论现代秘书工作方法与艺术.doc

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摘要
随着当今时代的发展，秘书工作越来越深入到社会生产生活的各个方面,在领导的工作及单位的业务开展过程中，秘书工作起到了重要的辅助作用。在秘书从业人员不断增加的同时，由于秘书教育普及度不够和教育方式方法不够完善,秘书从业人员在处理相关工作业务时往往存在缺乏科学的指导、对理论知识掌握不够、工作方式方法不能适应新的工作需求等各种问题。在针对性的分析当前秘书工作的特点与内容后针对工作中经常遇到的沟通协调,调查研究，公文写作，组织会议等方面提供一些新的理论指导。结合当前秘书工作中的实际情况，为了让秘书工作得到领导欣赏并上升为一种艺术,本文也尝试性的提供一些合理的建议。
关键词：秘书；秘书工作；方法；艺术

试论现代秘书工作方法与艺术

随着时代的发展，各行各业对秘书的需求都大量增加,秘书从业人员数量也快速增长.秘书工作作为各级各类社会组织管理系统中的重要辅助系统,对各种组织工作的顺利进行发挥着越来越大的作用。秘书工作是为领导提供近身、直接的辅助服务。它既辅助领导领导决策，又参与领导决策结果的贯彻执行;既是上传下达、协调内外的中转站又是日常各种事务的承担者。如果秘书人员自身素养不高,工作方法不适合,就不能正常发挥秘书人员的参谋助手作用,也就会贻误工作甚至损坏单位和领导的形象。同时滞后的秘书教育内容和培养方式，导致社会上从事秘书工作的人员大多采取了一种师徒相传的方式.这种秘书人才的培养方式由于受工作范围的限制,而且仅从个人经验出发，缺乏科学的理论指导，这种模式下培养的秘书人员不仅数量少，而且无法掌握科学合理的工作方法与思路。对秘书工作的研究与探讨意在弥补当前秘书教育滞后的不良影响，为广大秘书从业者在工作事务中找到合理科学的工作方法,更好的适应和满足时代的要求。

一、 秘书相关概念及界定
（一）古代秘书一词的含义
“秘书”一词虽然在东汉时期就已经见诸于记录，但其含义与今天所指的秘书有很大区别。古代“秘书”在早期是指宫中秘藏之书，也就是私密藏书.《汉书 刘向传》中曾记载汉成帝“诏刘向领校中五经秘书”。显然这里的“秘书”是指的私密藏书。
在以后的朝代中，“秘书”的含义逐渐发生了变化。曹魏时期曾设置过“秘书令”这一官职，其职能是“典尚书奏事”,也就是负责朝廷机要事务的传达处理。这里“秘书”一词的概念已由专门的藏书逐渐演变成一种职位。然而无论是指藏书还是指职位，在含义上都仍然和现代的秘书有很大差别。
（二)当前我国秘书的定义
由于我国秘书工作的研究时间起步晚，在对秘概念的认识上也有不同的看法。[1]王千弓在《秘书学与秘书工作》一书中认为，秘书作为一种职位，其工作是作为领导的助手，协助领导处理各种工作事务，协调工作内外的关系，办理文书档案、来信来访、会务工作以及其他日常工作事务和领导交办的工作。［2]袁维国在《秘书学》中的看法是秘书是一种行政职位，秘书在我国主要是党政机关、企事业单位、社会团体、院校内的一种行政职位。其主要工作是拟写文稿、管理档案、处理来访、安排会议、提供参谋、协调关系等.袁维国此处对秘书的定义显然存在狭隘的一面，其中也并未涉及一些企事业单位的秘书和私人秘书.
