创意园区行政人事部运作手册模板.doc

稻田金城创意产业园物业服务中心

行
政
人
事
部
运
作
手
册

编制部门：行政人事部 版本：A 编制日期：12月
目 录

1.0 序言 .........................................................3
2.0 行政人事部架构及部门职责 4
2.1 行政人事部架构 4
2.2 行政人事部职责 4
3.0 行政人事部各岗位职责 5
3.1 行政人事部经理岗位职责 5
3.2 行政人事主管岗位职责 6
3.3 仓库管理员岗位职责 6
4.0 行政管理制度 7
4.1 办公室环境管理 7
4.2 采购管理 8
4.3 公务外勤管理要求......................................................10
4.4 印章管理要求 11
4.5 仓库管理制度 12
4.6 职员着装要求管理   15
4.7 文档管理制度 17
4.8 工作汇报制度 20
4.9 职员宿舍管理制度......................................................22
5.0 人事管理制度 23
5.1 职员招聘、入职步骤 24
5.2 职员入职管理 26
5.3 职员要求制度管理 26
5.4 考勤制度..............................................................26
5.5 职员调职升职管理 27
5.6 职员档案管理........................................................28
5.7 职员辞职程序 29
5.8 解聘职员程序 29
5．9 奖罚制度 29
5.10 培训工作内容和任务 33
6.0 职员手册…………………………………………………………… ……………………34

一、序 言
行政人事部是经过以下五个职能要素实施管理工作。

1.1招聘及考评 这是为了经过实现物业组织目标而募集和配置能力过程，是行政人事管理中先行职能。其关键内容为：职务分析：行政人事计划：招募、考评、选拔和录用。
1.2培训 这是指开发所募集人员品德智能，以提升组织绩效工程，是人事管理中关键职能。其关键内容为：培训、开发计划；职前培训、在职培训及脱产培训；职业生涯开发。
1.3薪酬和福利 这是为职员对组织所作出贡献而给酬劳过程。而行政人事管理中激励凝聚智能，其关键内容为：激励工作主动性；工作绩效评定；工作薪酬；福利方法。
1.4职员关系 这是使职员之间和睦相处、协调共事、取得群众认同过程，是行政人事管理中人际协调职能。其关键内容为：新来人员职前教育和社会化；群体中人际关系之友好；矛盾冲突化解和调解。
1.5绩效评定 这是对职员实施合理、公平动态管理过程，是行政人事控制、调整职能。其关键内容为：科学合理职员绩效素质。

二、 行政人事部架构及部门职责
行政人事部架构
行政人事部
编制：4人
经理：1人

仓管员1人
人事主管1人
行政主管1人

行政人事部职能
1. 组织安排企业重大会议、专题会议。
2. 管理企业行政人事业务，统筹管理服务及保密监督等工作。
3. 负责企业固定资产管理，企业后勤事务,并使其运作规范化。
4. 协调企业各系统之间关系,促进合作,提升工作效率。
5. 参与制订企业发展计划和完善管理模式。
6. 监督检验企业规章制度实施情况,建立良好工作秩序。
7. 督促做好本系统文件资料保管和归档工作。
8. 各部门日常物品采购、行政费用控制及固定资产管理稽核。
9. 多种会议及职员活动组织、筹备及后勤支持工作。
10.组织人员招聘、安排面试、考评、上岗。
11.奖励和奖惩:提出奖罚协议,实施奖罚要求。
12.检验:检验职员手册和规章制度是否得到实施。
13.劳资管理:考勤、工资、福利。
14.培训:岗前培训、企业培训、素质培训、制度培训等。
15.考评:各部门月度考评、年度考评。
16.挖掘人才,选拔人才,贮备人才。
三、行政人事部各岗位职责
3.1 行政人事部经理岗位职责
1．在企业总经理、物业副总领导下工作，接收集团行政人事总监业务指导，负责制订、推行、检验各项行政管理方法及人事制度，监督落实情况；
2．依据项目情况，完善各项规章制度，并督促实施；
3．负责职员招聘、面试甄选、评定等相关人事管理工作；
4．负责职员工资核实；
5. 定时对职员进行绩效考评、对新入职职员进行培训等工作；
6．行政人事部对内、外发文拟稿工作；
7．负责物业服务中心报企业及集团月报编制，并对各项计划落实情况进行跟踪。
8．处理职员投诉，协调职员之间、部门之间及职员和企业之间关系，了解职员思想动态，处理职员提出合理需求；
9． 负责各部门物资采购把关工作及物品出入仓、领用等手续审核；
10．不定时抽查各部门日常工作和程序质量问题、隐患，进行督导，发觉问题提出纠
正、预防和处罚提议并监督落实，立即把相关检验统计报送副总经理；
11．和政府相关部门保持良好外联关系,掌握最新各项劳动政策，按劳动法推行员
工薪金待遇；
12．和企业和集团相关部门保持沟通，依据实际管理方针开展工作；
13．负责编制部门月度、年度费用预算及实施情况；
14. 负责服务中心月度、年度工作总结及组织召开年底工作总结大会；
15．负责部门和外界单位合作洽谈工作；
16．检验部门工作落实情况，保持部门工作正常有效进行；
17．企业安排其它临时性工作。

