办公室项目招标代理服务方案.docx

办公室项目招标代理服务方案512020年5月29日文档仅供参考招标代理工作方案一、我公司的优势1、经验、业绩丰富 我公司常年从事轨道交通、铁路及其它房建、市政及其相关服务项目招标代理及造价咨询工作,有着丰富的招标代理和造价咨询管理经验。2、专业技术权威公司作为北京市发改委、北京市审计局、北京市财政局、财政部投资证审中心入围服务单位,培养了一大批敬业爱岗、专业过硬、经验丰富的专业技术人员,而且专业技术人员稳定,工作连续性较好。公司拟派人员充分、专业配置齐全、专业水平过硬,由项目负责人(项目经理)统一组织项目实施,保证项目顺利完成。我公司作为住建部标准定额研究所及北京市造价管理处定额编制的主要参编单位,主持编制了(GCC103- )、 、定额,并参编了、等分册定额以及参编运营改造定额、 概算定额、古建定额等。经过编制定额培养了一批精通专业、技术能力强、经验丰富的专业技术人员。3、信息数据全面由于公司多年从事轨道交通、铁路、市政、房建工程建设工程的招标代理、造价咨询工作,经多年工作积累,建立了材料、设备价格信息库、指标库,信息数据全面丰富,因此,我公司能够及时、准确掌握专用材料设备市场价格变动情况,更加贴近市场,合理确定工程造价。4、专业的技术团队公司作为北京市发改委、北京市审计局、北京市财政局、财政部投资证审中心入围服务单位,培养了一大批敬业爱岗、专业过硬、经验丰富的专业技术人员,而且专业技术人员稳定,工作连续性较好。公司拟派人员充分、专业配置齐全、专业水平过硬,由项目负责人统一组织项目实施,保证项目顺利完成。5、充沛的专家顾问团队经过二十多年的发展,公司的专家库已汇集了300多名具有丰富实践经验和较高理论水平的评审专家,涉及轨道交通、铁路、城际铁路、市政工程、水利、公路、机场等多个行业、涉及土建、装修、轨道、供电、通信、信号等多个专业,专家主要来自从事地铁工程多年的各个管理部门,如建设单位、运营单位、施工单位、设计单位、造价管理部门等,不乏设计、造价、施工、监理、货物采购、金融等方面的知名专家,全面而强大的专家队伍为保障招标项目的质量和评标过程中的公正性提供了权威的技术支撑。6、沟通、配合能力强我公司先后参与京投公司多个项目的招标代理工作,对贵单位的管理模式非常熟悉,沟通非常畅通、配合很好,能深刻理解业主的意图,能更好更快的完成其安排的各项工作。7、服务优秀我公司拥有一支德才兼备的专业技术人员,人员品德端正、专业精深、敬业负责、服务热情,行业口碑良好,在咨询服务中经常得到委托方好评。二、招标代理工作安排按照招标相关法律法规,根据委托人委托的项目实际情况,结合我公司以往的的招标经验,拟定以下招标评标的组织与实施方案。(一)招标工作人员安排为确保招标工作有序开展,本着公开、公正、公平以及择优中标的工作原则,我公司委派具有多年招标经验同时具有招标师和高级经济师职称的人员担任项目负责人,成立招标项目组及招标成果审核组,为委托人提供专业服务。由资深招标经理担任招标项目组组长,由公司长期从事招标代理工作的副总工担任招标成果审核组组长,全程为委托人提供服务,保证招标工作顺利进行。具体人员详见人员团队构成表。(二)招标工作时间安排收到委托人项目进度总体要求后,立即排出招标进度计划和日程安排,并报委托人审批,审批同意后,严格执行计划,不能有任何耽误。根据项目总进度要求及项目的实际情况,倒排出各个项目每天的日程安排,保证具备中标后马上开展招标代理服务的条件,为委托人提供优质的招标代理服务。如招标所需前置条件均按期顺利完成,具备开始招标工作的条件,按招投标法要求,发布招标公告用时5天、发售招标文件用时5天,投标人编制招标文件距开标最少用时20天,开标、评标、确定中标后选人用时2天,中标后选人公示3天,从项目招标代理实施方案获批开始最快需要35天完成招标中标候选人公示工作,具体招标工作计划安排详见下图所示:用时最短招标工作横道图如招标过程中发生补充修改招标文件的情况,如果补充招标文件距离开标时间不足15天时,可能致使开标时间推迟,延长招标文件编制时间。