现在对秘书的一般性认识是:秘书是一种职务，其主要工作是协助领导综合情况,研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书档案,接待来信来访以及其它行政或事务工作。
(三）我国对秘书工作的一般分类
由于当前秘书从业人员众多，依据一定的标准将秘书人员加以区分不仅有利于日常工作及事务的处理,还能使秘书人员找准定位，更好的发挥自身才能与特长.当前对秘书的分类方法虽然很难统一，但一般可以按以下方式划分。
按照具体分工分类,秘书人员可以分为文字秘书，政务秘书和事务秘书三类.文字秘书是以拟写文书为主的秘书，在机关单位公文来往及信息发布上，文字秘书都起着极为重要的作用。政务秘书主要为领导的决策提供服务，以信息、调查、协调、参谋等为主要工作内容.事务秘书则以安排会议，接待来访以及处理日常工作为主要工作内容的秘书.根据秘书自身的特长分类，可以分为参谋型秘书,文字型秘书,事务型秘书，公关型秘书和专业型秘书.参谋型秘书具有较强的收集信息能力和分析、综合、判断能力，能在遇到的各种问题上迅速找到关键点，从而做出准确判断：文字型秘书则要有较好的文字功底和语言表达能力,能迅速准确地将领导的想法和决策处理成文字信息，并能依据不同要求起草相应的文章；事务型秘书在工作中办事精明、调度有方，能协助领导将已经决策的事项迅速贯彻执行;专业型秘书在某一方面有特殊才能，比如法律、计算机等，能够在此类特殊工作中独当一面;公关型秘书一般反应灵敏，为人机智，开朗大方，举止得体并有一定的幽默感，能很好协调领导对内对外、对上对下的各方面关系的协调.
二、 当代秘书工作特点及现状
（一）秘书工作特点
1.从属性
秘书工作来源于领导工作上的需求，没有领导工作就不会产生秘书工作。不管是秘书机构还是秘书工作都从属于领导工作，都要服从于领导的指示。秘书的工作要围绕领导的工作相应的展开，工作方法要听从领导的指挥，不能自作主张，自以为是.
2．被动性
秘书在工作上的从属性地位决定了它的被动性。秘书在工作上的被动性主要体现在：秘书部门必须时刻听命于领导，按领导的要求和意图办事。秘书需要处理的工作和事项来源于领导，不是秘书人员自身可以选择和预料的。
3．辅助性
辅助性是秘书工作的一个显著特点,秘书人员的从属性地位要求秘书工作的内容要为领导工作提供辅助。领导工作涉及单位工作内外的诸多方面，不仅时刻面对各种问题、各种事务，还有各种关系需要协调，显然领导独自难以应付如此繁杂的事务.因此就需要秘书人员的协助,也决定了秘书工作的辅助性这一特点。秘书工作的辅助性表现在秘书工作中的各个方面。从职业角色来看，秘书在工作中扮演领导助手的角色，其作用就是帮助领导开展工作；从工作内容来看，秘书的全部工作都是为了领导更好的开展工作而提供帮助与支持；从秘书工作方式来看，秘书处理的所有事情都要请示会汇报，不能自作主张,都需要遵循领导的要求和意图行事。
4．机要性
秘书工作涉及到领导工作的各个方面，保密对秘书工作是一项硬性要求,也决定了秘书工作的机要性特点。比如党政机关的秘书人员会不同程度的接触到党和国家的各种机密，企业秘书也时常接触决策机构的重大商业机密,如果秘书不能严守秘密势必会产生严重后果.这因为秘书工作的这种重要性,因此保守秘密是秘书工作的根本.
5．综合性与专业性
当前社会发展速度越来越快,同时社会分工也越来越细。高度的社会分化一方面导致了秘书工作的专业化，另一方面也要求秘书工作具备综合性.各级秘书部门和人员作为领导的参谋与助手，为了胜任工作需要秘书具有综合能力与宽广的知识。首先，秘书人员要熟悉与本单位联系的各个方面,掌握相关知识，能从全局角度思考问题.其次，秘书工作有其专业性。秘书工作的专业性表现在秘书业务的特殊要求，如写作能力、办公自动化能力等。秘书人员对部门的专业知识不熟悉就不可能处理好单位的相关事务，也就无法胜任秘书这项工作.