3.2 行政主管岗位职责
1．帮助企业行政人事经理工作，企业文件上传下达，对外发文各部门定稿后报总经理审核签署送达集团；
2.相关部门/领导审批，待相关领导领导审批意见再报物业相关部门跟进；
3．跟进各部门费用报销单（每个月工程材料费用、办公文具费用、物业部、安管部
费用、工衣清洗衣费用、办公费用等）报销手续；各类文件整理归档等；
4．后勤采购：负责管理处所需物品采购，编制采购汇报/计划报相关领导审批，待审
批经过后立即落实到货，要求仓管员做好各类物资入库登记及领用手续并负责办
公文具入库及领用登记，严格控制文具等低值易耗品成本；
5．办公室管理：负责办公室办公设备维修保养，立即跟进设备报修工作；同时和集
团行政部做好工作对接，帮助集团行政部完成集团下达其它工作；
6．编写管理处每七天工作例会会议纪要；每个月行政部月报及管理处月报汇总编制；
7．企业宿舍内务定时进行卫生、安全检验；
8. 负责组织企业各类会议召开，并负责会议筹备和安排，做好会议统计，并对会议决定实施情况进行督办和检验；
9.负责管理企业多种固定资产，并做到合理使用，提升财产使用效率；
10．负责物业服务中心档案管理工作，及期检验、搜集各部门档案进行归档；
11. 帮助企业关键对外接待和公关协调处理，企业团体活动组织；
12．完成领导交办临时任务。

3.3 人事主管岗位职责
1． 在行政人事部经理领导下，负责企业日常人事事务管理工作。
2． 熟悉国家和当地政府相关劳动用工方面政策及劳动用工手续全部程序，并立即向上级领导汇报。
3． 帮助行政人事部经理日常人员招聘、解聘工作，并对完善企业劳动用管理方面提出改善提议和意见。
4． 负责企业相关休假制度实施及假条审核、送批、分送、存档、统计等工作。
5． 负责办理企业职员劳动保险、招用工手续等事宜。
6． 负责落实企业各部门职员福利政策并和相关部门进行沟通、协调。
7． 对劳动工资、劳动保险、职员福利等政策更改情况和集团企业相关政策需改善之处向行政人事经理提出建设性提议及意见。
8． 企业人事档案管理，职员考勤表、考勤统计查对。
9． 企业职员绩效考评、请假、加班、扣罚等统计，职员工资计算。
10. 负责企业职员人事异动（晋职/级、降职、调动）查对、送批、分送、存档工作。
11. 负责企业人事各类表格填报。
12. 帮助企业组织落实职员活动各项筹备工作。
13. 立即为各部门在人事管理方面提供所需各项服务。
14. 完成上级领导交办其它工作任务。

