绩效考核E化的目的模板.doc

第七章 e化績效考评 企業或組織需要一套完整績效考评制度來針對組織成員進行控管，藉由績效考评制度組織才能了解員工實際表現和未來發展性，績效考评制度好壞將會間接或直接影響到組織人員素質競爭力，績效考评是薪酬、訓練及員工發展管理基礎，所以每個組織全部期望規劃出一套相當完善績效考评制度。 根據多年來研究發現，企業投入在人力資源行政作業活動時間達到80%，而在人力資源策略層次活動只有20%，這80%活動事實上幾乎全部能够透過人力資源管理e化來提升效率，而由於績效考评牽涉了人力資源管理活動相當廣，包含：薪資調整、訓練、員工發展、升遷等活動，可說是人力資源管理基礎，所以績效考评e化更是肯定趨勢。所以以下分別介紹傳統績效考评制度、績效管理資訊系統及績效考评e化，並舉现在已著手於績效考评e化企業來當作說明例子，最後提出結論。7.1 績效考评一、績效考评定義 黃英忠（民84）認為所謂績效評估在過去稱為人事考评制度，意味企業對員工在過去一段時間中工作表現或完成某一任務後，所做貢獻程度之評核，並對其潛在發展能力做一判斷，以了解其將來在執行業務之適應性及前瞻性，作為調整薪資及考慮升遷、獎懲依據。 何永福、楊國安（民85）指出績效管理是藉著量度（Measurement）、評核（Evaluation）、和反饋（Feedback）過程，來了解員工是否朝正確方向前進、與正確方向差距有多少、怎样矯正員工前往正確方向，績效評估首先可影響和改善整體和個別員工工作特徵、工作行為和工作結果，其次亦提供企業部分關於現存員工個人資料，方便作為人力規劃及其它人事作業依據。所以從宏觀角度看，績效考评包含對整各組織行為活動结果測量與評價。而從微觀角度看，包含企業組織内各個群体和部門成員全體考评。二、績效考评目标 績效考评目标有三：u 作為人事決策指標。u 員工回饋與發展。u 作為企业政策與計劃評估。積極而言，績效考评是培育個人成長和發展回饋機能；而消極來說，績效考评是監督績效和目標達成程度控制機能。 下表是分析績效考评評鑑性目标與發展性目标之比較，見表7-1。 項目 評鑑性目标 發展性目标項目評鑑性目标發展性目标目标目标1.給予員工評估結果回饋，使其瞭解工作績效評比2.提供薪資、晉升決策等所須之資料，並作為決策上溝通憑據3.協助組管從事留才、解僱政策，並做為警告績效不彰者證據1.指導員工改進其績效，並開發其潛能2.與員工討論生涯與職涯規劃，提升員工對組織之承諾3.激勵員工4.強化上下間關係5.診斷員工個人與組織問題作業方法傾向黑箱作業採取公開遊戲規則方法運作方法運作方法設定常態分配以評等排名方法考评採目標管理導向依實際績效評估主管態度判斷及評核協助及輔導部屬態度被動、消極配合主動、參與學習技術特征技術特征短期性,主觀性,單向性,偏狹性長期性,客觀性,雙向性,系統性表7-1三、績效考评體系步骤圖績效評估是指在一段特定時間中，以一種正式且系統化方法，對員工工作表現及结果進行評估，並與員工進行雙向溝通，將績效評估結果作為員工發展、訓練和薪資調整依據，以期望增加員工素質提升競爭力，所以績效評核关键步骤應該有三：從績效規劃、績效改善到績效回饋。詳細步骤圖可見圖7-1。圖7-1資料來源：黃同圳（民89）數位化人力資源管理論壇發表之資料。四、績效評估方法績效評估方法有許多種方法，從早期產出基礎標準法、財務目標標準法、行為定向法、到最新平衡計分卡（Balance Score Card），可說是十分多樣化。何永福、楊國安（民84）指出现在普遍使用績效管理方法可歸為四大類：相對標準法、絕對標準法、目標釐訂法和直接指標法。而大致上常见績效評核方法有以下幾種方法：見下表7-2。