关于公司财务报销制度及相关流程模板.doc

相关企业财务报销制度及相关步骤
第一部分 总则
　　第一条、 为了加强企业内部财务管理、成本核实、合理控制费用支出，规范企业财务报销工作,提倡一切以业务为重指导思想，提升企业经济效益，依据相关财务管理法规制度和企业章程相关要求，结合本企业实际情况，特制订本制度。
　　第二条、 本制度依据相关财经制度及企业实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出、专题支出及物流费用等,以下分别说明报销相关步骤及各项支出具体财务报销制度和报销步骤。
　　第三条、本制度适适用于企业全体职员。
第二部分 借款及备用金制度
　　第四条、 借款管理要求
　　(一) 出差借款：出差人员凭审批后《出差申请单》按同意额度办理借款，出差返回3个工作日内办理报销还款手续(不含周末及节假日)。
　　(二) 其它临时借款，如业务费、各办事处备用金等，借款人员应立即报帐，除各办事处备用金外其它借款标准上不许可跨月借支。 （必需跨月借支，例以下月月初资金需求情况呢？）
　　(三) 各项借款金额超出1000元应提前一天通知财务部备款。
(四) 借款销账要求：
1、借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用，须经主管领导同意，不然财务人员有权拒绝销帐；
2、借领支票者标准上应在同一工作日内办理销帐手续。 （实际情况很多不成立）
3、年底不管任何人任何借款全部交回财务，进行往来欠款清算。第二年如有需要重新借支。
　 (五) 借款未还者标准上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。
第五条、借款步骤
　　(一) 借款人按要求填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。
　　(二) 审批步骤：主管部门经理审核签字→财务经理复核→总经理审批。
　　(三) 财务付款：借款凭审批后借款单到财务部办理领款手续。
第六条、备用金制度要求
（一）备用金限额：
1、上海办事处有仓库且负责用户多，产生费用也多，南京办事处备用金归属于上海办事处统一管理，暂定备用金7000元以下；
2、武汉办事处有仓库但发生物流费用不是很多，暂定备用金元以下；
3、重庆、广州、北京、沈阳办事处没有仓库且发生物流费用相对较少，暂定备用金1000元以下；
4、总部各部门除采购部外其它部门没有分配置用金，需要款项填写《用款申请单》或《付款审批单》，外办事处备用金需要填写申请单。以上备用金除了月或季度缴纳房租之外，大额物流费用能够依据实际情况提前申请，备用金不足能够再做调整。
（二）备用金及预支款项销帐要求：
1、外办事处销售会计每个月1号、16号要把之前发生支付单据按要求要求整理好后寄回总部，没按要求整理，退回办事外，各责任人重新整理（退回快递费自行负担）。外办销售会计天天发送电子档《现金收支明细账》，并把账查对清楚，不然再次申请备用不予处理。
2、总部预支款项，需在三个工作日，最长在一个星期之内办理销账手续，并结算清楚，不然不可再申请下一笔款项。（需结合不一样地域送货时间效率，另一个常见情况，若非预支款项，事后付款是否也有时间要求呢？）
3、总部及外办事处责任人每个月28号之前做好下个月整个月及上旬支出预算，每个月9号、19号之前做好中旬、下旬支出预算并发电子档到总部财务部责任人做企业支出预算。
4、外办事处备用金需填写用款申请单，发电子表格给总部，由总部责任人替换给相关部门签字审批后转账。
5、总部各部门相关责任人填写用款申请单或付款审批单，经各相关部门签字审批后支付。
出纳付款
总经理审批
财务经理审批
会计审核是否有未结清费用
责任人审核
经办人凭采购协议、采购申请单、销售订单等填制付款审批单
（三）备用金及预支款项步骤：

第三部分 日常费用报销制度
　 第七条、 日常费用关键包含差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、培训费等。在一个预算期间内，各项费用累计支出标准上不得超出预算。
　 第八条、 费用报销通常要求
　　(一) 报销人必需取得对应正当票据(从外单位取得原始凭证必需盖有填制单位公章；从个人取得原始凭证必需有填制人员署名或盖章),发票后面有经办人署名并简述事由(何人何时何地何事），发票单据需按要求黏贴。
　　(二) 填写报销单应注意:依据费用性质填写对应单据，严格按单据要求项目认真写，注明附件张数，金额大小写须完全一致（不得涂改）。
(三) 报销1000元以上需提前一天通知财务部方便备款。
(四) 费用报销具体要求：
1、生活用具：除扫把、拖把、水桶、垃圾袋用于办公地方清洁用具外，其它不能报销。
2、办公用具：必需开具正规发票并附上购物清单。