3.4仓库管理员岗位职责
1. 清楚了解仓库各类物资情况。
2. 负责入库物资验收工作（质量、数量、规格），发觉问题立即向上级反应。
3. 做好入库物资清点、入库上架、分类有序标识和堆放工作。
4. 掌握物品库存动态，立即提供给使用部门作申购参考。
5. 建立健全物资管理台账，按月登记物资收、发、存情况，做到账实相符，确保帐、物、卡相符，按要求编制每个月报表。
6. 做好职员各类制服管理（包含送洗、收发、结算等相关工作）。
7. 负责各部门每个月文具汇总、申请、发放等工作。
8. 做好仓库清洁工作，保持货架堆放物整齐、清洁。
9. 保持仓库通风良好，并做好防火、防潮、防晒、防水、防虫、防盗等防护方法。

4.0 行政管理制度

1. 办公室环境管理
1. 全部办公人员有责任和义务维护企业办公区域整齐和环境卫生,并有权指责批
评任何违反公德行为(包含:办公区域内环境卫生、个人桌面整齐、个人办公座位周围环境整齐,地面清洁等)。
2. 应保持桌面清洁和桌面摆放物品整齐美观,桌面只能摆放文件夹、笔筒、台历、电话,不得摆放和工作无关物品,不得摆放食品等杂物。
3. 离创办公桌前应整理办公桌面,椅子归位,关上抽屉,关闭电脑,方可离开。
4. 不得将关键文件放在桌面,看过后应锁进抽屉。
5. 不得在办公区域通道处摆放物品,阻碍通行。
6. 使用完后办公用具应放回原处,报纸看完后放回报架。
7. 保持办公区域卫生,不得随意乱扔杂物。
2.职员行为要求
1. 办公区域说话注意控制声调,不得在上班时间聊天、大声喧哗、影响她人工作。
2. 上班时间职员不得在办公区内吃东西,包含口香糖、饮料及全部食物。
3. 不得在办公区内化妆。
4. 不得在工作时间阅读和工作无关报刊。
5. 不得无故在其它办公区域乱串,不得率领和工作无关人员进入企业。
6. 必需在吸烟区内吸烟,任何时候全部不得在办公区域内吸烟。
7. 职员在进入办公区域前请擦净鞋底,注意不要将水渍、污物带进办公区域。
8. 隔离板上不许粘贴图画、饰物等和工作无关物品。和工作相关资料、纸张只
能用透明胶粘贴,严禁用图钉、铁钉等固定。
9．工作业务洽谈、来访应引领客人到接待区洽谈。
10．下班后关闭门窗、空调、电源等。
大宗物品/外委单位招标规范
1 目标
为规范企业物业服务中心大宗物品采购及外委单位管理工作，确保大宗物品采购、外委单位符合要求。

2 使用范围
物业服务中心
3 定义
A、大宗物品：指单价或一次性采购量在1万元（含）以上物品采购。
B、外委单位：指委托外单位服务工程维保、清洁保养、绿化保养、除四害等单次协议或总额协议在2万元（含）以上合作单位。

4 招标管理小组
组长：物业副总经理
组员：行政人事部经理、财务部经理、申购部门经理

5 职责
招标管理小组全员：参与评标，共同对该次采购作最终决议
业主代表： A、管理招标箱钥匙一把
B、参与评标
行政人事部：A、负责对本管理制度进行制订、修订、推行
B、招标箱管理（持招标箱钥匙一把）
C、招标会议召开
D、参与评标
E、建立《合格供方名目》

申购部门：对本部门需采购物品/外委服务提出申请
对本部门需采购物品/外委服务作招标计划
对本部门需采购物品/外委服务确定协议，走协议步骤
6 招标采购操作步骤
申购部门提出采购申请
项目总经理审核

业主代表审核

1、提出申请

将定标结果报集团副总裁、总裁审批
行政部邀请投标单位
申购部门草拟招标计划

招标管理小组召开会议，进行开标、评标、定标

2、 招标

申购部门草拟协议，走协议步骤
圣丰集团总裁审批，盖协议专用章
圣丰集团相关部门和领导审核

业主代表审核
3、签定协议

采购/外委
4、采购/外委

7 相关表格
4.3.1 大宗物品采购/外委服务申请单
4.3.2 投标单位评分表
4.3.3 招标综合评审意见表

通常物品采购管理要求
1、 目标
规范管理处各部门物品采购程序，确保采购符合要求要求。

2、 适用范围
适适用于圣丰广场通常物品采购

3、 职责
3.1各部门依据库存情况填写部门采购清单。
3.2 行政部负责审核所购物品，负责采购、验收、入库。
3.3 财务部负责资金审核。
3.4 项目总经理负责审批。

