Excel函数在住院病案首页数据监测工作中的应用_周志云.pdf

中国病案2023 年第 24 卷第 4 期 1病案管理 Excel 函数在住院病案首页数据监测工作中的应用 周志云 胡馨月*摘要 由于住院病案首页主要诊断选择及编码错误问题一直存在，为提高医院住院病案首页主要诊断数据上传的准确率，病案科进行日常数据监测。首先导出医院病案信息系统的三套数据，其次按照监测标准要求，制作监测检查表分表。通过使用 Excel 中的 VLOOKUP 函数及 IF 函数，对导出的三套数据信息进行拆分、对比、整理、分析，可快速、准确做出监测检查表分表和主要诊断数据中 C 类错误(系统上传错误)的统计。应用此方法，能提升住院病案首页信息监测检查效率，节省人力，提高监测数据填写准确率。同时，熟练掌握 Excel 函数的使用方法，还可应用于其他病案统计及数据分析工作中。关键词 病案首页；Excel 函数；主要诊断；监测 Application of Excel Function in Data Monitoring of the Front Page of Inpatient MediApplication of Excel Function in Data Monitoring of the Front Page of Inpatient Medical Records cal Records Zhou Zhiyun,Hu Xinyue Abstract Abstract Due to the problems of main diagnosis selection and coding errors on the front page of inpatient medical records,in order to improve the accuracy of uploading main diagnostic data on the front page of inpatient medical records,the medical records department conducts daily data monitoring.Firstly,three sets of data of the hospital medical record information system are exported.Secondly,according to the requirements of monitoring standards,the monitoring checklist is made.By using VLOOKUP and IF functions in Excel to split,compare,sort,and analyze the three sets of exported data information,the statistics of Class C errors(system upload errors)in the monitoring check table and main diagnostic data can be quickly and accurately made.The application of this method can improve the monitoring and inspection efficiency of inpatient medical record homepage information,save manpower and improve the accuracy of monitoring data filling.At the same time,proficient in the use of Excel functions,can also be applied to other medical record statistics and data analysis work.Key words Key words Front page of medical record；Excel function；Main diagnosis；Monitoring FirstFirst-authorauthors address s address The Affiliated Hospital of Inner Mongolia Medical University,Hohhot 010010,Inner Mongolia Autonomous Region,China Corresponding author Corresponding author Hu Xinyue 住院病案首页是整份病案的精华，其对医院管理、重点学科建设、医疗赔付等方面具有重要影 响1。主要诊断选择和编码作为住院病案首页诊疗信息的 A 类指标，提高其准确率已列入 2021 年国家医疗质量安全改进目标之一，开展主要诊断编码质控对医疗机构来说迫在眉睫2。医师对主要诊断的填写、编码员对疾病的编码、信息中心对系统程序的设定以及信息上报等环节都会影响数据质量3。因此，需建立质量监管体系，定期抽查主要诊断及编码准确性，查找错误原因，制定整改措施4，提升住院病案首页数据质量。1 1 住院病案首页监测的数据基础 医院住院病案首页信息共有三套数据，第一套为医师工作站填写的基础信息，即打印到住院病案首页的原始数据；第二套为编码员核对修改后的住院病案首页数据；第三套为上传到医院质量监测系统(Hospical Quality Monitoring System,HQMS)的数据。