房地产公司档案管理新规制度.doc

档案管理制度
第一章  　总 则
第一条　为了加强企业档案系统管理，实现档案管理规范化、制度化，愈加好地为企业各项工作服务，依据档案法和企业相关要求，结合企业实际情况，特制订本措施。
第二条　凡企业各部门、子企业在工作活动中形成，含有查考利用价值文件材料，必需按要求定时向总企业机要档案室移交，集中管理，任何部门、单位和个人不得据为已经有。

第二章   　档案管理体制
第三条　企业档案工作实施统一领导，分级保管，分级查阅标准。其中：一级管理是指企业综合部统筹管理，由综合部指定专职人员负责；二级管理是指各部门档案资料管理工作，由各部门指定人员专（兼）职本部门档案管理工作，或由综合部派驻专职人员帮助管理。
第四条　企业档案管理分散和集中。
１、和企业财务相关资料由财务部保管。经总经理许可，综合部可视情况保留财务管理方面文件资料复印件。
２、相关人事方面资料，由综合部人事专员保管。
３、属工程项目方面资料，由工程部保管，并于每三个月末将档案清单交到综合部档案管理员立案留底；其中，属于政府或专业主管部门审批图纸、批文或批件一律交由综合部归档保管，本部门可视情况保留复印件。在工程项目完工档案立案后半个月内，把全部档案移交到综合部档案室统一保管。
４、设计部负责工程图纸资料临时保管，并在每个月初第一个工作日向综合部档案室移交上个月已办结资料，但属机密级以上资料应该在办结后立即移交。设计图纸原稿制作份数依据协议约定及实际需要报请分管领导同意。
５、营销中心对外签定广告、策划协议，应该在签署完成时，即向综合部档案管理员移交，本部门可视情况保留复印件。并在每个月初向综合部档案室移交已办结相关上个月市场调查汇报，项目策划和广告，和销售策划方案方面资料。
６、销售协议档案管理：销售人员在协议签署完成后第一时间即向综合部档案管理员移交一份售楼协议，编号永久保留。并在房管局办完手续，协议上加盖立案章（按揭贷款需再加盖预抵押章）后，当日即移交另一份售楼协议，和网上立案单、明码标价书各一份到综合部档案室保管，其中网上立案单和明码标价书对应原协议编号永久保留。待企业向用户交付房产后，综合部档案室再将对应盖有立案章售楼协议移交给用户服务中心办理产权证，并最终将此协议移交给房管局。
７、招标中心在第一时间将签署完成对外经济协议移交给综合部档案管理员保管，本部门可视情况保留复印件。并在每一协议实施完成后，将相关签证单移交到财务部保留。
８、其它方面关键资料由综合部档案室直接归档保管。由企业对外签署经济协议，标准上企业应保留两份原件，财务处和综合部各保留一份。特殊情况只有一份原件时，由财务部保留原件，综合部保留复印件（售楼协议除外）。
９、各部门向综合部档案室移交档案时，应同时移交相关文件电子文档。归档范围外请示、汇报、计划、总结及部分关键资料复印件等由各部门自行保管。
１０、各子企业及事业部负责本单位档案管理，属机密级以上档案应在事件办理完成后２个工作日内移交到综合部档案室统一保管，本单位可视情况保留复印件。
第五条　各部门、单位形成文件材料标准上由本部门负责立卷和归档，综合部档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，而且每十二个月对二级档案管理进行一次检验验收。
第六条　各部门向综合部档案室移交档案时，要严格推行移交手续。资料管理员应保持相对稳定，人员变动应立即通知综合部档案室，因工作变动或因故离职时应将经办文件材料向接办人员交接清楚，才能离职。

第三章    档案归档范围
第七条　通常反应企业工作活动、含有查考利用价值公文、图纸、协议、技术资料、簿册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等多种门类和多种载体档案均属归档范围。
１、部门（含部门）以上多种计划、方案、计划，多种重大决议、总结、汇报，和多种关键通知、通报，及多种公文、会议纪要、大事记。
２、多种工程图纸、签证单、联络函、设计变更通知书等工程资料。
３、各类工程检测、判定汇报。
４、多种协议书、协议书，多种技术资料，和多种设备档案及说明书。
５、企业年初财务预算汇报及年底财务汇报，多种财会报表及原始凭证、帐册及其管理方面文件材料。
６、企业多种审计汇报、资产评定汇报。
７、企业多种管理规章制度和人事档案。
８、企业多种注册、登记证件、政府批文，多种法律证照、公证文件。
９、企业多种电子图纸、图表及有保留价值电子文档。
１０、企业重大奠基、庆典、新闻公布会等仪式和含相关键价值社会活动，及用于营销策划广告照片、录音、录像、电子文件等声像信息资料。
１１、企业发展大事记，和企业总经理亲自起草或修改关键文稿。
１２、国家相关行业发展政策、法律、法规等文件；上级主管部门、单位来文等。
１３、其它需要归档关键文件。