4、 采购物品分类
4.1固定资产类
指单位价值在1000元以上（含元）且使用期不少于2年，包含电脑网络设备、办公家俱、办公设备、车辆、工程设备、电机等物品。
4.2非固定资产物品/费用类
指单位价值在元以下（物品使用期不限）物品/费用。包含低值易耗品、工程零星耗材物料、办公设备维修费、公务交通费、饮用水费、邮递费及其它杂项品。

4.3采购方法
4.3.1长久协议范围：
清洁协议、绿化保单、设备维护（协议期限通常为十二个月）等。
4.3.2 固定供给商范围：
文具/办公用具、制服洗涤、对讲机购置维保、制服制作、饮用水供给商等。
4.3.3通常供给商
经市场调查，固定供给商无法供给、或在相同条件下固定供给商价格高时，临时寻求供给商，采购品单价在500元（含）以上，或总价值在1,000元(含)，要求有3家或3家以上供给商来进行比较、核价。
5、 其它采购要求
5.1 尽可能要求按时送货，如需外出采购，行政部应安排集中物品采购。
5.2 采购物品均要求供给商提供正式商品销售发票。
5.3 对于批量货物或大宗物品，均要求供给商送货上门。

6、采购程序
由申购部门填写具体《请购单》或提供相关样品

行政部跟进往后采购步骤

总价是否
500元以内

否

是
三家报价
直接和供给商进行询价

报价分析
项目总经理审核

业主代表审核

依审批权限逐层报批

安排货期

否

退货跟进
验收经过否

是

登记入仓，填写入库记录表及入仓单

公务外勤管理要求

1 目标
加强费用管理，有效控制成本，规范交通费报销程序。

1 使用范围
圣丰广场管理处

2 公务交通费报销范围
A、外出办理公事；
B、外出参与培训、会议、活动；
C、 外出参观学习；

4 外出申请及登记
因公务外出者，须在《外勤记录表》（设在行政部）上登记外出时间、起止地点、事由报部门经理审核，经行政部同意后外出，交通工具为公交或地铁，标准上不许可乘计程车，有特殊或紧急情况必需乘从计程车，需在《外勤记录表》备注栏写明原因。

5 交通费报销
A、 交通费按部门统计，各部门每个月10前填好《交通费报销明细表》报财务部，附《外勤记录表》作为附件。
B、 每张交通发票背后需当事人署名及写明日期。

6 相关表格
6.1 《交通费报销明细表》
6.2 《外勤记录表》
管理处印章使用管理要求
1 印章使用步骤及说明

所属部门申请填写 《印章使用申请登记》

行政人事部审核

项目总经理同意后盖章

说明：管理处印章“第一太平戴维斯物业顾问（北京）广东分企业圣丰广场管理处”用于公布内部文件、通告、管理处内部制度及和相关方往来函件等。

2 印章保管及使用规范
A、印章由项目总经理或其授权代表指定专员负责保管及使用。印章持有些人应将印章妥善保管，不得随意摆放、磕碰。每次用章前必需严格实施管理处用章制度，按对应步骤推行用章手续，严禁违规用章。
B、印章不得私带外出或转交她人，如确因工作急需携带外出，需填写《携带印章外出申请表》，具体列明外出使用日期、地点及事由，报请印章持有部门及管理处总经理同意，并交由行政人事部存档。
C、 印章保管人因出差、休假离开企业，应在离开企业前按印章交接人次序填写《印章交接统计表》，并做好印章转交手续，在印章保管人返回企业后，立即交回印章，并将《印章交接统计表》交行政人事部存档。
3 印章保管人要严格遵守印章管理要求，认真查对申请盖章文件\证件内容、份数，对不符合印章使用范围要给予指正。
4 加盖印章应端正、清楚，如盖章文件上注有年月日，加印位置应“齐年盖月”。
5 相关表格
5.1 《印章使用记录表》
5.2 《携带印章外出申请表》
5.3 《印章交接统计表》
仓库管理规范

