电算化系统管理制度样本.doc

电算化系统管理措施
目 录
第一章总则
第二章会计电算化系统岗位责任制度
第三章电算化实施
第四章会计电算化系统操作管理制度
第五章会计电算化系统软、硬件管理制度
第六章会计电算化系统会计档案管理制度
第七章附则

电算化系统管理措施
第一章总则
第一条为推行企业管理现代化、自动化，提升财务会计工作效率，加强电算化管理，特制订本措施。 
第二章会计电算化系统岗位责任制度
第二条核实系统人员分工
　　为适应会计工作电算化后会计工作关键转移和岗位变动，需要对财会人员工作内容和任务和相互分工做出调整。
会计人职员作岗位划分为: 会计主管、系统管理员、系统操作员、制单、复核及审核、会计报表、档案管理、出纳。以上岗位中系统管理员不得兼管出纳工作、出纳人员不得兼任操作人员。
 第三条核实系统人员组成
  核实系统由系统管理员、会计电算化操作员、数据审核员和会计管理员组成。
　　（1）系统管理员：负责核实系统运行环境建立，组织协调系统日常运行操作，提出软件修改意见；发觉和处理操作故障，立即纠正数据差错；负责检验和督促系统各类人员工作，负责系统安全保密工作；负责对系统硬件设备检验及故障处理工作，确保系统正常运行，负责数据及程序正确性和适应性维护。发生不可处理错误，应 立即和销售单位技术人员取得联络，立即处理发生错误。通常由计算机专业人员负责。
　　（２）会计电算化操作员：负责所分管财会工作，做好分管原始凭证聚集和记帐凭证编制及预处理工作。负责审查输入凭证预处理，整理输入凭证、编制记帐凭证、进行核实工作。负责系统操作运行，负责数据登录、打印多种帐表数据，严格遵守操作规程，并负责数据正确性校核，发觉故障应立即汇报系统管理员。同时应做好会计数据备份。由含有合格证会计人员负责。
　　（３）审核员：负责对输入凭证代码及数据完整性和正确性审核，确保输出帐表数据完整性和正确性。由不是输入凭证另一人负责。
　　（４）会计档案管理员：负责存档数据软盘、程序软盘、帐表、凭证和多种资料保管工作，做好软件、数据及资料安全保密工作。作好会计数据备份工作。
　　（５）会计主管和出纳员职责和手工方法下职责一样，区分在于必需对会计电算化比较了解，并充足利用会计电算化提供多种会计资料。
 第四条会计电算化系统各类人员岗位责任制
 （1）系统管理员责任制
　　① 负责会计电算化系统日常管理工作，监督并确保系统正常运行，做到正当、安全、可靠、可审计要求。在系统发生故障时，应立即到场，并组织相关人员立即恢复正常运行。
② 定时检验软、硬设备运行情况；负责系统运行中软、硬件故障消除工作；负责系统安装和调试工作；按要求程序实施软件完整性、适应性和正确性维护。
　　③协调本系统各类人员之间工作关系。
　　④ 检验会计凭证预处理工作，确保各类输入数据符合系统要求。
　　⑤ 负责计算机输出帐表、凭证数据正确性和立即性检验工作。
⑥ 负责本系统各相关资源（包含硬件设备、软件、数据及文档资料等）调用、修改和更新审批手续。
　　⑦负责本系统运行安全性、正确性、立即性检验工作。
　　⑧ 做好本系统操作运行情况总结工作，并提出更新软件或修改软件需求汇报。
　　⑨ 负责本系统各类人员工作质量考评，并提出任免意见。
　　⑩完善现有管理制度，并制订岗位责任和经济责任考评制度。
　　（２）会计电算化操作员责任制
　　① 负责本系统数据登录、数据备份和输出帐表打印工作。严格根据输入凭证做好数据输入操作，输入完成进行自检查对工作，查对无误后交审核员复核；在输入操作中，如发觉输入凭证有疑问或错误时，应立即向系统管理员或专职会计员反应，不得私自作废或修改；发觉输入数据和凭证不符时，应按凭证数据给予修正。
　　②严格根据系统操作说明进行操作。
　　③ 当日日志帐数据，做到当日登录。登录后即打印出当日帐表，做到当日帐当日清。日志帐输入应做好日清，在月末应将查对无误明细帐和科目汇总表打印输出。
　　④ 月末打印系统全部明细帐、总分类帐、会计报表和自动转帐凭证。
　　⑤ 每次操作完成，应立即做好各类备份数据和存档数据。
　　⑥注意安全保密，各自操作口令不得随意泄露，备份数据应妥善保管。