如中标公示后出现投诉情况,可能会影响中标通知书发出时间,影响合同签订的进度。实际完成招标代理工作需根据项目实际情况以及委托方的进度要求随时进行调整。(三)招标方案编制的指导思想1、经过招标为委托人选择到报价合理、企业实力强、提供服务好的优秀中标单位,为项目顺利实施提供可靠保证。2、采用科学合理的招标程序和切实可行的运作方案。即依靠我公司的专业招标优势,确保制定的招标程序合法、合理且先进科学;同时经过目标规划、动态控制、组织协调、信息管理等方法和手段,以计算机和网络为辅助,确保实现招标目标。3、遵循公开、公平、公正和诚信、择优的原则,坚持为项目负责、提供最优质服务的服务宗旨,以严谨、开拓、踏实的工作达到为精品工程提供精品服务的目标。4、以ISO9000为指导思想建立完善的质量保证体系,使全部招标代理服务过程处于有效的控制之中,以达到委托人的最终满意。(四)招标方案编制原则我公司详细分析了本项目的特点和实际情况,确定本次招标代理应坚持以下原则:1、严格遵守、和其它相关法律、行政法规以及当地的各种相关规定。2、招标文件充分体现本项目实际和委托人项目要求,务求使文件逻辑严密、责权利规定明确清晰。3、招标文件中合同条款的制订突出以资金控制保障合同义务、职责的顺利履行,确保委托人实现对项目的服务质量目标控制、投资控制、安全控制和合同管理。(五)招标工作安排思路、工作方式及流程1、发布招标公告媒介如项目采用公开招标,招标公告将在相关网站发布,拟同时在中国采购与招标网发布免费招标公告,公司将招标公告网页打印保存。采用邀请招标的,公司对相关邀请单位发出投标邀请函,并留存相关档案。2、接收报名招标公告发布期为5个工作日,在规定的报名日期,投标人应按公告要求携带相关资料,到规定的地点报名。报名截止后,将”投标报名表”报送招标人。3、招标组织3.1发放招标文件、召开投标预备会及发放补充招标文件3.1.1将招标文件报送监督部门审查备案后,填写”招标文件备案表”,并通知投标人领取招标文件及技术文件等相关招标资料,同时填写”招标文件领取签到表”。3.1.2按照招标文件的要求,组织投标人踏勘现场及参加投标预备会,踏勘现场及参加投标预备会时应分别填写”现场踏勘签到表”及”投标预备会签到表”。3.1.3代理机构应协助招标人根据投标人对招标文件的书面提问编写补充招标文件,并报送监督部门审查备案,备案后发放给投标人,投标人领取补充招标文件时,应填写”补充招标文件领取签到表”。 3.2组织开标会议3.2.1开标前,投标人应按招标文件要求递交投标保函(保证金),应出具投标保函(保证金)证明,并将缴纳情况报送招标人。3.2.2在开标会议前应编写开标会议程序及组织方案,明确会议进程与人员组织分工,并报送招标人审查。3.2.3在接收投标文件时,应组织投标人及招标人填写”投标文件递交签收表与”开标会签到表”,并收取各方代表的授权委托书及身份证复印件。3.2.4按照开标会程序组织开标会议。3.2.5开标会议结束时,组织投标人与招标人代表在”开标记录表”上签字确认。4、评标与定标4.1评标专家的产生与备案评标专家由招标人代表和投融资方面的专家组成,成员为5人以上单数,其中招标人代表以外的投融资方面的专家不得少于成员总数的三分之二。投融资方面的专家由招标代理单位从代理机构的专家名册中采取随机抽取的方式确定。开标会前,填写”评标专家抽取申请表”及”招标人拟派评标代表资格条件登记表”,到监督部门抽取评标专家并备案。4.2评标会议的组织评标会议由我公司组织服务,代理机构应准备好专家评审需使用的投标文件、招标文件、评审表格、文具及纸张等用具。4.3评标结果备案评标工作结束后,填写”评标结果情况表”报送招标人,经招标人同意评标结果后报送监管机构进行中标公示,同时填写”中标结果公示登记表”;同时着手整理招标投标情况书面报告,在中标公示满5个工作日后报送监督部门,招标投标情况书面报告的内容包括:招标项目基本情况;投标人情况;招投标情况书面报告备案表;开标、评标结果报告;招标文件领取表;招标项目相关资料领取签到表;答疑文件领取签到表;踏勘现场登记表;投标预备会签到表;抽取专家相关资料;投标文件递交签收表;开标会议签到表及相关资料;开标记录表;评标表格;中标通知书;其它需要说明的问题。