集团综合部管理规范及流程.doc

目录
第一章 综合部组织结构图 3
第二章 综合部岗位职责 4
一、部门岗位职责 4
二、部门员工岗位职责 4
第三章 综合部管理流程 8
1.预约客人来访接待工作流程 8
2.来电转接流程 9
3.信函收发工作流程 10
4.寄送信函、快件工作流程 11
5.传真发文工作流程 12
6.传真收文工作流程 13
7.重要接待流程 14
8.入住酒店管理流程 15
9.前台接待流程 16
10.发文管理流程 17
11.收文管理流程 18
12.档案归档流程 19
13.档案借阅归还流程 20
14.档案销毁流程 21
15.印章制刻申请流程 22
16.印章使用流程 23
17.公司证照管理流程 24
18.会议管理流程 25
19.办公用品购买审批流程 25
20.办公用品领用流程 26
21.车辆使用流程 27
第四章 综合部管理表格 28
1.公司前台来访客人登记表 28
2.信函与快件签收登记表 28
4.收文登记表 29
5.拟文处理签 29
6.文件处理签 30
7.周例会签到表 30
8.用印审批表 31
9.发文目录表 31
10.文件档案借阅登记表 31
11.办公用品采购审批单 32
12.办公用品台账 32
13.办公用品领用表 33
14.外出员工登记表 33
15.车辆出入登记表 33
16.油卡登记表 33
17.车辆登记列表 34
18.车辆登记卡 34
19.车辆请修表 35
20.保养记录表 35
21.住宿登记表 36
22.公务接待审批表 36

第一章 综合部组织结构图

第二章 综合部岗位职责
一、部门岗位职责
1.根据领导意图和集团公司发展战略，负责重要文稿的起草工作；
2.负责对集团所属各公司综合事务的监督及指导工作；
2.负责集团公司资料、证照、资质、印章、信息、宣传报道等日常行政事务管理工作；
3.组织制定公司有关规章制度；
4.公司会议组织、记录及记录归档工作；
5.负责前台接待、客人来访登记迎送等招待工作；
6.负责公司日常安全保卫及消防管理工作；
7.负责公司车辆调动管理工作；
8.负责公司总务后勤管理工作；
9.负责公司对外宣传工作、公关工作；
10.完成公司高层临时交办的工作。
二、部门员工岗位职责
（一）部门负责人岗位职责
1.根据公司阶段性目标和年度计划，制定所属部门的年度目标、计划和措施；
2.负责集团综合部办公、行政、总务、安全保卫、等日常监督管理及相关规章制度的制订工作；
3.负责所属部门及各分公司综合部的组织建设日常工作指导、考核等工作；
4.负责召集集团公司办公会议，跟踪落实各项工作的进展情况；
5.负责公司比较重要的对外接待、联谊、公关事宜的组织、安排和实施；
6.负责编制公司行政用款计划，做好行政费用的预算及控制工作；
7.负责组织本部的工作，并督促部门人员完成职责范围内的各项工作任务；
8.按时完成公司领导交办其他工作任务。
（二）网络管理岗位职责
1.负责公司网络基础建设，根据公司需求提出网络改造意见并实施；
2.负责公司数据安全管理，对重要数据应定期进行备份，并严格控制数据出入公司；
3.负责网络的监控，病毒防治及网络安全防护，以及客户端及相关准系统接口的安全管理；
4.负责对公司计算机系统设置和安装及对计算机的相应调整分配的权利；
5.负责计算机软硬件的安装、维护和管理，网络线路连接及网络设备参数设置，网络故障排除及系统优化，做好日常工作日志；
6.负责信息设备登记入帐，维修，报废，保障电话系统、打印系统的正常运作；
7.负责公司监控系统及OA系统平台的建设工作；
8.完成领导安排的临时工作。
（三）办公事务主管岗位职责
1.负责拟订办公事务季、月度发展计划；
2. 起草、拟订文件、资料、档案管理制度，并监督执行情况；
3.负责集团各部门及所属公司的月度、周工作计划的收集、汇总、跟催工作；
4.负责企业内、外各种来往文件的核对、颁布和下发工作；
5.负责起草会议文件及通知，及时完成会议记录、纪要工作；
6.负责集团报宣传人员的选拔及管理工作，定期做好报刊的出版发行相关事宜；
7.负责集团大事记的收集、整理、汇编及集团月度信息简报的编辑、发布等工作；
8.负责集团公共邮箱往来文件的检查、跟踪处理及信息回馈工作；
9.协助处理与集团宣传、秘书、物品印刷等有关的其它工作。
10. 完成领导安排的临时工作。