　　⑦ 系统操作过程中发觉故障，应立即向系统管理员汇报，并做好故障统计和上机统计等事项。
　　（３）审核员责任制
　　① 负责凭证数据审核工作，包含各类代码正当性、摘要规范性和数据正确性。
　　② 负责输出数据正确性审核工作。
  ③ 对不真实、不正当、不完整、不规范凭证，退还各相关人员更正、补齐后，再行审核。
　　④ 对于不符合要求凭证和不正确输出帐表数据不予签章确定。
 （４）会计档案管理员责任制
　　① 负责本系统各类数据软盘、系统软盘及各类帐表、凭证、资料备份和存档保管工作。
　　② 做好各类数据、资料、凭证安全保密工作，不得私自出借。
　　③ 按要求期限，向各类相关人员催交备份数据及存档数据。
 （５）专职会计员责任制
　　① 按分管内容聚集材料收发、领退单、销售发票、工资变动及停止发放等各类单据。
　　② 在要求期限内，依据原始凭证正确编制会计记帐凭证。
　　③ 编制会计凭证应符合财会制度要求。做到内容完整、数据正确；代码要正当、合适、摘要应简明规范。
④ 假如专职会计人员兼会计电算化系统操作员，则应遵守会计电算化系统操作员责任制。
  第三章电算化实施
第四条领导和组织 
为搞好企业会计电算化工作，企业成立一个临时性会计电算化领导小组，负责对会计电算化工作组织、领导、监督和协调，可由总经理或财务副总经理亲自领导。 
企业成立会计电算化实施小组，具体负责会计电算化实现工作。该小组关键由财务会计人员和计算机专业人员组成，责任人由财务主管担任。在完成会计电算化任务后，小组撤销。 
当本企业缺乏计算机专业人员，或专业力量较弱时，可聘用外部教授、顾问参与咨询。 
第五条计划 
会计电算化工作应按通常投资项目标工作规程，进行可行性分析。实施小组应提交编制好可研汇报，报领导小组审批。 
电算化会计信息系统开发须遵照软件工程生命周期法进行，开发方案须经领导小组同意。 
领导小组关键审查电算化会计信息系统开发费用预算。 
费用关键包含电脑硬件及辅助设备购置、升级或添置，软件开发或购置，人员培训，调研论证，甩手帐转制费用。
为加紧企业会计电算化速度，企业可外购商品化会计软件，或接收上级主管部门推荐行业性通用软件。 
第六条基础工作整理 
(1)做好手工会计业务数据规范化工作。 
   ①重新查对各类凭证、帐簿，做到帐证、帐帐、帐实相符。对其中 混乱、历史遗留问题、差异，调整到最低水平。
  ②清理往来帐户和银行帐户。对串户、未达帐项、呆帐和坏帐立即核销或冲销。
  （2）做好各类帐证表资料格式规范化工作：
   ①划分保留和修改内容；
   ②对部分会计资料格式重新设计或修改；
   ③记帐凭证摘要栏深入规范，简明扼要。
  （3）将会计核实程序化：
   ①事先确定录入、审核、记帐等数据传输次序；
   ②要求操作员实施数据传输次序时间责任。
  （4）其它需要重新确定工作：
   ①多种会计核实方法；
   ②成本核实方法；
   ③折旧计提方法；
   ④工资提取和发放措施
第七条制度调整
    在电算化后，会计核实制度应作调整： 
会计科目保留汉字会计科目名称，一级会计科目编码符合会计准则要求： 
出纳员、程序员不得兼任凭证录入工作，不得进行系统操作； 
现金、银行日志帐可用活页式帐页，并按天打印； 
通常帐簿可依据工作需要，按月、季、年度打印，业务量较少帐簿可满面页打印； 
在全部记帐凭证数据已存于电脑条件下，用总分类帐户本期发生额对照表替换总分类帐； 
在记帐后如发生凭证录入错误，应使用“红字”冲帐法给予纠正，编制补充登记或负数冲销凭证，重新修改。 
第八条运行验收 
（1）对会计软件试运行。关键工作有： 
    ①初始化。各类会计基础数据和历史数据输入。
    ②手工和计算机处理结果双向对比和检验。
    ③电算化内部管理制度建立。
 （ 2） 手工和计算机处理结果双向对比和检验关键内容：
    ①多种核实方法正确性检验，发生偏差立即调整。
    ②科目体系正确性检验，看其是否适应核实、报表、管理和会计制度要求。