3、运输费用：具体要求详见《第六部分物流费用报销流》
4、临时雇工费：附临时工明细表，明细表上贴标计时费，需注明贴标发往哪里货物，累计几件几双鞋子；搬卸费，需注明几件货物，单据需要有临时工人署名及电话号码。
5、全部单据全部需要有三个人以上签字：经办人、区域责任人、会计。
6、各办事处寄回来单据不符合要求不给予报销，全部退回各办事处，责任人自行处理，不给予抵扣预支备用金。
7、全部支出必需做费用支出凭证，把原始单据分为正规发票和收款单据黏贴在黏贴单上，差旅费按黏贴标准。
8、属于职员借支以后至财务部核销，填写费用报支单时应在单据左上角写上“销账”二字，以区分财务是否已经付款。
第九条、费用报销通常步骤:
1、办事处报销步骤：
经办人填制报支单
销售会计初审
区域经理审核签字
总部财务审核
总经理审批
出纳办理抵扣备用金账款

经办人填制费用报支单（附签字后原始票据），提供给销售会计 →销售会计初审（票据是否符合企业相关要求，购置物资需附上审批后购置物资申请表），如不符合退还经办人，如符合则黏贴票据→区域经理审核签字→财务部门审核→总经理审批→出纳报销。
2、泉州总部报销步骤：
经办人填制费用报销单
部门经理审核
财务部审核
总经理审批
出纳付款

业务经办人按付款类型搜集整理齐全完整付款凭据作为附件，并正确填写对应费用报销单，署名确定后报送部门经理进行业务审核，部门经理审核确定后，送交财务部审核付款凭据是否齐全，业务是否合规、合理，支出金额是否超出预算或协议、单据是否正当完整，再报送总经理审批，出纳依据审批后单据实施付款程序。
第十条、差旅费报销制度
一、差旅费标准
1、费用标准：日常支出差旅费按不一样岗位等级标准不一样，具体要求以下：
1）、住宿费按出差地域和人员等级制订标准，(标准上两人出差，如为同性住宿标准按一个人住宿标准报销)
等级
通常地域
直辖市及省会城市
特区、广州
副总经理以上等级
140
170
190
经理级
100
130
150
助理及主管级
70
100
120
职员级
50
80
100
2）、出差市内交通费实施包干制，标准以下：
等级
市内交通费
副总经理以上等级
全额报销
经理级
30元/天
助理及主管级
25元/天
职员级
20元/天
3）、出差人员每人天天伙食补助标准以下：通常城市享受补助20元/天，省会城市及特区35元/天。具体时间要求标准以下：
A.中午10时前离开本市按全天补助伙食费。
B.中午10时后离开本市按半天补助伙食费。
C.中午14时前抵达本市按半天补助伙食费。
D.中午14时后抵达本市按全天补助伙食费。
2、费用标准补充说明：
（1）以上报销住宿费，交通费，伙食补助费全部必需提供相等额度票据报销（必需提供正规票据，按标准报销，超出部分自己负责），往返长途车费必需以车站电子发票为准（全额报销），可自行按实际需要安排选择公路、铁路或水路，如因工作性质确实需要乘坐飞机者必需向各相关部门申请，经各相关部门及总经理同意后方可实施。
（2）住宿费报销时必需提供住宿发票，实际发生额未达成住宿标准金额不予赔偿；超出住宿标准部分由职员自行负担。
（3）出差费用标准上按一天一夜报销，如是早上8:30出发，第二天18:00返回可按两天一夜报销，具体时间依据电子车票上发车时间为准。
（4）到各办事处出差，其办事处提供住宿者不补住宿费，如办事处无法提供住宿可按住宿标准报销住宿费用。
（5）出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。
（6）宴请用户需由总经理同意后方可报销招待费，同时按百分比（早餐20％、午餐或晚餐40％）扣减出差人当日伙食补助。
（7）出租车费在紧急情况下（如每三个月送大件样品），市区内能够搭乘出租车，跨区有班车一律坐班车，事先向行政部申请报备，总经理同意后方可报销。
（8）出差时两人不能同时去同一个地方，除非特大事件需要两人同行，必需事先申请报备。申请后方可按报销标准报销，不然只报销一人。
（9）因工作需要超出原计划出差时间，出差人员在外地要事先向企业总经理说明原因取得同意，返回后在差旅费申请表中加以注明，经同意给予报销。凡未经同意事后追加费用，超预算部分一律由当事人自付。
　　（二） 报销步骤
1. 出差申请：企业人员因工作需要出差填写《出差申请单》，具体注明出差地点、业务内容、行程安排、交通工具及估计差旅费用项目等，出差申请单由直接主管审核、总经理审批。
　　2. 借支差旅费：出差人员将审批过《出差申请单》交财务部,按借款管理要求及相相关出差报销标准额度办理借款手续，出纳按要求支付所借款项。
　　3. 购票: 企业人员出差须订票持审批过《出差申请单》，到行政部统一订票，经审批人签字后报财务。
