；随时的发起呼叫、短信、邮件，在语音中享受移动协同带来的便捷。2 构建敏捷的协同管理构建敏捷的组织架构，实现医疗系统各类型组织紧密结合，实现组织的协同；实现信息、流程、资源、业务的协同，驱动整个系统的协同运作，产生组织的协同效应，提高组织的效率。四、移动协同办公的价值1 让领导者变得更加有力通过移动协同办公系统的使用，让医院的领导能够轻松掌控管理信息、随时随地指挥行动，决策信息能够无衰减的传达。2 让管理层变得更加高效管理层能够通过移动协同办公系统，轻松有效的应对复杂的管理，能迅速构建高效的团队，从而全面提升整个组织的绩效。3 让执行者变得更加务实通过移动协同办公系统对医院各项管理制度、工作流程的规范落地，执行者方便快捷的使用流程，自动按照管理制度办事。对于突发事件，执行者可以自由搭建协同流程，灵活的处理突发事件。五、主要功能简介1、公文流转（1） 公文流转系统的具体目标是建设一个以工作流平台为基础的办公环境，在实现公文管理的同时，成为整个办公自动化系统的核心，为现在或将来各种需要流程支撑的业务提供基础环境。公文流转包括三种流程：发文流程、收文流程和行政审批流程（即签报流程）。（2）公文跨单位审批 在行文或办文过程中，如果需要上级单位领导审批，或下级单位办理，或需要联合发文时，允许流程处理节点可以选择到其他单位。（3）待办提醒及公文催办 文件流转到具体的人员，系统自动提醒（配合手机短信），方便进行督办和催办；任务完成情况反馈到任务分发人。文件管理员通过设置办结期限，系统会自动对经办人进行催办提醒。（4）流程跟踪 实现从上到下对公文流转的状态、环节的实时监控，体现“分散部署、集中管理”的原则。具备监控权限设置、日志查询、监控范围、催办等功能。（5）修改留痕 公文正文编辑实现与 Microsoft Word 程序的无缝集成，在公文审批、修改过程中全面支持正文痕迹保留和文档版本控制的功能，并可从痕迹上进行时间、姓名查询，支持手写输入，笔迹可保留查询。（6）查询检索 实现收发文的条件查询、全文检索，并提供相应的统计报表和打印等功能。系统应提供专业、强大、快速的文档检索功能，提供丰富的组合检索条件，支持模糊查询，检索范围覆盖静态网页和存储在数据库的文档，检索结果与用户权限相结合。（7）授权管理 包括外出授权和秘书授权，避免因处理人外出导致流转过程的中断。（8）通知发布是医院内部公共信息的发布平台，也是各级成员交流沟通的平台。公共信息如院内新闻、其他医院动态、领导讲话等。公告栏内可设置多个栏目，供某个部门使用或者全体人员发布公告。授权人员可在相应栏目维护公告。2、邮件收发（1）使用医院内部电子邮件可与医院内部的人员进行E-mail或QQ通信，包括新邮件、已邮件、收件箱、草稿箱，在线联络等功能。（2）即时提醒消息提醒是OA系统中一个必不可少的重要功能，消息提醒的内容一般包含有：待审待签、短消息、待办任务、待收资料、未阅读信息、邮件等等。3、资产管理（1）车辆管理对所有车辆的出入业务进行管理，包括车辆基本信息、车辆实时状态、用车申请、用车审批、车辆与司机调度 车辆信息查询统计、车辆违章查询、停车费办理、车辆消费管理等。（2）进销存管理资产管理数据基础维护包括：资产类型、资产状态、计量单位、入库方式、处置方式、维修方式等。(3)采购管理用户可以选择一个合适的采购流程，并按照该流程的每一个节点设置，将采购单提交给相关的处理人员/角色/部门进行处理； 在采购申请中，可以选择所需采购的物品、输入采购单的其他信息，完成采购单的填写。采购信息填写4、人力资源管理（1）人事档案功能描述：使传统合同电子化，使其便于集中管理，提供合同多维度分类，方便查找，以及自动备份合同没有遗失的危险 同时自动生成合同流水号，以免去传统手工录入出现的重复出错的问题大大提高了工作效率，缩小了医院的管理成本。新建员工合同员工合同信息查询（2）人事任免功能描述：该功能使医院的人事异动、员工的差假申请、新入职员工的转正申请、员工职称申请、员工的晋调申请，以及员工的辞职申请统一的用电子化信息的手段第一时间反馈出来，使人事部能方便快捷的处理医院人员的请求，从而节省传统方式员工递交申请需要两头跑的宝贵时间。 人事信息管理截图(3)在线考勤考勤考核查询 排班管理综合协同办公系统提供了排班管理的功能，可以按照预设的各种规则，自动生成医务人员、行政人员的值班表，并可以对排班表进行灵活的统计分析、查询。根据排班的情况，系统还实现了自动考勤上报、统计功能，大大减轻了我院临床和行政部门的工作量。 强大的功能可以处理复杂的考勤规则，支持固定白班、固定的“三班倒”和复杂的无规律的倒班：可以对工作班次时间进行设置，排班、调班、换班、值班、加班，准确计算考勤结果。