第四章     　档案归档和立卷
第八条　档案在形成过程中，经办人员应立即对相关文字材料和图样进行系统搜集和整理，不遗漏、不丢失，确保全部资料能够真实、完整、齐全地向档案室移交归档。一项工作由多个部门参与办理，在工作中形成文件材料，由主办部门或人员负责搜集。
第九条　归档材料文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。通常不得用复印件替换原件存档。
第十条　凡属归档范围文件，经办部门资料员应在要求时间内将原件立即归档，任何单位和个人不得私自留存；经办部门视实际需要留存复印件。如特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经综合部责任人同意后妥为保留，综合部以复印件归档，经办部门在原稿用毕后仍应送综合部归档并换回复印件。
第十一条　多种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必需有原件，并保持其完好无损。声像档案必需具体统计事由、时间、 地点、关键人物、背景、摄录者，归档声像资料必需是原版、原件、清楚、完整。
第十二条　为避免归档档案遗漏和混乱，档案管理员要认真查对归档档案名称、份数、原件或复印件等情况，设置档案归档签收本，列明档案名称、份数及必需说明并办理签收手续。移交清单一式二份，双方签字后各执一份。
第十三条　立卷应以部门为主，结合其它特征方法组卷，把有亲密联络文件组合在一起，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必需立在一起，文件上视情况加盖密级印鉴，按保管期限和文件年限分开立卷。
第十四条　立卷时应编制好案卷目录，把文件标题、日期、单位、部门等项目填写清楚，概括而简练地拟好案卷标题，把案卷内容表示出来，填写备考表，注明保管期限。案卷装订整齐、牢靠，无任何金属物。

第五章 　　 档案分类和编号
第十五条　档案管理员应依据归档范围对归档文件进行分类整理、电脑登记、编号、备份、归档和建立检索目录，提升级案利用率，确保档案管理工作顺利进行。
第十六条　档案分类和编号规则，见附表。

第六章      　档案保管工作
第十七条　企业本部及各子企业应有存放档案专门库房，库房须含有防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等安全条件，门窗应坚固牢靠。各部门依据保留档案数量，设置存放档案箱柜。
第十八条　归档资料要进行登记，编制归档目录，完善检索工具，方便提供利用。依据企业档案分类规则对档案进行科学分类编号，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。库存档案必需图物相符，帐物相符。
第十九条　档案管理员要随时检验档案、卷宗内容，发觉问题应立即上报综合部责任人，关键问题应立即上报总经理。要熟悉所负责档案资料，了解利用者需求，掌握利用规律。要常常清理档案柜卫生，做到不堆放、不杂乱，整齐有序，醒目易找。
第二十条　档案管理员要做好档案流失防护工作，妥善保管，谨防丢失，不得随意转借，或替当事人涂改内容；档案柜及库房钥匙不得随身携带。严禁无关人员进入档案室，非档案管理人员无故不许在档案室逗留。要严格遵守档案安全保密制度，对档案机密内容，要做到守口如瓶，严守职责，不得传输或泄露内容。
第二十一条　档案发生泄密、损毁或丢失时，依据给企业所造成损失大小，按要求对相关责任人进行处罚。

第七章       　档案保管期限和密级
第二十二条　依据档案内容、起源、时间、可靠程度、名称等方面来判别档案价值，确定其保管期限和密级。
第二十三条　保管期限 
文件保留期限除政府相关法令或本企业其它规章特定者外，依下列要求办理： 
　　１、永久保留：(1)企业章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及股东会纪录；(5)财务报表；(6)政府机关核准文件；(7)不动产全部权状及其它债权凭证；(8)工程设计图；(9) 规章制度；(10) 其它经核定须永久保留文书。
　　２、保留：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其它经核定须保留文书。
　　３、5年保留：(1)期满或解除之合约；(2)其它经核定保留5年文书。
　　４、1年保留：结案后无长久保留必需者。
第二十四条　档案密级
企业档案文书分绝密、机密、密、一般四个等级，按档案性质、内容不一样划分不一样密级，并据此界定档案调阅权限。
　　１、“绝密”文书含：相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金协议、相关财务往来文件、和其它经济组织合作协议及其它经核定为绝密文书。
　　２、“机密”文书含：企业各类经济协议、人事档案、用户档案、设计方案及图纸、预决算书、企业章程、股东会及董事会会议纪要（决议）、不动产全部权及其它债权凭证、关键工作计划、关键会议纪要。
　　３、“密”文件含：企业有效证件、各项办理资料、单位往来函件。
　　４、“一般”文件含：部门工作联络单、企业内部发文、企业宣传资料、各部门在各项活动中形成含有参考价值文件、材料。