（二）秘书工作现状
1.秘书制度不完善
由于我国秘书制度的发展历程相对较短,秘书制度还存在一些不合理的地方。与国外先进的秘书制度相比，我国各种组织单位的秘书缺少法定的地位和权力,在工作中作为领导的助理和帮手，只能提供一些辅助、处理简单的日常事务.秘书制度的不完善导致秘书人员在工作中难有统一的工作标准，在秘书工作方法上往往也会产生分歧。
2。秘书工作不规范
秘书的职业化是世界性的潮流，所谓职业化是指如今的秘书由特定的官方职务演变为不属于任何一个行业，但又为任何一个行业所必须的职业。我国已于一九九七年开始统一进行秘书职业资格的认证和培训工作。但是在实际工作中,我国广大秘书工作者仍带有极大的经验性和随意性，其工作方法主要是靠别人传授,很少是经过系统化、理论化的培训。这样在实际工作中难免会犯以偏概全的错误，当出现新问题时，通常缺乏灵活科学的应对措施,所以难以满足现代对秘书工作职业化的要求。
3。教学手段及内容的滞后性
在很多高职院校，文秘专业是传统专业，很多学校教学过程中积累了很多宝贵的教学经验和教学手法。但是教学过程应该是一个动态的过程，应该随着社会的发展不断做出相应的调整.以前适用的做法不代表现在适用，以前好的教学模式不代表现在是好的。可是在实际的教学过程中，很多学校都缺乏创新意识，不仅沿袭了一些旧模式、旧知识，而且在课程的设置过程中也存在着很大的问题，比如课程内容过于陈旧,教学的内容已不适应现代对秘书的知识要求.其次,文秘专业在实训方面投入不足，软硬件设施滞后，导致了秘书人员在秘书工作中对办公自动化设备不够熟练,对工作流程不够熟悉。
三、秘书工作内容
（一）政务性工作
1.调查研究
调查研究涵盖了调查与研究两方面。调查指通过某种方式、运用某种调查方法,逐步弄清事物的真实情况；研究是指对调查材料去粗取精、去伪存真、由浅入深的思维加工，以掌握事情发展的规律和本质。调查研究是秘书部门一项独立的工作，秘书部门要经常参加领导人的调查研究活动,也要经常独立完成各种调查任务.可以说调查研究工作为其它秘书工作打下了一定的基础。
2.协调工作
协调是秘书部门基本工作内容之一，秘书部门的协调工作就是秘书人员在职权范围或领导的指示下，组合调节各单位、各部门、各人员和各项工作之间的关系，以维护整个单位组织的工作保持有序、顺畅的进行。协调能化解矛盾、理顺关系，保证政令通畅，提高管理效率。在秘书部门的工作中协调是必不可少的一项重要工作。
3.信息工作
信息工作是秘书部门的一项重要任务，其过程包括信息收集、筛选、分类、加工、输出等过程,秘书部门做好信息工作可以为领导的决策提供充足的信息资料,为单位组织的高效管理打下基础.做好信息工作是秘书人员其它工作的一项重要帮助，例如秘书人员要经常为领导或机关拟写各种文稿，而文稿的内容就需要一定的信息积累方可完成，写作的过程也是一种对信息加工提炼的过程。秘书部门的任何具体工作都离不开信息，信息工作既是秘书部门的一项独立工作,又交织于秘书的其它各项工作之中.
（二）业务性工作
1.文稿撰写
领导对秘书最直接的需要往往是文稿写作.写作是秘书人员最基本也是最重要的业务能力，文稿撰写是最典型的秘书业务.秘书人员在工作中根据工作的需要或领导的指示，通常需要拟写各种法定公文、商务文书、领导讲话稿、总结报告材料等.
2.会务工作
会务工作是指为举办的各种会议和集会提供服务的工作。按会务流程来划分，包括会前准备、会间服务和会后处理三个阶段;从内容方面看包括文字工作和事务性工作两个方面。会前准备的主要内容包括制定预案、准备所需材料、发送会议通知、布置会场等方面。会间服务包括会场签到和统计人数，安排会议发言,做好会议记录，编印会议简报等.会后处理包括会议文件的制发，会议文书材料的整理和归档，会议总结等。所谓会务工作是指有关会议的具体筹备、组织和服务工作的总称.
