河北公司董事局秘书工作制度样本.doc

河北安普新能源科技（集团）董事局秘书工作制度第一章 总则第一条 为了促进河北安普新能源科技(以下简称“企业”)规范运作，充足发挥董事局秘书作用，加强对董事局秘书工作管理和监督，依据中国企业法（以下简称企业法）、中国证券法、深圳证券交易所股票上市规则（以下简称“上市规则”）等相关法律、行政法规、部门规章、规范性文件及河北安普新能源科技章程（以下简称“企业章程”），制订本工作制度。 第二章董事局秘书高管资格及权力第二条董事局秘书高管资格（一）作为上市企业高管人员，董事局秘书应该对企业和董事局负责；（二）企业董事局秘书空缺期间，企业应该指定一名董事或高级管理人员代行其职责，或由董事长在指定人员到任之前代行其职责；（三）证券事务代表负担应有正当合规责任，证券事务代表代为推行董事局秘书职责行为，董事局秘书负担合理负有责任。第三条董事局秘书权力（一）上市企业应该为董事局秘书推行职责提供便利条件，董事、监事、高级管理人员及企业相关人员应该支持、配合董事局秘书工作；（二）董事局秘书为推行职责有权了解企业财务和经营情况，参与包含信息披露相关会议，查阅包含信息披露全部文件，并要求企业相关部门和人员立即提供相关资料和信息；（三）企业应该为董事局秘书参与监管机构和交易所业务培训等相关活动提供保障；（四）董事局秘书在推行职责过程中受到不妥妨碍和严重阻挠时，能够直接向监管机构和交易所汇报。第三章 董事局秘书职责第四条 董事局秘书是企业高级管理人员，对企业和董事局负责，负担法律、法规及企业章程对企业高级管理人员所要求义务，行使对应职权，推行对应职责，并获取对应酬劳。第五条 董事局秘书推行以下职责： （一）负责企业和相关当事人和深圳证券交易所及其它证券监管机构之间立即沟通和联络，确保证券交易所能够随时和其取得工作联络； （二）负责处理企业信息披露事务，督促企业制订并实施信息披露管理制度和重大信息内部汇报制度，促进企业和相关当事人依法推行信息披露义务，并按要求向深圳证券交易所办理定时汇报和临时汇报披露工作； （三）协调企业和投资者关系，接待投资者来访，回复投资者咨询，向投资者提供企业披露资料； （四）根据法定程序筹备董事局会议、监事会会议和股东大会，准备和提交拟审议董事局会议和股东大会文件； （五）参与董事局会议，制作会议统计并签字； （六）负责和企业信息披露相关保密工作，制订保密方法，促进企业董事局全体组员及相关知情人在相关信息正式披露前保守秘密，并在内幕信息泄露时，立即采取补救方法并向深圳证券交易所汇报；（七）关注媒体报道、主动求证真实情况并澄清不实报道，促请董事会立即回复深交所全部问询；（八）负责保管企业股东名册、董事名册、控股股东及董事、监事、高级管理人员持有企业股票资料，和董事局、股东大会会议文件和会议统计等； （九）帮助董事、监事和高级管理人员了解信息披露相关法律、行政法规、部门规章、上市规则、深圳证券交易所其它要求和企业章程，和上市协议对其设定责任； （十）促进董事局依法行使职权；在董事局拟做出决议违反法律、行政法规、部门规章、上市规则、深圳证券交易所其它要求和企业章程时，应该提醒和会董事，并提请列席会议监事就此发表意见；假如董事局坚持作出上述决议，董事局秘书应将相关监事和其个人意见记载于会议统计上，并立即向深圳证券交易所汇报；（十一）帮助董事会下属战略委员会、审计委员会、提名委员会和薪酬和考评委员会相关工作；（十二）企业法等法律、行政法规、部门规章、规范性文件、企业章程要求和深圳证券交易所要求推行其它职责。第四章 董事局秘书聘用第六条 董事局秘书任职资格：董事局秘书应该含有推行职责所必需财务、管理、法律专业知识，含有良好职业道德和个人品德，并取得深圳证券交易所颁发董事会秘书资格证书。有下列情形之一人士不得担任企业董事局秘书： （一）有企业法第一百四十七条要求情形之一； （二）自受到中国证监会最近一次行政处罚未满三年； （三）最近三年受到证券交易所公开训斥或三次以上通报批评； （四）企业现任监事； （五）深圳证券交易所认定不适合担任董事会秘书其它情形。第七条 企业解聘董事局秘书应该含有充足理由，不得无故将其解聘。董事局秘书被解聘或辞职时，企业应该立即向深圳证券交易所汇报，说明原因并公告。董事局秘书有权就被企业不妥解聘或和辞职相关情况，向深圳证券交易所提交个人陈说汇报。第八条 企业董事局秘书空缺期间，董事局应该指定一名董事或高级管理人员代行董事局秘书职责，并报深圳证券交易所立案，同时立即确定董事局秘书人选。企业指定代行董事局秘书职责人员之前，由董事局主席代行董事局秘书职责。董事局秘书空缺期间超出三个月以后，董事局主席应该代行董事局秘书职责，直至企业正式聘用董事局秘书。第九条 企业在聘用董事局秘书同时，还应该聘用证券事务代表，帮助董事局秘书推行职责。在董事局秘书不能推行职责时，由证券事务代表行使其权利并推行其职责，在此期间，并不妥然免去董事局秘书对企业信息披露事务所负有责任。证券事务代表应该经过深圳证券交易所董事会秘书资格培训并取得董事会秘书资格证书。