4.4中标通知书的发放公示期结束后,通知中标人领取”中标通知书”。5、合同签订与备案中标通知书发出之日起三十日内,招标人与中标人应订立书面合同,合同文件根据招标文件与中标人的投标文件整理编写。签订完的合同文件应向监督部门备案,同时填写”合同签订备案表”。招标人于中标人签订合同后五个工作日内,向中标人与未中标人一次性退还投标保证金。6、代理资料的整理与归档招标代理工作结束后,按照”招标资料目录”的要求,将代理资料整理并装订成册。 投标文件、代理资料及其它文件应按委托人要求,报送委托人存档。三、招标文件(含资审文件)质量保证措施1、质量保证措施若我司中标承担招标代理工作,将把本项目纳入我司重点工作,严格进行质量管理。针对本工程特点,我司咨询人员将强化质量意识,坚持质量标准、严格全过程质量检查控制。在过程中将严格执行质量保证体系的规定,确保质量体系在本项目研究中的有效运行。并采取下列保证措施。1.1项目组织和人员的保证措施(1)采取有效的组织措施,构架高质量项目组,配备质量管理员首先需要建立专门的组织机构保障现场咨询的质量。为此,专门成立专项领导小组,建立由技术骨干组成专业齐全、分工合理的驻当地项目组(简称项目组)。编制咨询项目策划,明确各个参与人员的职责和工作内容及相应成果提交流程和时间。并由我司质量中心中选派经验丰富、具有ISO9001质量体系内审员资格的质量管理工程师,严格规范地进行设计质量管理工作。(2)聘请专业技术支持团队和专家顾问组专业技术团队是由国内具有丰富经验的轨道交通投融资、建设管理、财务法律及合同等方面的专业人员组成,在咨询服务过程中全程参与项目咨询,并具体承担相关专业性的技术工作,有效提高项目的咨询成果质量。专家组由我司专家顾问组成,参加各阶段成果文件内部审查并提出相关意见和建议,负责成果文件的审定工作,为本项目的顺利进展提供强有力的技术支持和质量把控。(3)建立项目质量管理职责体系把质量目标、责任落实到项目负责人、专业负责人、具体咨询人员和质量管理工程师身上。按照ISO9001标准中”全员参与”的原则,建立质量责任体系,让每一个参与咨询工作的员工了解自身贡献的重要性及其在咨询过程中的角色,让每个人都清楚本身的职责、权限和相互关系。质量控制总体流程图(4)严格项目策划,为项目进度提供有利保证重视咨询项目策划工作,制定质量保证计划,明确各专业咨询和工作内容及各级人员的职责。项目执行过程中,确定相应检查点,及时对项目的进展情况予以督促、检查。如发现有滞后的情况,及时责成项目负责予以分析、说明,并提出改进措施,专业质量管理员将负责跟进改进情况。1.2建立务实、高效管理措施招标文件是体现工程特点以及委托人要求的载体,招标文件编制的好坏,在一定程度上影响了招标工作的效果;因此需要编制人员详细了解委托人要求,结合工程特点编制招标文件,充分将委托人的要求体现在招标文件中,并最大限度的满足委托人的要求。遵照中华人民共和国的法律和法规及地方法规,根据项目总投资估算及对委托人的要求,完成招标文件的编写工作,提前报送委托人审查,委托人审查合格后报送相关部门审查备案。2、管理措施我公司作为专业的工程建设招标代理机构,在招标文件(含资审文件)编制质量控制方面有着一整套系统的管理措施,即按照招标文件(含资审文件)编制程序,在每一步骤上实施质量管理。在此前提下,根据本公司以往招标经验,并充分考虑本项目的实际情况,从如下几方面来更好的控制编制质量:2.1严格遵守国家有关各项法律法规,严格遵守保密法则,我公司在此庄严承诺:如果经查证我公司人员出现泄露有关机密的,造成委托人损失,由我公司承担一切后果。我公司保证杜绝此现象的发生。2.2招标程序:制定切实可行的招标工作程序,在程序设计上保证简单明了,具备实施上的可操作性。