会计电算化系统操作管理核心制度.doc

会计电算化系统操作管理制度一、系统使用管理 1.确保会计电算化系统安全可靠运行，必需对系统操作使用做出严格控制。 2.在会计电算化系统投入运行前，由财务主管依据单位主管要求确定本系统正当有权使用、人员及其操作权限，并报单位主管审核同意后地系统内授权其使用权，运行中需按一样手续办理。 3.对各使用人员明确划分使用操作权限，形成合适分工牵制，健全内部控制制度。 4.为每个操作人员全部设置不一样操作密码，拒绝无并人员用机器做其它工作。 5.设置“计算机使用登记簿”，任何人均须登记方可用机。 6.任何人员不得直接打开数据库文件进行操作，不许可随意增删改数据、原程序和数据库文件结构。 7.出纳人员不许可进行系统性操作。 8.操作人员应按要求范围内对系统进行操作，负责数据输入、运算、记帐和打印相关帐表。 9.会计档案管理员负责应对存档数据、软盘、帐表和文档资料进行统一复制、查对和保管。 10系统管理员应做好日常检验监督工作，发觉不规范应立即制 止，并采取方法避免一样情况再次发生。 二、上机操作规程 1.上机人员必需是会计有权使用人员，经过培训合格并经财务主管正式认可后，才能上机操作。 2.操作人员上机操作前后，应进行上机操作登记，填写真实姓名、上机时间、操作内容，供系统管理员检验核实。 3.操作人员上机前应做好各项准备工作，尽可能降低占用机器时间，提升工作效率。 4.操作人员操作密码应注意保密，不能随意泄露，密码要不定时变更。 5.操作人员必需严格按操作权限操作，不得越权或私自上机操作。 6.操作人员应严格根据凭证输入数据，不得私自修改凭证数据。 7.每次上机工作完成后全部要作好工作备份，以防意外事故。 8.在系统运行过程中，操作人员如要离开工作现场，必需在离开前退出系统，以预防其它人越权操作。 三、帐务处理程序 1.帐务系-统初始化：在首次建立会计电算化系统时，需要进行系统初始化工作，在会计主管授权下按XXXXXXXXXXX企业会计制度设置会计科目、帐本格式、凭证类型、期初余额等项内容设定。 2.帐务系统更改：系统正常运行期间，任何对帐务系统修改变动，必需得到会计主管同意。 （1）凭证处理： A.记帐凭证编制： 3.日常帐务处理： 专职会计员依据原始凭证采取手工措施编制记帐凭证，经过集成帐务系统用键盘输入。记帐凭证包含：现金收付款凭证，银行收付款凭证和转帐凭证。 a.编制记帐凭证必需做到： b.原始凭证必需是正当凭证，经济业务内容、摘要应规范化，其中标准摘要按规范填写正确。 c.帐户使用正确。 d.借贷方金额相等。 e.原始凭证同记帐凭证金额一致。 记帐凭证必需填写清楚借方和贷方科目代码。 B现金日志帐和银行日志帐能够由机器直接登记，出纳人员不登记帐簿。为了工作方便，出纳人员可自行设置辅助帐。 A.记帐凭证审核和保管： a.记帐凭证必需经凭证审核员严格审核无误后方可进行登记处理。 b.输入计算机凭证、单据应由制单人、审核员、记帐员、财务部责任人签字后方可为效凭证。 c.已输入凭证应在输入操作完成装订成册后，交会计档案保管员存档保管。 d.同一张凭证，制单和复核不能为同一个人。 （2）帐表打印和结帐： a.现金、银行存款日志帐需要天天打印，应和出纳库存现金查对无误。 b.银行余额调整表每个月打印一次。 c.科目汇总表、总分类帐和明细分类帐每个月打印一次。 d.在结帐前按相关要求做好目前各类帐务数据和报表备份工作。 e.月底，以上工作正确完成后，由系统管理员进行结帐，系统自动生成下月余额。 f.每十二个月年末必需将全部帐簿打印输出，装订成册，作为会计档案保留。 （3）会计报表： A.单位应依据帐簿数据正确编制或由计算机自动生成会计报表，但帐表之间数据必需衔接一致。 B.会计报表、计算表，按管理要求打印输出，经相关财会责任人审核无误后签字盖章方可生效。 C.单位必需以软盘或书面形式上报报表，软盘和书面报表数据必需一致，书面报表必需由机器打印并按要求相关人员签字盖章。依据开展会计电算化工作需要，在本单位建立健全了以下管理制度：(l)岗位责任制。会计电算化岗位包含直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统工作岗位。工作岗位包含电算主管、软件操作、审核记帐、电算维护、电算审查和数据分析等。(2)操作管理制度。操作管理制度关键内容包含：明确要求上机操作人员对会计软件操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，指定专员定时更换密码，杜绝未经授权人员操作会计软件；预防已输入计算机会计凭证等会计数据未经审核而登记机内帐簿；操作人员离开机房前，应实施对应命令退出会计软件；由专员保留必需上机操作统计，统计操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。(3)硬件、软件和数据管理制度。硬件、软件和数据管理制度关键内容包含：确保机房设备安全和计算机正常运行，对相关设备进行保养，保持机房和设备整齐，预防意外事故发生；确保会计数据和会计软件安全保密，预防对数据和软件非法修改和删除；对正使用会计软件进行修改、升级等要有审批手续；健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除管理方法；健全必需防治计算机病毒方法。