以单位名义组织的各种会议，大都由该单位秘书部门参与筹备和组织，有许多会议直接由秘书部门召集.至于大型会议的秘书处，更是专门为组织筹备会议而设立的机构。要开好会议，使会议有效率，达到预期目的，就必须认真组织好会议。有人认为开会很简单，通知一下，几个人就可以在一起开会了。而事实上，没有认真做好组织工作的会议，是很难开成功的，不是不欢而散，就是开成了马拉松式，解决不了问题。所以有人说，开会容易，开好会难,是有道理的。精心组织的会议,会议的主持者只是幕前指挥者，而大量的工作是由后台工作人员—-会议筹备者去完成的。开好会议，需要会议各方面的“角色”(即会议的主持者、参加者、组织者和服务者）共同努力，才能达到预期目的.在通常情况下，会议的组织者、服务者、即会务工作人员的工作情况是影响会议质量和效果的重要因素。个人收集整理，勿做商业用途本文为互联网收集，请勿用作商业用途
四、秘书工作方法
（一)调查的方法
1。现场观察
现场观察是指调查者深入事件现场进行有目的、有计划、周密细致的考察,以获得对调查对象的直观具体印象。现场观察要注意以下几点：第一，要观察真实的现场，防止有人制造假象。第二，观察要客观，不能带个人偏见,既要看到正面情况又要注意反面情况.第三，注意略察与细查相结合，略察就是从大的方面着眼，通过粗略的查看获得对事物的总体印象；细察指在略察的基础上,对事物的重点部分、关键环节进行细致的考察.
2。统计调查
统计调查是按照一定的目的和要求收集统计数据，然后通过对数据的分析研究来取得对事物情况的认识。秘书部门的统计调查有两种类型:一,常规性的统计调查，即在机关工作中建立统计报表制度，各单位、各部门定期将各项工作的开展情况的有关数据制成表格上报办公室，办公室再对这些统计数据进行汇总分析。二，临时性的统计调查,即为了某项工作的需要临时组织的专题统计调查。在调查过程中要注意调查的角度要全面，选取的调查对象要具有代表性和客观性。
（二）研究的方法
1。比较和分类
比较法是一种传统的研究方法,指的是将一个事物与其他事物进行对比或将事物不同阶段的情况进行对比，找出它们的相同点和不同点，从而得到关于事物性质和规律的科学结论。分类是根据对象的相同点和不同点，将研究对象分为不同类别的逻辑方法。合理的分类可以把复杂的事物条理化、系统化，可以揭示事物内部结构和比例关系。
分类和比较是紧密联系的。用比较的方法得到事物之间的相同点和不同点可以作为分类的依据；而对事物进行分类后又便于对不同类别的事物进行深入全面的分析，从而发现事物本质上的区别。
2。定量和定性研究
定量研究是指通过对事物各种数量关系的解读来认识事物的方法。定量研究具有逻辑的严密性，它得出的结论往往具有较强的说服力.在进行定量研究时,要避免孤立地片面的分析数据。定性研究是指通过对事物本质的解读来了解事物的方法.它在对掌握的有关信息进行去伪存真、由浅入深的综合分析过程中对研究对象的性质进行判断。
（三)协调方法
1.沟通协调
沟通是指情况、意见或思想的交流；协调即配合恰当。在秘书工作中沟通与协调相辅相成，具有一致性。在单位组织工作过程中难免会出现矛盾或失调，有不少是因为信息沟通不畅或信息传递过程中受到干扰而产生的。秘书虽然不具有解决问题的强制力和支配能力，但具有信息枢纽的优势，通过及时传递真是全面的信息,促进彼此相互沟通，矛盾或失调问题就容易得到解决，从而恢复到协调状态。采用沟通协调方法有以下要求：一要准确把握造成失调的原因是否由沟通受阻或信息不畅造成。二要了解消除误会需要怎样的信息内容,需要什么样的沟通方式,什么时间是最佳沟通时机,理清这些才有利于达到良好的沟通效果。三要注重失调方之间的相互沟通，这样有利于增进相互之间的理解，巩固协调效果。
2.变通协调