    ③操作熟悉程度考查或操作失误纠正。发生差错时如属人为原因，确定责任人，立即纠正其习惯性操作错误和会计处理错误。
    ④会计软件程序错误或业务处理错误纠正，必需时通知相关人员立即修改、完善。
 （ 3） 试运行期间，手工和计算机会计核实两套系统并行运行，本阶段前期以手工方法为主，后期以电算为主。此间正当凭证仍为手帐凭证。
  （4）试运行3个月以上，如两套体系检验一致，则可提出验收申请。
 （ 5）根据财政行政管理部门要求会计电算化验收标准和程序，准备相关验收材料，向相关主管部门申请验收。
  （6）在验收合格后，企业会计系统正式甩掉手帐，而用电脑软件运行。实施小组做好文件、资料搜集、整理和归档等善后处理多出。
第四章会计电算化系统操作管理制度
第九条系统使用管理
（１）为确保会计电算化系统安全可靠运行, 必需对系统操作使用做出严格控制。
　　（２）在会计电算化系统投入运行前, 由系统管理员确定本电算化系统正当有权使用人员及其操作权限, 并报单位主管审核同意后在系统内授予其使用权。运行中需要增减使用人员, 按一样手续办理。
　　（３）对各使用人员明确划分使用操作权限, 形成合适分工牵制, 健全内部控制制度。
　　（４）本会计电算化系统标准上专机专用, 拒绝无关人员使用机器做其它工作。
　　（５）设置“计算机使用登记簿”，任何人均须登记方可用机。
（６）任何人员不得直接打开数据库文件进行操作，不许可随意增删改数据、原程序和数据库文件结构。
（７）出纳人员不许可进行系统性操作。
（８）操作人员应严格在要求范围内对系统进行操作，负责数据输入、运算、记帐和打印相关帐表。
（９）存档数据、软盘、 帐表和文档资料等由系统管理员按要求指派专员统一复制、查对和保管。
（１０）系统管理员必需做好日常检验监督工作, 发觉不规范使用应立即阻止, 并采取方法避免一样情况再次发生。
 第十条上机操作规程
  （１）操作人员必需是正当有权使用人员, 经过培训合格并经系统管理员正式认可后, 才能上机操作。
（２）操作人员上机操作前后, 应进行上机操作登记, 必需填写真实姓名、上机时间、操作内容，供系统管理员检验核实。
（３）操作人员上机前应做好各项准备工作, 尽可能降低占用机器时间, 提升工作效率。
（４）操作人员操作密码应注意保密, 不能随意泄露, 密码要不定时变更。
　　（５）操作人员必需严格按操作权限操作, 不得越权或私自上机操作。
　　（６）操作人员应严格根据凭证输入数据，不得私自修改凭证数据（专职会计员，则应确保输入数据和凭证数据一致性）。如发觉差错，应在输入前立即反应给凭证编制人员或系统管理员。已输入计算机数据，在记帐前发觉差错，可按凭证进行修改，如在记 帐后发觉差错，必需另作凭证，以红字冲销纠正，输入机内，任何人不能随意修改帐目。
　　（７）每次上机工作完成后全部要作好工作备份，以防发生意外事故，备份数据软盘，应由财务处保管，下次上机备份要和机内数据复核无误后方可开始运行。
　　（８）在系统运行过程中, 操作人员如要离开工作现场, 必需在离开前退出系统, 以预防其它人员越权操作。
（９）任何人如有伪造，非法涂改变更，有意毁坏命令程序、数据文件、帐册、软盘等行为，依据《会计法》，将受到行政处分，情节严重要追究法律责任。
第十一条帐务处理程序
（1）帐务系统初始化:在首次建立会计电算化系统时, 需要进行系统初始化工作, 在会计主管授权下进行设置会计科目、帐本格式、凭证类型、期初余额等项内容设定。
　　（２）帐务系统更改：系统正常运行期间，任何对帐务系统修改变动，必需得到会计主管同意。
　　（３）日常帐务处理：
　　　　① 凭证处理:
　　会计电算化系统输入记帐凭证分两种，即：机制记帐凭证和手工编制记帐凭证。记帐凭证要严格根据国家财会制度要求编制，对不真实、不合理原始数据、凭证不予受理，对记载不确切、不完整原始数据和凭证应给予退还，并要求更改和补充。为适应会计电算化系统正常运行，编制记帐凭证还必需做到：
　　 　Ａ、机制记帐凭证编制：
　　 机制记帐凭证是指各子系统输入原始凭证（如销售原始发票和银行收款凭单）由计算机，按相关要求编制并打印记帐凭证。机制记帐凭证直接经过机内程序转到帐务处理系统进行记帐、编报表等业务处理。
