如何正确认知时间管理.doc

如何正确认知时间管理

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测试成绩：93.33分。 恭喜您顺利通过考试!
单项选择题
1. 以下属于B类事件的有: √
A  危机处理
Ｂ  不速之客
C  紧急会议
Ｄ  保持身体安康
正确答案: D
2. 以下属性中，不属于时间的是: √
A  可以失而复得
B  供应无弹性
C  无法取代
D  无法蓄积
正确答案： A
3. 以下古诗句中,反映传统时间管理理念的时间重要性的是: √
A  逝者如斯夫!不舍昼夜
B  预那么立，不预那么废
C  一天之计在于晨,一年之计在于春
D  一寸光阴一寸金,寸金难买寸光阴
正确答案: D
4．　时间管理的三大观念分别是时间观念、效率观念和: √
A  效能观念
B  分配观念
C  节约观念
Ｄ  预留观念
正确答案： Ａ
5． 第三个时间管理历程的特点是： √
A  时间增加和备忘录
B  工作方案和时间表
C  排列优先顺序
D  以重要性为导向
正确答案: C
6. 行事历时间管理法存在于时间管理的哪一个历程: √
A  一
B  二
C  三
D  四
正确答案: Ｂ
7. A、B、C、D四类事件同时摆在眼前时,应该首先处理： √
A  Ａ类事件
B  Ｂ类事件
C  C类事件
D  Ｄ类事件
正确答案： Ａ
8. 以下耗时因素中，属于内因的有： √
A   干扰
B  资料不全
C  无力拒绝
D  不速之客
正确答案： C
９.　以下时间浪费中，属于有形浪费的有： √
Ａ  方案不周
B  不懂授权
C  拖延
D  程序繁琐
正确答案： Ｄ
１0． 不属于时间管理误区的有: √
A  有自己的时间管理系统
Ｂ  认为时间是自己的私人财富
C  今天不够,还有明天来补足
D  浪费一两个小时无所谓
正确答案: Ａ
判断题
１1.　本课程讲述的“时间管理〞仅仅针对的是工作时间，帮助经理人正确安排在企业管理的时间。 √
 正确
 错误
正确答案: 错误
12. 效率观念始终不偏离终极目标和结果，与人生奋斗方向和企业终极目标相吻合。 ×
 正确
 错误
正确答案: 错误
13. 与B类事件相比,C类事件更加紧急,因此应该优先处理Ｃ类事件。 √
 正确
 错误
正确答案： 错误
14． 在考虑两个人的资本时，20岁的年轻人比50岁的中年人有形资产要少，但是相差的30年光阴更为重要。√
 正确
 错误
正确答案: 正确
15． 第二个时间管理历程的代表是二八定律。 √
 正确
 错误
正确答案： 错误
学习导航
通过学习本课程,你将能够：
● 认识到时间管理的必要性;
● 了解时间管理的四个开展历程;
● 找到自己的时间杀手；
● 学会走出时间管理误区的方法。

如何正确认知时间管理
一、什么是时间管理
1.时间管理的内涵
时间管理指的是日常生活中始终如一、有的放矢地使用行之有效的方法,组织管理生活的方方面面，最有意义、最大限度地利用拥有的时间。
时间管理不仅仅是指管理工作时间,也包含管理业余时间;不仅仅是指管理企业里的时间,也包含管理家庭里的时间。也就是说，时间管理包含了生活中所有时间的合理利用和支配。
2.时间管理的必要性
时间具有供应无弹性、无法蓄积、无法取代、无法失而复得等特性，不为人们理解和重视，正是因为如此，时间的浪费比其他资源的浪费更为普遍，也更为严重。
在经理人的工作中,最容易忽略的就是时间管理。初级经理人从员工过渡到管理者,比拟容易忽略管理角色和时间管理的技能,而中、高级管理者的工作任务更多，时间更少,时间管理也就显得更加重要。因此,当人们无所事事或忙而无效时，应该停下来审视一下自己的时间利用率。

【案例】
三枚硬币
假设一个人的生命是由三枚硬币组成的，其中一枚代表财富，一枚代表安康，一枚代表时间,那么，哪一枚硬币最重要呢?
如果把代表财富的硬币拿掉，那么这个人就有足够安康的身体和足够多的时间，可能暂时没有财富,但他有无限可能重新创业,赢得财富，把代表财富的硬币重新放进生命中。
如果把代表安康的硬币拿掉,那么这个人就有足够多的财富和足够多的时间,可能他被病魔缠绕,但他可以花费金钱治疗自己的疾病，拖延一定的时间,借助高科技手段延长生命,最终可以把代表安康的硬币重新放进生命中。
如果把代表时间的硬币拿掉,那么这个人就有足够多的财富和足够安康的身体,但是没有时间享受这些,他无法用1亿美元换来10分钟生命,不仅不能将代表时间的硬币重新放进自己的人生,财富和安康也变得毫无意义了。