工作过程中有时针对一些问题,有关双发各执一词、互不相让，结果往往是矛盾激化。秘书在协调过程中针对此类问题可以采用变通协调的方法.具体有以下要求：一要肯定双方所坚持的看法或观点中的合理部分，特别要赞赏其中的共同之处，从而淡化各方的对立情绪,使矛盾得到一定程度的缓和，二要在双方看法相同部分的基础上，避开差异之处,提出一个双方都能接受的方案，并想法增强双方对协调结果的认同感。
3。会商协调
当某个矛盾问题涉及几个管理部门或人员较多时，可以采取约请各部门人员共同协商的办法。秘书部门要针对问题的客观需要,约请相关部门派人参与会商;要向会商人员全面解释有关情况，并找到矛盾的关键点和解决问题的重点；要在协调过程中组织参与部门共同合作，保证取得良好效果。
（四）信息沟通方法
1.与领导的沟通
秘书需要经常向领导提供信息、反映情况、请示工作或提出参谋建议，因此需要与领导保持密切的信息沟通.这种密切的信息沟通有利于领导了解下情，听取群众的建议，优化决策；也有利于秘书准确理解领导意图,取得领导的信任与帮助,从而顺利完成工作。秘书与领导的沟通根据不同的情况，可灵活选用具体的沟通方法。
在内容上对新情况、新问题、新趋势要全面及时的向领导反映,不能延误，不能报喜不报忧;对突发事件和重大问题要第一时间汇报请示.在时机上,当领导集中精力思考和处理某一重要问题时，一般不要打扰；如有急事请示汇报，可做简要而准确的陈述；当领导由于了解不全面不充分,而可能做出错误决定时，秘书应该及时提供全面、准确、真实的情况,提出参谋意见.在场合与形式上,公共场合若无要事，应采用简短的沟通方式；在于领导单独相处时，可对工作问题进行详细沟通。
2.与职能部门的沟通
秘书与智能部门沟通的方法，一般以正式组织关系信息渠道为依托,采用定期沟通与不定期沟通相结合,并在工作交往中加强人际间的思想交流,促进相互配合,共同为组织整体管理服务。秘书与职能部门沟通的方法一般在组织内部要定期进行,在沟通方式以正式文件为好。
(五）公文写作方法
1。整体原则
不同文种的公文在写作上也有着不同的具体方法.就整体而言，秘书撰写公文的方法是：严格遵循政策法规和公文规范；按实事求是的原则写明领导意图；以准确简练的语言表述领导想法；以严密的逻辑结构清晰地表示决策和工作指示。秘书掌握和运用公文撰写的方法要注意四个方面:一是规范性。在内容上要符合政策要求法规规范，在体式和程序上要符合行文规范。二是严肃性。要忠实体现组织意识、实事求是,不允许随意发挥.三是准确性。要系统完整的表达领导意图,在了解领导意图上不能有失误，在表达上要准确鲜明,便于执行者透彻理解和准确的遵照执行.四是严密性。层次结构上要有严密的逻辑性，内容上也要符合逻辑，不能在文件中出现逻辑混乱和自相矛盾的现象.
2。公文规范
公文写作要努力做到“四个规范”： 1、主题规范。主题是文章所要表达的中心思想.任何文章都要有主题，公文也不例外.公文主题的提炼标准，就是集中单一、鲜明显露.要求一文一事，一个主题，主题鲜明突出。主张什么，反对什么,要鲜明直接，不能含糊，不能让人产生歧义。 2、使用材料规范.公文材料的选用标准必须是真实典型，新鲜有力.所谓真实，就是实实在在存在的、反映当前事物本质规律的真实。我们分析问题时，所列举的现象，不是假的、人为编造的,也不是偶然现象和个别现象。所谓典型,就是既是个性特征，又是共性特征。新鲜有力，就是我们所列举的、分析的问题，、提出的办法，必须是符合当前实际的，必须是有说服力的。你不能在说今年的工作时，还拿去年、前年的数据和一成不变的措施办法，因为事物总是在发展变化,尤其在这个信息飞速发展和人的民主法制意识普遍快速增强的这么一个时代下,如果总是一成不变、不思进取，不思考、不调研,写公文也好、安排工作也好（事实上，写公文也是安排工作的一种方式），都做不到“有的放矢”—即对准目标放剑，一剑中的.公文的选材标准与文学作品不同，公文强调真实，强调掌握最基础最真实的材料，屏弃想象(合理的推测可以），而想象则是文学作品的核心和灵魂. 