企业(公司)办公用品管理制度(通用).docx

企业（公司）办公用品管理制度（通用）

目录
第一条办公用品领用管理规定 3
第二条办公用品领用管理注意事项 3
第三条办公用品申领使用管理方式 4
第四条办公用品分类及领用 5
第五条办公用品计划与采购 7
第七条办公用品台账管理 8
第八条办公用品的维修及报废 9
附件一、办公用品领用登记表 12
附件二、办公用品领用汇总表 13
附件三、办公用品采购申请表 15
附件四、文件发放登记表 16
附件五、办公用品领用申请表 17
为更好的控制办公消耗成本，规范保宁护栏公司办公用品的发放、领用和管理工作，倡导节俭高效的风格,特制定本规定。
第一条办公用品领用管理规定
办公用品作为企业的必须开支，在公司的运营费用中占用一定的比例。加强和规范对办公用品的采购、发放、领用、回收等环节的管理规定，可以达到使公司压缩开支，树立形象，强化管理的目的。
办公用品虽小，但积少成多，因此办公用品的发放必须有严格的制度规定保障，一般情况下办公用品的领用可按照以下流程进行。
第二条办公用品领用管理注意事项
办公用品的领用、更换要依照办公用品使用期限一览表，办公用品更换按要求处理，特殊情况要有书面报告。
根据工作需要情况，确定各岗位办公用品配备规格一览表，作为办公用品发放的依据。
员工离开本单位，应退回领用的办公用品。
第三条办公用品申领使用管理方式
行政部门不但要负责办公用品的收发，还要负责申请、采购，如此琐碎、繁杂，要做好就得要理清各环节之运作，并作好计划、预算工作。并且，此类工作的管理还要视企业规模大小而制定不同的管理方法。
对于小型企业来说：行政人员应将一些使用频率较高，如圆珠笔、纸巾等，稍作一些保存，占的地方不大,用一个柜子就可以。
文具领用可采用以旧换新的方式，不过更改前，各部门（单位）还得填写申领单，经公司主管签字后，加以统计,叫供应商送来后，便可发放。
对于可缴交的用品，如钉书机、打孔机等用品，人员离职后可收回，发给下一任同事使用。
对于大中型企业则不同，因为人多、部门多，上述作法应付不了需求，还会遭到不少同事埋怨，可行的方法是：
行政部根据各部门的工作需要，为公司各部门做好办公用品领用预算，可以根据往年的用量及费用，作出年度计划及预算，这种预算作业通常在年终进行。
员工领用办公用品需经过部门经理及行政经理的核实审批，到行政部填写办公用品领用情况登记表。
设立办公用品保管室，依公司大小，用品多少设保管员1名或2名，保管员既要做好收发工作，还要根据业务需要做好账本登记，定期对文具进行盘点。行政部可以安排公司的前台人员或保洁员担当办公用品的保管员。
采购人员应选择好供应商，并控制好价格及品质。行政人员应拟订好《办公用品收发一览表》，使办公用品在收发过程中有条有序。
第四条办公用品分类及领用
一、 耐用办公用品
1、 范畴：计算器、订书机、文件栏、文件夹、笔筒、打孔机、剪刀、剪纸刀、直尺、卷尺、起钉器等；
2、 耐用办公用品已于员工入职时按标准发放，原则上不再增补，若破损、残旧需更换的必须以旧换新。人为损坏或者遗失不再补领，员工离职时须照折旧价赔偿。
二、 低值易耗办公用品的领用：
1、 易耗办公用品分为两部分：部门所需用品和个人所需用品。
2、 部门所需用品包括：传真纸、复（写）印纸、打印纸、档案袋、墨盒、碳粉、硒鼓、光盘、墨水、白板笔等；
3、 个人所需用品包括：签字笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、笔记本、双面胶、透明胶、胶水、钉书针、回形针、图钉、橡皮擦、涂改液、电池、便签纸等
4、 个人所需易耗办公用品用量标准原则上为每人一件，具体可依据每月平均用量以及岗位特点进行合理调整。
三、 公共办公用品（设施）：
1、 范畴：复印件、打印机、传真机、电话机、扫描仪、照相机、塑膜机、办公桌、椅子、茶几等；
2、 公共办公用品（设施）以部门为领用单位，由部门分管副总签发实施采购和领用。
四、 物品领用发放时间：
原则上，不予全部发放所申报的办公用品，提倡随用、随发；
五、 领用方法：
1、 由各部门指定人员统一领用办公用品，并签收《俚宁护栏办公用品领用登记表》；若部门领用超出需求计划，须经部门主管批准后方可发放。
2、 部分办公用品（如油性笔、水彩笔、签字笔、白板笔、圆珠笔芯、圆珠笔、涂改液、尺子、订书机、电话机、各种电脑墨盒）实行以旧换新原则。
3、 易耗品可依据历史记录（如以过去半年耗用平均数），经验法则（估计消耗时间）设定领用管理基准（如圆
珠笔/笔芯每月每人发放一支），并可随部门或人员的工作状况调整发放时间和数量；
4、公共办公用品（设施）移交时如有故障或损坏,应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿，自购；
六、 办公用品使用
严禁员工将办公用品带出公司挪作私用。
员工离职时应依《办公用品领用登记表》所领办公用品一并退回（消耗品除外）。
凡属各部门或部门内员工共用的办公用品应指定专人负责保管。
公司员工应本着节约的原则使用办公用品。
办公用品若被人为损坏，应由责任人照价赔偿。
七、 办公用品报废
非消耗性办公用品因使用时间过长需要报废注销时，使用人应提出办公用品报废申请，经部门主管审核，并报总经理同意后，到行政人力资源部办理报废注销手续。
第五条办公用品计划与采购
1、 各部门根据本部门办公用品使用情况，每月25日前，填写好次月的《保宁护栏办公用品采购申请表》;经部门分管领导审签后报综合部行政处。
2、 行政处查对办公用品领用计划与办公用品台账和库存，提报办公用品采购计划，经行政负责人审签后实施采购。
3、 采购单位价值500元以上办公用品时，须报请分管副总经理批准。特殊办公用品可以经综合部同意授权各部门自行采购。
4、 对未列入采购申请表的临时性办公用品，原则上不作采购，因临时急需的需分管副总审批再做采购，否则推移至下月进行。
第七条办公用品台账管理
1、 行政处负责办公用品管理人员必须以良好的态度、秉公办事，不得顾私情、图私欲，须做到严格把关,认真登记和审查；
2、 一切办公用品领用都需领用者签收《办公用品领用登记表》，未能及时登记的再时候须督促领用者补办登记手续；
3、 办公用品由采购部统一向批发商采购，除正常办公用品外，如部门有特殊需求，经综合部同意授权后，方可自行采购.单件超过500元的物品采购由公司采购部负责购买；
4、 每月26日后（至月底）为办公用品盘点期，原则上不再安排物品领用。特殊情况下的领用需要分管副总审批。盘点期间，综合部办公用品负责人落实物品领用登记情况，填写《保宁护栏月办公用品领用汇总表》,核算部门领用数量和月末库存。
5、 综合部依据每月25日各部门提交的《办公用品采购申请表》和《月办公用品领用汇总表》，在月底前核算出下月公司办公用品采购计划单。
6、 新进人员入职，由该部门向综合部提请办公用品的申领；人员离职，应将剩余用品一并交综合部.
第八条办公用品的维修及报废
公司对办公用品的报废实行审批管理。各部门如有办公用品损坏，不能使用的，应当依据以下程序进行处理。
1、 对简单的可以自行维修处理但有保修期的办公用品，且在保修期内的，不得擅自自行处理，由采购员联系供货单位进行维修、维护。
2、 对办公桌椅等物品出现问题，必须由木工或内行人员进行维修处理，对电脑、打印机等出现问题先自行协调公司相关专业人员进行检查维修，公司内部无法解决，需要由外部单位进行维修的，必须形成请示报告，公司审批后由综合部协调落实。
3、 对确实不能维修的资产类办公用品实行报废处理：使用年限较长经过维修但无法维修好的，或无条件维修的，或可以维修但维修成本过高，经相关部门对故障认定后，可由办公用品的使用人提出书面报废申请，由公司组织人员确认报废事项成立后签字确定，报废品原购买价值单件超过2000元的，必须经总经理批准。
4、 高值报废品在得到报废审批后应当由采购部门进行回收，统一处理。
本规定自签发之日起执行，以往如有与此制度相抵触者，以此为准。本制度最终解释权归综合部.
时间
物品
名称
量
领用部门
用人
备注