4. 返回报销：出差人员应在回企业后三个工作日或一个星期之内办理报销事宜，依据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，附《出差申请单》及路线日程表，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批；标准上前款未清者不予办理新借支。
　　第十一条 电话费报销制度及步骤
　　(一) 费用标准
　　1. 移动通讯费：为了兼顾效率和公平标准，职员手机费用报销采取和岗位相关制，即依据不一样岗位，依据职员工作性质和职位不一样设定不一样报销标准，具体标准见行政部相关管理制度要求。
2．固定电话费：企业为职员提供工作必需固定电话，并由企业统一支付话费。不激励职员在上班期间打私人电话。
3、移动电话费：因工作特殊性，企业部分职员将统一使用企业办公电话用于业务联络，并由企业统一支付话费，私人电话将不再报销话费，严禁职员使用办公电话打私人电话。职员转岗或离职后应将手机交还行政部（依据工作业务手机使用协议办理）。
　　(二)报销步骤
1、人力资源部每个月初将报销话费做入职员工资表，20日由财务部统一发放。如有配置电话，由企业统一付费（超出部分由职员负责），不再从工资做补助。
2、企业统一支付话费由行政部指定专员按日常费用审批程序及报销步骤办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到相关部门查明原因，特殊情况报总经理指示处理措施。
　　第十二条 交通费报销制度及步骤
(一) 费用标准：
(1)职员因公需要用车可依据企业相关要求申请企业派车，在没有车情况下经行政部车辆管理人员同意后能够乘坐公交车;
(2)市内公交车费应保留对应票据报销。
(3)职员在本市内出差，只报销公交车票（盖有2个章），公交车票除二人及以上同行外均不得连号，无特殊情况不得报销出租车票。
（4）各外办事处人员因公安排回企业可按电子车票报销， 在这行程间顺道回家造成车票不可报销，只按企业到办事处车票报销。
　　(二) 报销步骤
　　1. 职员整理交通车票（只含有公交车票），在车票后面签经办人名字，并由行政部人员签字确定。
　　2. 审批:按日常费用审批程序审批。
　　3. 职员持审批后报销单到财务处办理报销手续。
　　第十三条 物资采购报销制度及步骤
（一）物资采购步骤:
1、企业行政部门为低值易耗品之采购、管理部门，设置标准库房，并设专门保管人员管理，财务部为核实监督部门。
2、由物资使用人填写《采购申请单》，部门经理签字审核，再将填写完采购申请送至行政部签收。
3、行政部低值品保管人依据使用部门申请数量，和库存进行核实，填写《采购申请单》中“库存数量”、“同意数量”两栏。
4、行政部低值品采购人接到送来《采购申请单》，按需购物资要求进行询价，将价格填列到《采购申请单》后由部门经理签字审核，送至财务部进行复核。
5、物资到位后物资采购员将《采购申请单》送至物资保管人处以备验收时使用。
6、物资保管人、物资验收人、供货商三方共同对到货物资进行验收。验收时注意物资是否和采购申请单中内容、规格型号相符、质量是否合格。
7、验收符合要求后，填写《物资入库验收单》，一联交供货商、一联交采购员，将物资分类存放，分别登账。
8、通知使用部门能够领取所需物资。
9、使用部门填写《物资出库单》领取所需物资，物资保管人依据《物资出库单》登账。
（二）报销步骤
1、物资采购前，预借物资款必需经财务主管领导签字同意后方可借款。物资采购完成，需立即报销，逾期三天不办理者，按挪用公款论处。
2、物资采购员填写《费用报支单》，将此次采购全部原始发票、《入库验收单》、《采购申请单》粘贴附后，部门经理审核，财务部审核（财务部审核内容填写是否正确无误、签字是否齐全、发票、《入库验收单》、《采购申请》三份单据中内容、数量、金额是否相符、实际金额和报销金额是否相同），总经理审批。
3、采购员持审批后费用报支单到出纳处办理付款手续。　　
4、各部门急需或特殊办公用具，经以上程序同意，可自行购置。
　　第十四条 培训费、资料费及其它报销制度及步骤
　　（一）费用标准
　　1. 培训费:为了便于企业依据需要统筹安排，此费用由企业人力资源部门统一管理，各部门培训需求应立即报送人力资源。人力资源依据实际需要编制培训计划报总经理审批。
　　2.其它费用：依据实际需要据实支付。
　　( 二)报销步骤：
　　1.培训费由人力资源部人员依据审批程序及报销程序办理报销手续。
　　2.其它费用报销参考日常费用报销制度及步骤办理。
第四部分 工薪福利及相关费用支出制度及步骤
　　第十五条 工薪福利等支出包含工资、临时工资、社会保险及各项福利等，这类费用根据资金支出制度相关要求实施。
　　第十六条 工薪福利
(一) 工资
（1）每个月10日由各办事处责任人依据上月销售情况做好导购工资表，转交财务审核无误，经企业总经理审批后于15号支付，导购工资算错或是迟交造成问题相关责任人负担责任；每个月20日由人事部做好管理人职员资表，转交财务审核无误，经企业总经理审批后工资支付标准（含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及等信息）。
