公司会议管理制度.doc

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亚马逊字第[2014]1号 签发人：
会议管理制度
第一节 总则
会议作为一项重要管理工具，对公司内部规范管理和提升沟通效率具有至关重要的促进保障作用。为加强会议管理、避免会议冲突、提高会议效率、保证会议质量、规范会议流程，建立适合企业发展的会议管理体系，实现公司内部的战略思想统一、步伐统一，特制定本制度。
第二节 适用范围
本管理制度适用于公司总部及各部门。
第三节 职责分工
1、会议管理施行“二级管理模式”，公司行政部负责公司总部层面会议的组织管理协调及本制度的执行监督；各部门负责人负责本部门内部的会议管理，接受公司行政负责人的统筹管理。
2、坚持“谁发起、谁组织”的原则，各部门内部会议由部门负责人组织，并按要求例行将会议重点事项向公司分管领导汇报。
3、各公司、中心员工必须自觉遵守公司会议管理制度，违纪行为，按章处罚。
第四节 制度细则
（一）月度总结计划会议
1、会议定义及规格：月度总结计划会议是公司层面重要议事形式，负责研究、部署公司年度经营管理战略的分解和实施跟踪，并对经营、管理重大事项、战术决策、资源配置进行调整和协调。
2、会议周期：每月召开一次。
3、会议时间：原则上定于每月3日上午10：00-11：00，与节假日或特殊情况另行通知。
4、参会人员：公司总经理、副总经理、各部门负责人、会议纪要人员。特殊情况需要扩大参会人员另行通知。
5、会议地点：公司二楼会议室
6、会议组织准备流程：
Ø 会议准备：会前各成员需提前就上月工作总结和本月工作目标及计划进行准备，重点是上月工作任务完成结果和当月重点工作目标，以及开展工作所需要的资源及存在的困难。
Ø 会议通知：会议前一个工作日，行政总监请示公司总经理月度会议主题和重点内容，确定后内容后，安排行政部主管将准确的会议通知（包括会议时间、地点、参会人员、议题等）准确及时的下达至各参会人员。
Ø 会议场地准备：会议前10分钟，行政主管负责将会议场地准备就绪，包括场地卫生、桌椅布置、空调等，特殊情况下需要投影、白板等及时安排到位。
7、会议主持：一般由公司总经理主持，或授权副总及相关岗位主持。
8、会议召开实施流程：
Ø 会议就座：参会人员应准时到场，要求按会议室布局紧凑排座；
Ø 人员统计：由行政主管就应到人数、实到人数、未到原因进行统计并向总经理汇报（标准口令：报告总经理/主持人，办公会本次应到**人，实到**人，未到人员报出姓名及未到原因）；
Ø 宣布开始：总经理宣布，会议开始；
Ø 会议议程执行：原则上为三项（一是总经理通报上月公司整体工作完成情况及本月工作重点；二是各参会人员就本部门上月总结和本月计划、工作中的问题、需协调资源进行沟通和协调；三是总经理对各部门的工作要求及点评）；其他议程以具体通知为准。
9、会议纪要：会议纪要由行政主管负责整理，并于24小时内报行政总监审核，审批后发放至各参会人员及有关部门。
10、会议决议追踪：由公司分管经营和管理的副总（总监）根据会议纪要，按照会议决议追踪的工作标准和要求执行具体追踪及反馈汇报。
（二）总经理办公会
1、会议定义及规格：总经理办公会是公司层面主要议事形式，负责研究、部署公司经营管理战略和有较大影响的重大事项、紧急事项；并对经营、管理事项、战术疑问事项等进行沟通协调，通过整合资源解决相关问题和困难，逐步发挥科学、民主的内部决策运行机制。
2、会议周期：每周一召开一次。
3、会议时间：原则上定于每周一10：00-11：00，特殊情况另行通知。
4、参会人员：公司总经理、副总经理、各部门负责人、会议纪要人员。特殊情况需要扩大参会人员另行通知。
