湖南基因公司费用管理制度样本.doc

费用管理制度（待讨论）一 总则第一条 为完善企业财务会计制度，加强和规范企业财务会计基础工作，深入推进现代企业制度建立，依据中国会计法、企业会计准则、企业财务通则、工业企业会计制度、工业企业财务制度、商品流通企业会计制度、商品流通企业财务制度和国家颁布其它相关制度和法规，特制订本制度。第二条 本制度适适用于家辉企业及未来资源整合后各分支机构（指各分、子企业和办事处，以下简称分支机构）。第三条 各子企业均进行独立会计核实,各办事处业务收支均纳入家辉企业会计核实。全部企业实施会计制度、会计核实方法和计算统计口径由家辉企业统一要求，任何人员未得到家辉企业同意，不得私自修改或变动。第四条 各分支机构应于次月5日前将各自对外会计报表呈报家辉企业财务部；月底8日前将管理报表呈报家辉企业财务部，家辉企业应在次月10日前编制合并财务报表，次月15日前编制合并管理报表。会计报表最少应包含资产负债表、损益表、现金流量表，管理报表由家辉企业统一制订。二 企业职员出差管理措施第五条 为适应企业职员中国外办理公务之需要，规范差旅费开支标准，特制订本制度。第六条 差旅分类及核准权限详见职员出差核准权限表 差旅种类 职 务 核 准 人 国 内 出 差 总裁 总监 常务副董事长 总裁 部门经理 主管总监 其它职员 主管部门经理 国外出差 境外办理业务 总裁和董事长第七条 企业职员出差或外勤需预支款项者，应事先根据财务要求手续填制借支单、连同出差核准单按要求核准权限核批后，可办理支款手续；差旅费借支数额由出差核准人审核，但最终由财务人员依据实际情况核批。出差或外勤期间如遇有遗失财物或文件，应由当事人自行负担相关责任。特殊情况下发生事故，由企业视具体情况酌情处理。第八条 企业外差人员应于出差归来后一日内立即向所在部门销差，并如实填制差旅费报销单由所在部门责任人核签，由主管总监核批，立即办理相关报销手续，财务部门应对往来借款每三个月清理一次，立即书面通知其主管上级督促销帐，在接到通知后一周内无财务部门认可理由仍不销帐，财务部门可扣发借款人工资，待报帐时补齐。凡在财务有欠款未结清，财务部门裁定无特殊理由，财务部门有权拒绝继续借款。第九条 销售体系人员差旅费报销必需向财务提交销售体系专用出差申请和 费用报销清单，不然财务可要求补齐手续再办理报销手续。销售人员费用必需当月报销（不限次数），因为出差等原因，本月费用最迟不超出次月5日前报销。第十条 交通工具乘坐标准适合全部职员，部门经理以上责任人紧急情况可申请乘坐飞机，但必需事先经分管总监审核，报总裁同意，并在出差核准单上签明乘坐飞机，其它人员标准上不得乘坐飞机。不一样等级人员一同出差，交通工具可从高适用标准实施。表一：交通工具标准 人员类别企业董事、总裁及总监部门经理其它人员 交 通 工 具火车软卧硬卧硬卧轮船二等舱三等舱三等舱飞机经济舱第十一条 住宿标准1 职员在企业统一安排住所地点出差，由企业行政部统一安排住所，确实全部住满，必需经行政部签字确定、分管总监同意，方可按要求住宿标准报销。2表二：适适用于企业全部职员短期培训、会议、办理业务等出差。以上人员在下列标准范围内据实报销，超出标准部分财务人员可拒绝报销，特殊情况必需报请主管总监审核并说明原因，报企业总裁核准。 表二：住宿标准 元/天.人类别职位等级总裁及总监部门经理其它人员住宿标准A类地域450200200B类地域400200180C类地域3501501503 地域分类标准A类地域：北京、上海、青岛、南京、无锡、苏州、宁波、杭州、深圳、珠海、厦门、福州、广州。B类地域：除A类以外各省及自治区省会和天津、重庆等其它直辖市；C类地域：A、B类地域外地域。第十二条 职员外出培训在15天以上，应住培训部门招待所，其住宿费标准最高限额为100元/人.天。