第八章   　  档案借阅管理措施
第二十五条　凡需借阅企业档案者，均须填写档案调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅。
第二十六条　借阅档案密级和领导签批
企业各部门因工作需要，借阅本部门业务档案须经本部门领导同意，机密级以上档案必需经总经理同意后，方可借阅。
借阅非本部门业务档案须经分管领导同意，机密级以上档案必需经总经理同意许可，方可借阅。
借阅企业人事、财务档案须经总经理同意，方可借阅。
第二十七条　借阅档案必需严格推行登记手续，档案管理员依据《档案调阅审批单》，为借阅人调出所需档案并统计档案借阅信息。借阅档案者应珍惜档案，确保档案完整性，不得私自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁，确因工作需要摘抄、复制，须经综合部责任人同意。归还档案要进行检验、清点，经检验无误方可办理注销手续。如发觉遗失或损坏，应立即汇报主管领导。逾期不还者，档案管理员要立即催还。
第二十八条　企业档案只供本企业职员在调阅当日即时查阅，通常不得借出档案室，如有特殊情况，在综合部责任人同意后能够短期外借，一般档案借阅期为七天，密级档案为三天；机密级以上档案不许外借，而且必需在档案管理人员监督下查阅。如特殊情形欲延长调阅期限，应按调阅程序重新办理。因情况特殊，外部人员须出具其单位书面证实，并经总经理同意，方可查阅无密级档案。
第二十九条　借阅档案须妥善保管，若有遗失，将依据档案价值和数量报企业领导同意后，责令其赔偿损失。借阅者必需严守企业机密，绝不能将档案资料内容外泄；因为泄漏机密而给企业造成损失者，将按要求对其进行处罚直至追究其法律责任。在职人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成文件材料，退还所借档案，经档案室审查无误签字后，才能调离。

第九章      　档案销毁
第三十条　综合部档案室每十二个月对企业档案进行一次清理，清除无须要保留资料，对破损和褪色资料进行修补和复制。
第三十一条　对已失去作用或已超出保管期限档案资料，经综合部责任人和档案形成部门经理共同判定，报分管领导审核，总经理同意，并进行登记造册后按要求给予销毁。
第三十二条　销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字，销毁清册永久保留。销毁档案须使用碎纸机或焚烧方法，严禁将要销毁文件作为它用，或作废纸出售。

第十章   　罚  则
第三十三条　有下列行为之一，视情节轻重，给100元－5000元罚款处理，若组成犯罪依法追究刑事责任：
１、毁损、丢失或私自销毁企业档案。 
２、私自向外界提供、抄摘企业档案。 
３、涂改、伪造档案。 
４、未立即上报归档或管理不善档案管理者。 
５、未按手续办理借阅，外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)。
６、泄露企业档案机密者。

第十一章   　 　 附      则
第三十四条　本制度由综合部负责解释、补充，由企业总经理同意实施。
第三十五条　各子企业应依据本制度，结合本单位实际情况，制订具体实施细则。

档案分类和编号规则表
类 别
细目名称
子 目 名 称
档 案 编 号
经营决议
决议、目标方案

SMDC-J.JC-200
计划、计划、统计分析

SMDC-J.JH-200
行政管理
规章制度

SMDC-X.GZ-200
行政事务
通知
SMDC-XXTZ-200
会议纪要
SMDC-XXJY-200
文秘、机要保密工作
SMDC-XXWM-200
其它综合性行政事务
SMDC-XXZH-200
法律事务
企业证照批文
SMDC-XFZP-200
行政办公协议
SMDC-XFXZ-200
项目批文批件
SMDC-XFPW-GYGC0
设计类协议
SMDC-XFSJ-GYGC0
工程类协议
SMDC-XFGC-GYGC0
营销类协议
SMDC-XFYX-GYGC0
销售协议
SMDC-XFXS-GYGC0.16
项目其它协议
SMDC-XFQT-GYGC0
人事管理
人员管理
SMDC-XRRY-200
教育培训
SMDC-XRJY-200
劳动调配，劳资、劳保
SMDC-XRLD-200
档案和信息管理