5、任务管理待办的任务清单，并可按重要和紧急度排序。任务按时间属性分为任务，期限任务、当天任务、日程等。任务可以作为便签一类的备忘录使用，随意记录一些简要信息。任务查询，可以看到归档历史任务，并可导出和统计。（1）日程计划对个人事务的日程安排。 周计划和月计划周计划和月计划，医务人员每周填写并列出下周工作重点，在一览本周计划基础上进行月计划，领导可以填写意见。 协调日程可以查看某人或多人的日程安排与计划，以便进行工作协调与安排。(2)任务管理用户根据日常办公的实际情况，自定义其他的申请，请示，报告等，通过设置相应的流转路径，实现申请审批的自动化，医院的管理层可以对需要自己进行审批回复的各类申请，请示、报告进行相应的审批、回复、填写意见等操作。任务分配填报：（3）制度管理各种管理制度的制定，发布、查看权限设置、变更n 规章制度系统用来管理与本部门有关的各种规章制度，信息内容由专人录入，供所有人员查询, 支持字符、图片等各种格式，其他员工只能查看。 n 权限设置、变更n 员工手册、医院核心价值读本内容发布、查看n 加强信息化支撑，完善科研管理工作开展各种形式的临床研究、基础研究，是增强医院实力的有效途径，借助协同办公系统，帮助医疗机构构建高效的科研管理平台，高效地完成医务人员的学术论文、课题研究、学术著作、科研成果、科研绩效的管理。通过综合协同办公系统，每位医务人员，可以在线申请课题、提交发表的论文、提交出版的学术著作、提交获得的科研成果和科研奖励，科研处可以在线审核课题、论文、学术著作、科研成果等，可以跟踪课题进展、可以跟踪课题经费的到帐、预算与使用。（4）后台管理基础管理实现的是对整个系统运行的功能基础配置以及人员基础信息、使用权限等基础设置的综合管理，包括组织权限、文档管理、门户管理 、系统工具、工作事务。6、办公管理（1）党群工作向用户提供共享信息服务，主要包括电子公告、网上论坛、电子刊物、大事记。通过综合协同办公系统，可以实现党员信息管理、党员活动管理、入党积极份子管理、转正、调入调出、以及外出进修、来院进修党员的管理，同时还可以实现党员评先、处分的管理、党费交纳情况的管理并可实现多维的统计和分析。 n电子公告用于发布单位的公共信息如局内新闻、他局动态、领导讲话等。公告栏内可设置多个栏目，供某个部门使用或者全体人员发布公告。授权人员可在相应栏目维护公告。 n网上论坛提供给员工一个交互沟通的平台。员工可在此讨论工作生活中的各类问题，促进解决问题，加强人员沟通。论坛可设置多个论坛区，论坛区下面可设置多个版面，用户可在各版面提出话题参与讨论；论坛区和版面由论坛管理员管理；每个版面可由管理员设置版主，负责对该版文章的管理。 电子刊物提供给职工一个快速了解局内事务和相关行业动态的窗口。电子刊物采编人员在系统中选择重点信息，产生电子刊物采编稿，添加在办公系统的待发表的电子刊物中，每一期电子刊物发表后，可供员工阅读。 用户还可以根据电子刊物的标题或者文章的标题，以及文章的时间、作者等信息对刊物和刊物中的文章进行查询。 (2)共享下载共享下载包括:医院的专业技术知识库、规章制度知识库、法律法规知识库、不良事件报告处理、病例借阅、住院病历查阅管理等。通过共享下载实现医院离散状态的核心知识的汇总、整理、积淀、传播。从而提高医院的创新能力和整体的知识水平，提高医院的核心竞争力。包括知识库的建立、分类，授权；知识总监和知识库管理员的建立；知识库文件上传、审批、入库；知识库按全文模糊检索查询；检索结果有检索快照；知识推送；知识的评语和按星级数评价；知识浏览统计。 专业技术知识库主要是针对医疗专业知识库的管理。 规章制度知识库主要是针对医院规章制度知识库的管理。 法律制度知识库主要是针对医院法律制度知识库的管理。 不良事件报告处理主要是针对医院不良事件处理的管理。 病例借阅管理系统设数据接口，可与医院综合档案、病案管理系统链接，实现快速检索调阅。 住院后病历查阅管理系统提供档案管理中心方便员工对医院内部各类档案进行管理。对流转的文件归档，生成统一的文件档案库，便于日后查询、查看、打印。包括：档案权限控制、档案提交、案卷管理、档案查询、档案借阅、档案归还。（3）会议管理提供对会议的全过程进行管理，主要由会议计划、会议纪要和会议室维护三部分组成。n会议室使用申请查询(4)文件传输实现对个人或者部门、单位的所有相关知识文档的分类有序管理，包括个人文件柜、文件共享。n（5）报表管理对各类报表的分析整理。六、手机端应用功能1、核心应用：起步移动OA，将协同OA上的公文、流程、通讯录、日程、文件管理、通知公告等应用扩展到手机移动终端，为用户提供更方便更灵活的移动办公应用。