注：本表由综合部负责保存，月底根据本表汇总月度物品领用数量、

核算办公用品结余、制作下月米购计划。
领、部用\、.X物^A
层
理
合
部
务
部
销
部
产
部
量
部
环
部
他
部门
用
汇
总
存
数
量
签字
笔

圆珠
笔

笔芯

铅笔

笔记本

双面
胶

透明
胶

胶水

回形
针

订书

针

图钉

橡皮
擦

涂改
液

电池

便签
纸

墨水

白板
笔

签字
笔

直尺

笔筒

计算
器

文件夹

复写
纸

附件三、办公用品采购申请表
申购部门名称

申请时间

申购物品
物品名称
型号
数量
价格估算
到购期限

部门审核意见

综合部审核

领导审批

注：1.购买单件500元以上办公用品需副总特批,由采购部协助购买；
2.此表需每月25日交综合部行政处。
附件四、文件发放登记表
序号
发文日期
文件名
部门
接收人
份数
备注

注：本表格为文件制度发放记录表，收文部门负责人或者委托接收者收
文后负责签收，本表保存至综合部备查。
申购部门
名称

申请时间

申购物品
物品名称
型号
数量
价格估算
到购期限

部门审核意见

综合部审
核

领导审批

注：1.领用较贵重的办公物品（单件物品金额50元以上、或批量领用物品总金额超过100元），需所在部门主管和综合部分管领导审批；
2.此表需每月25日交综合部行政处。