各種績效考评方法各種績效考评方法(續)表7-2資料來源：鄭瀛川、王榮春、曾河嶸（1997），績效管理。而平衡計分卡（Balance Score Card）是一個兩全其美方法，平衡計分卡連結了財務觀點、客戶觀點、內部業務觀點和創新學習觀點四種來設計績效指標。它提供了一個全方面性架構，能够將企业策略目標轉換成一致績效評估指標，有效評估方法，必須整合為管理步骤一部份，平衡計分卡是一套全新管理制度。以下是平衡計分卡引入四項新步骤：1. 轉化企业願景，讓企业上下對策略建立共識。2.溝通與連結，讓經理人在組織中溝通她們策略。3.業務規劃，使企业整合業務及財務計畫。4.回饋與學習，賦予企业策略學習能力。7.2 績效管理資訊系統一、績效管理資訊系統功效 學者Kavangh 等人(1990)認為此系統應該含有以下功效1. 透過績效回饋，幫助管理者決定部分管理態度，比如加薪、升遷、和發展愈加好工作技巧。2. 監督其它人力資源功效系統（如甄選、配置、訓練）執行狀況。3. 能够提供主管人員及員工本身去了解自己行為、工作狀況、促進主管與部屬間相互了解。4. 促进員工維持工作水準並予有效改進工作缺失，以增進組織整體績效。 而在系統報表需求面上學者Ceriello（1992）認為應該包話以下幾種：(見表7-3)表7-3 績效管理資訊系統系統報表需求二、績效管理資訊系統包含模組績效管理資訊系統，不再只是侷限在電子資料交換（EDI）資料儲存與處理上，傳統績效考績記錄功效只是績效管理資訊系統一小部份，績效管理資訊系統要能做到給予管理者和員工在管理層面上回饋，協助管理者決策並協助員工進行工作行為改善，另外還要透過相關統計分析，提供企业未來運用及配置人力參考依據。也就是說，新績效管理資訊系統應該提升至決策支援層次（DSS），決策支援系統是指任何能够透過對話系統，讓使用者與電腦直接交談方法，取得使用者所期望參考（或靠近使用者所期望參考）資訊，以協助使用者擬定計畫或制订決策電腦系統（高仲炯、李坤清，民80）。所以我們知道一個整合性績效管理資訊系統，不僅應包含績效管理各項工作，更應該運用資訊技術協助，來達到組織內部溝通流暢，包含電子郵件回饋系統、簡易報表分析系統、員工自我服務系統、等，表7-4是有關績效管理資訊系統在資訊系統每個層次中應包含模組：表7-4 績效管理資訊系統應包含應用程式資料來源：何文魁（民84），人力資源資訊系統在我國企業應用，中央大學企業管理研究所碩士論文。7.3 e化績效考评一、定義 績效評估在人力資源管理中被廣泛運用於調薪、晉升、任免資遣、獎金、工作輔導、訓練發展、生涯規劃等作業，但作業相當繁複，績效考评e化即藉由電腦資訊系統協助企業輕易完成此項任務。讓績效考评評估完全透明化，主管對員工個人評估能够直接在系統上作業，評估過程先由員工自我考评一遍，再由主管考评，考评分數及意見也在系統中一覽無遺。二、关键功效基础資料可建立或由原有電腦資料庫匯入企业、員工相關基础資料，以作為後續相關作業自動擷取之用。構面設定用以決定企业所期望評估績效層面/向度，內建常见之構面。構面架構通常而言，通用全企业全部些人員。表單設定根據企业實際狀況與需求，可依人員類別職務性質差異，分別設定不一样評估表格。內建常见表單範例供參考。可彈性設定項目有：構面子項目、構面與子項目權重、評估者類別、績效歸等方法。線上執行完成全部條件設定後，系統即會自動產生相關表格並依據組織層級關係分配個人應完成作業事項並自動設定權限。彙總分析評估作業完成，即可著手進行結果分析彙總作業。可彙總個人績效評估結果、部門績效、績效等級分佈狀況(可依部門、職級統計等級分佈狀況)、列出待檢討人員等。