办公室固定电话使用管理办法.doc

办公室固定电话使用管理办法一、目的为加强对内部电话使用的管理，特制订本管理办法。二、范围适用于集团公司全体员工。三、职责1、由人资行政中心负责办公电话及设备使用的管理和监督。 2、由财务管理中心负责办公电话费用的管理。 3、集团公司各职能中心、各分子公司有责任遵守本制度的所有规定。四、工作规定（一）电话礼仪1、接听电话的标准用语为：“您好，明亮集团！”总的要求是规范、简洁、礼貌，话筒轻拿轻放。2、员工打电话，主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务，故用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。3、电话铃声响起之后，应尽快拿起话筒。在电话铃声响起三次之内，必须有人接听电话。4、来电话指名找人，应迅速把电话转给要找的人。如果不在，应明确告诉对方，如果需要留言，必须作好记录。5、新入职员工对企业情况知之不多，不要抢接电话，以免一问三不知，给对方留下不良印象。6、。通话时如果有其他外来人员来访，不得置之不理，应该点头致意，并应有礼貌地说“请您稍等”。7、通话中突然中断，应该立即挂上电话，再次接通后要表示歉意，并说明原因。8、打完电话，不要自己先挂断电话，应该等对方挂断之后再轻轻放下话筒。9、拨打电话时，无特殊情况不允许使用免提，以免影响其他同事的工作。（二） 电话使用1、对来访电话进行电话登记表的填写后，要求及时反馈给当事人。2、使用电话时严禁在电话上闲谈；不允许使用公司电话打私人电话。3、人资行政中心负责公司电话机的配置和安装工作。各部门如因工作原因需添加电话的，需填写电话配置申请表交至人资行政中心审批，报总经理核准后统一安装。4、 当电话设备出现问题时，该部电话使用人为直接负责人，人资行政中心负责及时解决、处理，以保证工作的正常进行。5、传真机主要是收发传真所用，严禁使用传真机拨动电话。（三）电话费用1、2、（四）基金缴纳管理办法1、违反“电话礼仪”规定者，每次缴纳基金20元。2、违反“电话使用”规定者，每次缴纳基金30元。3、违反“电话费用”规定者，每次缴纳基金50元。4、除特别注明外，情节严重者，处于规定缴纳金额25倍的基金。5、以上条例若有违反，则直接领导承担80的连带责任。电话配置申请表申请部门申请日期申请原因所需数量需要安装到位的日期申请人申请部门经理 人资行政中心负责人总经理