3、文章格式规范.公文普遍的结构格式是：公文标题—主送机关—正文—结尾—成文时间.为了便于大家理解，我把公文格式方面的内容分为写作格式和印制格式两个方面来讲，这里主要讲公文的写作格式，写作格式包括标题、正文、结尾三个部分。 4、文字表述规范。公文的用语用字要求简明、准确、朴实、得体、通俗、易懂，体现字面意义而非联想意义，讲求陈述性、写实性，而非描绘性、虚拟性.一般以概述为主，据事说理，言之有物。不象诗歌、散文、小说等文学作品，需要大肆铺展、渲染，大量的想象，细致的描写，这些，恰恰是写公文所忌讳的。文档为个人收集整理，来源于网络文档为个人收集整理，来源于网络
（六）办会方法
1.准备充分
会议不论大小,都应有充分准备,围绕会议的目的展开调查研究，搜集必要的背景资料和统计数据，了解群众的看法和意见等等.重要会议还要事先准备好会议文件，如动员会中的领导人报告、经验交流会中的发言材料等。决策性会议应将讨论的方案预先印出，会前送有关与会者审阅。这样开会讨论时与会者才不会感到突如其来，发表意见毫无准备，避免出现职能部门用一两个月制定的方案，却可能要求与会者在一二十分钟里表明取舍态度的现象。
2。组织严密
会议有些什么具体内容、会议如何开、讨论议题可能出现什么情况,会前都要逐项研究，安排到周密制定的预案之中,使会议过程中的各项工作有条不紊.规模较大的会议，组织工作更为重要。
3.服务周到
对会议服务工作的各个细小环节都要考虑周到,以免因小失大，造成忙乱现象。
某地有一次召开咨询会，请各方面专家谈本地区发展规划。各方准备一应俱全，但临到开会时，专家准备演示事先准备好的文稿，却出现了找不到投影仪遥控器的尴尬局面。一时，台上台下，手忙脚乱，影响了会议进行。秘书人员应从类似小事中吸取教训。对琐碎的会务工作尽可能地考虑周全，服务周到.

五、秘书工作艺术
(一）秘书要悉心服务而不贪图功劳 
  秘书是为领导工作服务的，领导者是企业的主干，心系全局，往往顾及不上企业中发生的一些琐碎的事务性工作.在这种情况下秘书人员要善于为领导拾遗补阙，领导没有想到的事，秘书人员要想到。当领导需要物品，秘书应提早准备好。如:领导者要公务旅行，秘书应充分了解这方面的规范及需求；按领导的意图排出行程和程序表；准备好私人事务，如必要的现金，信用卡，换洗衣服，地图等；住宿和饮食要满足领导的要求，不要做事杂乱无章，要分清急缓轻重.领导在工作上，生活上遇到困难时,秘书要在不违反原则的情况下尽力帮助解决，这是秘书人员应该尽的责任。但是，秘书切不可因为提供了周到的服务就动辄邀功，请赏,或者要求领导者为自己为这办那,不可以因领导做不到而心存忌恨，做事就不认真，秘书应明确悉心服务是自己的职肥所在. 
（二)秘书要谦虚处事而不缺乏主见 
  秘书人员在工作中要始终保持谦虚谨慎，不骄不躁的作风,不可目中无人,自作主张，毕竟,秘书在企业中处于中介的位置，职务算不上高，但也有一定的权力，所以在工作中，秘书要小心从事，如果做的不好，会被小人有机可趁，做的太好,又会遭到忌妒。工作中，我们要肯定别人的优点,批评自己的不足.遇到问题时，在职权范围内自己可以解决尽量解决，但事后一定要向领导汇报。当遇到较大问题时，切不可善自做主,这不仅是因为自己没能力做到,而且涉及到工作程序的先后问题时，切不可善自做主，这不仅是因为自己没能力做到,而且涉及到工作程序的先后问题，一定要先向领导汇报，待领导协商后再做决定.但是，秘书也应该明白,谦虚并不等于无知,不等于任何事情都不发表自己的见解和主张.在工作中，当需要表明态度时，秘书应该提出自己意见,不论最终是否被认可 ，都应该试着去尝试，尤其当领导要做决策时，经常会处于妆局者中,不能果断的判断，这时秘书应该提出自己正确的见解给领导一个参考，同时在服从工作需要的前提下,注意到发挥自己的个人专长，并在实际工作中引导其专长的发展。如果秘书当需要表明态度时不表明 ，这就意味不敢承担，没有主见，这对个人和企业的发展和成长都是不利的.文档为个人收集整理,来源于网络本文为互联网收集，请勿用作商业用途
