综合项目工程监理资料归档详细规定.doc

工程监理资料归档规定1、编制目建设项目档案管理是工程管理重要内容。将工程监理过程中所形成文献（含电子文献）按照关于规定及规定，进行规范化、原则化管理，并实现计算机存储检索、网络运营之功能，更好地为电力工程监理和各项工作服务，特制定本规定。2、编制根据2.1 GB/T11822 科学技术档案案卷构成普通规定2.2 GB50319 建设工程监理规范2.3 GB/T50328 建设工程文献归档整顿规范2.4 DA/T28 国家重大建设项目文献归档规定与档案整顿规范2.5 GB/T18894 电子文献归档与管理规范3、合用范畴及阐明本规定合用于公司所承揽火力发电厂工程、110kV以上输变电工程、房屋建筑及市政建设工程所形成监理资料整顿及归档。本规定只对公司工程监理档案（第6大类）资料整顿和归档进行了规定，不合用于其她类别资料整顿和归档。4、职责4.1经营部负责将合同文献及时交档案室整顿、立卷和归档。4.2各工程项目监理部负责工程监理归档资料整顿立卷、编目、归档移送。4.3质量安所有负责工程监理档案验收、保管、借阅等管理。5、工程监理资料整顿、归档规定5.1总体规定5.1.1部门负责人（总监）应指定专人负责组织工程监理档案整顿立卷、编目、归档移送工作，工程监理档案应在工程达标验收后1个月内向公司质量安所有所有移送。5.1.2档案移送时同步移送纸质监理归档文献总目录（20806-N01）一份、卷内目录（附录B）2份（一份在卷内、一份在总目录后）放在总目录后卷内目录右下角应编写页码，并将页码标注在总目录备注栏内。5.1.3所有纸质归档文献在档案移送时同步归档电子文献或扫描件，详细移送范畴按工程监理资料档案组卷、分类及保管期限一览表（附录A）执行。5.2纸制文字性归档文献质量规定5.2.1归档工程监理文献应为原件。5.2.2监理文献内容及其深度必要符合建设工程监理规范规定。5.2.3工程文献内容必要真实、精确，与工程实际相符合。5.2.4工程文献载体应采用耐久性强书写材料，如：碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。5.2.5归档文献应笔迹清晰，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。5.2.6文字材料幅面尺寸规格宜为A4（297mm210mm）。5.2.7文献纸张应采用可以长期保存韧力大、耐久性强纸张。5.3电子档案归档规定5.3.1电子档案归档载体形式为光盘。光盘使用公司统一购买档案专用光盘，刻录、移送均为一式两份，以保证数据安全。5.3.2电子档案归档范畴涉及：a)资料目录。涉及监理归档文献总目录（电子版）、归档资料电子版目录，格式规定为EXECL格式；归档资料电子版目录（EXECL格式）格式如下：归档资料电子版目录（EXECL格式）柜号档号卷内目录序号责任者案卷（文献）题名025-650-0011XXXXXXXXX注：除“柜号”项不填外，其她项目由监理部填写完整。b)监理策划文献，涉及：监理规划、监理细则、安全监理工作方案等监理作业文献；c)监理报告及记录文献，涉及：工程质量评估报告、监理工作总结，专业、阶段、专项性报告，监检报告等由计算机产生关于归档监理文献和资料；d)工程影像资料文献。归档规定见5.4。e)纸质档案电子扫描件。归档规定见5.5。5.3.3电子文献档案档号按工程监理资料档案组卷、分类及保管期限一览表（附录A）制定，并按如下规定进行组卷：5.3.3.1电子文献档案按一级目录（类目名称）进行组卷，档号省略三级分类号。如“025号”项目电子文献档案第一卷档号为“025-66-001”，档号标记在光盘包装盒上。5.3.3.2光盘内档案资料逐级建立文献夹，一级文献夹名由项目编号和工程监理资料档案组卷、分类及保管期限一览表（附录A）中“工程监理电子档案”类目下所列“归档范畴名称”构成，例如“025号”项目“监理策划文献”电子文献档案文献夹名为“025-监理策划文献”。若同类文献占用空间过大，需存储在不同光盘上，可将该类文献分若干文献夹存储，文献夹名按先后顺序编制流水号，例如“025号”项目“纸质档案电子扫描件”分为若干文献夹存储在不同光盘上，各文献夹名依次为“025-纸质档案电子扫描件（1）”、“025-纸质档案电子扫描件（2）”等。