5、会议地点：公司二楼会议室
6、会议组织准备流程：
Ø 会议准备：会前各成员需提前就上周工作总结和本周工作目标及计划进行准备，重点是工作中存在的问题、难点和需要提请公司层面协调解决的事项。
Ø 会议通知：每周最后一个工作日，行政总监请示公司总经理下周办公会主题和重点内容，确定后内容后，安排行政部主管将准确的会议通知（包括会议时间、地点、参会人员、议题等）准确及时的下达至各参会人员。
Ø 会议场地准备：每周一会议前10分钟，行政主管负责将会议场地准备就绪，包括场地卫生、桌椅布置、空调等，特殊情况下需要投影、白板等及时安排到位。
7、会议主持：一般由公司总经理主持，或授权副总及相关岗位主持。
8、会议召开实施流程：
Ø 会议就座：参会人员须准时到场，要求按会议室布局紧凑排座；
Ø 人员统计：由行政主管就应到人数、实到人数、未到原因进行统计并向总经理汇报（标准口令：报告总经理/主持人，办公会本次应到**人，实到**人，未到人员报出姓名及未到原因）；
Ø 宣布开始：总经理宣布，会议开始；
Ø 会议议程执行：原则上为三项（一是总经理通报上周公司整体工作完成情况及本周重点；二是各参会人员就本部门核心事项、工作中的疑问及问题、需协调事项、请示事项进行沟通和协调；三是总经理对各部门的工作要求）；其他议程以具体通知为准。
9、会议纪要：会议纪要由行政主管负责整理，并于24小时内报行政总监审核，审批后发放至各参会人员及有关部门。
10、会议决议追踪：由公司分管经营和管理的副总（总监）根据会议纪要，按照会议决议追踪的工作标准和要求执行具体追踪及反馈汇报。
（三）部门晨会
1、会议定义及规格：部门晨会宗旨是贯彻巩固公司会议精神和制度学习、协调解决各项工作问题及困难；晨会内容主要针对各岗位昨日工作总结、任务验收和当日工作计划及部署，部门负责人需全面掌握并安排到位，确保各岗位的工作量、工作状态从安排的角度上合理务实。
2、会议周期：每天早晨召开一次。
3、会议时间：每天上午上班时间开始，正常控制在20分钟以内。与公司会议冲突另行安排；
4、参会人员：部门全体员工（以品牌为会议单元必须每日例行组织，其他管理、仓储及支持部门根据需要自行召开部门晨会）
5、会议地点：各部门办公室或指定地点
6、会议组织准备流程：
Ø 各岗位工作计划准备：会前，各岗位昨日工作总结和当日工作计划自行梳理并准确到位；
Ø 会议组织：由各部门负责人组织本部门全体员工按时参加。
7、会议主持：一般为本部门负责人主持，或授权副职及相关岗位主持。
8、会议召开实施流程：
Ø 人员统计：由负责人就应到人数、实到人数、未到原因进行统计；
Ø 宣布开始：部门负责人宣布会议开始；
Ø 会议议程执行：原则上为两项：一是各岗位就昨日工作计划完成情况和当日工作计划汇报，二是负责人对各岗位未完成工作项的改进落实、检查、调配和当日工作的安排；
9、会议纪要：部门晨会原则不需进行会议纪要，但会议负责人需就本中心负责人所要求的关键点进行记录，并对关键点按照会议决议的标准和要求执行具体追踪及反馈汇报。
（四）早点名会议
1、早点名会议通过半军事化的运作，旨在检视员工到岗情况，提升士气，优化团队风貌，营造积极、奋进的团队氛围，不断植入和巩固企业文化内涵；同时根据需要作为面向全员进行相关必要的政令传达的快捷落地工具。
2、会议周期：每周一（或节假日后首个上班日）早晨召开一次。
3、会议时间：上午上班时间开始，正常控制在20分钟以内。
4、参会人员：公司总部全体员工
5、会议地点：公司办公楼前
6、会议组织流程：
（1）组织形式：采用半军事化管理，由各部门负责人集合清点本部门人员后，列队带入指定会场，按排列次序列队待命。队伍分为六列：
A、骆驼团队