第十条 企业聘用董事局秘书之前应该向深圳证券交易所报送以下资料： （一）董事局推荐书，包含被推荐人符合上市规则任职资格说明、职务、工作表现及个人品德等内容； （二）被推荐人个人简历、学历证实（复印件）； （三）被推荐人取得董事会秘书资格证书（复印件）。第十一条 企业董事局正式聘用董事局秘书、证券事务代表后应该立即公告并向深圳证券交易所提交以下资料： （一）董事局秘书、证券事务代表聘用书或相关董事局决议； （二）董事局秘书、证券事务代表通讯方法，包含办公电话、住宅电话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮件信箱地址等。 （三）企业董事局主席通讯方法，包含办公电话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮件信箱地址等。上述相关通讯方法资料发生变更时，企业应该立即向深圳证券交易所提交变更后资料。第四章 董事局秘书职权范围第十二条 组织筹备董事局会议和股东大会，准备会议文件，安排相关会务，负责会议统计，确保会议统计内容真实、正确和完整，保管会议文件和会议统计；主动掌握相关会议决议实施情况，对实施中关键问题，应向董事局汇报并提出提议。第十三条 为强化企业董事局战略决议和导向功效，董事局秘书应确保企业董事局决议重大事项严格按要求程序进行。依据董事局要求，参与、组织董事局决议事项咨询、分析，提出对应意见和提议。受委托承接董事局及其相关委员会日常工作。第十四条 董事局秘书作为企业和证券监管部门联络人，负责组织准备和立即递交证券监管部门所要求文件，负责接收证券监管部门下达相关工作、任务并组织完成。第十五条 负责协调和组织企业信息披露事宜，建立健全相关信息披露制度，参与企业包含信息披露相关会议，立即知晓企业重大经营决议及相关信息资料。第十六条 负责企业股价敏感资料保密工作，并制订行之有效保密制度和方法。对于多种原因引致企业股价敏感资料外泄，要采取必需补救方法，立即加以解释和澄清，并向深圳证券交易所汇报。第十七条 负责协调组织市场推介，协调投资者来访接待，处理投资者关系，保持和投资者、中介机构及新闻媒体联络，负责协调解答社会公众提问，确保投资者立即得到企业披露资料。组织筹备企业推介宣传活动，对市场推介和投资者关键来访等活动形成总结汇报，并组织向证券监管部门汇报相关活动。第十八条 负责管理和保留企业股东名册资料、董事名册、控股股东及董事、监事、高级管理人员持有企业股票资料，和企业发行在外债券权益人名单。第十九条 帮助和促进董事、监事及高级管理人员在行使职权时切实推行法律、行政法规、部门规章、规范性文件、企业章程等相关要求。在知悉董事局作出或可能作出违反相关要求决议时，有义务立即提醒，并有权如实向证券监管部门反应情况。第二十条 协调为企业监事会及其它审核机构推行监督职能提供必需信息资料，帮助做好对董事和高级管理人员推行诚信责任调查。第二十一条 推行董事局依法授予其它职权，和深圳证券交易所要求其它职权。 第五章 董事局秘书工作程序第二十二条 会议筹备、组织：（一）相关会议召开时间、地点，董事局秘书在请示董事局主席后，应立即根据企业章程及其它相关部门规章和上市规则要求时限、方法和内容发出通知；（二）需提交提案及相关资料，董事局秘书应在会议召开前，送达各和会者； （三）董事局秘书应作会议统计并最少保留十年。第二十三条 信息及重大事项公布： （一）对外公告信息及重大事项，董事局秘书应事前请示董事局主席； （二）对于拟公布信息公告，应由董事局秘书审核署名确定。第二十四条 深圳证券交易所和其它证券监管部门对企业问询函，董事局秘书应组织协调相关部门准备资料回复问题，并于完成后进行审核确定。 第六章 董事局秘书办事机构第二十五条企业董事局秘书办具体负责完成董事局秘书交办工作。第二十六条 企业董事、监事、高级管理人员及企业内部相关部门和人员应该支持、配合董事局秘书工作；企业应该为董事局秘书推行职责，在机构设置、工作人员配置和经费等方面提供必需便利条件和确保；企业各相关部门和人员应该主动配合董事局秘书工作机构工作。第七章 董事局秘书法律责任第二十七条 董事局秘书有以下情形之一，企业应该自事实发生之日起在30天内解聘董事局秘书： （一）出现上市规则3.2.4 条所要求情形之一； （二）连续三个月以上不能推行职责； （三）在推行职务时出现重大错误或疏漏，给投资者造成重大损失； （四）违反国家法律、行政法规、部门规章、上市规则、深圳证券交易所其它要求和企业章程，给投资者造成重大损失。（五）在最近三年内受到中国证监会行政处罚、被交易所公开训斥，或被交易所通报批评三次以上；（六）监管机构认为不宜继续担任董事局秘书其它情形。第二十八条企业应该在聘用董事局秘书时和其签署保密协议，要求其承诺在任职期间和在离任后连续推行保密义务直至相关信息披露为止，但包含企业违法违规信息除外。董事局秘书离任前，应该接收董事局、监事会离任审查，在企业监事会监督下移交相关档案文件、正在办理或待办理事项。第八章 附则第二十九条 本工作制度未尽事宜，根据国家相关法律、行政法规、部门规章、规范性文件、上市规则和企业章程要求实施。第三十条 本工作制度经企业董事局审议经过之日起生效，修改时亦同。第三十一条 本工作制度解释权归企业董事局。