按照国家监测标准要求，将住院病案首页错误类型分为三类：A 类：医师填写错误；B 类：编目录入错误；C 类：系统上传错误。在住院病案首页数据监测工作中，通过使用 Excel 的函数功能提升统计和检查效率。2 Excel 函数的使用方法 2.1 使用 IF 函数统计 C 类错误 2.1.1 IF 函数的参数及语法 IF 函数为逻辑判断函 内蒙古医科大学附属医院，内蒙古自治区，呼和浩特市，010010*通信作者 数，它能根据给定条件的对错返回相应的结果,它有三个参数，语法如下：=IF(logical_test,value_if_ true,value_if_false)，第一参数 logical_test 是条件判断，结果返回TRUE或FALSE。如果判断返回TRUE，那么 IF 函数返回值是第二参数，否则返回第三 参数。2.1.2 检索目标数据信息 首先在医院病案信息系统中限定时间区间，确定需要的字段，然后编辑检索条件，对第二套数据和第三套数据分别进行导出。比如：出院时间为 2021 年 6 月 1 日-2021 年 6月 3 日，显示字段：病案号，年龄，性别，出院时间，主要诊断，主要手术操作名称，住院天数，入院途径，离院方式，新生儿出生体重等。此时需要保证导出的两套数据为相同患者、相同病案号、相同住院次数。2.1.3 数据排序 对两套数据按照相同的排序规则进行排序，排序的主要关键字为病案号，次要关键字为出院时间，确保两套数据信息一一对应。2.1.4 函数运算 将第二套数据导出信息的主要编码列复制，粘贴至第三套数据的主要编码列之后，使用 IF 函数进行运算。例如主要编码分别为 A列和 B 列，则在 B 列后新增一列，使用函数公式“=IF(B1=A1,相同,不相同)”，并将此函数应用于当前整列单元格。如果数据较多，可将结果进行升序排列，能清晰看到函数运算后的结果。2.2 使用 VLOOKUP 函数制作监测检查表分表 2.2.1 VLOOKUP函数的参数及语法 VLOOKUP函数是 Excel 中几个最重要的函数之一,用于在表格中国病案2023 年第 24 卷第 4 期 2或数组的首列查找指定的值,由此返回表格数组当前行中其它列的值。其语法是:“VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_ lookup)”。参数说明：Lookup_value 为需要在数据表第一列中进行查找的数值。Lookup_value 可以为数值、引用或文本字符串。Table_array 为需要在其中查找数据的数据表。使用对区域或区域名称的引用。col_index_num 为 table_array 中待返回的匹配值的列序号。Range_lookup 为一逻辑值,指明函数VLOOKUP 查找时是精确匹配,还是近似匹配。如果为 false 或 0,则返回精确匹配；如果为 true 或 1,将查找近似匹配值 5。2.2.2 制作监测检查表分表 首先对前面检索出的第三套数据信息编号，从 1 开始，依次编号，保证每一行数据编号的唯一性。然后，根据国家检查分表的样式，对固定单元格内容进行填写，例如：医院名称，医院类型，错误类型划分及说明。最后，对每一个要填写住院病案首页导出信息的单元格使用 VLOOKUP 函数进行外部链接。具体公式为：“=VLOOKUP(K2,sheet1!A:H,5,FALSE)”。选择每一行数据的编号作为唯一标识，即每个检查表中序号所在的单元格“K2”作为第一个参数；在病案信息系统导出的统计表“sheet1”中的所有字段 A-H进行查找，作为第二个参数；根据所在单元格显示的内容，选择返回值所在的列数 5，作为第三个参数；精确匹配“FALSE”，作为第四个参数。按照此方法对每一个需要填写的单元格进行函数输入，不同的单元格需要改变的为第三个参数，根据想要返回值所在的列数进行适当调整。此时在分表中填写所需数据的编号后，就会自动获取当前编号下需填写到表格的所有信息。2.2.3 结合病历进行检查 提供纸质病历或电子病历，质控医师及编码员根据 A 类 B 类 C 类错误的具体要求，对住院病案首页主要诊断及编码进行检查，并将存在的问题归类。监测检查表作为原始数据保存归档。3 使用 Excel 函数的注意事项 3.1 VLOOKUP 函数与直接“=”在 Excel 表格中，直接使用“=”，也可以实现从一个 Excel 表格到另一个 Excel 表格的数据调用。因此，在住院病案首页数据监测工作中，制作监测检查表分表就容易进入直接使用“=”的误区，因而浪费时间和人力。直接“=”，适用于数据的直接连续引用，而监测检查表分表是不连续的引用，需要根据表格的内容和格式进行数据调用。所以，使用 VLOOKUP 函数实现此功能，既具有较强的灵活性，又具有较高的准确性。3.2 唯一标识的选择 在 VLOOKUP 函数使用的过程中，唯一标识代表了字段信息的唯一性，即对每一条数据库导出的信息赋予一个唯一编号，作为身份标识，以区分每一条独立的信息。此时，需要选择新编序号作为数据信息的唯一标识，而不能选择病案号，是因为可能存在某个患者在检索时间段内，使用同一个病案号多次入院。如果选择病案号作为唯一标识，在这个患者监测检查表分表取值时会提示错误。3.3 VLOOKUP 函数相关参数的使用 在使用VLOOKUP 函数时，一定要明确每一个参数所代表的内容及使用方法，并且需要掌握每个参数之间的关联性，否则填写不当，将会造成运算错误，甚至无法使用函数功能。