科技园参观接待流程.doc

苏州长卿科技园参观接待流程

一、目的
为规范苏州长卿科技园的参观接待工作，本着“热情礼貌、规范接待、周到服务”的原则，制定本接待流程。
二、范围
本流程适用于苏州长卿科技园各项参观接待工作及科技园管理公司相关部门。
三、参观接待的管理
科技服务部负责苏州长卿科技园参观接待工作的管理，负责接待工作的统一安排，协调相关部门人员落实接待任务，综合管理部、物业管理部负责做好接待的配合工作。公司其他部门若接到参观接待任务，应及时通知科技服务部，需集团公司领导或集团相关部门出席的重要接待，科技服务部经理应至少提前1天报告分管副总及总经理，由总经理负责邀约集团公司领导或相关部门人员。
四、参观接待前准备
1、提前1天，分管副总召集相关人员开会，分配接待任务，明确分工及接待要求，相关人员分别进行接待准备，通常分工为：
人员
负责内容
科技园总经理
参观接待总指挥
分管副总经理
参观接待组织安排、座谈会主持
科技服务部经理
来宾接待、参观讲解
发展服务主管
照相、座谈会旁听、讲解（兼）
科技服务主管
会议室茶水准备、会务服务、会议记录、会后清洗茶杯
行政主管
摆放鸟瞰图、开关各参观场所的门、科技园宣传片播放、用餐接待准备
物业部副经理
安排保洁强化园区清洁、通知保安立岗、欢迎词、照相（兼）
客服
会议室茶水准备、会务服务、会后清洗茶杯
2、提前30分钟，各项接待工作准备就绪，摆好鸟瞰图、打开所有拟参观场所的门，LED显示屏欢迎词，小会议室内准备好招待茶水，备好相机，讲解人员作好讲解准备。
3、参观完毕后如安排用餐，综合管理部应提前1天组织做好用餐接待准备。（详细流程见七）
五、参观流程
1、讲解人员在LED显示屏前等待，准备迎接来宾（佩戴好扩音器）。
2、待来宾到齐，引领来宾按如下路线参观：
引领来宾至鸟瞰图前讲解科技园概况 → 引领来宾依次参观独栋式（A07）、庭院式（B04）、单元式（B02）样板厂房 → 引领来宾进入科技大厦一层大厅，依次介绍科技大厦概况、园区取得的资质、十大公共服务平台、创业导师团队、一站式服务台 、商务中心→ 引领来宾参观公共餐厅、远观商务综合楼 → 引领来宾从东楼梯上二楼参观创业咖啡、小包间 → 引领来宾参观云计算信息中心 → 引领来宾参观多功能会议室（观看科技园宣传片） → 引领来宾从西楼梯上三楼参观大会议室 → 引领来宾参观小会议室，并安排在小会议室进行座谈。
注：若小规模领导参观，鸟瞰图讲解园区概况可省略，改为边参观样板厂房边穿插介绍园区概况。
3、讲解人员：通常为科技服务部经理或发展服务主管；若大规模参观，则从招商部抽调招商人员进行样板厂房的讲解。
4、讲解说辞：按照苏长园字[2015]10号文件相关内容。
六、座谈交流流程
1、参观完毕，通常安排客人至科技大厦三楼小会议室座谈交流； 若大批参观，则在大会议室进行座谈。
2、参与人员：科技园管理公司总经理、副总经理、科技服务人员及出席活动的集团相关领导，分管科技服务的副总经理主持。
3、交流话题：重点介绍科技加速器的功能、入园企业能享受的优惠政策、服务项目，听取来宾的建议等。
4、会务服务：由综合管理部客服、科技服务主管负责，待来宾就座后倒茶水，然后客服站在门侧等待服务，一般10分钟加一次水，特殊情况需灵活对待。
5、座谈记录：科技服务主管，座谈会次日形成会议纪要经科技园管理公司分管副总、总经理审核后报送集团总经理。
七、用餐接待
1、行政主管提前1天落实用餐人数及接待标准，备齐招待酒水，排定桌次表，通知餐厅厨师备菜，保洁人员清理小餐厅卫生、刷洗餐具等。若大规模参观，园区接待能力不足，则应提前订好用餐地点。
2、分管副总根据接待规模，提前1天指定好外服、内服人员（每个包间各1人）。
3、开餐前30分钟，内服、外服人员到位，进行就餐准备。
4、座谈会结束后，主持人引领来宾至二楼包间就餐。若用餐地点在园区外，则由主持人告知来宾下楼集中乘车去用餐。
八、参观接待完毕
1、来宾进入小会议室座谈后，行政主管关闭样板厂房及云计算中心的门。
2、来宾用餐后，客服及科技服务主管清洗会议室茶具。
3、参观（用餐）完毕，科技园总经理、副总经理将来宾送至科技大厦外，送来宾上车、与客人道别并目送来宾车辆出门。
4、物业管理部副经理关闭LED显示屏。
5、科技服务主管整理会议纪要，经科技园管理公司分管副总、总经理审核后报送集团总经理。