1 目标
为规范仓库管理、完善各类物品进、出仓手续。

2 使用范围
圣丰广场管理处

3 存货备料申请
为了杜绝浪费及积压材料，各部门购置材料，应先到仓库处查核是否无存货或不足需要量，依据用量情况提出申请。

4 物品入库管理
4.1 采购员购回物料后，将货物送入仓库，同时将送货清单（送货清单一定要加盖货
方印章）交给仓库管理员；
4.2仓库管理员依据以上单据联同使用部门人员验收物品，无误后填写进仓单。交采购
员署名，由行政部审核，项目总经理审批，然后依据审批后《进仓单》进行记账；
4.3 进仓单一式三联，验收联为采购员留存备查之用，记帐联为采购员报销之附件，连
同发票交财务部，存根联为保管员记账之原始凭证。

5 物品进仓步骤
采购员购回物料后，
将送货清单交给仓库管理员 （送货清单一定要加盖送货方印章）

由仓库管理员、使用部门人员验收物品

质量、数量、规格等有问题，当场要求换/退货。直至符合要求

由仓管员填写物品进仓单，采购员署名确定
验收合格

行政部主管复核确定

仓管员依据审批进仓单进行记帐。

6物品出仓步骤

申领部门填写出仓单，部门经理确定
行政部审核后签字
项目总经理审批
领料人凭审批后出仓单到仓库领料，并和仓管员在出仓单上署名确定出货。

7 退库管理
7.1 退库程序和入库程序相同
7.2 退库时不能填写《进仓单》，而要在《出仓单》上用红笔填写，以红字冲出库，同
时注明退库字样及事由；
7.3 登账时不能在“入仓栏”填写增加，而应在“出仓栏”以红字冲减出库数，从而增加库存数；

8 报废管理
8.1 部门报废物料均需填写《物料报废申请表》，经部门主管、行政主管、财务部、项
目总经理查实审批后才可办理报废销账手续。
8.2 合理报废，由仓库管理员按以上程序申请报废，凭同意单作出库处理，以冲减存货；
8.3 非合理报废，由仓库管理员按以上程序申请，行政主管、财务主管在申请表注明处理结果，保管员凭单冲减存货；

9 盘点
9.1 仓管员应常常对所存物品进行清点，并和账簿进行对比，如账实不符应主动查找原因。仓管员、财务部每个月月底时对仓库进行盘点，仓管员填写《仓库盘点表》，财务部核实，查出盘亏、盘盈原因，并做出对应处理；
9.2 盘点时除对实物进行盘点，还需检验账簿，抽查《进仓单》和《出仓单》；
9.3 每个月底编制《盘点报表》报财务部审核后由项目总经理确实。

附表一：《进仓单》
附表二：《出仓单》
附表三：《实物资产报废申请表》
附表四：《仓库资产盘点表》
附表五：《盘点报表》

职员着装标准及制服管理

1  着装标准
职位
制服配置
上装
下装
衬衫
领花/领呔
附件
女经理
深灰黑西装
深灰黑 西裙
白色长袖

黑色中跟皮鞋、黑色丝袜
其它女职员
深蓝色西装/背心
深蓝色 西裙
浅蓝色 长袖
领花
黑色中跟皮鞋、黑色丝袜
男经理
深灰黑西装
深灰黑 西裤
白色长袖
领呔
黑色皮鞋
男职员（工程师/主任/物业助理/安管主任）
灰黑西装
灰黑西裤
浅蓝色 长袖
领呔
黑色皮鞋
安管员
夏装
-
蓝黑西裤
浅蓝色 短袖
领呔
肩章、黑色皮带、黑色皮鞋