二级文献夹建立规则为：a)“资料目录”文献夹可不建立二级文献夹。 b)“监理策划文献”、“监理报告及记录”文献夹中二级文献夹按电子文献相应纸质归档资料卷册建立，每一卷建立一种文献夹，文献夹名为相应纸质档案“档号+案卷题名”。c) “工程影像资料”文献夹中各级文献夹以公司工程影像资料管理规定规定建立。d) “纸质档案电子扫描件” 文献夹中按相应纸质归档资料分类号建立文献夹。例如“025号”项目“汽机专业工程质量检查记录”资料二级文献夹名为“025-633”。5.3.3.3光盘内存储内容应按一级文献夹名列出目录，一级文献夹内应附该文献夹内电子版目录（列出一级文献夹内包括下一级文献夹或文献即可，规定为EXECL格式）。5.3.3.4归档时应随光盘同步移送6.4.3.3条所列两级目录纸质文献。以025号项目为例，一、二级文献夹设立示例如下：5.4工程影像资料归档规定5.4.1工程监理影像资料归档范畴涉及视屏资料、音频资料、数码照片资料，文献类型规定为电子文献，储存载体统一规定为光盘。5.4.2内容规定：a)可以反映上级领导及公司领导亲临现场视察指引内容；b)重大会议（有会议标题）场景；c)全面反映重要旁站监理内容和工程总体质量控制状况；d)隐蔽工程验收时质量状况（照片内要显示用黑板标注出验收部位、内容和时间）；e)反映现场发生关于工程质量、安全文明施工问题及经整治后状况；f)反映现场发生重大事件、重大质量（安全）事故、重大自然灾害及其他异常状况和现象（时间、场合、人物、多视角观测记录）；g)反映工程阶段性重大形象及总体形象。5.4.3影像资料应图像清晰，按专项内容进行分类，逐级建立文献夹，按形成时间进行排序，并统一编制影像资料目录和编号（目录与照片编号相应）。5.4.4归档影像资料文献题名为文献标题全称或进行编号（照片编号与目录编号相应）。5.4.5归档影像资料应附文字阐明，注明文献所反映重要内容、地点、人物、背景等简要阐明。5.5纸质文献电子扫描件归档规定5.5.1电子扫描件归档范畴按工程监理资料档案组卷、分类及保管期限一览表（附录A）执行。5.5.2电子扫描件按相应纸质档案卷册形成，每一卷形成一种扫描文献，文献名称为相应纸质档案档案号。案卷文献过多无法扫描形成一种扫描文献，可分开扫描，文献名依次为025-60-001（1），025-60-001（2）。5.5.3扫描形成文献按6.3.3.2所规定二级文献夹进行分类，分别放入相应文献夹内。6、立卷原则6.1立卷应遵循工程文献自然形成规律，保持卷内文献有机联系，便于档案保管和运用。 6.2一种监理工程由各种单位工程构成时，监理归档文献应分专业并按单位工程及所含分部、分项工程组卷。6.3案卷不适当过厚，普通不超过50mm。6.4案卷内不应有重份文献；不同载体文献应分别组卷。7、卷内文献排列顺序原则7.1按问题重要限度：重要问题在前，次要问题在后；7.2按文献形成时间先后顺序；7.3按事项、专业顺序排列。同一事项请示与批复、主件与附件不能分开，并按正件在前、附件在后；转发在前、原件在后；批复在前、请示在后；结论在前、根据在后；文字在前、图样在后；译文在前、原文在后顺序。8、案卷编目8.1编制卷内文献页码原则a)卷内文献均按有书写内容页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。b)有多份文献装订成一册，要重新持续编号码，且卷内目录中在“页次”栏应标出每份文献起始页号，最后一份文献填写起止页号。c)页号编写位置：单面书写文献标在文献右下角；双面书写文献，标在正面在右下角，背面在左下角。d)印刷成册文献资料自成一卷，卷内目录只列文献名称、文献号、页次等，且文献不再重新编写页码。e)卷内每份文献材料已编写页号，可不再重新编写持续页号，只在卷内目录中列出各文献材料件号，且不用填写页号，但在最后一份文献“页次”栏要填写本案卷总页数。f)内容较少同类资料按一级目录（类目名称）进行组卷，档号将省略三级分类号。如将025号项目60类资料构成一卷，该卷档号应为025-60-001。而卷内目录则应列二级目录（归档范畴名称）。g)案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号，也不进行装订。8.2卷内目录编制规定a)卷内目录表式见附表B。