基于用友NC的海外矿山企业采购、仓储管理优化.pdf

230 采购工作作为企业运营及项目活动的起点，对于降低产业供应链成本、缩短物资供应周期起到关键作用1-2。因此，采购管理工作成为企业供应链管理中较为重要的内容。伴随市场多元化发展，采购管理的复杂性以及不确定性逐渐扩大，其中信息化的供应模式逐渐成为主流发展趋势。信息化管理可以降低企业的运营成本，增加各个部门之间的联系，改善服务管理体系，为现代企业的经济化、信息化发展提供参考。矿山企业的地理位置一般位于远离城市的山区，其特殊的地理位置造成物流成本相对较高3。科学地控制采购成本对于增加矿山企业经济效益和经营效益至关重要4-5。随着科学技术和信息化快速发展，OA、用友NC 等企业管理系统相继出现，为矿山企业信息化管理奠定了基础6-7。在当今信息化时代发展进程中，矿山企业经营管理模式产生了巨大变化。从以往固定的时间和地点、单独的分散方式转变为一种在任何时间、地点和方式都在持续不断进行的过程，推动矿山企业资源规划管理软件的进一步发展和完善。信息化管理系统满足和实现矿山企业大部分管理要求的同时，仍然存在一些个性化管理需求不能完全实现8，还需要在管理系统上提供二次开发、模块上进行定制更新。本文以中色非洲矿业有限公司（以下简称“中色非矿”）为例，针对 NC 系统使用过程中暴露的问题以及个性化要求进行总结，从采购计划管理、库存管理等方面进行优化，进而实现科学、高效的采购管理。1 用友NC系统在矿山中的应用1.1 用友 NC 系统特点用友 NC 系统是由北京用友软件股份有限公司推出，将财务链以及供应链集于一体的管理系统，具有数据集成、资源共享、实时监控等特点。不仅支持现代管理方法与技术，还能够满足不同客户个性化需求，从而提高用户经济效益、管理效益。该系统主要包含财务系统、供应链系统、生产制造系统、人力资源系统等不同功能模块9，其功能模块结构如图 1 所示。图 1 中供应链系统主要包括日常的购、销、存及其他的物流管理的录入、查询及统计功能，例如：采购合同管理、采购订单管理、库存管理等，最终实现对供应链的有效管理。基于用友NC的海外矿山企业采购、仓储管理优化郭春攀（中色非洲矿业有限公司，赞比亚基特韦 22592）摘 要：采购管理对于矿山企业控制运营成本具有重要意义。本文以中色非洲矿业有限公司为例，针对用友 NC系统使用过程中暴露的问题以及个性化要求进行总结，从采购计划管理、库存管理等方面进行优化，进而实现科学、高效的采购管理。在采购计划管理方面，增加了库存提示和物料编码合并功能；在库存管理方面，对编码定位管理、VMI 管理流程进行了优化。系统优化后每月度可节约 940h 工时，工作效率得到进一步提高，系统潜能得到更大发挥。关键词：矿山企业；采购管理；用友 NC 系统；采购计划管理；库存管理图1 用友NC系统功能模块结构示意图 231 该系统自 1998 年推出以来广受关注，经过几年的发展已经趋于成熟，成为我国大中型企业管理信息化应用系统的首选，例如兖矿集团赵楼煤矿、宁夏东方钽业股份有限公司、中国三峡总公司10等。企业使用该软件后，能够实现数据处理、管理与控制相结合的高效能、集成化的经营管理目标。对于提高企业的竞争能力，弥补公司在现实经营管理中的薄弱环节和关键环节具有重要意义。1.2 用友 NC 系统在中色非矿中的应用中色非矿是中国有色矿业集团和赞比亚联合铜矿投资控股公司为重新开发关闭 13 年的谦比希铜矿，而共同投资设立的矿业公司，成立于1998年7月。谦比希铜矿矿区由主矿体、西矿体、底盘矿体和东南矿体组成。目前公司矿山生产能力已超过400万吨/年采选能力，年产铜金属量约7万吨，赞方就业人员超过5300人（含协作单位）。