2.3招标过程:招标过程要保证公平透明,增强投标人的参与意识,促进竞争,确保招标目标的实现。将整个招标过程置于有效的监督和监控下,防止不正当行为发生,提供公开、公平、公正、诚实信用的工作环境。招标各个阶段都离不开各类专家的支持,参与制定计划和方案,就各相关政策和法规的制定提出建设性意见,参与招标文件(含资审文件)的起草等工作。我公司将会聘请相关专家给予充分支持。2.4从项目接手(接受项目委托)、资料信息收集到招标文件(含资审文件)的编制、审查、修改、论证、报审、定稿,都由招标项目组专人负责,并填写相应审查表(见附表)备案,严格按照质量保证体系进行。2.5项目组配备人员均有丰富的招标代理工作经验,负责或参与过类似工程招标项目,项目组专业合理搭配,各负其责,确保招标文件(含资审文件)的编制质量。2.6充分利用自身专业资源,分别从技术、经济、法律专业几个方面由业务资深工作人员对招标文件(含资审文件)进行质量审查、论证。2.7谨遵严谨、踏实的工作态度,落实招标文件(含资审文件)的语言、专业词汇和描述的准确性。2.8严格贯彻执行内审制度,加强对招标文件(含资审文件)中关于资格审查、技术要求、评审办法、合同条款、中标人控制要点等关键点的把握。2.9评标专家方面:评标专家委员会的组建和选聘工作在与委托人充分沟通和协商的基础上,按照和国家发改委等七部第十二号令执行。2.10关于评标办法:制定一个全面合理的评审标准和评价体系是搞好此次项目招标的关键。评标办法要充分体现公平、公正、科学、择优的宗旨。我们将借鉴历次的招标经验,广泛征求意见,实地考察,获取第一手的信息和资料,制定全面、周密的评审标准和评价体系。招标文件中将会列明评标的标准和办法,让投标人充分了解这些标准和办法,让她们更有针对性的去参与投标竞争。2.11我们将积极响应委托人明确的和潜在的要求,根据工程的特点,认真策划项目的招标组织工作,所有的工作环节和成果文件不但能保证质量,而且保证在符合相关法律法规要求的前提下,最大程度地满足委托人的要求和愿望。2.12加强内部审核,建立三级审核机制,规范审核流程,明确审核内容(审核重点内容详见后附表)。2.13经常总结以前招标经验和教训,杜绝在新的项目中出现之前发生的相同或类似错误,举一反三,加强改进。2.14定期组织员工培训,学习新的招投标相关法律法规和政府及标办相关要求,做到与时俱进。3、组织协调、信息管理良好的组织协调和信息管理是确保招标文件体现委托人对承包单位总体要求和对工程项目实施目标、保证编制质量的必要条件。以我公司常规招标工作组织协调和信息管理安排为基础,并结合以往招标项目经验,确定如下任务和方法:3.1组织协调的内容及措施。内容包括:与监督、管理部门的良好沟通和关系协调;与委托人及各部门的组织协调,本项目具体负责部门,负责接受上级指示、批复的部门,负责各类报告、手续报批的部门,负责设计联络的部门、其它单位等。采取专人跟踪措施,随时联络,定期跟踪,作到充分掌握和了解项目进展动态。3.2组织协调中的信息管理。组织协调的重要一环就是信息反馈,反馈信息的管理将对招标文件的编制质量起到很大的影响作用。4、招标文件(含资审文件)重点考虑内容及控制要点招标文件做为招标代理工作的主要”产品”,其编制质量的高低直接影响招标效果。一个成功的招标文件就是要将委托人对承包单位的总体要求和工程项目的”五统一”目标集中体现在招标文件中,经过招标为委托人选择到报价合理、企业实力强、社会信誉高的中标单位,为项目的的顺利实现提供有利保证。我公司根据以往招标工作经验,针对本项目的实际情况,认为在招标文件的报价方式及合同条款尤为重要,招标文件的编制中应注意招标范围、资格要求、服务周期、评标办法、合同条款等。