2、功能实现(1)数据同步传递移动终端的数据和PC面端的数据是同步的和实时的，使处于移动状态的工作人员可以随时随地通过移动终端保持与PC端办公系统的无缝衔接。(2)移动OA门户相当于一个快捷直通车，给用户提供最新的待办工作、待阅信息、待办信息以及新闻公告等，实时推动至移动OA门户，为用户提供便捷的“办公窗口”。办通知的到达提醒功能，包括今日待办公文、今日邮件、今日公告、会议通知提醒。（3）日程管理日程信息实时推送到移动OA的“日程”中，可随时查阅日程信息。也可在移动终端新建日程、编辑日程。（4）会议管理实时推送会议信息。可以在移动终端查阅由他人在PC端发起需要参与的会议信息，包括会议主题、参与人员、会议时间、会议地点等；也可以在移动终端发起一场会议。提供会议通知的到达提醒功能，通过预先设置好的手机号码，将接收的会议通知的相关内容发送到手机上。会议通知点击“会议管理”，即可查看所有会议通知，包括会议的名称、会议时间、会议地点，如下图：（5）业务流转审批提供审批流程处理的通知功能。当有需要办理文件或者流程时提供提醒功能，通过设定好的手机号码，将待办标题发送到指定的手机上去。发送一个待处理时，系统自动寻找用户是否定制了文件到达通知功能，如果是，则发送到达通知，否则，不予发送。（6）邮件到达通知为用户提供邮件到达提醒功能，使其能及时的了解邮件信息。可提供邮件到达时的提醒功能，通过预先设定好的手机号，可将新到邮件相关信息发送到手机上。（7）短信息内容查询用户可以方便的查询出具体的短信内容的发送人、发送日期、接收者等信息，方便对短信发送进行控制和对一些恶意信息进行查找。提供对短信息的具体查询功能，可以根据具体的人员、日期、时间段、具体的部门进行查询，输出详细信息。（8）通讯管理整合了即时通讯、移动客户端、手机短信、一体化邮箱、事务提醒等各种通信资源，为企业协同办公管理构建了一个全新的统一通讯平台。（9）资料管理实现用户通过移动终端，支持andriod 操作系统的智能手机、平板电脑和苹果IPHONE 手机、苹果IPAD访问系统以后，根据相应的权限上传、下载查阅自己所需资料库里边的文件及内容；七、工作流管理（1） 工作流引擎办公自动化依据流程管理系统中的工作流进行系统的流程运转，工作流是一个为办公的执行提供运行服务环境的软件或“引擎”。它是办公协同执行服务的核心，是执行用户业务过程的“业务操作系统”的内核, 完整的提供工作流引擎、工作流设计、流程操作、流程监控、调用接口几个部分。（2） 支持多种机制的事项处理 提供支持意见填写, 意见常用语, 意见隐藏, 意见震荡回复，加签，减签，修改正文，回退终止等一系列操作，并可根据实际情况进行处理权限的设置。支持协同流转发送到手机，手机与PC端进行建立，回复，转发等协同操作。（3） 表单协同 表单与流程全部进行绑定，实现表单流转。根据市教育局需求，自由定义各种表单，如合同审批单、权限申请单、销售日报表、费用报销单等。 通过表单操作权限的定义，表单流程的不同节点（如填写节点、审批节点），对表单中的不同数据项（如申请理由、审批意见栏），可以有着不同的读、写或追加处理权限。另外，对数据项内容是否隐藏也可以控制。 经绑定后的表单应用，与普通的协同流程一样，用户只需调用协同模板，按模板规定流程进行审批办理就行了。1 知识文档管理我的文档：存储用户个人的文档，提供文件夹建立，文件建立修改和查询。单位文档：存储单位的文档，提供文件夹的建立，文件的建立修改和查询。项目文档：增强对项目的管理，对项目文档进行独立的分类，形成以项目负责人为主导的项目文档管理体系。公文档案：公文档案用来进行公文文档的存储、归档，由公文档案库管理员进行管理。知识文档管理包含以下功能：文档管理功能、知识浏览功能、知识发布功能、知识审批功能、市局知识库、版本管理功能、全文检索功能、RSS订阅、ISO质量文件管理、知识关联功能。八、实施计划1、实施流程根据医院移动协同办公系统建设要求，并结合移动软件实施方法论的指导思想。制定提供了一套确实可行的实施流程和实施主计划，如下图所示：2、实施进度计划表阶段名称计划时间需求分析5天功能开发完善15天系统测试5天安装调试与培训5天试运行1个月后期维护免费维护一年，其后每年按合同金额的10-15%收取服务费说明：根据合同签订具体时间，动态调整。3、技术资料交付计划序号文档名称提交阶段提交方式1项目开发计划需求电子、文本2系统需求分析规格说明书需求电子、文本3系统概要设计说明书概要设计电子、文本4系统详细设计说明书详细设计电子、文本5应用系统测试计划和测试方案、测试报告测试电子、文本6应用系统验收报告实施电子、文本7系统安装介质实施光盘、加密狗8安装调试报告实施电子、文本9培训文档实施电子、文本10系统安装手册实施电子、文本11用户手册实施电子、文本九、我们的优势