2019 年 1 月，中色非矿积极响应中色集团公司要求，推进用友 NC 系统上线，实现人、财、物系统全面贯通、环环相连，协同效应充分显现。三年多来，供销部依托 NC 系统平台，实现物资采购计划、采购审批、合同（订单）、出入库、发票付款全业务流程线上管理，工作效率显著提升。供销部在逐渐熟悉、掌握系统应用的同时，对系统存在的相关问题与用友协调沟通，进行优化，既提升了生产单位使用要求，又满足了供销部管理需求，系统潜能得到更大发挥。表 1 为供销部采购、仓储管理系统优化清单，由表 1 可知优化后每月度可节约 940h 工时。2 基于用友NC的采购计划管理优化采购计划管理是采购、生产管理的源头，采购需求、采购计划编制质量的高低，直接关系到生产能否正常运表1 基于用友NC系统采购管理优化清单项目类型月度节约工时/h单流程节约时间/h达成的目标月均相关流程数量/次上线单一来源采购审批流程122448提升采购合规性3优化NC系统物资需求申请80.10.4提高申请数量准确性45上线临时采购申请报告流程602448提高计划合规性30优化NC系统价格审批界面300.10.4提高采购审批效率180上线设备备件验收单流程402448提高验收效率20NC系统启用物料货位固定功能7500.52减少入库、领用耗时750改善VMI入库流程3548120系统关账时间提前70上线固定资产启用登记流程52448加强固定资产管理10行。矿山企业的作业面分散、地质条件较复杂，导致物资需求量不确定性程度较高，采购计划不稳定。采购计划数量过多将导致物资积压，占用企业资源，影响企业现金流。采购计划数量过少，将影响生产正常进行。原计划管理模块，具有计划管理相关功能，但不够科学、合理，在确认采购数量时需要从不同模块进行数据查询，最终确认采购品种、数量。为减少操作步骤，从以下几个方面进行了改进优化。2.1 库存提示在 NC系统物资需求申请界面表体中，通常一行为一个物料编码，可自动带出相应品名、规格、型号、单位等基本信息，使用部门根据生产计划申报采购数量。在此基础上，供销部提出优化方案，每一个物料编码所在行增加一列，显示部门现存量信息，及总库存量信息，有效减少审批时查询时间，平均每个需求申请单节约工时 5 15min。2.2 物料编码合并物料编码是物资的“身份证号”，目前已经做到一个物资一个编码。但由于生产厂家出于自身利益考量，给设备备件制作“替身”，赋予设备生产厂独特编码，导致通用备件无法被轻易发现。另一方面，由于供销部管理人员自身知识缺陷，无法做到同一物资同一编码。供销部开展了物料编码清理、合并工作，减少了“重码”现象，保障库存量可靠性，防止同一物资多个编码造成采购数量过多现象。三年多来，计划管理初见成效，库存逐年下降，截至 2022 年年底，库存下降达 1200 万美元。3 基于用友NC的库存管理优化赞比亚位于中南部非洲，属内陆国家，制造业相对落后，叠加疫情影响，国际海运船期不固定，陆陆运输 232 以卡车为主，不可控因素多，一旦出现物资储备不足将严重阻碍生产。为确保企业的生产顺利进行，常常以增加物资库存为代价，批量采购并储存，增加资金占用，对于企业运营和资金流转十分不利。3.1 实现按部门批次管理物资入库时系统自动生成二维码，包含编码、名称、规格、型号、批次号、供应商等重要信息。供销部打印入库单据时，同时打印二维码，粘贴于外包装上，便于物资盘点、出库，以及物资使用情况跟踪，一旦发现质量等问题可进行有效追溯。为进一步优化存货管理，供销部在原有批次号的基础上加入前缀，以部门代码开头加年月日及序号，实现库存可按部门进行区分，出库审核更高效，便于日常统计及各部门库存统计分析，同时便于开展库龄分析。