招标文件(含资审文件)内部审核重点一览表序号项目名称替换原文件名称是否替换完整,特别要检查表格序号是否有误指向序号是否正确评分合计额是否正确,是否具有针对性评分表中各项数据是否有误专用条款是否有针对性表格是否有表头打印是否漏页清单是否与技术需求一致文件是否有空行标点符号是否有误错字合同中甲、乙名称一致,招标文件委托方表格是否美观123456789101112复核人签字:评标表格复核重点内容序号项目名称是否存在问题1是否写明项目名称,是否跟招标文件一致2投标单位名称是否跟报名时或资审结果一致3评分表格总数是否跟招标文件一致4签到、声明、形式评审、资格评审、响应性评审、技术打分、商务打分、经济打分、汇总表、评审意见表、暗标编号表、复核意见书、费用表等是否齐全5暗标编号表投标人名称处是否出现了单位名称,而不是编号6每个表格中的评审项目和评审内容是否和招标文件完全一致7评审表格下方是否有评委签字和日期8得分合计是否和招标文件一致,是否总分为100分9是否携带了招标文件、补充文件(如果有)、评标办法10是否携带评标工具,包括笔、计算器、橡皮等11是否将暗标正本和暗标编号表单独封存复核人签字:四、招标代理服务质量保证措施1、 管理措施1.1规范操作程序1.1.1 实行项目负责人责任制根据招标代理工作的特点,我们特组建对同类服务工作较有经验的优秀项目班子承担本次服务任务,班子内配备专业的工作人员,并由公司副总经理直接分管协调,从而在组织上能满足服务需要。公司对项目副经理和项目组人员实行业绩跟踪考核评定。1.1.2 实行咨询成果文件的三级复核措施项目部出具的全部咨询成果文件实行公司规定的项目负责人、项目副经理、总师室三级复核制度,以确保咨询成果文件的质量,三级复核主要是对文件的编制原则、业务深度和重要数据进行复核校对,各级复核人员在相配套的成果文件审核流转表上发表复核意见,便于编制(审核)人员进行修正。1.2企业工作人员管理制度1.2.1公司工作人员日常工作纪律遵守价格评估、价格鉴证、招标代理、政府采购代理、工程造价咨询等有关行业规定并严格执行,接受行委托人管部门的监督检查。公司开展业务时,工作人员应遵守以下工作规则:(1)严格遵守国家有关法律、法规、条例和制度,遵守职业道德,并接受监督;(2)坚持公平、公正、客观、科学的原则,对所出具的报告书有关内容的真实性和合法性、公正性负责,严格按照公司相关岗位职责(3)对委托人及有关部门提供的资料,应当严格保守秘密;(4)接受委托均应签定协议书、公司盖章,在委托协议书规定的内容和期限完成业务。(5)工作人员不得伪造、涂改、出借招标代理、政府采购代理、估价鉴定、造价审核等个人资格证书,在外不得从事或兼任与本所业务相关的业务工作。(6)在执行业务期间,工作人员不得索取、收受委托合同约定以外的酬金或其它财物,或利用执行业务之便,谋取其不正当的利益。1.2.2公司工作人员应加强岗位培训与理论学习,严格自律,努力提高业务技能和执业质量。安排或指令工作人员限期完成的项目,本所人员在保证质量的前提下,应配合完成,不允许挑精拣肥,如无正当理由拒绝作业,影响公司的信誉,作如下同步处理:(1)暂停项目安排;(2)扣除奖金1000元;(3)下达处理决议书,限期改正。上述处理后仍不愿纠正的,可终止劳动合同,不再续签。1.2.3法律责任:公司工作人员违反本制度第二条6、7条款,按有关规定处罚,严重的解除劳动合同,直至追究相关法律责任。1.3内部审核制度经过完善内部质量控制,对本项目招标代理全过程、全方位的质量检查和控制,明确,同时,经过跟踪公司核查及时发现存在的管理问题,纠正偏差,加强内部控制,提高项目管理水平,从而提高跟踪审核管理的工作质量和效率,保证建设项目的质量和进度。为了保证咨询成果的质量,我公司根据项目特点组建行之有效的项目组织机构,制定了严格的咨询成果内部审核程序,具有完善的人力资源保障措施和畅通的沟通渠道。同时在组织上、制度上、人力资源上和沟通渠道上等对咨询成果的质量提供了强有力的保障。1.3.1严格的内部审核制度公司作为招标代理及造价咨询的服务机构,应在代理全过程及编制咨询成果的过程中,将贵公司的真实意图和项目投资理念全面、有效、灵活的贯彻落实到每一步工作中去,从而为委托人提交一份高质量的代理及咨询成果。(1)严格的内部审核制度是高质量咨询成果的保障,实行咨询成果内部审核的最终目的是在不违反法律、法规的基础上,为委托人提供高质量的咨询成果,以便委托人在参建各方的配合下,能安全、优质、高效的完成每一阶段的建设任务。