　　机制记帐凭证编制前，要认真审核原始凭证正当性、正确性，输入计算机及打印出记帐凭证必需做到科目使用正确，数字正确无误。打印出机制记帐凭证需加盖制单人、审核人、记帐员及财务部责任人章，连同所附原始凭证装订成册妥善保管。
Ｂ、手工记帐凭证编制：
　　手工编制记帐凭证是指会计人员依据原始凭证采取手工措施编制记帐凭证。手编记帐凭证需经过帐务处理系统用键盘输入。
　　手工编制记帐凭证包含：现金收付款凭证，部分银行收付款凭证和部分转帐凭证。
手工编制记帐凭证必需做到：
　　 a.原始凭证必需是正当凭证。
　　经济业务内容、摘要应规范化，措词要确切，其中标准摘要按规范填写正确。
　　b.帐户使用正确。
　　c.借贷方金额相等。
　　　　d.原始凭证同记帐凭证金额一致。
　　　　e.转帐凭证必需填写清楚借方和贷方科目代码。
　　对会计分录摘要内容必需唯一，即：一个摘要内容，只能对应一个最细明细科目，据此确定其隶属于那一个一级、二级、三级科目。
　　要求摘要内容简练、扼要，用尽可能少字表示出该笔业务内容。
　　凡能归入标准摘要业务内容，应尽可能使用标准摘要。对于新业务内容可按上述标准编写新标准摘要，并注明所对应科目名称及科目代码。
Ｃ、记帐凭证编号必需连续。编号间断时应在断号后第一张凭证上说明断号原因并签字盖章。
　 　　Ｄ、现金日志帐和银行日志帐能够由机器直接登记，出纳人员不登记帐簿。为工作方便，出纳人员能够自设备查辅助帐。
　　　　② 记帐凭证审核和保管
　 　　Ａ、记帐凭证必需经凭证审核员严格审核无误后方可进行登帐处理。
　　Ｂ、操作员每输入一张凭证，结束前要自审一次无误后再按结束键。
　　Ｃ、输入计算机凭证、单据应由制单人、审核员、记帐员、财务部责任人签字后方为有效凭证。
　　Ｄ、已输入凭证应在输入操作完成装订成册后，交会计档案资料保管员存档保管。
　　　　Ｅ、同一张凭证，制单和复核不能是同一个人。
　　③ 帐表打印和结帐:
　　Ａ、现金、银行存款日志帐需要天天打印，并应和出纳库存现金查对无误。
　　　　Ｂ、银行余额调整表每个月打印一次。
　　Ｃ、科目汇总表、总分类帐和多种明细分类帐每个月打印一次。
　　 Ｄ、在结帐前按相关要求做好当月各类帐务数据和报表备份工作。
　　　　Ｅ、月底，以上工作正确完成后，由系统管理员进行结帐，系统自动生成下月期初余额。
Ｆ、每十二个月年末必需将全部帐簿打印输出，装订成册，作为会计档案保留。
④ 会计报表
Ａ、单位应依据帐簿数据正确编制或由计算机自动生成会计报表。帐表之间数据必需衔接一致。
　　　　Ｂ、会计报表、计算表、分析表，按各核实子系统及管理要求和时间打印输出，经相关财会责任人审核无误后签字盖章方可生效。
　　　　Ｃ、单位上报会计主管部门会计报表格式和要求，按会计主管部门统一设计和部署。
　　Ｄ、单位必需以软盘和书面形式上报报表，软盘和书面报表数据必需一致，书面报表必需由机器打印并按要求由相关人员签字盖章。
第五章会计电算化系统软、硬件管理制度
 第十二条系统管理制度
　（１）财务用计算机应做到专机专用，最好不要做其它工作。
　（２）除被许可操作财务软件人员和系统管理员外，其它人未经许可不得用机。
（３）每次用计算机必需使用不间断电源(UPS),以避免意外断电造成核实数据丢失影响系统运行。
　（４）计算机严禁用外来软盘，果断严禁在计算机上玩游戏，以预防计算机感染病毒。
（５）有上、下级单位送来数据盘，在使用前，必需做好查病毒工作。
　（６）计算机发生故障应立即维护。假如没有能力维修，应立即和销售计算机单位取得联络。
（７）财务软件运行中发生错误时，应立即排除，如无法处理，应立即和财务软件销售单位取得联络方便立即处理问题。
第十三条系统维护
为保障电算化系统正常运行，需要进行常常性系统维护，其任务关键包含：
　　（１）对系统硬件设备日常检验和维护，以确保系统正常运行。
（２）在系统发生故障和出现异常时，排除和恢复运行。
（３）在系统扩充时，负责安装、调试，直至运行正常。