（四）档案资料管理岗位职责
1.负责公司内部及外来文件的传递工作，严格执行文件签收、登记、传递办理、分类立卷、归档等工作；
2.负责集团公章的保管工作，严格执行公章用印登记审核程序；
3.负责集团管理制度、通知、通告等重要文件的公示、保管、分发、借阅、更新等工作；
4.负责集团各部门及所属公司相关资质、证照、专利、文件资料、合同、档案等归档工作，并进行分类整理、保管、编制检索工具；
5.严格档案借阅程序，按规定办理档案借阅登记手续；
6.负责做好档案的防盗、防火、防尘、防霉、防鼠、防虫、防光等工作，确保档案材料完整无缺；
7.负责公司会务接待、会务安排、会场布置及服务等工作；
8. 完成领导安排的临时工作。
（五）后勤总务主管岗位职责
1.负责拟订综合部季、月度资金使用计划；
2.负责油卡、电话、房租、水电等费用的管理工作；
3.负责组织办公行政用品的购买、登记、发放与管理；
4.负责公司固定资产进出、分类、编号及台帐等管理工作；
5.负责公司财产物资安全及设施的维修工作；
6.负责公司行政车辆的调度，协调各部门车辆的使用
7.负责员工宿舍的登记、分配、租赁及管理工作；
8.负责公司所有钥匙的登记、编号、配制、领用登记等管理工作；
9.负责公司证照、法律、合同文件的变更、登记及年检工作；
10.及时安排并完成综合部主管临时下达的各项接待或领导宴请任务；
11.完成领导安排的临时工作。

（六）前台岗位职责
1.负责电话、邮件、信函的收转发工作，做好工作信息的记录、整理、建档等工作；
2.负责访客、来宾的登记、接待、引见，严禁无关人员出入公司；
3.执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总、外出登记，监督员工刷卡等工作；
4.负责员工出差预订机票、火车票、客房等，差旅人员行程及联络登记等工作；
5.负责办公区域内环境卫生、绿化等监督管理工作；
6.负责公司办公用品的领用、发放、登记、入库及盘存等工作；
7.负责公司员工通行录及邮箱的更新等工作；
8.负责会议室管理及开会期间的服务工作；
9.配合办公事务主管完成部分文件的打印、复印、文字编制等工作；
10.负责每日公司就餐人数的统计并登记，安排落实员工就餐等工作；
11.完成领导安排的临时工作。
（七）司机岗位职责
1.认真执行公司各项规章制度和工作程序，服从上级指挥和有关人员的监督检查；
2.根据公司的年度预算及车辆使用状况，编制车辆年度、月份维修保养计划；
3.保持车辆内外的卫生整洁，经常进行车辆保养，保持车辆的良好运行状态；
4.按规定到指定地点维修，并提供详尽、有效的费用明细；
5.严格出车登记制度，按照公司规定时间，规定路线发车；
6.负责车辆违章记录的查阅及处理工作；
7.负责车辆费用、公里数的统计，按公里数核算相关部门费用；
8.负责公司车辆的管理、存放、年审、保险等工作；
9.完成领导安排的临时工作。

第三章 综合部管理流程
1.预约客人来访接待工作流程
①整理当天
预约记录
告知来访者情况
开始
结束
综合部
前台接待
客人
各职能部门
②确认与提醒
访问事宜
来访
③来访登记
④通知被访者
客人等待
接待来访
客人
⑤确认来访
告知相关事宜
准备接待
来访客人
⑥引领会见
配合
送走客户
⑦来访信息录入，
记录汇总
审核
⑧存档