因此，在新建监测检查表分表时，VLOOKUP 函数的相关参数中，一定要保证第二个参数完整、路径正确，不随意更改路径，以确保函数取值的准确性；同时，第一个参数的查找范围，必须为第二个参数选择范围的第一列。3.4 使用 IF 函数数据要求 使用 IF 函数时，两套数据一定要保证排序一致、总数一致，患者信息一一对应，方可进行 IF 函数的运算。否则非相同患者信息进行比对，会造成运算错误，影响 C 类错误的统计结果。3.5 函数运算结果显示 使用 VLOOKUP 函数及 IF函数运算过程中，可能会出现输入函数公式后，Excel 单元格内只显示函数公式，不显示公式的运算结果。此时，需要将单元格的格式修改为“数值”，回车后即可显示运算结果。4 Excel 函数应用的实际效果 数据上传是 HQMS 系统各个环节中重要的一环，常常见到因服务器或网络原因导致上传失败,或因上传过程中工作人员操作不当，引发病案信息上传错误。因此，数据上传也是影响住院病案首页质量问题的关键6。C 类错误即为上传错误。由于在查看纸质病历或电子病历的过程中，出现纸质病历或电子病历与上传数据不一致，如果医师填写的原始诊断信息正确，则质控医师和编码员很难直接断定是编码员编码错误(B 类)还是系统上传错误(C类)。若人工制作监测检查表，表格中所有信息都需要在第三套数据中逐一进行复制粘贴，工作量大，耗时长，并且两个 Excel 表格切换过程中，容易出现错行及遗漏表格信息等问题。因此，在医院住院病案首页主要诊断数据监测工作中，通过对比函数功能与要实现的目标功能，分别使用 Excel 中的 IF 函数和 VLOOKUP 函数，对导出的第二套及第三套数据进行对比分析以及制作监测检查表分表。具体功能对比,见表 1。表 1 函数功能与目标功能对比 函数类型 函数功能 目标功能 IF 函数 根据对指定条件逻辑判断的真假结果，返回相对应的内容。对两套数据的主要编码列进行比对，得出是否“相同”的结果 VLOOKUP 函数 纵向查找函数，按列查找，最终返回该列所需查询列序所对应的值 在监测检查表中输入编号，即可得到该编号下住院病案首页数据的所有相关信息 通过使用 Excel 中的 IF 函数，可实现对 C 类错误的快速统计。当出现纸质病历或电子病历与上传数据不一致时，通过 IF 函数对第二套和第三套数据进行对比运算后，结果显示为“不相同”，说明上传数据与病案科编码员修改后数据不一致，再根据具体错误类型，将“不相同”的病案号结果分为 C1：系统错传，C2：系统漏传，C3：系统多传，C9：系统其他问题。结果显示为“相同”，说明上传数据与病案科编码员修改后数据一致，上传无误，则可确定是编码员编码错误，直接省去人工对照两套数中国病案2023 年第 24 卷第 4 期 3据主要编码的时间，提高工作效率。鉴于 IF 函数和 VLOOKUP 函数的功能，熟练掌握其使用方法，也可在其他病案统计工作和数据分析中发挥作用。比如，ICD 编码库与医保库的编码映射工作，更新 ICD 编码库时的数据比对工作，医院各学科病种统计及医院疾病谱带的分析等。在相应领域使用 Excel 的函数功能，可实现低输出、高回报的效果。参考文献 1 包睿,许曼波.层次分析法在提高住院病案首页填写质量中的应用J.中国病案,2022,23(2):16-18.2 郭顺萍,叶世岳,方亮.以医疗并发症作为主要诊断的编码质量分析J.中国病案,2021,22(12):32-34.3 姚德明,翟晓辉,梅翠竹,等.健康医疗大数据背景下医院管理的思路、难点及对策J.中国医院,2021,25(7):28-30.4 李几幂.某院 2019 年出院病案疾病编码质量分析J.中国病案,2022,23(2):13-16.5 王容丽.巧用 VLOOKUP 和数据透视表实现病案数据的查询应用J.信息系统工程,2015,28(8):84-85.6 艾克热木江艾尔肯.病案首页质量控制在提高病案首 页主要诊断填报质量中的作用探讨J.世界最新医学信息文摘,2018,18(77):198.(2021-07-07 收稿)基于微信公众号平台住院病案复印邮寄服务的探讨 罗柔萍 何敏超*摘要 目的 了解基于微信公众号平台住院病案复印邮寄实施后住院病案复印的变化情况。方法 收集广州某三甲综合医院医院信息系统中复印住院病案登记信息，对该院微信公众号服务开通前(2018 年 5 月1 日-2020 年 2 月 29 日)和开通后(2020 年 3 月 1 日-2021 年 12 月 31 日)262 751 例出院患者的线上、线下复印数量采用独立样本t检验进行统计分析，其他数据采用非参检验及方差分析。结果 在开通微信服务前后出院患者人数(P=0.639)及住院病案复印总张数(P=0.372)保持不变的情况下，线下病案复印月均张数明显下降，从开通前的月均 26 189.66666.6 张降至开通后的月均 21 719.94574.9 张，差异有统计学意义(P=0.013)；服务开通后线上月均复印量(6123.31784.3 张)占总复印量 21.99%。结论 基于微信公众号平台住院病案复印邮寄业务的实施改变了患者获取住院病案复印服务的行为。