WPS办公软件操作讲义.pdf

网上关于wps表格的文章有很多，写这些东西真感觉到多此一举，但看 到bntrees写的wps文字教程很好，同时问wps表格教程的人较多，因此鼓足勇 气想写一下，希望能与大家互勉共励，共同学习。另外，因我的软件中用wps表格做报表，这里面有很多技术性的问题，金山 公司的员工给予我很大支持，因此这些东西也有感激金山之意。因我业余时间写了些软件，这些软件占用了我很多的时间与精力，所以能认 真的写这篇文章的时间有限，所以错误之处、不妥之处在所难免，望大家见谅并 指正，我将尽快修改完善。二、复制与粘贴对于复制与粘贴，相信很多人都会，就是选中要复制的内容后，点击菜单编 辑-复制，然后将光标移动目标区后，再点击菜单编辑-粘贴，即可以完 成复制操作。此处对复制不做过多的介绍，主要介绍一下复制前的选择。1.选择单元格点击要复制的单元格，那么该单元格即处于被选中状态。然后进行复制与粘 贴操作即可。2.选择多个单元格如图2-1-3所示，如果要选择A3到D3,即A3：D3,那么将鼠标在A3格中 点击一下，然后按下鼠标左键，向D3格中移动，那么A3：D3将被选中，效果如 图2-2-1所示。标 篇*fx 黄苕11Al B 1cl D 口1河北武邑宏达双语小学.名 语文 数学 总分3 85 90 1 国4 廓玷 90 92 135图 2-2-1选择A3：D4,将鼠标在A3格中点击一下，然后按下鼠标左键，向D3格中 移动，那么A3：D4将被选中，效果如图2-2-2所示。图 2-2-2选择A2,B2,B3,C4这4个单元格，这4个单元格不连续，用上述方法是 选择不了的。此时需选按下CTRL键不松手，然后用鼠标逐个点击这4个单元格,那么这4个单元格将被选中，如图2-2-3所示。C4，&92-A_B_c-：-D-1河北武邑宏达双语小学2姓名语文数学总分3黄琴85901754郭靖901 刀1826图 2-2-33.选择整行点击要选择的行号，那么该行整行将被选中。Bokl,A3 26图 2-2-44.选择多行如要选择第1到第3行，我们可以点击行号1,然后将鼠标向下拖到，拖到 第3行，那么第1至第3行将都被选中，如图2-2-5。5.选择整列6.全选也就是选择整个表格，点击A列左端，1行上端的全选按钮，如图2-2-7所 示，点击此按钮，即可全选。图 2-2-77.复制与粘贴选中后，即可对选中的内容进行复制与粘贴了，粘贴时，注意被粘贴区域，被粘贴区域要与选择区域相同，如果不愿意再选择被粘贴区域，可以点击目标区 的任一单元格，然后按粘贴按钮即可。对于整行或整列这种情况，一定要点击第 1个单元格，否则不能粘贴，具体过程略。图2-2-8是一个进行了复制与粘贴操 作的例子。DE|F；1六年级4班班宏达双语学校_年级分 总学数文 语6401白天雨6402班宏伟6403鲍瑞6404跑城兴0264003460564006460746南伟 兴朋 名天宏的康二健颗 姓白班蛆跑常陈崔6408崔展媛 科n。I高胖相媛启 娱腓 崔慎 1 9IX-1伟 宏 班手朋 二 常健陈颍 崔4一 5 6 7-8O图 2-2-8图2-2-8中，黄色区域中的内容是完全相同的，此处进行了复制与粘贴操作o 另外，B列与E列也是相同，此处进行了列复制。另外，我们还可以进行整个表 的复制。ET wps表格教程三、表格行高列宽的调整在WPS表格中，行高与列宽是可以调整的，当我们输入的内容过多时，我们 常需调整表格的列宽，有时为了美化表格，也常常要调整表格的行高与列宽。1.调整列宽如图2-2-6所示，A1单元格中的“河北省武邑县宏达双语小学”这几个字 在A1格中是容纳不下的，它已经挤到C1格中去了，此时我们需要调整一下A 列的列宽。方法1：将鼠标移动到列标“A”与“B”中间的竖线处，光标变成左右箭头 状，此时按下鼠标左键，左右移动鼠标即可调整A列的宽度。如图2-3-1所示。