办公用品及设备采购管理制度.doc

.办公用品及设备采购和管理制度一、目的为加强各部门办公用品及设备的统一采购和管理，节约成本，提高效率，规范流程，明确责任，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于在各部门。 三、办公用品、设备采购负责部门 办公室负责办公用品、设备采购申请的审核，后勤部门负责具体采购工作。四、采购要求各部门采购任何办公用品、办公设备必须经办公室审核，报领导同意后，由办公室统一实施采购。五、办公用品、设备申购计划及程序 1、各部门行政负责人于每月29日前，根据自身实际情况，制定下月的办公用品、设备采购计划，填写办公用品、设备采购申请单，由本部门负责人签字，报办公室审核，经会领导批准后，由办公室安排后勤统一采购。2、 各部门临时采购的急需办公用品或者超出每月计划范围的办公用品，由所在部门负责人填写办公用品、设备采购申请单，并在备注栏内注明急需采购或超出计划的原因，经办公室审核、会领导批准后，由办公室安排后勤统一采购。 3、申请办公设备采购，由申购部门根据本部门发展需要，提交书面采购请示，填写办公用品、设备采购申请单，由本部门负责人签字，报办公室审核后提交领导，经领导批准后，由办公室安排后勤统一采购。（申购部门可派人一同前往采购）。 4、各部门必须认真、准确填写办公用品、设备采购申请单，申请单一式三联，办公室、后勤部、申请部门各自留存，以备日后查询。六、办公用品、设备采购的原则和要求1、办公用品、设备的采购必须根据公司制定的发展规划和技术发展需要，结合各部门工作状况有计划地进行，应以节约为基本原则。2、办公用品、设备的采购必须满足各部门日常工作的要求，做到先进、高效、安全、耐用、可靠。综合考虑“质量、价格、交货期、售后服务”四个因素，货比三家，择优采购。3、选择设备应遵循技术上先进、经济上合理、工作中实用的原则，综合考虑下列因素：办公用品、设备的型号、规格、效率、能耗、安全性能，环保性能及售后服务情况，要做好设备的技术经济评价，通过对比确定最佳。4、后勤部门安排专人负责办公用品采购，对专业办公设备的采购须组织专业采购小组进行采购，专业采购小组由办公室牵头，各部门相关专业人员参与组成。5、除特殊要求，一般的采购项目由采购人员进行货比三家、招标等方式筛选适合公司运营情况且性价比较高的供应商，制成供应商后选名单，经领导审核批准后决定合作供应商。6、如为单一来源采购或指定厂家及品牌的产品，采购人员须作出书面说明。7、办公室定期对合作供应商进行评估，对于审核评估不合格的供应商应及时进行更换。 8、采购部门人员必须遵守职业道德，严禁收受与工作内容有关的部门和个人贿赂，一经发现，严肃处理。9、严禁办公用品、设备供应商对我公司采购部门及负责人进行贿赂。七、办公用品、设备验收1、办公用品、办公设备到货验收，须填写办公用品、设备入库单、固定资产验收单。 （1）采购人员和库管人员分别由专人负责，不得由同一人员兼任。（2）办公用品、设备到货后，采购人员和库管人员共同做好开箱检查工作。（3）办公用品、设备的原始技术资料原则上由后勤部负责保管。（4）开箱验货的步骤及内容。a、检查外观及包装情况。b、按照装箱单清点零件、部件、工具、附件、备品、说明书和其他技术资料是否齐全，有无缺损。c、检查设备有无锈蚀。d、核对实物是否符合办公要求。e、开箱检查过程中做好检查记录。开箱检查合格后，后勤部门库管人员及时办理验收手续并入库，填写办公用品、设备入库单，入库单一式三份，办公室一份，后勤部一份、财务部门一份。f、办公设备验收由各申购部门与后勤部门共同验收。2、办公设备由供应部门负责安装，由申领部门负责监督；对于在安装和试运行过程中出现的问题要及时纠正、解决。 3、后勤部应要求设备供应商定期对设备进行检修保养，并将设备运行情况和存在的问题及时告知设备使用部门。八、办公用品、设备领用和出库1、为了降低办公成本，按照“用多少、领多少”的原则，各部门根据实际情况进行限量领取。2、各部门领取办公用品、设备前须填写办公用品、设备领用单，经本部门负责人签字后，由领用人交给机关后勤部门，并在后勤部门填写办公用品、设备领取登记表，经后勤部门核对后方可领取。3、一般情况下，领取的办公用品、办公设备不得超出当月申报计划，对于超出采购申请计划的，后勤部门有权拒绝出库。4、新入职员工，在入职当天领用配套的办公用品、办公设备，如在入职后一个月内辞职，必须将领取的办公用品、办公设备全部退回。5、办公用品、设备使用和领用要严格执行以旧换新制度，以最大限度地节省、节约，控制日常办公成本。6、办公用品、设备出库必须填写办公用品、设备领取登记表、有领用人和出库人签字，否则不准出库。九、废旧办公用品回收后勤部门须每月月末将各部门可回收变卖物品集中回收（如硒鼓等），造册登记，统一由办公室组织后勤进行处理，各部门要积极配合。十、费用结算方式及发票开具 1、付款方式均采用对公账户汇款，即由使用部门与供应商直接结算。2、办公用品、设备采购完毕后，采购部门须要求供应商开具与各部门所购物品等额的发票（尽量提供增值税专用发票）。3、各部门到后勤部领取经验收后的发票及物品清单，固定资产类采购须附使用部门填写的固定资产验收单，到所属财务部报销。4、费用结算时间以财务部文件规定为准。十一、附则 1、本制度由办公室负责解释及修订。 2、本制度自发文之日起施行。 附件：1、办公用品、设备采购申请单 2、办公用品、设备入库单 3、办公用品、设备领取登记表 4、办公用品、设备领用单 5、固定资产验收单 2015年1月26日.