关键词 住院病案复印；微信公众号平台；住院病案邮寄 Discussion on Copy of Inpatient Medical Records and Mailing Service Based on WeChat Official AccountsDiscussion on Copy of Inpatient Medical Records and Mailing Service Based on WeChat Official Accounts Luo Rouping,He Minchao Abstract Objective Abstract Objective To understand the changes of medical record copying after the implementation of the method of copy of inpatient medical records based on WeChat official accounts.MethodsMethods Medical record registration information were collected from the hospital information system of a comprehensive Three A and Tertiary Hospital in Guangzhou.An independent sample t-test was conducted on the number of inpatient medical copies of 262 751 discharged patients before the opening of public number platform service from May 1st,2018 to February 29th,2020 and after the service from March 1st,2020 to December 31st,2021 in a Three A and Tertiary Hospital in Guangzhou.Nonparametric tests and variance analysis were used for other data.ResultsResults Under the circumstance that discharged patients and the total number of copied medical records remained unchanged,the total number of copied offline medical records decreased significantly(decreased from 26 189.66666.6 to 21 719.94574.9 and the difference was statistically significant(P=0.013),Online mailing service accounted for 21.99%(6123.31784.3 copies)of the total number of copies when the WeChat service was optional.There was no significant statistic difference in the total number of discharged patients and the monthly average number of photocopies before and after WeChat service was implemented(P values were 0.639 and 0.372,respectively).ConclusionConclusion The implementation of copy of inpatient medical records and mailing service had changed the behavior of patients in obtaining medical record services.Key words Key words Copy of inpatient medical records；WeChat Official Accounts；Mailing of medical records FirstFirst-authorauthors address s address Department of Medical Record Management,Guangzhou First Peoples Hospital,Guangzhou 510180,Guangdong Province,China Corresponding author Corresponding author He Minchao 1病案是各种医疗保险报销、伤残鉴定、办理慢性病、特种病工作的重要依据，复制病案是医疗纠纷预防和处理条例中所规定的患者权利，对来自外省、外市的跨区域进行医疗报销需复印的病案，是造成档案复印工作压力、工作强度持续增加的一个主要原因1。目前有数种优化病案复印流程，提高病案复印效率的方法，例如利用复印平台进行终端病案半自助复印2-3，复印病案邮寄业务3，现 广州市第一人民医院，广东省,广州市，510180*通信作者 场预约4，电话与 APP 预约复印服务3-4，微信公众号或小程序预约病案复印/邮寄5-9，病案网络复印服务10等方法，均有较好的效果2,11。基于微信公众平台预约的病案自助打印系统是更有效率的一种新手段5-6，但电话、现场和微信预约只是减少了患者排队的时间6，更进一步的改进方法则是微信预约病案复印邮寄服务，可提供更加科学合理的人性化服务，也提高了工作效率12-14。已有多家医院进行了微信预约病案复印及邮寄服务，广州某三甲医院在患者自助查询就诊记录环节进行了创新，本文对其效果进行了初步研究。