SMDC-X.XX-200
后勤福利

SMDC-X.FL-200
外联工作

SMDC-X.WL-200
设备仪器

SMDC-X.SB-200
财务管理
会计凭证

SMDC-C.PZ-******-******
会计帐簿

SMDC-C.ZB-******-******
会计报表

SMDC-C.BB-******-******
其它会计核实资料

SMDC-C.QT-******-******
营销管理
调查分析

SMDC-Y.DC-200
策划、广告

SMDC-Y.CH-200
销售管理

SMDC-Y.XS-200

工程管理

工程管理

图纸资料
施工图（土建）
SMDC-GTSG-GYGC08TJ
施工图（结构）
SMDC-GTSG-GYGC08JG
施工图（水电）
SMDC-GTSG-GYGC08SD
施工图（暖通）
SMDC-GTSG-GYGC08NT
施工图（景观）
SMDC-GTSG-GYGC08JG
施工图（装修）
SMDC-GTSG-GYGC08ZX
施工图（综合管线）
SMDC-GTSG-GYGC08GX
施工图（其它）
SMDC-GTSG-GYGC08QT
计划图及相关项目图纸资料
SMDC-GTGH-GYGC08TZ
计划图及相关项目文字资料
SMDC-GTGH-GYGC08WD
勘探测绘资料
SMDC-GTCH-GYGC0
完工图
SMDC-GTJG-GYGC0.05
建设资料
勘察、测绘、设计文件
SMDC-GJCH-GYGC0
招投标文件
SMDC-GJZB-GYGC0
财务文件
SMDC-GJCW-GYGC0
建设、施工、监理机构及责任人
SMDC-GJZZ-GYGC0
工程联络单
SMDC-GJLX-GYGC0
通知
SMDC-GJTZ-GYGC0
工程会议纪要
SMDC-GJJY-GYGC0
设计（工程）变更单
SMDC-GJBG-GYGC0.11
审图意见
SMDC-GJST-GYGC0
经济签证
SMDC-GJQZ-GYGC0
技术洽商单
SMDC-GJJS-GYGC0
质监站监督意见书
SMDC-GJZJ-GYGC0
内部文件签报单
SMDC-GJQB-GYGC0
建设主管部门下发文件
SMDC-GJZG-GYGC0
招标中心来文
SMDC-GJZL-GYGC0
设计部来文
SMDC-GJSL-GYGC0
其它
SMDC-GJQT-GYGC0
施工资料
桩基工程
SMDC-GSZJ-GYGC0
主体工程
SMDC-GSZT-GYGC0
门窗工程
SMDC-GSMC-GYGC0
电梯工程
SMDC-GSDT-GYGC0
消防工程
SMDC-GSXF-GYGC0
外墙保温
SMDC-GSBW-GYGC0
外墙面砖
SMDC-GSMZ-GYGC0
外墙涂料
SMDC-GSTL-GYGC0
幕墙工程
SMDC-GSMQ-GYGC0
电气工程
SMDC-GSDQ-GYGC0
给水工程
SMDC-GSGS-GYGC0
道排工程
SMDC-GSDP-GYGC0
暖通工程
SMDC-GSNT-GYGC0
燃气工程
SMDC-GSRQ-GYGC0
电信网络
SMDC-GSDX-GYGC0
有线电视
SMDC-GSYX-GYGC0
智能化工程
SMDC-GSZN-GYGC0
园林景观
SMDC-GSJG-GYGC0
监理资料
监理计划
SMDC-GLGH-GYGC0
监理月报
SMDC-GLYB-GYGC0
监理会议纪要
SMDC-GLJY-GYGC0
进度控制
SMDC-GLJD-GYGC0
质量控制
SMDC-GLZL-GYGC0
造价控制
SMDC-GLZJ-GYGC0
分包资质
SMDC-GLFB-GYGC0
监理通知
SMDC-GLTZ-GYGC0
协议和其它资料管理
SMDC-GLHT-GYGC0
监理工作总结
SMDC-GLZJ-GYGC0

档案编号解释说明：

如 SMDC- J.　　 JH-　　　　　001-　 08　08　 01 　 26
（企业）（类别）（细目名称） （年份） （编号） （月）（日）（件号）（页数）

如 SMDC- X F XS 　-
（企业）（类别） （细目名称） （子目名称）　

如 SMDC- G　　 T　　　　　JG　　 　-GYGC　　 08
（企业）（类别） （细目名称） （子目名称） (项目名称) （年份）

如 SMDC-　 G　　　 T　　　　　SG　　 　-GYGC　　 08　 SD　.05
（企业）（类别） （细目名称） （子目名称） (项目名称) （年份）（子目细分） 　 （楼号）

年份后编号在新十二个月即从001号编起，但“销售协议”依据不一样项目分住宅和商业按序列编号下去；相关某一幢楼具体资料视情况在编号最终加上楼号；“财务管理”档案编号后两分段由财务部依据会计档案管理措施自行编号。

全宗号：SMDC　××地产，　GY02　××物业，　GY03　商业运行部