（2）总经理提供职员月度奖金分配表；
（3）财务部依据奖金表及支付标准编制标准格式工资表；
（4）按工薪审批程序审批；
（5）统一由财务部经过现金或是银行转账形式支付工资；
（6）每个月末之前职员到财务部领工资条并和工资卡内资金进行核实。
（三）社会保险支付步骤：
（1）由人力资源部将由企业总经理审批后支付标准交财务部进行相关财务处理；
（2）社会保险金由财务部帮助人力资源办理银行托收手续，财务部收到银行托收单据应交人力资源部专员签字确定，若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。
（3）社会保险需由职员负责部分在工资发放时候扣除。
　　（四）其它福利费支出由企业人力资源部按审批后支付标准填写报销单→经部门经理签字确定→财务经理进行财务复核→报总经理审批，审批后报销单及支付标准交财务部办理报销手续。
第五部分 专题支出财务报销制度及步骤
　　第十七条 专题支出关键包含软件及固定资产购置、广告宣传活动费及其它专题费用等。
　　第十八条 软件及固定资产购置报销财务制度及步骤。
　　(一) 填写购置申请：按企业相关要求填写《资产物资申请表》并报批。
　　(二) 报销标准：相关协议协议及同意生效购置申请。
(三) 结账报销
（1）资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按要求填写报销单（经办人在发票后面签字）；
（2）按资金支出要求审批程序审批；
（3）若需提前借款，应按借款要求办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。
（四）发生物品转移，即由另一个使用人转移给她人使用时应填写“物品转移清单”
　　第十九条 其它专题支出报销制度及步骤
　　(一) 费用范围：其它专题支出包含其它全部专门立项费用（广告及宣传活动费、企业职员活动费用、办公室装修及其它专题费用）支出。
　　(二) 费用标准：这类费用通常金额较大，由主管部门经理依据实际需要向总经理提交请示汇报（含项目可行性分析、费用预算及相关收益估计表等），经总经理签署审核意见后报董事长及其授权人审批。
　　(三) 财务报销步骤
　　1．审批后汇报文件到财务部立案，方便财务备款。
　　2．签署协议：由直接负责部门和合作方签署正式合作协议，（协议签署前由企业法律顾问审核，协议应注明付款方法等）。
3．付款步骤：
（1）由经办人整剪发票等资料并填写费用报销单（填写规范参考日常费用报销通常要求）；
（2）按审批程序审批：主管部门经理审核签字→ 财务复核 →总经理审批；
（3）财务部依据审批后报销单金额付款；
（4）若需提前借款，应按借款要求办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。
第六部分 物流费用报销制度
第二十条 为加强企业物流管理，妥善保管仓库库存物资，使物资出入库及相关物流运输规范化，降低物流成本，提升物流服务水平，做了以下要求：
1．物流费用需要先预支款项必需填写费用预支申请单，申请内容要填写具体清楚，再经各个相关部门责任人审核签字方可支付使用，票据正常三天交回财务部进行预支款项销帐。
2．运输票据报销必需提供正规发票，附上用户确定收货回执单（无用户签字确定回执单，可在系统上打印收货单）且有仓库主管及责任人签字，作为用户已收货产生应收账款凭证。如为用户退货需要有用户退货清单及仓库主管及相关人员做入库签字单据。
3．送货收货产生短途运输费用没法提供正规发票，收据内容要填写具体（比如发那里货几件多少双多少方等能说明清楚费用产生起源），还有各个相关部门人员签字。
4．数次发生运输费用统一开在一张正规运输发票还需附带明细单据，运输发票开票注意事项：数量、单位运价、计费里程不可为零且抵扣联不能盖章。
5、物流部审核运费时，应检验开单出厂及用户签收等日期，是否有逾期送达或违反协议要求，均依要求罚扣运费。
第二十一条 物流成本管理
（一）制订物流计划价格，努力争取合理、稳定。通常在十二个月内不变，但每十二个月要结合实际情况调价一次，降低价差。
第七部分 报销时间具体要求
　　第二十一条 为了协调企业对内、对外业务工作安排，方便职员费用报销，财务部将报销时间具体安排以下：
　　1．财务报销：企业财务部每七天六为财务报销日。若当月最终一个报销日在该月28日以后，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。
　　2．借支及其它业务不受以上时间限制，可随时办理。
第八部分 附则
　　第二十二条 本制度解释权归企业财务部。
　　第二十三条 本制度经总经理办公会议讨论经过并由董事长或其授权人签字后生效。