冬装
蓝色毛衣
浅蓝色色 长袖
配置军大衣供当值人员轮番使用
工程领班、
技工
冬装：深蓝色长袖套装
工程绝缘鞋
夏装：深蓝色短袖套装

2 职员着装、形象要求
1. 职员上班时间必需穿制服，制服要整齐、纽扣要扣齐、不许可敞开外衣，非工作需要不许可将袖子、裤脚卷起及将衣服搭在肩上；
2. 男职员之头发：宜常修剪，每日刮胡须, 发脚长度以不盖过耳部及衣领为标准；
3. 女职员之头发：长发则以束发为标准；
4. 职员头发不许可染除黑色外其它颜色,全部职员不许可剃光头；
5. 女职员宜保持淡雅清妆，不宜浓妆艳抹；
6. 职员均不应留长指甲, 须常常修剪，保持卫生，指甲油只可涂指甲原色色系;
7. 职员需按岗位要求穿鞋、鞋子上清洁无污渍，皮鞋以黑色为主擦光亮，不能光脚穿鞋及穿拖鞋，鞋带必需系好；
8. 女职员穿黑色丝袜，男职员须穿深色色系袜子；
9. 职员必需注意个人卫生，不可使用过浓香水；
10.职员证应佩戴于左胸上方位置，不得佩戴过份或夸张饰物；
11.不许可穿着制服，离开企业范围做和工作无关事情；
12.职员制服如有损坏或遗失，须按制服原价或折旧赔偿；

2 制服领取、归还
A、职员入职后，到管理处负二层仓库办理领取手续；
B、职员离职时必需将已清洗洁净之制服完整无缺交回行政人事部仓管员处。

3 制服清洗时间
清洗时间
送洗时间
领取时间
送洗/领取地点
责任人
每七天一、三、五
14：00-16：00
每七天一、三、五
14：00-16：00
负二层
物业仓库
刘秀珍

4．相关表格
4.1 职员制服领取表
4.2 职员洗衣记录表

档案管理制度
4.7.1文件编号
全部发文全部必需要文件编号，该文件编号由管理处之代码、编写部门之代码、文件类别代码、编写年份、文件序号共5项组成。文件编号各代码具体以下：
部门代码
文件类型
其它
SR—圣丰
AP—行政人事部
CS—客服部
ED—工程部
SD—安管部
FD—财务部
L—信函 NT—通告
MO—备忘录 AP—请示
LR—汇报 LS—提议
LP—计划 RR—规章制度
FO—表格 CM—企业会议纪要
DM—部门会议纪要 CT—协议
12—出文年份
001—文件序号

4.7.2 档案目录管理
工程图纸类
SF/GC/H/001

A、每一个文件柜上必需附有文件类型标签：如工程图纸类、装修巡查类、证件类等，贴在文柜外壁；如：

B、每一个文件柜内必需附有该柜文件盒目录：如会议纪要、收文、发文、巡查统计等，贴在文件柜内壁；
序号
文件盒名称
文件盒次序号

C、 每一个档案文件夹/盒内必需附有相关分目录。
分目录按收、发文时间次序填写以下，放在文件盒内首页，方便查阅
序号
文件名
文件页码

标签规格要求：

标签宽：4.5cm

标签高：22cm

文件类型字体要求：宋体初号字加粗

存放期限字体要求：宋体五号字加粗

管理处及部门字体要求：宋体四号字加粗

编号字体要求：宋体四号字加粗

4.7.3 存档文件盒外统一标签以下：

编号说明：
AP//01A

部门 年份 序号

会议纪要

存放期限：3年

圣丰广场管理处
行政人事部
AP//01A

4.7.4 临时存档可查阅文件盒统一标签以下：

标签规格要求：

标签宽：4.5cm

标签高：22cm

文件类型字体要求：宋体初号字加粗

管理处及部门字体要求：宋体四号字加粗

会议纪要

圣丰广场管理处
行政人事部

4.7.5 览室档案保管期限和归档要求
1、各部门文件需每六个月存档一次，全部归放于统一档案室，由行政人事部分别于6月和12月牵头进行归档。
2、各部门依据文件关键性，进行保管期限划分为永久保留和定时保留两种。
4.7.6 档案保管 
档案保管工作应做到四不：
不散（不使档案分散）
不乱（不使档案相互混乱）
不丢（档案不丢失不泄密）
不坏（不使档案遭到损坏）
同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提升级案安全性，对破损档案应立即修补。
4.7.7 档案借阅/复制
文件借阅/复印申请表