卷内目录应注明该卷档号，卷内留一份、总目录后防一份，另制成电子版卷内目录交公司质量安所有。b)档号章：一卷分几册装订或不装订案卷，在每册（或每份）文献资料右上角加盖档号章（到质量安所有领取），档号内容为项目代号案卷分类号案卷流水号；序号按卷内目录文献顺序号，用钢笔填写。如：档号为025-650-001卷中第3件资料，其档号章及序号应标注为：档 号序 号025-650-0013c)责任者：填写文献直接形成部门或重要责任者。有各种责任者时，选取两个重要责任者，别的用“等”代替。d)文献编号：填写工程文献原有文号（无原有文号可不填写）。e)文献题名：填写文献标题全称，对无标题文献，整顿归档人员可依照文献内容拟定核心词命名。f)日期：填写文献形成日期，格式统一为：XXXX.XX.XX（如.01.03）。g)页次填写：执行9.1关于规定。h)卷内目录排列在卷内文献首页之前（不装订）。8.3卷内备考表编制规定：a)卷内备考表式样见附表C。b)卷内备考表重要标明卷内文献总页数、各类文献页数（照片张数），以及立卷单位对案卷状况阐明。c)立卷人：由组卷人签字或盖手章；审核人：由总监或总监代表签字或盖手章。d)卷内备考表排列在卷内文献尾页之后（不装订）。8.4案卷封面编制规定：a)案卷封面采用内封面形式，其式样见附表D。b)案卷封面内容涉及：档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限。c)档号应由项目代号、分类号和案卷号构成。d)案卷题名应简要、精确地揭示卷内文献内容。案卷题名应涉及工程名称、专业名称、卷内文献内容。e)编制单位应填写案卷内文献形成单位（项目监理机构）或重要责任者。F)起止日期应填写案卷内所有文献形成最早至最晚日期。g)保管期限分为永久、长期、短期三种期限。各类文献保管期限详见本办法附表C。永久：是指永久保存；长期：是指档案文献保存期限等于该工程使用寿命。短期:是指档案文献保存5同一卷内有不同保管期限文献，该案卷保管期限从长。h)密级分为绝密、机密、秘密三种。我公司监理归档文献均为秘密级。8.5卷内目录、卷内备考表、案卷内封面均采用70g以上白色书定纸制作，幅面统一采用A4幅面。9、案卷装订9.1各项目监理机构在整顿归档文献装订时，必要一方面剔除金属物，然后采用线绳三孔左侧装订法，要整洁、牢固，便于保管和运用；不含金属物且装订成册文献资料，可保持原样不再重新装订。9.2已装订成册文献资料与其他散装文献资料构成一卷，应排在卷内文献资料最后，将其作为一份文献填写入卷内目录，不必重新编写页号，在卷内目录备注及卷内文献备考表中，注明总页数。10、案卷装具、脊背规定10.1案卷装具采用卷盒，且卷盒外表尺寸为310mm220mm、厚度分别为20、30、40、50mm，卷盒采用无酸纸制作。10.2案卷脊背内容涉及档号、案卷题名、保管期限等。见附表E。11、档号编制11.1归档资料档号由监理项目代号、分类号、案卷流水号等三个重要部份构成。 案卷流水号（001999） 三级分类号（09） 二级分类号（09） 一级分类号（09） 项目代号 （001999）11.2工程监理文献档案组卷、分类号及保管期限：见附表C11.3举例阐明 0 0 1 6 2 9 005 第5卷（XXX监理日记） 监理日记 邯峰工程附录A工程监理资料档案组卷、分类及保管期限一览表分类号类目名称（一级目录）归 档 范 围 名 称（ 二 级 目 录 ）原件（纸质档案）扫描件归档电子文献归档备注与否归档保存期限60合同资料监理委托合同61施工阶段监理资料611设计交底与图纸会审会议纪要、记录5年卷内文献应保存会议签到和会签页，分专业准时间先后顺序组卷。612工程变更单、设计变更、变更设计、工程洽商报审表(含材料变更、检查项目让步申请)分专业准时间顺序组卷。613分包单位资格报审表（含供货商）、实验室资格报审表、施工承包单位质量、技术、安全体系报审表/监理考察评价报告5年被审查单位资质证书、责任制等文献不归档。614施工组织总设计，各标段、各专业施工组织设计5年615安全作业指引书审查筹划登记表/办法（方案）报审表5年办法审查筹划登记表在前、报审表在后，分专业组卷，且互相相应。616专项作业指引书（方案）5年分专业并与审查筹划登记表相相应。