图 2-3-1方法2：选中A列，点击菜单格式-一列-一列宽，弹出列宽窗口，如图 2-3-2所示，在列宽窗口中输入需要数值。如果输入的值不合适，多试几次即可。图 2-3-22.调整多列的列宽选中多列，调整方法同上。这样调整后，被选中的各列列宽宽度相同。3.调整行高方法同调整列宽。略。4.最适合列宽如果选择了最适合的列宽，那么各列的宽度以刚好容纳各列内容为佳，操 作方法见图2-3-3所示。tps 茨IK nR(H考试片单.ct*图 2-3-3最后效果如图2-3-4所示。可见A与B列的宽度正好适合A、B两列的内容,即不多余空间也能容纳的下。图 2-3-45.列的隐藏如果我们不想要图2-3-4中的C、D两列，我们可以选中此两列，然后点击 菜单格式一列一隐藏，那么CD两列将被隐藏，打印时也将不打印。操作后如 图2-3-5所不。0801考试名单一 et Hl 2此处的CD两 列被隐藏六年级4班13考号姓名46401白天雨56402班宏伟AC J人C但辿图 2-3-5注意图2-3-5中，B列后面E歹!J,中间的CD两列被隐藏。6.取消隐藏选中B、E两列，实际选中了 B、C、D、E四列，然后点击菜单 格式一列一 取消隐藏，那么C、D两列将取消隐藏。第二章表格的美化对于前面我们所制作的表格，一般情况下，是不令人满意的，我们可以通过 一些操作，使用表格更加美观，打印效果更好。一、对齐如图3-1-1所示，单元格中的内容有的靠左，有的靠右，看着有些不太美观,下面我们自己来调整一下这些文字的对齐方式。图 3-1-1选中要操作内容区域，即Al：D3,然后点击菜单 格式一-单元格，打开单 元格格式对话框，单元格格式对话框有6页选项卡，选择其中的“对齐”选项卡,界面如图3-1-2所示。图 3-1-2在对齐页中，点击水平对齐的下拉按钮，从中选择居中，如图3-1-3所示。单元格格式数字_对齐文本对齐方式 水平对齐但）:E熊齐中齐对居对 中右充端列散 居靠填两跨分缩小字体埴充铠）合并单元格（M）字体 边框 图案 保护进可进图 3 T-3然后按确定按钮。完成后，我们所选中的区域中的文字将居中对齐，界面如 图3-1-4所示。ABcD一1语文数学总分2859618138990179d图 3-1-4这是居中对齐，我们还可以仿着此方进行其它方式的对齐。如图3-1-5所zj O图 3-1-5另外，还有多种对齐方式，这里不再一一介绍。二、表格的合并与拆分图 3-2-1如图3-2-1所示，对于第1行，一般情况下我们希望A1到D1变成1个单元 格，另一方面，希望它居中显示，用句属语叫做合并单元格。选中Al：D1区域,点击菜单 格式一-单元格，从弹出的单元格格式对话框中，选择对齐页，选 中合并单元格前面，然后按确定，如图3-2-2。图 3-2-2那么选中区域的单元格将合并成1个单元格。效果如图3-2-3所示。AB|CD1宏达双语小学成绩表2语文数学总分3859618148990179图 3-2-3合并后的单元格的名称为左上角的单元格的名称。如Al：D1这些单元格合 并后，名称为A1。单元格合并后，再选中A1单元格，然后居中对齐就0K 了。最终效果如图 3-2-4所示。A B C D名靖荐 姓郭黄宏达双语小学成绩表语文数学总分85961818990179图 3-2-4对于其它的合并操作，与此大同小异，如图3-2-5进行了多种合并，具体方 法不再赘述。图 3-2-5既然有单元格的合并，那就得有单元格的拆分了。选中要拆分的单元格,然后点击菜单格式一-单元格，从弹出的单元格格式对话框中，选择对齐页,去掉合并单元格前面的“，然后按确定即可完成。三、设置文字的字体字号颜色字体字号颜色是文字操作中的最基础的操作，相信很多人都会，此处仅简单 的介绍一点点。