（４）在系统环境发生改变时，随时做好适应性维护工作。
（５）系统中会计数据需要天天进行备份。
 第十五条系统硬件维护
（１）通常情况下每七天应全方面检验一次计算机硬件系统，并做好检验统计。
（２）在系统运行过程中，出现硬件故障，立即进行故障分析，并做好检验维修统计。
（３）在设备更新、扩充、修复后，由系统管理员和维护员共同研究决定，并由系统维护人员实施安装和调试。
  第六章会计电算化系统会计档案管理制度
 第十六条单位会计档案包含贮存在磁盘(软盘和硬盘)上会计文件和会计凭证、会计帐簿、会计报表等书面形式会计核实资料。
1、数据资料管理和保密
  机内数据文件及其备份和作为会计档案资料打印输出多种凭证、帐册、报表，应按相关财会制度使用、保管。
　　（１）现金记帐凭证及日志帐输出及保管。
　　　现金收付业务要做到当日业务当日清。现金记帐凭证一律由专职会计人员手工做记帐凭证，审核无误后当日输入计算机并打印出现金日志帐页，审核后交现金出纳人员核　　　对现金库存，相符后出纳员及主管责任人在帐页上盖章，按月编页码装订成册加盖封印，年底将各月现金日志帐次序装订成册，加盖封印妥为保管。
　　（２）银行记帐凭证、帐册输出和保管。
　　　银行记帐凭证分机制凭证和手编记帐凭证两种。相关财务人员必需立即把经审核无误原始凭证或手编凭证，当日输入计算机并打印银行日志帐，以确保银行出纳当日业务当日清。银行帐页经出纳审核无误后，出纳和主管会计签字盖章，按日装订成册，年底将各月银行日志帐次序装订成册，并加盖封印，妥为保管。
　　现金、银行记帐凭证可采取汇总方法，装订成册，妥为保管。
　　（３）转帐凭证输入、输出和保管
　　　　　　转帐凭证包含手编凭证和机制凭证两种，相关会计人员应立即将审核无误原始凭证或手工编制记帐凭证，输入计算机。机制凭证在输入计算机后要打印输出，并和手编凭证一样装订成册，妥为保管。
　　（４）科目汇总表、帐簿打印时间。
　　①现金、银行日志帐天天打印。
　　②银行余额调整表每个月打印一次。
　　③总分类帐和多种明细分类帐每个月打印一次。
　　④现金、银行存款、转帐记帐凭证科目汇总表每本打印一次，并同该本记帐凭证一起装订。
　　⑤会计报表、计算表、分析表，按管理要求和时间打印输出，经相关财会人员审核无误后签字生效。
　（５）其它
　　　　由机器打印输出会计档案发生缺损时，必需补充打印，并要求操作人员在打印输出帐页上签字盖章，财务主管签字盖章认可。
 第十七条数据备份管理
（１）因为会计核实数据关键性，必需常常进行备份工作。
（２）在日常工作中, 准备三套软盘循环使用, 隔日进行备份,以避免意外和人为错误造成对工作干扰。
（３）需要做备份包含系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月帐务文件、报表文件及其它核实子系统数据文件。
（４）机内凭证及总分类帐、明细分类帐、报表，应视同会计资料按月做两套软盘备份，交会计档案保管员分别放置在不一样地方妥为保管。
第十八条会计档案管理
  （１）会计档案存档手续: 打印输出凭证、帐册、报表，必需有会计主管签章才能存档保管。
　　（２）为确保备份数据安全, 备份软盘必需贴上写保护标签, 装入盘套, 放进硬盒, 存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁场所。
　　（３）由打印输出凭证、帐册、报表等书面形式会计档案按《会计档案管理措施》要求保管期限和管理措施管理。
　　（４）随计算机配置而来操作系统、各类应用程序软件和购置商品化会计核实系统软件，和以上软件备份磁盘，作为会计档案保管。
　　（５）各类会计档案出借，均必需经过会计主管审批同意并签章，假如对备份磁盘操作可能危及该备份磁盘完整性，应制作该备份磁盘复制件，使用复制件进行操作。
　　（６）必需加强会计档案保密工作，任何人如有伪造、非法涂改变更、有意毁坏数据文件、帐册、备份磁盘等行为，将受到行政处分，情节严重者，将追究其法律责任。
第七章附则
   第十九条本措施由财务部解释，经同意后实施。