第十三条 出差补助标准（不分在途和住勤，包含伙食补助、市内交通费）：1 全部些人员按出差地类别在报销时发给出差补助（不含总监以上人员和特定项目现场开发人员）：省会以上城市50元/天，其它地域40元/天。2 企业总监以上人员出差交通费、伙食费实报实销，不享受出差补助。3 乘火车6小时以上可乘坐硬卧：夜间（20：00次日6：00）乘车6小时以上，未乘坐硬卧可享受硬座票价二分之一夜间乘车补助。4 企业送往外地培训职员，培训期15天以内，按出差对待，培训期在15天以上，发给伙食补助费每人天天20元。企业内部组织培训，膳食由企业统一安排，不再发放补助。第十四条 市内交通费1 出差人员享受了出差补助，一律不得报销市内交通费；非出差市内办理公务，须按职务消费管理措施由分管总监同意签字凭票报销。2 乘飞机可凭据报销相当于到机场民航车车费。第十五条 其它费用1 职员因办公事须用企业车辆，须到行政部门办理申请用车手续，其费用按行政部门要求计算，纳入用车部门或个人费用考评；2 确因工作需要，临时改变出差时间，经分管总监签字同意可凭票报销退票。3 确因工作需要，临时改变出差时间，经分管总监签字同意可凭票报销退票费，但最高不能超出票面价值20%，而且其退票费30%计入分管总监定额费用；4 职员按企业要求享受探亲和休假，可按要求标准报销旅差费，但不享受补助。5 以上全部费用均按部门或个人进行归集和记载，计入个人费用定额和部门费用预算进行考评。三 职务消费管理措施第十六条 职务消费指完成个人工作目标所产生应酬费用、礼品费用等。第十七条 职务消费定额标准为：总裁：10000元；经营总监：9000元；行政总监：8000元；部门经理：800元；对外业务部门职员：200元。企业内部事务管理部门按此标准下降20%，外部事务部门按此标准增加20%，不一样工作岗位在企业发展不一样时期可能存在对内或对外业务差异，各岗位将在每三个月绩效考评时明确标明属于外务或内务岗位。第十八条 职务消费管理：职务消费每个月初凭发票报销上月费用，超出部分由个人负担，结余部分可延至下月使用，年底绩效评定时，对费用结余而工作目标完成良好职员进行奖励。第十九条 企业特殊应酬包含会议礼品、宴请厅级以上客人或包含企业形象重大公关活动，其费用不在职务消费内开支，由总裁同意，企业另行支付费用。第二十条 财务部门按职务消费开支个人进行归集和考评，任何人所属部门发生了改变，全部不改变个人费用跟踪统计和考评。四 日常财务手续办理程序要求4 1 借支款项第二十一条 借支差旅费用1 须向财务提供借款手续：经同意出差核准单、借款单；2 出差核准：按职员出差管理措施实施；3 借款核准：通常职员，由部门经理以上核准；部门经理以上职员，由分管总监核准；其中3000元以上借款，必需由分管总监核准。第二十二条 借支购物款项1 须向财务提供借款手续：经同意物品请购单、借款单；2 购物核准：全部日常消耗性物品采购，均需填制物品请购单，并由各部门/子企业审核后，报行政部同意并安排采购，任何部门不得未经行政部同意私自采购消耗物品；3 借款核准：由行政部统一安排，其中5000元以上物品采购必需由行政总监核准。第二十三条 借支公关、市场费用1 须向财务提供借款手续：经分管总监或总裁同意业务裁决书或公关、市场费用申请汇报、借款单；2 借款核准：财务总监审核、分管总监或总裁审批。第二十四条 借支定额备用金1 须向财务提供借款手续：可长久使用定额备用金部门（如行政部）和人员可借用定额备用金；2 借款核准：总裁。第二十五条 其它零星借支1 须向财务提供借款手续：由财务部门要求借款手续、借款单；2 借款核准：依据具体情况而定，由总裁裁定其核准人。42 支付、收取款项第二十六条 工程项目收、付款1 收款依据：正式协议收款条款、由销售和技术部门确定收款条件；2 收款程序：财务部门通知此项目销售人员按协议收款负责此项目施工项目经理收款财务部门派收款专员收款；3 付款依据：正式协议付款条款、经财务经理和总裁签字商务部门付款申请书；4 付款程序：商务部门提出付款申请分管财务人员验证协议财务经理审核行政总监同意财务付款。