B、圣弗莱团队
C、哥仑步团队
D、玛卡西尼团队
E、财务团队
F、行政、客服、技术、工程等管理团队
（2）具体操作流程及标准
第一步：整理着装（主持人下达标准口令：全体队友，整理着装）
全员按照：领口、领带、丝巾、胸牌、袖口、衣角、裤缝次序快速整理着装。
第二步：集合整队（主持人下达标准口令：全体队友，稍息、立正，向右看齐，向前看。口令要求声音洪亮，不拖沓）
全员按主持人口令执行，队列动作要求“快、静、齐”，主动对齐排面，补齐空位。
第三步：每日晨间问好（主持人标准口令：大家早上好）
全员回应：祖国好、亚马逊好、明天更美好！
第四步：各部门出勤报备（主持人下达各中心报备口令：各部门报备）
（1）各部门负责人依次报告出勤情况（标准报备格式：报告主持人，****部门本日应到**人，实到**人，未到人员报出姓名及未到原因）。
（2）报备顺序依次为：A--F
第五步：顺序报数（主持人下达报数口令：从第一列开始依次报数）
队列动作要求：成立正姿势，从第一排开始依次报数，要求声音响亮，短促有力；报数时将头部快速摆向下一位，报数完毕立即收回，成立正姿势，目光注视主持人。
第六步：主持人向在场最高领导报告出勤情况
（1）标准报告格式：报告“总经理”（采用领导职务敬称：总经理在场时，称呼总经理，其他领导分别采用领导“姓氏+总”字称呼）。本日早点名应到**人，实到**人，**人请假，**人迟到，队伍集合完毕，请指示。
（2）队列动作要求：报告时，主持人需将身体转向领导方向，注意行注目礼，成立正姿势，报告完毕后等待领导指示。要求声音洪亮，简短有力。
（3）主持人报告时，全员成立正姿势待命。
第七步：最高领导还礼或做出指示
（1）当主持人报告完毕时，领导可下达“稍息”口令以示还礼，此时主持人需转向队伍并下达“稍息”口令。
（2）总经理/最高领导进行重点事项指示。
第八步：主持人宣布本日早点名事项
基本语言格式：今天早点名主要有以下事项,第一、第二、第三…。主持人应言简意赅，介绍事项条目即可，不作具体内容讲解，具体内容由相应人员讲解。
第九步：事项宣导
按顺序进行事项宣导，主持人控制时间，并做好衔接。
第十步：整队、背诵《企业愿景》、结束
（1） 主持人整队，领诵《企业愿景》—“创造企业价值，成就家人梦想”
（2） 主持人宣布会议结束，全员拍手致意，要求整齐划一。
（五）专题会议
专题会议为根据某项工作需要专门组织召开的会议。一般包括：专题研讨会议、
总结表彰会议、专项总结或沟通会议等。具体会议组织实施根据会议方案执行。
（六）会议纪律
1、应准时到会，无正当理由迟到、早退每次乐捐10元，迟到早退超过30分钟或旷会每次乐捐100元，并视性质予以调离工作岗位。
2、会议期间应服从主持人安排，不得干扰和破坏会议正常秩序。
3、会议期间应保持通讯应保持通讯工具处于静音或关闭状态，禁止接打手机和私自外出。如却因工作需要进行处理，需向主持人请示，征得同意后进行。违反者乐捐10元/次。
4、应积极参与建言献策，发言应言简意赅，紧扣议题，做好本人的会议纪录。
5、会议组织人/发起人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议管理人负责。
6、会议乐捐记录由会议主持人书面报人资专员备案。
第五节 附则
1、本制度自发布之日起施行，之前有关会议管理制度如同本制度相抵触的，按本制度执行。
2、本制度由总经理办公会负责修订与解释。

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2/19/2014
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