3.2 物资定位管理中色非矿物资收发频繁，近年来，年平均出入库总金额约 2 亿美元。NC 系统上线后，供销部加强库位管理，办理物资入库时确认存放位置，提高了物资日常发放及盘点效率。但由于库位管理系统不够合理，每一批次入库物资均需要再次填写货位，占用时间多，效率仍不高，根据管理要求，同一物资存放库位相对固定。重复填写、确认不便于收货工作开展。因此，供销部与用友技术人员协商，将物料编码与货位绑定，将有效缩短入库时间，提高工作效率。3.3 VMI 管理优化VMI 寄售制管理引入非矿近 6 年，对于降低库存、减少企业资金占用、降低物资积压风险起到良好作用。仅 2016 年启动后当年便实现库存下降 178 万美元，轮胎、滑润油、钻具、无轨设备专用备件均实现 VMI 管理。2019 年新系统上线后，VMI 管理制被广泛推广。由于系统不成熟，流程烦琐，给物资收、发，发票结算、成本计算管理带来严重挑战。甚至有少量单据问题无法解决，导致延时 23d，系统无法正常关账，流程优化势在必行。2022 年供销部进行流程调整，每个单据缩短工作时长半小时到 1 小时不等，月度平均约 70 个 VMI单据，每月可节约 35 70h。4 用友NC系统与OA流程管理结合供销部严格控制临时计划申报，修订了中色非矿物资计划管理办法，对“临时需求计划”进行品种限制、数量控制。新增临时计划预算超过 2000 美元需提交采购说明报告，根据管理权限办理审批。报告通过 OA 流程管理系统线上审批，比线下审批模式节约时间，基本上当天即可完成报告审批。优化固定资产启用单流程，由线下审批转移到 OA 流程管理系统线上审批。将附件上传 NC 系统，作为出库支撑重要文件，规范固定资产管理。上线设备、备件验收单流程，将设备、备件验收流程移至线上，节约各个环节验收相互等待的时间，平均每个验收流程节约工时 2 h，验收时间缩短 1 2d。5 结论（1）通过对用友 NC 系统存在的相关问题进行优化，提升了合规性要求，又进一步满足使用单位及供销部使用需求，系统潜能得到更大发挥，优化后每月度可节约 940h 工时。（2）在采购计划管理方面，增加了库存提示和物料编码合并功能，供销部门开展了物料编码清理、合并工作，减少“重码”现象，保障库存量可靠性，防止因编码不同造成多购现象。（3）在库存管理方面，对物资定位管理、VMI 管理进行了优化，实现库存可按部门进行区分，出库审核更高效，便于日常统计及各部门库存统计分析，极大提高库存管理信息化和精准性。参考文献：1 高明霞.浅谈矿山企业供应链管理中的“小采购”与“大采购”J.世界有色金属，2021，14：151-152.2 周学其，明平田.矿山企业采购成本控制分析J.财经界，2016，29：65+149.3 王育军，吴虹.基于供应链环境下的矿山企业采购管理J.物流工程与管理，2009，31(01)：50-51+89.4 汪斌.加强矿山建设公司采购和资产管理降低企业的物资成本J.商业经济，2014，21：42-43.5 马晓瑞，张俊，陶志翠.论矿山企业物资采购工作的成本控制J.中国航务周刊，2021，32：62-63.6 董科鹏.基于用友NC的采购一体化系统开发与实现D.河北科技大学，2018.7 邓敏婕.供应链系统管理下财务核算优化以用友NC为例J.中国集体经济，2018，04：127-128.8 艾立.用友NC信息系统的实施应用实践研究J.中国管理信息化，2019，22(12)：50-51.9 杨志红.浅谈用友NC财务系统在地勘财务管理中的作用J.时代金融，2014，15：163-164.10占慧莲，张子健.用友NC财务管理系统的操作要点J.中国管理信息化，2010，13(12)：3-5.