2.来电转接流程
开始
拨通电话
结束
前台接待
外部单位人员
各部门或员工
①听到电话铃响
②拿起话筒接听
③倾听来电事由
明确被访人在否
④ 处理
范围内
范
围
外
⑤转接
接电
在单位
不在
⑥告知情况
⑦留言记录
3.信函收发工作流程
开始
①接收信函
审核
②登 记
审核
③分 信
接 收
⑤回 信
⑥寄 信
结束
有
无
④拆 信
⑦登记信息
是否有明确收信人
综合部
前台接待
各职能部门

4.寄送信函、快件工作流程
开始
③登 记
④联络相应单位
处理发送
结束
前台接待
各职能部门
外部单位
①交待寄送信函、文件事宜
②签 收
⑤接到服务要求

5.传真发文工作流程
开始
①提出申请
审批
结束
②登 记
③发传真
④原件存档
填写申请表
综合部
前台接待
员工

6.传真收文工作流程
开始
①收 文
签收
结束
②登 记
③复 印
⑤转交文件
④存 档
接收
综合部
前台接待
各部门或员工

7.重要接待流程
是
否
是
是
是
否
否
提出重要接待申请
结束
审核
审核
审批
①规划
接待事宜
②提交请购报告
审核
审批
③组织实施
配合执行
④执行
开始
结束
相关部门
综合部
分管领导
公司领导
是
否

8.入住酒店管理流程
结束
部门/员工
综合部
公司领导
前台接待
审批
否
是
员工住宿登记
酒店安排
③酒店退订
①审核
是
否
②办理入住手续
填写《住宿申请表》
同意住宿
入住
办理入住手续
开始

9.前台接待流程
看到客人，礼貌招呼
开始
问明来访事由，登记
通知被访人
安排客人等待地点
引领客人到达等待地点
奉茶，请客人稍等
离开
结束

10.发文管理流程
相关部门
综合部
有关部门
公司领导
是
草拟文本
开始
结束
①审核
②审核
③会签否
会签
④审核
寄发公文
校稿、更正
复印、盖章
正式公文
否
否

11.收文管理流程
③秘书回复
④具体办理
综合部主管审核
①领导阅否
传阅
②传阅否
核定文件
领导审阅
公司领导
综合部
相关部门
是
否
是
否
开始
外部文件
外部单位
结束
资料存档

12.档案归档流程
①准备资料
是否合格
②资料汇总
分类归档上架
③重新整理
相关部门
综合部
是
否
搜集资料
开始
结束

13.档案借阅归还流程
否
按相关规定处理
归还后检查是否损坏
分管领导
综合部
相关部门
①审核
②审核
③审核
机密否
办理手续
档案使用
否
否
是
是
是
开始
结束
借阅申请
否
是
否
办理注销

14.档案销毁流程
是
否
①提出销毁
档案申请
②审批
④销毁
开始
③审批
结束
相关部门
综合部
公司领导
信息存档

15.印章制刻申请流程
公司领导
综合部
相关部门

主管审核
①审核
②审核
③公安部门批文
④制刻印章
启用印章
否
是
制刻申请
开始
结束
是
否

16.印章使用流程
相关部门
综合部
公司领导
①审核
②公司章
③审核
⑤审核
④请示否
加盖印章
用印登记
加盖部门章
用印登记
否
是
用章申请
开始
结束
否
是
否
否
是
否
是
资料归档
资料归档

17.公司证照管理流程
移交人
综合部
使用部门
开始
①移交
登记、保管
②申请使用
④使用流程
③是否需要年检
归还
年检
结束
否
是

18.会议管理流程
开始
与会各单位
召开会议部门
综合部
提出会议召开申请
结束
①会议准备

会议通知

接受
接受邀请
②会议服务

按时参会
按时参会
形成会议决议和文件

③会后管理

19.办公用品购买审批流程
采购人员
分管领导
相关部门
综合部

②审核⒊ ⑹　核②
④审核
③审核
采购程序
是
否
开始
①购买申请单

结束

20.办公用品领用流程
相关部门
综合部
结束
⑤信息存档

②审核
③审核

④按清单发放
否
是
开始
①填写领用单

否
是

21.车辆使用流程
开始
审核
审批
填写车辆请用单
查询车辆使用信息
②调配车辆
安排司机
检查车辆
③提供车辆
登记用车信息
接车信息
使用车辆
结束
①办理车辆使用手续