因此，对于经理人和企业家来说,在拥有大量金钱的根底上,时间管理就显得更为重要了。
3.时间管理的认识误区
关于时间管理,很多人普遍存在认识误区：宁愿正确地做事，而不是做正确的事；宁愿解决问题,而不是有创意地选择;宁愿保持原来的做法和手段，而不是优化工作的流程和方法；宁愿被动地服从和遵循义务,而不是主动积极地进展创新求得最正确结果;宁愿节约本钱,而不是主动增加利润。
４.传统的时间管理观念
传统的时间管理观念强调以下几方面的内容:
 时间的重要
古语有云：“一寸光阴一寸金,存金难买寸光阴。〞强调的就是时间的价值和重要性。
 时间流失的速度
孔子曰:“逝者如斯夫!不舍昼夜。〞看到滔滔不绝的江水，孔子想到时间也如这流水一样，不分昼夜地消失了,说明古人也注意到了时间无法失而复得的特性。
 时间管理的方案性
古人管理时间的最根本的方法是方案性,“预那么立,不预那么废〞就是说做事之前要有充分的准备和方案,强调的就是方案的重要性。
5.时间管理的四个开展
 竞赛以快取胜
竞赛以快取胜，军事先下手为强，速度快者方能取胜。这个道理同样适用于商界，商界过去的竞争是“大鱼吃小鱼〞，比的是资本量、规模和实力,在市场环境急剧变化的今天，讲究的是“快鱼〞策略，比的是学习的速度、反响的速度、创新的速度。
 你有多少资本
问一个人拥有的资本时,得到的答复往往是车子、房子、股票、债券等有形资产，时间财富就被忽略掉了。通常来说,年轻人的有形资产通常不及中年人,但是“少年不怕穷〞,时间就是年轻人最大的财产优势。
爱因斯坦曾经说过:“一切与生俱来的赠品中，时间最珍贵！〞时间是珍贵的,对每个人也都很公平,无论富裕还是贫穷,上天给予的时间都是一样的，不会对任何人厚此薄彼。时间又是不公平的,因为每个人的时间价值是不一样的,成功人士的单位时间价值非常高，普通人的时间单位价值就比拟低。无论时间价值如何,每个人只有利用好当下，让“这一刻〞不被浪费,才能为“下一刻〞的精彩做好铺垫。
 一生７２年
一个人的时间是如何运用的？一个人的一生是如何度过的？时间到哪里去了?为了答复这些问题,科学家对人们的时间利用做了科学的研究,统计结果如表1所示，假设人的一生有72年,那么他的时间使用情况为:
ﻬ 
表1  人的一生时间利用表
活动内容
所消耗时间
睡觉
2１年
工作
14年
个人卫生
7年
吃饭
6年
旅行
6年
排队
5年
学习
4年
开会
３年
打
1年
找东西
1年
其他
3年

 效率与效能
人们重视生命、乐于理财，却疏于时间管理。例如,人们生病了就会去医院治疗,丢了钱就会着急懊恼，但是消耗了2小时的时间却不会着急,因为时间无形，看不见,摸不着。
鲁迅先生说：“时间就像海绵里的水,想挤的话,总还是有的。〞

【案例】
装瓶实验
一位教授拿来瓶子、石子、沙子、水，把石头装进瓶子里，装到瓶口的时候,转头问学生:“瓶子装满了没有?〞
学生们说：“装满了。〞
教授没有说话，开场往瓶子里倒沙子，等到沙子倒到瓶口时,又问学生:“这次满了没有?〞
学生们说:“装满了。〞
教授还是没有说话，又把水倒进瓶子里,当水倒到瓶口时,再次问学生：“这次装满了没有?〞
学生们不敢答复了。

案例中的实验也提醒了时间管理的秘密,石子之间有空隙，沙子之间也有空隙，水里面可能还有空隙。同理，时间之间也存在空隙，珍惜时间要从珍惜点点滴滴的零碎时间做起。
6.时间管理三大观念
时间管理有三大观念,对这三大观念的理解和把握,是改善时间管理的关键。
 时间观念
建立时间观念十分重要，有了时间观念,才能有效利用琐碎的时间。例如，人们普遍认为３年是一个很大的时间单位,1小时是一个常被忽略的时间单位,实际上如果每天节约1个小时，在人生的70年岁月中就可以节约出3年的时间,时间观念的重要性可见一斑。
 效率观念
效率观念就是要有速度。例如，将石头投入水中,正常情况下石头会迅速沉入水底,但在一种情况下石头也可以连续在水面上弹跳几下,原因就是?孙子兵法?所说的“疾也〞,也就是速度够快的意思。
 效能观念
如果效率的代表是“快〞，效能代表就是“多〞、“快〞、“好〞、“省〞,也就是说仅仅速度快还不够,还要方向正确、结果良好、效果明显、本钱低廉。效能观念始终不偏离终极目标和结果，与人生的奋斗方向和企业的终极目标相吻合。