績效調薪計算系統根據所建立之薪資級距表、績效調薪對照表與員工績效評估結果，自動進行調薪計算並列出調薪成本，可重複模擬各種調薪方案以找到最好方案。資料庫內建各種相關資料庫，內容豐富具參考性。資料庫內容亦可自行修改新增，建置獨有資料庫。三、績效考评e化目标 績效考评e化目标是以開發導向考评，更不只是侷限在傳統考评導向，也不是只用來發獎金及升遷用途。開發導向績效考评，是以人力規劃發展為前提讓員工了解，主管對自己評價怎样，主管知道部屬個性與優缺點何在，以作為更有效人力運用。四、績效考评e化好處對人資部門而言：l 輕鬆規劃設計績效系統l 資訊化作業縮短工作時間l 透過電腦網路充份掌握進行狀況l 資料處理自動化，減少人工作業與時間l 資料儲存空間小、傳遞轻易、保密性高、不易遺失對主管而言：l 透過網路進行評估作業，即時隨地，不耽誤日常工作l 資料查詢轻易快速，隨時掌握狀況l 透過統計分析資料，提供決策資訊，提升規劃品質對員工而言：l 經由網路隨時查詢本身資料7.4 e化績效考评之案例介紹(一)精策管理顧問企业1.系統特色n 專業引導逐步設定根據績效評估系統規劃步骤建立軟體模組，使用者只要逐步隨著系統引導設定各種條件，即可輕鬆完成績效評估系統之規劃。n 資料庫豐富具參考彈性建立各種方便引用之績效評估相關參考資料庫，比如績效向度/構面、績效指標、各種量化指標計算方法等，使人員在規劃績效評估各個步驟上隨時可據以為參考。n 線上作業簡便而人性化藉由線上執行評估作業，減少人力、時間上浪費，即時隨地進行評估並透過網路傳回評估結果，設定好相關分析條件，電腦即可自動計算評估結果與所欲分析資料。n 績效調薪決策效能化根據系統引導輕鬆設定好調薪條件，電腦自動依據績效評估結果、調薪條件與薪資資料自動計算出個人、單位與全企业之調薪金額和比率，調薪成本立即可知。 2. 系統介紹個人績效匯總：見圖7-2圖7-2資料來源：精策管理顧問企业()分析評價結果：見圖7-3圖7-3資料來源：精策管理顧問企业()績效調薪計算：見圖7-4圖7-4資料來源：精策管理顧問企业()(二)普羅威人事系統-考勤子系統1. 考勤系統主畫面(見圖7-5)圖7-52. 選擇空白班表或已排班班表列印(見圖7-6)圖7-63. 使用部門排班報表作業步骤(見圖7-7)圖7-74. 統計出勤狀況(見圖7-8)圖7-85. 詳細累積報表(見圖7-9)圖7-96. 企业班別可依行業別自行擴充定義(見圖7-10)圖7-107. 依班表進行快速人力分析(見圖7-11)圖7-118. 使用刷卡資料查詢完整列示過往(見圖7-12)圖7-129. 可配合卡鐘硬體記錄上下班出勤時間(見圖7-13) 圖7-1310. 可配合門禁硬體查詢進出記錄(見圖7-14)圖7-147.5 結論績效考评e化目标在於擺脫傳統人力資源系統只是進行資料處理工作，除了以簡化傳統紙張作業和縮減作業步骤來提升效率外，特別在績效面談作業、例外管理作業和圖表列印作業上設計了電腦輔助分析功效，使用者在透過方便螢幕點選後，系統會根據之前所記錄績效管理成績資料庫，來進行使用者要求回復，提供與主管決策相關參考資料，比如員工歷年考績趨勢圖可協助主管間接了解員工接收各項訓練後成效，並能够將考績遲遲無法突破員工調職重新在新單位發展；員工績效面談資料，能够協助主管處理提交訓練部門員工名單，當員工工作阻礙與訓練課程全部有相對應話，主管能够透過電腦系統記錄讓系統自動對應出該名員工需要接收課程，並自動匯送訓練模組進行記錄和安排課程，能够減少主管原本需要處理資料時間。當許多較低層次決策制订和資料文件處理全部能够簡化並交由電腦系統處理時，主管有更多時間去進行提升業務績效和思索營運創新辦法，對於企业長遠發展相當有助益。