序号
借阅/复印文件名称
借阅/复印份数
借阅/复印日期
1

2

3

4

借阅/复印原因

申请人： 部门责任人： 项目总经理：
日 期： 日 期： 日 期：
 借阅/复制人持由项目总经理指示文件借阅/复印单到行政人事部进行借阅：
4.7.8 档案销毁
(1)超出保管期限档案，由档案管理员依据档案保管期限，每十二个月编制销毁计划及清单， 报行政部审核。
(2)行政部审核无误后报项目总经理审批。
(3)项目总经理审批同意后由行政部指定2名监销人员（档案管理员、行政部经理 ）将超出保留期限档案销毁。
(4)监销人员确定销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。

文件销毁申请表

序号
文件名称
份(卷)数
日 期
备 注

申请人： 行政部审核： 项目总经理： 监销人：

4.7.9 对外发文格式要求
在一切对外文书中，统一使用黑体字，字号为小四，行距为1.5倍，在叙述关键内文可使用粗体和下划线。版面设定页边距为：左2.5厘米，右2.5厘米，上2厘米，每段落之间为一行距离，正文格式为左齐。

文书完结时，需隔两行才写上发信人企业名称和职位名称，发信人名称需和企业名称和职位名称相隔两行距离并放在左下，日期则放在发信人下一行左下。

信函结束语可视信函具体内容而定（如：顺祝商祺）。

页脚—地址：广州市天河区广州大道中988号圣丰广场 电话;[phone] 传真:[phone]
4.7.10 文件接收
1、全部外来文件须先交行政人事部进行文件初步过滤，交项目总经理指示；
2、行政人事部对经项目总经理指示要办理文件进行跟踪催办，并把结果向项目总经理汇报；

4.7.11 文件签发
1、对外发文必需按上述第九条发文格式要求进行，以管理处名义对外发文须先到行政人事部登记及索取发文编号。
如管理处对外发信函编号为：SR/L/12/001
圣丰 信函 年份 序号
2、 对外发文之文件须经项目总经理签批后，行政人事部复印留底存档，交给相关跟进部门发送相关单位签收。

4.8 工作汇报制度
4.8.1 目标
为加强企业总部和管理处之间及管理处内部各部门间信息交流，强化企业总部对管理处指导和监督，有效引导管理处自我工作监督和检验，特制订本制度。

4.8.2 使用范围
本制度适适用于各管理处各部门向项目经理定时工作汇报、管理处项目经理向总企业及管委会定时工作汇报。

4.8.3汇报形式包含口头汇报和书面汇报。各部门定时工作汇报、项目经理定时工作汇报均应采取书面形式。特殊情况下，可先口头汇报，以后形成书面汇报进行后补。

4.8.4部门工作汇报内容
1） 工作汇报包含年度工作汇报、月报、重大投诉、突发事件、全部预算外开支。
2） 工作汇报内容
a) 部门经理工作汇报内容
- 年度工作计划及工作目标；
- 年度工作总结，经典材料；
- 日常管理工作相关情况；
- 各项重大活动具体安排和进展情况；
- 工作过程中碰到之难题及处理情况或所需之帮助；
- 专题工作请示、汇报、意见和提议；
- 其它适时性工作情况。
（注:重大投诉及突发事件于发生后次日，需以文字形式提交对应汇报。)
3） 为了愈加好地总结工作经验，不停提升服务工作质量，六个月度工作汇报及年度工作汇报还应包含“工作问题分析总结”。

4.8.5工作汇报流向
1） 部门经理直接向项目经理汇报工作；
2） 工作汇报应严格根据“逐层汇报”制实施，通常情况下，不得越级汇报。在总企业或管委会特殊要求下，部门经理能够直接向总企业或管委会提交工作汇报。

4.8.6工作汇报提交时间
1） 月度工作汇报：管理处各部门于次月5日前向项目总经理办公室提交本部门上月工作汇报。
2） 年度工作汇报：各部门应于2月10日前向项总目经理办公室提交上十二个月度工作汇报，项目总经理应于2月20前向总企业提交上十二个月度工作汇报。

