如何审计物资采购舞弊行为？.doc

如何审计物资采购舞弊行为？物资采购过程中的舞弊行为，是内控体系建设中关注的风险要素，也是审计人员进行物流内控审计的重点。关于如何审计物资采购中的舞弊行为，审计人员进行了不同层次的探索与研究，本文结合审计工作实践，就审计物资采购过程中的舞弊谈几点认识。一、要关注合同条款中隐藏的舞弊行为签订采购合同的条款项目通常应包括：物资名称、规格、品质、数量和包装条款、货物运输条款、货物运输保险条款、产品质量保证条款、价格条款、支付条款、检测、索赔和仲裁条款以及合同期限等。但是，有的采购合同条款只标明所要订购的产品、单价、金额，不标明产品的型号、规格，或标出的型号、规格不详尽；有的采购合同只标明供货商，而不标明产品的生产厂家。实际市场交易中，同一产品有不同的规格、型号，不同的规格、型号有着悬殊的价格差别；同一产品，因不同生产厂商，其价格也有着很大的差距。对此风险，相关审核、审批部门或人员也没有引起高度的重视。一些采购人员往往利用这一漏洞，“偷梁换柱”，用高价格购置低等级、低质量、低性能的产品。合同条款、供应商发票及送货清单表述有欠缺，或不清楚表述，保管人员验收入库时就不能监督采购人员采购的产品是否是合同规定产品，就不能监督采购行为的合理性，有关对采购行为的审核、检查就不能正常实施。同时，也给采购人员留下了可乘之机。由此，要规范合同及其他采购凭单的表述，保管人员及审核人员、技术验收人员、财务部报销或挂账人员要严格检查审核凭单。在审计中，对不标清楚产品生产厂家、产品规格、型号的采购合同，则需到库房、产品使用单位调查核实产品的规格型号。二、要关注假借采购进口产品进行的舞弊行为审计进口产品采购价格是否合理，会涉及到岸价、离岸价、关税、运输保险费、汇率换算问题，还会遇到查证问题难等困难。由此，一些人员借采购进口产品进行舞弊。审计某一化工企业采购化学助剂价格是否合理的过程中，发现一种进口的助剂产品价格是每吨5.5万元，为国产产品价格每吨1.5万元的3.7倍。通过查询国际市场产品价格信息，并利用采购发生时的国际市场价格、关税、运保费用、汇率计算，该产品合理采购价格应是每吨2.2万元。再进一步查证，查出交易价格、进口商选择都是由单位领导确定的事实。三、要关注假借采购高新技术产品和专业性强的产品进行舞弊的行为审计采购高新技术产品、专业性强产品价格是否合理的困难是：审计人员与采购人员或经办人员有关产品的信息不对等，审计人员难以找到可以佐证采购行为是否合理、采购价格是否合理的依据，也弄不清产品具体的技术参数和性能特点。一些采购人员或经办人员正是利用审计人员的审计困难进行舞弊。某电力单位供电系统改造中应用了一批新产品，价格是原产品的几倍。审计人员审计时，经办人员介绍了新产品的特点、技术参数，说该产品如何好。审计人员听了介绍之后，也弄不清楚产品的性能和参数，无法判断采购行为、采购价格的合理性。经现场调查和向有关技术人员咨询，新应用产品的性能没有大的变化，技术参数并没有大的提高。于是，审计人员利用假扮客户向产品供货商询价方式，查出实际采购价格比厂家报价高45%的事实。另一单位，从某一经销商采购某一电子仪器，采购价格5800元/台，但审计人员与该产品的生产商联系，生产商通过EMAIL报价为3350元/台（包括运费），实际采购价格高出生产厂家报价73.13%。四、要关注假借招投标方式采购进行舞弊的行为应用招投标方式采购产品，多数人认为是行之有效的好办法，可以增加采购活动的透明度，监督采购人员或经办人员的舞弊行为。实际物流管理中，招投标制度确实见到了成效。但是，给人的错觉是：凡是采用招投标方式进行采购就是合理的，就是符合内控制度的，所采购产品的价格就一定合理。由此，一些审计人员在对采购价格审计时，只要看到是招投标方式采购，就作为免审查事项。然而，一些采购机构或人员往往利用审计人员的错觉“做文章”，出现采用招投标方式采购的价格比非招标方式采购的价格还高的现象。利用招投标方式采购是否见效，这决定于招投标活动组织形式、监督机制等因素能否有效发挥作用。审计发现影响招投标方式不能有效发挥作用的事项，主要包括：限制有竞争力的供应商参加投标、确定标底的人员或能够接触标底的人员与供应商勾结、评标人员在评标中不能正确参与决策、监督机制或监督人员不到位或不能正常发挥作用。由此，招投标采购行为中的舞弊行为应引起审计人员的高度重视。在审计中，要观察、分析、评价招投标活动的有效性；要采用查看招投标资料，对比招投标资料与采购物资合同是否一致，实施招标采购与非招标采购的差异分析等，证实招投标采购的真实性、有效性。某一单位招标方式采购复印机一台，审计人员检查招标记录、招标资料和评标人员签字，未发现异常。但通过网上查询发现，该规格型号复印机报价比采购价低34.82%。进一步审查核实，采购该产品的招标活动中，产品使用部门选定参加投标的供应商提供价格作为招标价格的依据，很明显其产品使用部门在招标前与选定供应商进行过接触。五、要关注假借产品附件或赠品不被人们关注进行的舞弊行为实际产品采购中，生产制造商将随产品销售赠给购买者设备的附件，包括实物资产或服务，也可能是其他赠品。如采购回声仪附有笔记本电脑附件，购买汽车有轮胎、工具等赠品，购买复印机另赠传真机等。但是，多数单位对采购产品的附件或赠品不在合同条款中反映，实物验收人员验收后不做登记。由此，一些采购人员或经办人员“乘虚而入”，将赠品窃为己有；与供应商勾结将附件作为另一项交易事项。这就要求审计人员在审计中首先判断内控体系是否有利用附件或赠品舞弊的漏洞。如有舞弊可能，一要获得生产制造商销售产品有无附件、赠品或服务的信息；二要查证附件、赠品是否验收入库；三要检查所采购产品或服务是否为已购产品的附件，或免费的赠品、售后服务。