（三）秘书要尊重拥护而不奉承吹捧
    处理好与领导的关系，对秘书工作者来说很重要。首先，秘书应了解自己，控制自己的情绪，以适应自己的上司.其次，秘书应了解上司,设身处地的为他着想.作为上司，工作压力环境压力相当大，烦心烦神，自然难免会有脾气或说错话办错事的时候，秘书作为其助手,理应为其排忧解难，分担压力。再次，秘书应当了解和掌握各种类型上司的特征，以便因人而异,采取不同的工作方法搞好服务.秘书应以领导为核心，在工作目标上，与领导者工作目标保持高度的一致性;在工作计划上，以为完成领导工作计划服务为依旧;在工作行为上，围绕领导工作展开；在工作谋划上，围绕领导工作目标出谋献策；在沟通联略上,充分发挥纽带和桥梁作用，树立和维护良好的领导形象和组织形象。良好的领导形象是领导者以其奉献精神，智慧能力，道德等得到群众心目中树立领导良好形象的。在尊重时我们要注意，不要吹捧:如：秘书当着甲领导面吹捧乙领导,当着乙领导面吹捧丙领导,这样不仅使领导者觉得你不真诚,虚伪,而且传到其它领导的耳边也会给自己带来不必要的麻烦,久而久之，领导会对秘书失去信任，觉得秘书不可靠，不放心将事情交给秘书做，所以秘书一定要切记不可吹捧。本文为互联网收集，请勿用作商业用途个人收集整理，勿做商业用途
(四）秘书要适度挡驾不阻拦干涉
     在日常接待工作中，秘书接待的大多数是事先约定好的客人，但不能排除有些来访者事先未约定就找来，而且不分事情大小就要直接面见领导,这样会给领导者的工作带来一定的麻烦。为领导挡架既是秘书替领导排忧解难，减轻领导者负担和不必要干扰的一种手段，也是秘书帮助下级或群众解决困难和提高自己交际能力的良机。秘书在接待工作中,要先了解来访者的大致情况，并简单记录下来，弄清对方的意图;其次,领导者对于是否接待来访者是根据不同的来访者，不同时间，不同问题所决定，秘书应依据情况做决定；最后秘书还需具备良好的心理素质和较强的判断分析能力,毕竟有相当的来访者会坚持自己的要求，在要求遭到拒绝后会以种种方式发泄自己的不满，此时，秘书应控制自己的情绪，对来客态度要冷静，谦和,设法使对方情绪稳定,做好说服工作.秘书对来客要热情接待，在不违反原则的情况下尽可能给予帮助，遇到棘手问题要有耐力，不能以烦对火，以火对暴，把事情弄僵了.挡驾是代表领导机关进行的,秘书应该注意，做到不要阻拦干涉,应该克服：“话难听，脸难看,事难办"的作风，要公私分明树立机关的良好形象.挡驾时需要运用语言艺术和应变能力，对平级或下级的同志,其语言的基调是谦虚，磋商，供参考的口气，但又不能离开大原则；对上级的语言语言基调则是多用请示报告，提询的口气，切不可不懂装懂。文档为个人收集整理，来源于网络本文为互联网收集，请勿用作商业用途
（五)秘书要主动而不越轨  
    在工作实践中，领导者是上级，处于主体地位；秘书是下级，处于辅助地位.主辅配合默契，关系和谐，对领导工作和秘书工作都有是极为有利的，工作职能上的主辅配合关系，决定了领导工作的需要及有效地发挥领导职能，是两者配合的主体和关键，秘书工作要围绕领导工作需要开展，当好领导的参谋助手.这种主辅关系，还决定了秘书工作的被动性，但秘书工作不能一味的被动，应适当的变被动为主动。如：积累和储存有关工作资料。秘书职业技能是一种专业化很强，综合性很高的特殊行为能力，它主要包括办公事务处理，企业行政事务处理，人事管理等方面，是衡量秘书是否能够主动帮助上司打理公司的重要性。秘书在平时工作中积极主动,会为今后的工作带来一定的方便,不至于临时需要五、秘书要主动而不越轨资料时而手忙脚乱。在资料的收集过程中要把握好哪些有用，哪些没用，要确定标准，保证住处的价值性和准确性，同时要将有关信息归类,便于信息间的联系,这样主动的工作可以随时准备应对领导的咨询，工作中可以超前思维，与领导有共同语言.