绿化物资采购管理制度样本.doc

深圳市万科物业管理作业指导文件
编号
VKWY7.5.1-J01-06
名称
绿化物资采购管理措施
版本
D/0
第1页共3页
编制
熊永绪
更改
张洪涛
审核
张跃敏
同意
张跃敏
生效期
6月1日
1.目标
为了加强绿化工程部物资采购管理和监控，确保绿化工程顺利开展。

2.范围
适适用于企业绿化工程部

3.职责
部门/岗位
工作内容
总经理/分管领导
负责权限内物资审核、审批
相关职能部门
负责权限内物资审核、审批，采购行为监控。
参与现场议价。
部门经理
负责权限内物资审核、审批
负责对部门物资采购监控
工程主管
负责对工程用物资采购审核
养护项目责任人
负责对绿化养护类物资采购申请、审核
工程项目责任人
负责对工程用物资申请、验收、领用控制和监督
部门采购员
负责物资采（订）购
苗木（物资）验收人
负责部门工程（苗木）物资验收，独立于采购员。

4.方法和过程控制
4.1中标工程物资采购申请
项 目
操 作 办 法
协议评审
评审时，须附《绿化苗木采购申请单》。
物资申请
依据《绿化苗木采购申请单》费用按审批权限分批借款采购，每张《绿化苗木采购申请单》对应一家供给商。
报销时附填写完整《绿化苗木采购申请单》按权限审批后进行报销。
协议签署
按地产企业协议文本签署工程协议
4.2 地产企业指定零星工程物资或甲供物资采购申请
项 目
操 作 办 法
物资申请
依据《绿化苗木采购申请单》费用按审批权限分批借款，每张《绿化苗木采购申请单》对应一家供给商。
报销时附填写完整《绿化苗木采购申请单》按权限审批后报销。
甲供物资附发票、按地产相关部门要求到地产报销
协议
如地产企业事后要求补签协议时，按协议管理程序进行
资料
部门保留签证单、业务指令单等统计
4.3物业服务中心补苗及部门工具用具采购申请
项 目
操 作 办 法
苗木类
申请人填写《绿化苗木采购申请单》，每张《绿化苗木采购申请单》对应一家供给商

。
非苗木类
填写物资申请，按权限审批后采购

深圳市万科物业管理作业指导文件
编号
VKWY7.5.1-J01-06
名称
绿化物资采购管理措施
版本
C/3
第2页共3页
编制
熊永绪
更改
张洪涛
审核
张跃敏
同意
张跃敏
生效期
6月1日

4.4采购行为、资金管理措施
项 目
操 作 办 法
常见绿化苗木采购应建立部门供给商名目（填写《合格物资供方（品牌）一览表》）及价格清单，并挂部门内部网页，长久合作应每十二个月签署框架协议，每次采购时可不签署采购协议。
市外苗木采购
市外采购要求有两人同时在场，并选择在有正规发票供给商购置。
单宗采购金额在50000元以上及单宗人工服务外包额在10000元以上须有企业职能部门人员参与现场议价，填写《供方现场（约见）评审统计表》（人工外包单独签署施工协议）。
结账应以转账方法进行。特殊情况下需使用现金付款超出5000（含）元以上，必需事前经分管领导审批，支付时，金额在10000元以上必需两人以上前往结账；金额在30000元以上必需由企业财务人员陪同结账。
不签署采购协议，须提供供给商电话、姓名、地址等相关资料。
甲供物资在地产相关部门参与及授权下进行，并由参与人员及授权人签字确定。
市内苗木采购
在价格、质量相同条件下，应选择在合格供给商采购。
结账以转账方法，可采取月、季等期限定时付款。
合格供给商无需要苗木或价格不合理时，经部门经理同意后能够在其它苗场采购。
如不能进行支票交易，按市外采购要求实施或供给商直接到财务管理部结账。
不签署采购协议，须提供供给商电话、姓名、地址等相关资料。
其它物资采购
按《采购管理程序》要求实施
4.5验收入库及报销措施
项 目
操 作 办 法
养护绿化苗木
项目责任人负责验收，查对实数，并在供给商送货单收货人处署名、填写《绿化部苗木(物资)采购验收单》。现场领用物资。不再填写《进仓单》和《物资领(借)用单》。
凭送货单、发票、《绿化苗木采购申请单》、《绿化部苗木(物资)采购验收单》等资料报销。
工程绿化苗木
设备工具、药品、肥料等备用具
由专员验收入库，仓管员填写《进仓单》、入账。
物资领借用按《物资存放及管理程序》实施。
凭《进仓单》、发票等报销。
土方、陶粒、一次性消耗品
工程项目责任人负责验收，查对实数，并在《物资申请单》“备注”栏中署名，现场领用。不再填写《进仓单》和《物资领(借)用单》。
采购凭送货单、发票、《物资申请单》复印件等资料报销。

4.6 本措施中未明确要求内容，按企业《采购管理程序》实施。

5.相关文件
VKWY7.4-Z01 《采购管理程序》
深圳市万科物业管理作业指导文件
编号
VKWY7.4-Z01-06
名称
绿化物资采购管理措施
版本
C/3
第3页共3页
编制
熊永绪
更改
张洪涛
审核
张跃敏
同意
张跃敏
生效期
6月1日
VKWY7.5.5-Z01 《物资存放及管理程序》

6.统计表格
VKWY7.4-Z01-F1 《物资申购单》
VKWY7.4-Z01-F3 《物资/服务申请汇报》
VKWY7.5.5-Z01-F1 《进仓单》
VKWY7.5.5-Z01-F2 《物资领(借)用单》
VKWY7.5.1-J01-06-F1 《绿化苗木采购申请单》
VKWY7.5.1-J01-06-F2 《供方现场（约见）评审统计表》
VKWY7.5.1-J01-06-F3 《绿化部苗木(物资)采购验收单》

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