【案例】
龟兔赛跑
龟兔赛跑,兔子输了,因为兔子骄傲自满,在树荫下睡了一觉,睡醒时乌龟已经跑到了终点。裁判大象批评兔子说:“你这样不行，不可以骄傲自满，要勤奋努力,你懂不懂啊?〞兔子说:“我懂了,我要求再比第二回，我不相信我跑不过乌龟。〞
于是它们又举行了第二次赛跑。裁判大象的发令枪一响,兔子像离弦的箭一样窜了出去，一下子就没有影子了。乌龟与第一场一样慢慢腾腾地往前爬，等到乌龟爬到终点时却不见兔子的影子,裁判大象和观众四处寻找，终于在很远的地方找到了兔子，原来兔子低着头只顾着跑,忘了看比赛的方向了。

在这个小故事中，兔子赛跑的速度毋庸置疑，但是屡次败给乌龟，原因就在于兔子不看方向、不讲方法，导致效能很低。同理,初级经理人在做事情的时候,注重效能观念是非常重要的，不能一味求快。如果偏离了方向，即使效率很高，也得不出正确的结果。

二、时间管理的四代开展历程
人们从认识到时间管理的重要性，到开场进展时间管理，期间经历了管理方式和管理重点的转移,大致可以分为四个历程。
1.时间增加和备忘录
时间增加是指当时间不够用、工作任务比拟多的时候，单纯地加班加点，延长工作时间。备忘录是指把要做的工程列举出来,制作成工作任务清单，做完一件就勾掉一件,以此种方式进展时间分配和管理。
２．工作方案和时间表
这个阶段称的特点是，在开场工作之前，先列出一个清单，给每项任务制定时间期限,确保自己在制定的时间段中完成规定的任务。这个方法也可以称为行事历时间管理法。
3.排列优先顺序
当工作任务多到在规定时间内无法彻底完成的时候,经理人就要对时间管理内容进展更改，首先取舍工作任务，其次给工作任务排序,此时四象限法是一个很有效的方法。
如图1所示,横坐标轴代表事情的紧急程度,纵坐标代表事情的重要程度，就可以将所有工作分为A、B、Ｃ、D四个象限，A象限是既重要又紧急的事情，B象限是重要但不紧急的事情,C象限是紧急但不重要的事情，D象限是既不重要也不紧急的事情。

图1 四象限法示意图

 A类工作
A类工作既重要又紧急，一般表现为突发事件。显而易见，为工作排序后,首先要做的就是这类工作。当工作中出现了突发事件时，应该放下手头所有的工作,全身心地解决突发事件,这种行为被形象地称为“救火行动〞。例如,119消防队接到火灾警报,就要马上去处理现场。

要点提示
在四象限法中，各象限工作的特性有：
① Ａ类工作：既重要又紧急;
② B类工作：重要但不紧急;
③ Ｃ类工作:紧急但不重要;
④ D类工作：不重要不紧急。

 Ｂ类工作和Ｃ类工作
当这两类工作同时发生时,应该先处理哪类工作?按照时间占用的顺序划分,即按照时间的紧急程度划分，专家认为应该扔掉C类工作,保住Ｂ类工作，因为Ｂ类工作的价值更大。
B类工作例如学习和职业成长、安康、休闲等,虽然重要但不紧急,如果不做的话，B类工作会随着时间进一步推移而越来越紧急，直到突破一定的极限，就变成了Ａ类工作。
C类工作紧急但不重要，如果不做的话，随着时间推移,会变得越来越紧急,当越过一定的极限以后,就可能因为失去时机而消失,因此遭受一定的损失,工作本身也会随之消失。例如，下午３点到4点，工会组织慰问抽奖活动，参加抽奖者都可以得到一袋洗衣粉，如果某人因故未能参加，4点之后缺勤者将损失一袋洗衣粉。
如果B类工作和C类工作之间发生时间冲突,在两者不可兼得的情况下，如果可以延长工作时间，在保证B类工作不变成Ａ类工作之前,可以先完成C类工作，再按部就班地处理B类工作，到达双赢的效果。
但是管理专家发现,这种状态很难实现，虽然处理每件C类工作花费的时间都不多,但是C类事件的数量层出不穷，经理人如果疲于应付,最终就会陷入Ｃ类事件的汪洋大海之中。C类事件过多又被描述为“帕金森定律〞，也称为“爆米花定律〞,就是两斤玉米看上去不是很多，但是经过膨化后就会变为一筐玉米花。很多经理人面对大堆繁杂事务的时候,习惯于急事急办、特事特办,毫无时间管理理念，总是在做最紧急的事情,结果发现永远处理不完。