秘书在主动时要注意，不要越位脱轨，有些起主导作用的领导者能力低下，有野心的秘书言听计从，自己变为傀儡,而秘书则无职掌权，背后操权，形成 “秘书干政”和“秘书专政”，有的领导者缺乏科学的工作方法，对决策，指挥等领导的职能有所疏忽，事无巨细亲自动手,而秘书则无事可干，无所事事。有的领导者感情用事,对秘书该管的不管，只有授权和放权，没有制约和监督，秘书则越权越位，甚至目无组织，目无法纪。有时领导者不了解秘书，不去引导和指导秘书，只要秘书听话办事就行;秘书也不了解领导,不去主动领会领导意图，仅被动应付，只要不受批评就行，这种脱越关系，对事业发展和工作效率的提高都是极为不利的.本文为互联网收集，请勿用作商业用途本文为互联网收集，请勿用作商业用途
（六）秘书要沟通而不封闭堵塞
     秘书承担着对领导层与被领导层,职能部门之间,本机关和外部有关公众及本机关与上，下级机关中介沟通的任务，对组织内部是中介沟通的枢纽；对外部是对外中介沟通的门户.上情下达，下情上达,内外联络在工作中都能充分的体现。秘书在上情下达时，要站在上级的角度把情况讲清楚;在下情上达时,要站在下级角度把问题说明白。现在工作中，上下级能总会有一些程度不同的差异,但是，能不能缩小这种差异或找出差异中的共同点，则与秘书的沟通能力和协调水平密切相关。领导成员之间，  如果沟通不畅，就很可能产生误会，造成关系失调。秘书人员应做好信息沟通工作,使领导成员能全面了解情况，避免由于不能全面了解情况而产生会.在现代管理中,管理要素日益增多,变化节奏日益加快，组织运转中随机出现的矛盾和失调现象也不断干扰管理的秩序稳定。同时，现代管理需要谋求多方合作,以实现效益的最大化,而多元化合作经常受到不同利益主体需求的冲击，若不能不断地强化协调整合，多元合作关系就会出现失调，甚至解体。秘书处于组织运转的信息枢纽地位，对随机出现的失调现象，应能够敏锐地发现；对一般性的，浅层次的失调，秘书主动进行协调，便于把问题化解在萌芽状态,避免酿成更为严重的失调；对突发性的重大失调，秘书进行协调，有利于控制事态，缓解冲突，为领导解决问题作好准备；对严重的，深层次的失调，秘书及时调查失调的状态,对领导者采取协调举措，具有重要的参考作用。如：领导班子开办公会，某领导成员因公未能出席,办公会决定的事和讨论的问题，缺席的领导成员均不了解.当这位缺席的领导者成员出差返程后,主要领导人若因为工作太忙未能及时传达办公会精神，以记录员身份列席办公会的秘书人员，应主动将会议记录和会议纪要送给缺席的领导者人，使其了解领导班子办公会的基本情况，以及作出的决定。这样有利于领导者班子的统一认识，工作协调。在实际的工作中经常出现“各印各的号，各唱各的调”的现象，这是不利于办公室工作的开展。因为在现代组织中，学习的基本单位是团体而不是个人，注重团队学习，开发的是整个团队人力资源，不仅能提高整体智能素质，而且能在高智能的基础上形成共识，强化合力.所以,必须明确，分工是各有侧重，不是分家自立.办公室是个“不管部”，许多交不到具体部门承办的事,都可以交到办公室去办。秘书碰上了就不能说不管,管了之后再沟通，协调,解决,一定要避免堵塞。文档为个人收集整理，来源于网络个人收集整理,勿做商业用途

注 释

［1］王千弓：《秘书学与秘书工作》，光明日报出版社1984年版，第2页。
［2]袁维国：《秘书学》,高等教育出版社1990年版,第1页。

参考文献

［1]高尚卿：《秘书学》，中国商业出版社，1997.
［2］陆瑜芳:《秘书学概论》，复旦大学出版社，2010。
［3]杨树森:《秘书学概论》，安徽人民出版社，2005.
[4］张同钦,杨锋:《秘书学概论》，暨南大学出版社,2006。
［5］向国敏：《现代秘书学与现代秘书实务》,上海华东师大出版社,2005。