第二十七条 费用支出付款1 付款依据：有经手人、部门责任人、同意人签字费用报销单，需要经行政部仓库验收还须附入库验收单，其中多种报销发票、原始单据、附件必需符合财务要求和要求，财务人员有权拒绝支付手续不齐或原始单据不符合财务要求款项。2 付款程序：经手人填制费用报销单直接上级签字（费用总额在5000元以下付款由财务经理审核，5000元以上付款由行政总监审核）总裁核准财务付款。第二十八条 固定资产购置付款1 付款依据：2万元以上金额需经企业总裁审核、董事长同意，2万元以下由总裁同意固定资产购置计划、企业技术部门和行政部验货单、行政部仓库入库验收单；2 付款程序：经手人填制费用报销单行政部经理签字总裁核批财务付款。43 报帐销帐第二十九条 差旅费用1 报帐依据：出差核准单、差旅费报销单、企业职员出差管理措施；2 报帐程序：出差人员填制差旅费报销单财务审核出差核准人核批签字财务报帐。第三十条 通讯费用1 报帐依据：企业预算管理措施、通讯费用管理措施真实有效电信部门单据；2 报帐程序：费用报销填制费用报销单财务审核直接主管核批财务报帐；第三十一条 职务消费费用1 报帐依据：企业预算管理措施、职务消费管理措施、真实、正当原始发票；2 报帐程序：费用报销人填制费用报销单财务审核直接主管标准应酬费要求核准人签字财务报帐。44 专题费用申请和开支第三十二条 市场费用1 由销售体系在年度费用预算中划出，作为市场部专题费用，市场部必需在费用预算范围内，每个月初递交经过销售总监同意市场费用申请表，提出资金使用计划，报财务总监审核后，方可按同意资金额度使用；2 市场费用购置礼品只限于企业形象宣传小礼品，严禁以购置礼品之名，用于业务招待和个人消费，不然财务可拒绝报销。五 个人通讯费用管理措施第三十三条 每个月个人通讯费可报销最高限额为：总裁：1500元；总监：1200元；行政部经理：400元；人力资源经理：400元；司机：200元；外勤：100元；内勤：100元；财务经理：400元；公关市场部经理：800；市场专员：200； 工程部经理：500元。第三十四条 个人通讯费用标准上企业只报销公务电话部分，为了开支合理而降低工作程序，要求手机费中85%由企业负担，15%由个人负担，超出最高限额，超出部分完全由个人负担。第三十五条 对于工作目标完成良好，通讯费用有结余职员，年底总结时将结余总额50%奖给个人。六 市内交通费管理措施第三十六条 市内交通费开支标准（含使用企业车辆） 单位：元体系职 务交通费备注企业总部总裁实报实销总监1200人力资源行政经理300外勤150内勤100财务经理300公关市场经理600专员300发展计划经理300第三十七条 交通费管理市内交通费采取限额报销，财务部门严格控制。任何人全部不得以任何理由突破限额，财务对超出限额费用不予报销。对节省费用可按节省额50%奖励给个人，每十二个月结算一次。财务部门按交通费开支个人进行归集和考评，任何人所属部门发生了改变，全部不改变个人费用跟踪统计和考评。七 部门公用费用管理措施第三十八条 部门公用费用标准 单位：元体 系通讯费业务费交通费备注人力资源行政部10005000财务部5001500公关市场部10005000新品开发部50030001000发展计划部50030001000第三十九条 部门公用费用管理1 财务部门按业务公用费用开支部门进行归集和考评，经办人所属部门发生了改变，全部不改变部门费用跟踪统计和考评；2 全部业务应酬费通常按经手人进行统计和核实，经同意人核批并指明费用负担者，可统计在费用负担者名下。3 按体系管理公共应酬费用，由分管总监掌握使用，不得固定划分到人。4 全部些人员业务应酬费全部必需由其开支同意人严格控制，财务部门按对应开支标准和总预算给予报销，超出标准和总预算，财务能够拒绝报销，特殊情况可由分管总监或总裁同意。