62监理管理性资料620总监理工程师书面任命资料及人员变更资料、监理规划及监理实行细则；安全监理工作方案等5年621监理月报5年每月一份月报归档，其他形式或非监理单位月、周报表等均不归档。622工程监检报告（质量监督站）5年工程质量评估报告5年623监理工作总结以及专业（含安全）、阶段、专项报告等5年624监理协调会、专项会会议纪要5年分类并准时间顺序组卷；卷内文献应含会议纪要、会议签到表和会签页 。625监理工作联系单及来往函件5年来往函件：指业主对监理或监理部发出或施工单位报申需协商并规定回答函件（施工单位、建设单位周、月报及上级下达文献不归档）。626监理工程师告知单/回答单卷内文献分类分专业准时序排列，卷内目录应注明各类各专业文献起始时间。627工程创优有关策划类文献（涉及质量、安全资料）5年1、纸质档案及扫描件只移送封面、编审批页及其她无电子版文献。策划类文献详细内容以电子文献移送。2、火电、风电项目获行优及以上工程，输变电项目获华北网级及以上流动红旗工程移送，其她工程不移送。629工程项目监理日记、监理大事记5年监理工作日记5年业重规定监理工作日记归档时，可不必向公司移送，但应在本卷内保存移送签证、归档卷册目录（姓名、专业、起止日期、册数）。63工程质量检查记录及强条实行检查记录631土建专业5年1、电厂、变电站工程验评资料分标段以单位工程组卷；线路工程分标段以分部工程组卷。各卷内容为该单位（分部）工程及所含分部、分项、检查批、隐蔽工程报验单/验收签证。卷内目录应列出该单位工程分部工程。2、施工单位报审，监理审核签字强条实行记录和监理单位形成强条检查记录等资料依照现场实际状况进行组卷：可纳入相应分项、分部、单位工程验评，与验评共同组卷，也可分专业按单位工程独立组卷，按本专业所有验评在前、强条资料在后顺序编制案卷流水号。3、若单位工程记录较少时，可数个单位工程合并组卷，但卷内目录应列该卷单位工程名称。632锅炉专业 5年633汽机专业5年634电气专业5年635热控专业5年636焊接专业5年637输电专业（含光缆通信、基本、杆塔、线路、接地等）5年638项目调试、试运营验收签证、工程竣工预验报验单5年单机试运验收签证、调试报告也入此卷。639工程中间交接验收签证、工程移送签证、竣工报告、达标检查验收文献，监理业务手册64投资进度控制资料641工程款支付台帐工程变更费用报审表/工程量变更签证费用索赔报审表工程竣工结算审核意见书5年642工程一、二级网络筹划，调节筹划报审表、调节筹划、实际进度标段划分工程项目及单位工程开工报审表工程暂停令/复工报审表工程阶段盘点报告工程最后延期审批表图纸交付进度筹划设备交付进度筹划5年组卷顺序：分标段、按项目单位工程（分专业组卷）。65其他650工程原材料、构配件、设备验证（进场见证取样）台帐及报验单、委托单1、台帐在前、报验和委托单在后，且相应。2、原材料见证取样涉及：沙石、水泥、混凝土外加剂、防水材料、钢筋、钢材等。651施工过程中见证取样台帐及委托单5年1、分专业按单位工程组卷，台帐在前报验单在后。2、施工过程见证取样涉及：砼强度实验、钢筋连接拉力实验、焊口、回填土等。652各专业（或单位工程）检查项目报审表/检查项目划分工程质量验收台帐强制性条文执行筹划5年1、各专业项目划分报审表和项目划分表。2、分专业按项目划分建立验收台账（含隐蔽工程）。3、强制性条文执行筹划报审表及强条筹划。653特殊工序旁站台帐及旁站记录5年台帐在前、记录在后，分专业按项目划分先后顺序以单位工程或专业组件。654质量事故或质量问题跟踪台帐/工程质量事故报告单及解决方案报审表平时无事故也应有台账。设备缺陷记录、签证以及有关资料启委会批准未完项目清单及竣工后交接验收文献设备缺陷记录、照片（打印出来）和缺陷解决报告等要相应。其他监理资料：工程质量保修期监理资料、向业主移送监理文献清单等66工程监理电子档案资料目录保存期限：监理策划文献监理报告及记录文献工程影像资料文献纸质档案电子扫描件附录B 卷 内 目 录 档号：XXX-XXX-XXX 序号文献编号责任者文献题名日期页次备注1115附录D 案卷封面档 号 案卷题名 编制单位 编制日期 密 级 保管期限 附录C 卷内备考表 本案卷共有文献材料 页，其中：文字材料 页，图样材料 页，照片 张。阐明：立卷人: 年 月 日 审核人: 年 月 日附录E 案卷脊背保管期限档号案卷题名