4.9 职员宿舍管理制度
为做好职员集体宿舍管理工作，发明一个卫生、舒适、安宁居住环境，特制订以下管理要求，入住宿舍职员共同配合遵守：
4.9.1 宿舍管理：
1） 要入住宿舍职员，向管理处申请同意方可入住，管理处有权随时取消职员入住资格。
2） 住宿职员离职时，应在办妥离职手续后当日18:00前搬离职员宿舍。
3） 宿舍床位由管理处统一调配，不得私自占用、调换及私自增加家俱。
4） 由管理处选派一名入住宿舍职员担任舍长（关键为部门领班），对宿舍进行管理。
4.9.2 宿舍纪律及要求：
1） 《职员手册》及企业规章制度适适用于宿舍管理，对违反要求，不服从管理按章处理，情节严重者，将造成解除《劳动协议》。
2） 严禁宿舍内任何形式赌博、喝酒、收放黄色影碟和录像带、打架斗殴及进行其它不利于身心健康活动，违者将造成解除《劳动协议》。
3） 注意公共卫生，不得随地乱扔烟头、乱丢垃圾、吐痰及向窗外投扔杂物。
4） 严禁外来人员在宿舍内逗留，如发觉立即取消相关人员入住宿舍资格。
5） 未经管理处同意入住宿舍职员，严禁进入宿舍，不然，纪律处分（管理层除外）。
6） 宿舍寝室内严禁大声喧哗影响她人休息，不然，取消入住资格。
7） 宿舍职员注意宿舍安全，做好防盗、防火、防事故等安全工作，严禁在宿舍存放易燃易爆等危险物品，严禁在宿舍内私自乱拉电线和使用大功率电器。
8） 发觉宿舍内职员有违纪行为或其它异常情况，应立即汇报舍长，舍长应将情况向部门经理反应，由部门经理依据管理处相关要求做出处理提议后，报行政人事部处理。
附件一：《职员宿舍入住申请表》
附件二：《职员宿舍入住记录表》
5.0 人事管理制度
物业企业成立后向社会公开招聘人员，物业管理企业采取固定时限协议制聘用制度，签署劳动协议，约定协议终止时间、条件。在协议期内推行协议义务，享受协议权利。采取人员能进能出，能上能下，工资能高能低聘用程序制度。物业管理企业人员请得进，留得住，流得出，用得活。有利于物业管理企业精减人员、降低成本、提升效益、激励势气。

5.1 职员招聘、入职步骤
由用人部门填写人员需求表——经行政人事部审核——项目总经理同意——行政人事部按部门要求进行招聘。
附件一：《人员需求表》

5.1.1职员入职步骤
由行政人事部通知适宜人选在指定时间办公室报到，并指导其填写职位申请表——部门责任人面试——行政人事部面试——项目总经理签批——行政人事部通知上班时间及办理入职手续所需资料。
附件一：《职位申请表及面试估评》

5.1.2 协议签约
依据《劳动法》要求和正式录用职员签署劳动协议书，劳动协议书应包含以下内容：劳动协议期限；工作内容；劳动保护和劳动条件；劳动酬劳；劳动纪律；劳动协议终止条件；违反劳动协议责任。劳动协议前面要求必备条款外，当事人能够协商约定其它内容。物业管理企业和劳动者签订劳动协议，必需遵照两个标准：一是平等自愿，协商一致；二是符正当律、行政法规要求。
劳动协议必需由职员亲自署名或盖章，企业代表签章，并加盖人事资源管理部门印章及注明签约日期后方可生效。双方签署后，交由政府劳动法律部门签证。
附件一：《劳动协议》
附件二：《续订劳动协议通知书》

5.2 职员入职管理（包含试用期）
从通知职员正式录用开始依次办理职员报到手续，收取职员身份证、学历证实岗位资格证、岗位操作证、驾驶执照、劳动手册（下岗、待业证实）、养老保险关系转移单、独生儿女证等，相关证件、资料复印后原件应归还职员，然后发制服、职员手册及管理要求、职员卡、更衣柜钥匙等，并要求职员在物资卡上署名后存档，接着安排入职培训，完成后到各自部门岗位上报道。
附件一：《新入职职员办理表》

5.3