戴德梁行物品管理新规制度.doc

物業管理公司物品管理制度戴德梁行物業管理有限公司謹呈物品管理制度爲確保物業公司對物業正常維修保養，給業主/租戶提供良好工程服務，物業公司需採購、儲存各種工具、備品、備件、材料和原料等貨物(如下統稱爲物品)，物品申購、採購、入庫、儲存、出庫、借用、歸還、使用及報廢程式示意如下圖:-报废使用出库储存入库采购申购归还借用倉庫管理示意如下圖:-入库单出库单出库借用人入库仓库管理品种设立查询借用和归还物品金额品种查询物品有效期1.物品申購制度物品申購制度是爲了確保以至少物品儲備來滿足物業維修保養和工程服務需要，盡也许地壓縮庫存，防止積壓，提高資金和倉庫运用率。1.1根據庫存情況和寻常維修消耗記錄，設立惯用消耗物品庫存量，普通以一個季度消耗量二倍。1.2各班組所需物品，均須按年分季做出計劃，經工程經理/主管批准後，知會財務部，並經總經理批准。1.3物業公司可設立維修零用金，金額爲人民幣1,000元，重要用於工程維修和寻常維修所需物品採購，需動用維修零用金採購物品，必須提前上報公司，待公司批准後，費用在1,000元之內，可從零用金內支取，1,000元以上由公司統一開具支票或轉帳。1.4若遇設備/系統故障急修需要採購物品，費用在人民幣200元之內，可先支取零用金後再上報公司。2.物品採購制度物品採購制度是爲了在保證質量前提下，採購價廉物美實用物品。2.1寻常採購額度超過200元，每年內第一次採購需找三家供應商比價，同樣品牌物品，選擇價格較低，信譽較好供應商採購，跨年度採購必須重新比價。2.2在緊急情況和得到物業公司經理批准下，可臨時豁免。2.3若是業主指定或安排採購，需得到業主負責人書面指令，並保存歸檔備查。2.4凡購進物料、工具等，特别是定製品，應先取樣品，征得使用人批准後，才可進行採購或定制。3.物品入庫制度物品入庫制度是爲了確保採購物品質量，辦理完備入庫手續。3.1入庫時需登記內容爲：日期、時間、名稱、數量、品種、重量、有效期及類別等於入庫本上(表1)，並要與明細、發票相吻合。3.2入庫時需開箱/盒查驗物品質量，若倉庫管理員無法把握時，可請使用人協助，並對查驗物品簽字認可。3.3倉庫管理員需將驗收入庫物品分別堆放、編號。3.4燃油、鍋爐、應急發電機等使用汽油等燃料，不需入庫，但供應商送油到地時，倉庫管理員要在現場核實油料質量、數量。3.5所有設備可不進入食庫，但入庫、出庫手續而參照物品同樣辦理。3.6採購設備開箱後，若有技術資料和隨機文献，需交工程檔案管理人員統一歸檔，安裝和使用人員需閱用這些資料，可辦理借閱手續。4.倉儲管理制度倉儲管理制度是爲了確保倉庫儲存物品質量。4.1物品在倉庫內儲存，應按不同種類分別堆放，並設置品種代碼與之對應，設立“物品進、出、存貨卡”(表2)，物品要先進先出，定期翻堆，當提貨時可快捷提出。4.2要節約倉容，合理使用倉容，對乾貨、溫貨、輕重、危險品需區分，重載物品與輕拋物品不要混堆，有揮發性物品與吸潮物品不要混堆。4.3倉庫管理員要留意倉房溫濕情況，注意防火安全，確保所有物資安全存储。4.4倉庫管理員對倉儲物品應經常檢查，對滯存在倉庫時間較長物品要主動向部門領導反映滯存情況，對倉儲中發現黴變、破損或超保管期物品應及時提出處理意見。5.倉庫管理制度倉庫管理制度是爲了確保倉庫儲存物品安全。5.1倉庫系物品保管重地，除倉庫管理人員和因業務、工作需要有關人員外，任何人未經許可不准入倉庫。5.2因業務、工作需要進入倉庫人員，在進入倉庫時，必須辦理入倉登記手續，記錄進入倉庫時間、人員、事由及離開時間等，進倉要有倉庫管理員或工程部經理/主管陪伴，不得獨自進入，凡進倉人員工作完畢，出倉時應主動請倉庫管理員檢查。5.3一切進倉人員不得攜帶火種、背包和手提袋等物進入倉庫。5.4倉庫周圍及倉庫辦公地點不得會客，其她部門職工不得圍聚閒聊。5.5倉庫內堆放易燃易爆物品需採取相應办法，符合消防規範。倉庫內不得存储私人物品。6.工具借用制度工具借用制度是爲了確保正常使用。工具借用按時間分可分爲臨時借用和長期領用，長期領用又可分個人領用和公共領用。6.1臨時借用工具，由使用人填寫臨時借用工具表(表3)，經批准後，向倉庫管理員申請領取，並在員工工具借用登記本上登記。在交還時，倉庫管理員亦要在該表上寫明交還時間並簽收，簽收時應檢查工具及其附件与否完好無損，若發現問題及时記錄，並向主管反映。