行政部经理交代的其他工作
办理车辆使用手续
部门领导人
综合部
部门

第四章 综合部管理表格
1.公司前台来访客人登记表
年 月 日
序号
姓名
所在单位
来访
人数
是否预约
被访人
事由
时间
备注
姓名
部门
到达
离开
1

2

…

2.信函与快件签收登记表
日 期
来件单位
数 量
密 级
接收部门
签收人（签字）

3信函与快件寄送登记表
日 期
送寄部门
数 量
密 级
送达单位
接收人
送寄人（签字）

4.收文登记表
第 页
收文编号
收 到
日 期
来文
单位
文件号
文件标题
（内容）
处 理 情 况
备注
月
日
承办单位
承办人
签字
处理结果

5.拟文处理签
行文单位

起草人

文件主题

主送单位

抄送单位

文件编号
〔 〕 号
份 数
份
发文日期
年 月 日 （加盖印章）
部门领导意见

签字： 年 月 日
领导批示

签字： 年 月 日
6.文件处理签
来文单位

秘级

来文单位
电话

传真

文件名

内容摘要

受文部门

受文
日期

受文单位处理意见

上级领导批示

受理部门意见

7.周例会签到表
部门个人
日期：
日期：
日期：
日期：
主持：
主持：
主持：
主持：
签 名
签 名
签 名
签 名

备注：

8.用印审批表
用章日期
用章事由
印章名称
申请人
审批级别
保管员
备注
部门主管
分管领导
总裁

9.发文目录表
文件号
文件标题
领导签发
拟稿部门
密级
发放范围
份数
登记日期
发出日期
备注

10.文件档案借阅登记表
文件标题
用途
借用时间
借用人
归还
时间
有无损坏
经手人
备注

11.办公用品采购审批单
部门

使用人

填表时间

序号
物品名称
规格
数量
单位
特殊要求
需求时间

采购原因：

部门主管意见：

综合部门意见：
签字：
年 月 日
公司领导意见：
签字：
年 月 日
12.办公用品台账
项 目
物品名称
编号
数量
单价
入库时间
备 注

13.办公用品领用表
日 期
物品名称
数量
领用人
备注

14.外出员工登记表
时间
姓名
所属部门
出司时间
入司时间
事由
备注

15.车辆出入登记表
日期
用车部门
事由
车辆往返时间
行车路线
出车时仪表
里程数
（公里）
本次出车公里数
（公里）
加油费（元）
用车人
签名
驾驶人签名
审核
备注
加油卡消费
现金

至
至

至
至

至
至

至
至

16.油卡登记表
卡号：
日 期
领卡人
还卡时间
加油金额
卡上余额
还卡人
备 注

17.车辆登记列表
项次
车辆类别
车号
司机
购置日期
购买价格
引擎号码
排气量
保险单编号
小客
大客
小货
大货
1

2

3

18.车辆登记卡
使用人姓名

司机姓名

牌照号码

车名

车型

购车日期

初检日期

复检日期

保险记录
保险公司
保险证号码
保险期限
保险内容

购置价格

经销商

附属品
¨收音机 ¨放音机 ¨热风 ¨冷风
驾驶员
住址

电话

住址

电话

19.车辆请修表
表单编号： 日期： 年 月 日
车号

请修前里程数

请修申请人

请修项目
1．
2．
损坏原因
1．
2．
预算金额

修理厂家

审核意见
1．
2．
管理部门
公司领导
经办人

部门领导

20.保养记录表
车号

使用单位

司机

保养记录
年度
保养项目
金额
保养前里程表数
经手人
月
日

合计

21.住宿登记表
宿舍号码
住宿人员姓名
住宿时间

22.公务接待审批表
来宾单位

来宾人数

接待日期

姓名

职务

停留时间

来宾事由：
接待费用预算
餐饮费用预算额

住宿费用预算额

其他费用预算额

合计预算总额

陪同人员要求

综合部意见：

签字：
年 月 日
公司领导意见：

签字：
年 月 日