(2)内部审核是严格按照审核程序逐级进行,根据各阶段的特点有侧重点分别进行审核。为了提高各阶段的招标代理咨询成果的质量,我公司制定了严格的三级内部审核制度,经过从项目副经理、总工办到项目负责人(项目经理)的层层把关,大大减少了错误的出现,保证了咨询成果的质量,为项目的顺利实施奠基了坚实的基础。各专业组成员编制各阶段咨询成果文件,编制完成后在小组内进行互相审核,提出合理建议,修改文件,然后交小组负责人进行全面把关,形成初稿,最后交部门负责人及公司领导,分别从不同方面、分重点进行审核,经逐级内部审核程序后,最终形成完整的咨询成果文件。对于每一个阶段所形成的咨询成果文件均严格按照内部审核程序执行,同时为了能按时向委托人提供咨询成果文件,先把各级审核程序按提交时间进行倒排,这样既保证了工作效率,又能高质量完成委托人交给的咨询任务,为工程的顺利进展、有效控制工程招标代理提供了制度上的保障。1.3.2严格的内部三级复核制度1.4实行成果文件标准化制度各项咨询成果文件的技术资料是企业质量控制体系的重要产品和企业咨询活动的重要记录,它应当标识清晰、存储整齐、检索方便,并与法律、法规、规范、标准和企业质量管理目标相一致,公司要求全体业务人员在日常工作中按归档要求做好资料的积累和整理,认真办理归档,所有成果文件均按公司规定格式编制,并经公司总师室最终确认后发出。 1.5实行工作质量考评制度公司的质量考评措施是为了保证公司各项管理办法的贯彻落实,维护公司信誉与品牌,它适用于每一个工作部门,也适合于本项目部,该制度实行年度考评制,它的主要内容是:(1) 产品质量的处罚,即对不按公司规定标准编制咨询文件、文件偏差率大于5%、归档不达时限、业主反应的质量问题等现象的处罚办法;(2) 服务质量的处罚,即对不按委托人要求时间节点完成任务、服务不到位引起委托人不满的、工作中泄露机密造成负面影响等情况的处罚办法;(3) 管理质量的处罚,即对不按业务操作流程进行管理并产生的质量问题引起委托人不满的、给公司带来名誉损失等情况的处罚;(4) 职业道德的处罚,即对职业人员不恪守职业道德、谋取合同约定费用外的利益或接受商业贿赂等现象的处罚;(5) 质量评定的奖励,即对获得委托人的高度评价、并推荐为市立功竞赛表彰与记功者、在业主、行业、政府的年度质量考评中名列前两名者、在服务回访中获得委托人表扬者均可得到公司的专项奖金。(6)处罚措施包括批评、警告、扣发奖金,严重时解除聘用合同,直至司法起诉追究刑事责任。1.6企业内部业务档案管理制度档案是公司管理的重要工作,行业主管部门对档案管理有严格的要求。根据及有关规定结合公司实际情况,特制定如下档案管理制度:1.6.1档案管理负责制度(1)档案管理实现业务负责人、档案管理人、档案室主任三级管理。办公室扎口管理,办公室主任兼档案室主任。档案工作人员履行档案管理职责,业务人员将档案资料收集归档。(2)各级人员认真贯彻执行和档案工作的有关规定,根据档案有关制度,认真履行职责。(3)公司档案管理实行奖惩制度,周伟强为档案管理人员(办公室扎口管理)归案无错误每10件奖20元人民币,如少、漏归案、档案遗失或检查扣分,则视情节轻重每一例扣20- 元人民币。 1.6.2档案人员工作制度(1)负责收集本公司的各项档案资料,严格执行规定,统一管理好本公司的全部档案。(2)案卷实行一件一档,归档时应认真检查归档材料是否齐全完备。 (3)做好档案的日常管理和保护,定期检查档案,确保档案的完好性。档案管理人员监督每位工作人员在每宗业务完毕后,一星期内将全部相关资料整理、汇总、归档。(4)做好档案的鉴定、统计和管理。并提前做好行业管理部门的检查工作。1.6.3业务人员归档制度(1)业务人员每宗业务完毕、资料齐全后一星期内,分门别类移交给档案管理人员。(2)业务人员保证资料的完整性。(3)只有资料完整,归档后方可计算奖金。(4)如因业务人员档案缺损、工作质量造成公司质量检查扣分或有损公司形象,将按情节轻重,最低扣100元直至扣完项目奖金为止。