【案例】
箩筐任务测试
美国专家曾经做过一个针对中国经理人时间管理根本状况的测试。任务要求是：在一个箩筐中有１0件工作任务，假设一段时间内无法完成所有任务，请中国经理人挑选优先的任务。
在测试中，中国经理人挑出的第一件是最紧急的任务,第二件是最简单的任务,第三件是花费时间最短的任务，第四件是最有趣、最喜欢做的任务，第四件任务还没有做完,测试时间完毕了。这时箩筐中剩下了6件任务，这些任务有一些类似的特点：重要、不紧急、很难、耗时长、无趣。

4．以重要性为导向
这个阶段的代表是二八定律。意大利经济学家帕累托认为，万事万物都可以分为重点的少局部和一般的大局部,即80%的结果是源于２０%的努力得来的。人们在特定的时间段,注意力会高度集中，办事效率最高。认识到这个规律后，就要“打蛇打七寸,擒贼先擒王〞，用最有效率的时间做最重要的工作。

三、时间管理的进一步认识
1.时间管理的六个概念
在时间管理中，有六个概念始终贯穿其中。
 消费与投资
如果将时间用于工作、学习,这就属于一种投资，因为有回报。如果将时间用于陪家人聊天、外出旅游、无所事事、彻底放松,这就属于消费,因为没有回报。时间管理认为要多投资、少消费，到达投资和消费的平衡。
 机遇与选择
在时间管理中,要主动选择，而不是被动等待。主动选择可以带来机遇,被动等待只能让人处于无奈的状态。
 应变与制变
应变就是问题发生时被动地做出反响,制变那么是控制住事情,主动制定预防措施,让事情最大限度地向自己预定的方向开展。
 效率与成效
时间管理要求有很高的时间利用率，并且要求时间利用的结果是可见的、优质的、与奋斗目标一致的。
 紧要与重要
时间管理认为处理紧要问题与重要问题的关系时,具体做法如下：重要且紧要的问题立即处理,重要但不紧要的问题优先处理,紧要但不重要的问题最后处理，既不重要也不紧要的问题那么予以回避。
 反响与预应
时间管理认为，问题发生后要能及时做出反响,采取必要的措施,对于未发生的问题，也要防患于未然，提前做好预防工作，建立良好的预警处理机制。
2.时间的杀手
 时间损失分析
很多管理者都曾惊呼：“谁动了我的时间？〞感觉每天24小时，每小时60分钟，不知不觉地就消失得无影无踪了。
一般来说,时间损失不外乎以下几个方面的因素：设定目标方面的时间损失、制定方案方面的时间损失、做出决定方面的时间损失、工作组织方面的时间损失、工作开场时的时间损失、每日安排上的时间损失、信息和沟通方面的时间损失。
 耗时因素分析
外因和内因的耗时。按照外因和内因对时间损失因素分类,人们日常消耗时间的因素表现为：外在因素耗时类型，如 干扰、不速之客、沟通不良、资料不全、文件复杂、工作搁置等;内在因素耗时类型,如方案欠妥、事必躬亲、条理不清、欠缺自律、无力拒绝、做事拖延等。
有形和无形的浪费。在时间浪费中，有些时间是眼睁睁地消耗掉的,有些时间那么是毫无知觉的情况下浪费掉的,因此浪费时间的现象也可以按照有形浪费和无形浪费区分:有形浪费,如开小差、资源缺乏、 、程序繁琐、连续、等待等;无形浪费，如方案不周、不懂拒绝、拖延、不懂授权、不分轻重缓急等。
3.走出时间管理误区
 时间管理困惑
初级经理人在管理时间时,经常会出现这样的困惑:工作无方案,忙忙碌碌，不知道干了什么,总是感觉时间不够用；工作方案常被突发事件、会议中断或打乱;工作总是被小问题拖延;工作时间超出原方案；下属工作的突发事件多。
 时间管理误区
人们常犯的时间管理错误包括以下几个方面:
第一,不尊重时间，认为时间属于自己的私人财富；
第二,没有认识到时间是不可竭尽资源，认为过了今天还有明天，过了今年还有明年；
第三,不了解重要性与紧急性；
第四,没有时间管理系统,总是突然感觉自己时间不够用,进而无所适从。
 良好的时间安排
经理人的时间管理最主要的是提高效率,善于集中时间，切忌平均利用时间，要时刻以帕累托定律提醒自己加强时间管理的重要性。要想走出时间管理误区，就需要认识到时间的供应毫无弹性、无法蓄积、无法取代、无法失而复得等特性,并安排自己的工作和生活。
良好的时间安排应该做到以下几个方面:确定事情的优先顺序、做好方案安排、及时解决问题。