(4)电算化会计档案管理制度。电算化会计档案包含存放在计算机硬盘中会计数据以及其它磁性介质或光盘存放会计数据和计算机打印出来以书面形式保留会计数据。建立电算化会计档案管理制度关键内容包含：由专员负责；防磁、防火、防潮和防尘，关键会计档案应有备份，存放在两个不一样地点；采取磁性介质保留会计档案，要定时进行检验，定时进行复制；会计软件全套文档资料和会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改以后5年。会计电算化内部管理制度一、会计电算化岗位责任制明确各个工作岗位职责范围，切实做到事事有些人管，人人有专责，办事有要求，工作有检验。会计电算化后工作岗位可分为基础会计岗位和电算化会计岗位。基础会计岗位可包含：会计主管、出纳、会计核实、稽核、会计档案管理等工作岗位。电算化会计岗位包含直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统工作岗位。会计电算化岗位包含直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统工作岗位。工作岗位包含电算主管、软件操作、审核记帐、电算维护、电算审查和数据分析等。二、电算化会计岗位和工作职责电算主管：负责协调计算机及会计软件系统运行工作，要求含有会计和计算机知识，和相关会计电算化组织管理经验。电算化主管可由会计主管兼任。软件操作：负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据处理工作，要求含有会计软件操作知识，达成会计电算化初级水平；各单位应激励基础会计岗位会计人员兼任软件操作岗位工作。审核记账：负责对输入计算机会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出账簿、报表进行确定；此岗要求含有会计和计算机知识，达成会计电算化初级水平，可由主管会计兼任。电算维护：负责确保计算机硬件、软件正常运行，管理机内会计数据；此岗要求含有计算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训合格；此岗在大中型企业中应由专职人员担任。电算审查：负责监督计算机及会计软件系统运行，预防利用计算机进行舞弊；要求含有会计和计算机知识，达成会计电算化中级水平，此岗可由会计稽核人员兼任。数据分析：负责对计算机内会计数据进行分析，要求含有计算机和会计知识，达成会计电算化中级水平，此岗可由主管会计兼任。三、会计电算化操作管理制度明确要求上机操作人员对会计软件操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，指定专员定时更换密码，杜绝未经授权人员操作会计软件。预防已输入计算机原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登记机内账簿。操作人员离开机房前，应实施对应命令退出会计软件。依据单位实际情况，由专员保留必需上机操作统计，统计操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。四、计算机硬件、软件和数据管理制度确保机房设备安全和计算机正常运行是进行会计电算化前提条件，要常常对相关设备进行保养，保持机房和设备整齐，预防意外事故发生。确保会计数据和会计软件安全保密，预防对数据和软件非法修改和删除；对磁性介质存放数据要保留双备份。对正在使用会计核实软件进行修改、对通用会计软件进行升版和计算机硬件设备进行更换等工作，要有一定审批手续；在软件修改、升级和硬件更换过程中，要确保实际会计数据连续和安全，并由相关人员进行监督。健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除管理方法，确保会计数据完整性。健全必需防治计算机病毒方法。五、电算化会计档案管理制度电算化会计档案，包含存放在计算机硬盘中会计数据以其它磁性介质或光盘存放会计数据和计算机打印出来书面等形式会计数据；会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包含报表格式和计算公式）等数据。电算化会计档案管理是关键会计基础工作，要严格根据财政部相关要求要求对会计档案进行管理，由专员负责。对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，关键会计档案应准备双份，存放在两个不一样地点。采取磁性介质保留会计档案，要定时进行检验，定时进行复制，预防因为磁性介质损坏，而使会计档案丢失。通用会计软件、定点开发会计软件、通用和定点开发相结合会计软件全套文档资料和会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改以后五年。二五年九月一日