1.6.4归档制度(1)本公司办理的工程招标控制价、审计、招标、司法鉴定、评估、会计业务、文书等类事实所形成的书面材料及各类文件均属归档范围。 (2)归档文件材料必须齐全完备。(3)卷宗文件材料按目录排列有序、依次编写页号。(4)卷宗封面应逐项填写清楚,各备考表应置于卷内。 1.6.5档案保管制度 (1)根据档案资料的数量、设置必要的档案专用库房和档案箱柜,档案库房牢固、有必要的防火、防水、防潮设施,库房实行专人管理。 2)档案存放应根据档案不同种类,不同保管期限存放按年度从上而下、从左到右排列。1.7企业内部人事管理制度1.7.1公司员工应具备的基本条件:1)拥护党的路线、方针、政策,作风正派,廉洁奉公、遵纪守法,能服从组织分配。2)有大专以上学历和助理级以上专业技术职务,具有相关专业资质。3)年龄在22至45周岁,身体健康,经市体检中心体检合格。4)严格自律,积极向上,努力提高业务技能和执业质量。5)不在其它单位兼职或挂职。1.7.2用工方式:1)公司实行全员劳动合同制。新聘人员试用期为三个月,试用期满合格后予以录用并签订劳动合同。2)本所与职工签订经劳动人事部门鉴证的、具有法律效力的聘用合同,明确双方的责、权、利关系,聘用劳动合同一经签订,即不得随意变更。3)本着”精简、高效、节约”的原则实行定员不定岗的满负荷工作制。1.8企业内部财务管理制度企业内部财务管理,由会计人员负责日常财务会计核算及资金管理。具体按执行。会计人员擅自动用资金或出现帐物不符等行为,将不得再从事本所财务工作。1.8.1本所财务人员应具备良好的职业道德、廉洁自律、具有专业上岗资格。1.8.2熟悉国家财经法律、法规、规章和方针、政策,掌握本行业的业务管理知识。1.8.3有较强的工作能力、能适应本所的工作特点。1.8.4设置会计岗和出纳岗,会计岗人员从事会计帐务核算,包括原始记录复核、制证、凭证登记、往来核算、费用核算、财务成果核算、报告编制、帐务核对等。不从事现金的收支工作;出纳岗人员从事货币资金收支核算,不从事稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务的登记及核算。1.8.5本所业务收支实行董事长负责制。经审批过后的原始凭证方可入帐。1.8.6财务实行定期盘点制,包括:库存现金的盘点、银行资金的盘点对帐、其它实物资产的清点等。如有差异,及时查明原因,及时处理。1.8.7未尽事宜按本行业会计制度执行。1.9执业廉政制度为了加强工程建设咨询过程中廉政建设,规范执业人员的各项活动,防止发生各种谋取不正当利益的违法违纪行为,保护国家和各方当事人的合法权益,根据国家有关工程建设的法律法规和廉政建设责任制规定,制定如下廉政制度:1.9.1我公司咨询业务工作坚持公开、公平、公正、诚信的原则,不得获取不正当利益,损害国家和其它当事人的利益,不得违反工程建设管理的规章制度。1.9.2我公司应与工程建设的相关单位保持正常的业务交往,按照有关法律法规和职业程序开展业务工作,并遵守以下规定:1)不准以任何理由向项目建设相关单位及其它工作人员索要、接受或赠送礼金、有价证券、贵重物品及回扣、好处费、感谢费等。2)不准以任何理由为项目建设相关单位报销应由对方或个人支付的费用。3)不准违反合同约定而使用项目建设相关单位提供的通信、交通工具和高档办公用品。4)不准以任何理由为项目建设相关单位或个人组织有可能影响公正执行公务的宴请、健身、娱乐等活动。1.9.3我公司执业人员有违反以上廉政行为的,按照管理权限,依据有关法律法规和规定给予党纪、政纪处分或组织处理;涉嫌犯罪的,移交司法机关追究刑事责任;给委托人单位造成经济损失的,应给予赔偿。1.10保密管理制度为维护招标人及投标人的合法权益,保证招标过程的公正性、合法性,提高招标服务信誉和服务质量,按照国家相关法规、规章的要求,提出本措施。如下信息应保密:(1)招标人的相关信息;(2)投标人的相关信息;(3)评标专家的相关信息;(4)评标过程的相关信息;(5)中标结果发布前的中标信息;(6)其它招标工作中应遵守的保密信息。