6.2個人領用工具品種根據需要配備，由使用人提出申請，經工程經理/主管批准後到倉庫領用(表4)，並辦理領用手續，領用後個人負責使用保管，離開公司時交還，倉庫管理人需作簽收記錄。6.3公共領用工具由主管/領班申請，經工程經理/主管批准後，到倉庫辦理領用手續(表5)，領用後由申請人或指定專人負責保管。6.4工具調換原則上以舊換新，發生丟失和毀損，由保管者寫明因素，向上一級領導報告，不屬人力不可抗拒丟失和毀損，由責任人按當時工具價格賠償；屬長期使用正常磨損或損壞，金額在500元以內由工程部領導批准辦理報廢手續(表6)，超過500元需物業經理批准批准。6.5工具一律不得帶出物業，特殊情況經由部門領導批准批准，辦理正式手續後方可借出。7.物業領用制度物品領用指除工具以外備品、備件、低值易耗品及設備等領用。7.1工作人員到倉庫領料之前，先要填妥物品領料單(表7)，注明數量、規格、名稱、施工內容、安裝位置等，經工程經理/主管批准後到倉庫領取。7.2物品領用普通原則上以舊換新，但在實施過程中可先領後交，若發生多領，應主動歸還。7.3若專案中確需新增物品，被盜或遺失物品，需在領料單上注明，經工程經理/主管批准後備案。8.物品報廢制度物品報廢制度是爲了明確物品報廢程式。8.1工程部對所有設備除加強寻常運行、維修和保養等工作外，還應認真做好設備、材料更新工作。8.2工作人員以舊換新舊料，如燈具、閥門和礦棉板等集中到一定數量作報廢處理，對有回收运用價值金屬、塑膠可集中送至廢品回收站，所得款項交財務入帳。8.3申請設備報廢，經工程經理/主管批准後，填寫“固定資産報廢鑒定書”，經財務部和物業經理批准後方可報廢，若設備價值超過人民幣5,000元，還需報業主/業主委員會審核後方可報廢。8.4設備報廢需符合下列情況之一:-8.4.1經預測，繼續大修後技術性能仍不能滿足工藝(工作)规定，並且大修需要費用相對更新設備較多。8.4.2嚴重影響安全，又無法改造，繼續使用也许引起事故。8.4.3嚴重污染環境，危害人體健康，進行改造又不經濟。8.4.4其她需裁减或更換設備。8.4.5對倉庫中發現因過期、損壞和老化不能使用物品，倉庫管理員應按年度報工程部領導批准報廢，價值超過500元，需報經物業經理批准，有關人員應吸取教訓，在以後採購中加以避免。9.物品盤點制度物品盤點制度是爲了確保倉庫內儲存物品與帳面物品餘額相符，並爲採購提供依據。9.1爲及時反映庫存物品數量，配合編制採購計劃，節約使用資金，倉庫管理員應每月編制“倉庫物品申請表”(表8)送交工程部領導，每季盤點一次，校核實物和倉庫存貨記錄卡餘額數量与否相符。9.2倉庫管理員應定期盤點庫存中，發現升溢或損缺，應尋找因素，並寫出盤盈、盤虧報告，若差額嚴重，倉庫管理員應承擔相應責任。9.3倉庫管理員應制訂最高儲備品和最低儲備量定額，數量上不能把握需請有關人員協助。根據庫存情況及時向工程部領導提出申購計劃，避免物資積壓或短缺而影響物業維護保養。9.4倉庫內各種物品應做到帳、物、卡三相符，工程部經理/主管需監督庫房情況，防止物品過多、過少、損壞或過期等情況。(表3)臨時借用工具登記表借用人 ：借用日期 ：工程經理/主管 ：預定歸還時間 ：借用因素及內容 :歸還日期 ：倉庫管理員或工程部經理/主管 ：(表5)工程部公用工具借用登記表日期工具名稱借用人倉庫管理員交還日期交還人倉庫管理員 (表6)工具遺失/損壞報告工具名稱數量遺失/損壞因素 :申報人姓名 :日期 :工程經理/主管簽名 :駐場經理 :(金額大於500元) 備註 :(表1)入庫登記表日期時間物品名稱入庫數量有效期憑據編號供應商名稱單價簽收備註(表2)倉庫存貨記錄卡物品名稱 :倉庫參考號碼 :日期入倉數量出倉數量金額備註日期入倉數量出倉數量金額備註(表4)工程部員工領用工具記錄表員工姓名 :工種 :員工編號 :記錄表編號 :專案名稱數量領取日期員工簽收交回日期數量管庫簽收備註倉庫員簽名 :日期 :(表7)物品領料單部門 :領料單編號 : 日期 : 時間 : 領料人 : 工程部經理/主管 :倉庫參考號碼材料名稱申請數量實發數量 材料用途 : 倉庫管理員 :(表8)工程部倉庫物品申請表物品編號內容申請數量倉庫存量倉庫參考號碼備註申請人 ：批准人 ：倉庫員工程經理/主管