1.10.1投标情况的保密根据(以下简称)第二章第二十二条规定:不得泄露应当保密的与招标投标活动有关的情况和资料,不得向她人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量及可能影响她人公平竞争的有关招标、投标有关的其它情况,设有标低的应保密或采取必要措施投标情况的文件主要有和。投标情况如果泄露可能会造成投标人之间的串通,导致标价上升,致使招标方蒙受损失。因此,对投标情况必须落实保密措施,严格保密,加强出售标书及投标情况的管理,不得向任何单位和个人透露招标投标的内容。因此,我公司在接受报名登记或者出售招标文件登记时,要求每一个投标单位填写单独的登记表,而不是将所有单位登记在一张表格上,登记汇总表在非报名时间整理,项目责任落实到人而且严格保密。1.10.2招标答疑的保密为做好招标答疑过程中的保密工作,答疑采用书面方式,由潜在投标人以书面方式提出自己的问题,工作人员根据所有投标人的提问,进行归类汇总,经与招标人协商确定后,以书面方式(或传真)分别提供给所有招标文件的收受人,做统一的解答或更改。1.10.3接收投标文件的保密第三章第二十八条规定:投标人应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间前将投标文件送达投标地点。第三章第二十九条规定:投标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前,能够补充、修改或者撤回已提交的投标文件,并书面通知招标人。补充内容为投标文件的组成部分。为了做好接受投标文件过程中的保密工作,避免因较早提交投标文件而造成的一切不良情况的发生,在招标文件中对接受投标时间做了严格的规定,一般定在开标截止时间前一小时。1.10.4投标文件的保密第三章第二十八条规定:招标人收到文件后,应当签收保存,不得开启。投标文件是投标人的商业秘密。因此,招标工作人员有义务把投标人递交的投标文件保存好,以避免投标人遭受损失,并严格按照招标文件中规定的开启时间开启。在注重开标前投标文件保密工作的同时,对于开标后的投标文件也应予以保密,不能泄露投标人的商业秘密。1.10.5评标委员会的保密工作评标委员会作为评标的权力机构,具有决定项目预中标的权力,同时也承担着公平、公正评标的责任。因此,招标组织者必须加强对评标委员会成员的保密和监督。保证按规定时间,规定程序在招标办专家库抽取专家,专家签到后,全封闭式工作,拒绝同外界接触。我公司在该方面的工作遵循严格的保密原则,强化多方面的有力的措施,在连续几年招标代理工作的操作中,没有出现任何差错,确保了评标委员会的保密工作。1.10.6公司实行保密制度,内部客户资料、档案等为商业秘密,凡接触公司商业秘密的员工辞职应提交保密保证书。2、组织措施严格执行、等国家强制性技术标准,落实招标人、招标代理单位、招标管理部门、监督管理部门和投标人的责任。贯彻执行及建设工程当地相关法律法规的招投标程序,加强事前控制。具体措施如下:(1)首先要在公司内部建立健全招标代理机构,由有丰富的工程招标代理经验的招标代理工程师及相关专业造价工程师、招标代理人员等组建成项目工作组,完善职责分工及有关招标代理制度,建立分工明确的质量保证体系和质量责任制,责任到人。(2)严格按照公司制定的质量控制程序对招标代理质量进行控制,严格合同评审和招标公告、招标文件的审批制度。(3)审查报名单位的报名文件企业资质等级、营业范围、人员及业绩要求是否符合招标公告要求,按资格预审文件要求的合格标准审核;评标时协助审查投标单位投标文件符合性审查,协助专家评审投标文件。(4)为招标人提出专业的招标建议,协助招标人选择高素质、有能力的承包商承接工程任务。(5)组织召开招标会、答疑会、现场踏勘、开标会、评标会等活动,严格按招标公告要求时间接受报名、发放招标文件、答疑文件、接受投标投标文件、开标、评标等工作