选中要设置字体的单元格，然后点击菜单格式一单元格一字体，弹出字 体设置对话框，如图3-3-1所示，在此对话框中，我们可以设置字体字号颜色等.CD去达双语小学成绩表0801考试名单t Al.B2姓名三文数学总分0白天雨9095185nn班安隹85921775跑瑞86951816能振兴92901827!8910IL.12 13|14图 3-3 TB Z U-图 3-3-2图3-3-2中设置了字体字号颜色下划线等，另外，我们还可以设置其它的很 多内容，这里不再一一赘述。贡献者：wps 狂-2008-05-09 22:07:00ET wps表格教程四、设置表格的边框通过前面的知识，我们已可以制作下面的表格，如图3-4-1所示。但此表格 在打印时，只有文字，没有表格线的，ABD1宏达双语小学成绩表2姓名语文数学总分3白天雨90951854班宏伟85921775鲍瑞86951816鲍振兴9290182图 3-4-1用句属语来说，就是没有边框，如图3-4-2所示。LJ打印缩放I叩x，国勺 页边距 关闭C)U 0801考试名单t 宏达双语小学成绩技姓名语文数学总分白天雨9095185班宏伟8592177鲍瑞8695181鲍振兴9290182图 3-4-2如果打印时想打印边框，那我们还得设置一下表格的边框。选中A2：D6,然后点击菜单 格式一单元格，从弹出的对话框中选择 边框，界面如图3-4-3所示。单元格格式无外边框。）内部Q）边框样式G）：颜色C）：0O d HOd单击预置选项、预览草图及上面的按钮可以添加 边框样式。图 3-4-3在此处，我们可以设置表格的边框。点击外边框按钮，那么选中区域将增加外边框，如图3-4-4所示，可见 A2：D6周围增加了外边框。7_ABCD1宏达双语小学成绩表2姓名语文数学总分3白天雨啰951854班宏伟8592177鲍瑞86951816 鲍振兴9290182图 3-4-4同样的道理，我们点击图3-4-3中的内部 按钮，那么选中区域将增加内部 表格线，如图3-4-4所示。此时的表格已基本符合一般的需要了。打印时，也带有了表格线。对于边框的取消，我们可以重复点击这几个按钮，多试几下就知道了。ABCD1宏达双语小学成绩表2姓名语文数学总分3白天雨90951854班宏伟85921775鲍瑞86951816鲍振兴9290182图 3-4-5另外，在设置表格边框时，还有一些常用的设置，此处，我们略作介绍。1.设置具体的每条边框在边框设置窗口中，有如图3-4-6所示的一部分区域，我们仔细可以看一下 图中的文字说明部分。40口5 臼6 008单击预置选项、预盘图及上面的按钮可以添加 边框样式.图 3-4-6点击按钮1,可以设置顶部边框的有无。点击按钮2,可以表格内部横线 的有无。点击按钮6,可以设置表格内部竖线的有无。点击按钮4,可以设置 斜线的有无。其它的略。如图3-4-7,表格内部没有横线。ABCD1宏达双语小学成绩表2姓名语文数学总分3白天雨90951854班宏伟85921775鲍瑞8695出6鲍振兴9290182图 3-4-8对于其它的几个按钮的示例，我们不再介绍，读者可自己练习一下。2.设置线条样式表格线的样式一般情况是细实线，如果自己不喜欢，我们可以换一种样式,wps表格为我们提供了多种表格样式，如图3-4-9所示。畿条样式6)；颜色()：自动 图 3-4-9我们先选中要采用的线条样式，然后再设置表格的边框就行了。如3-4-10 所示。图中表格外框采用了粗线，内部横线采用了双横线。工ABCD1宏达双语小学成绩表2姓名语文数学总分3白天雨90951854班宏伟85921775鲍瑞86951816鲍振兴9290182图 3-4-103.设置线条颜色线条的颜色默认是黑线的，我们还可以更改为其它颜色。点击图3-4-9中下 部的颜色下拉按钮，我们可以选中自己喜欢颜色。选中颜色后，我们再设置表格 的边框线条，那么新设置的边框将使用新设置的颜色。如图3-4-11所示。图 3-4-114.一点小技巧其实，我们设置表格边框时，很多时候没有必要选中全部内容。我们可以只 选中一部区域，然后设置该部分的区域的格式。如图3-4-12,这一个图中的第6行与第7行之间的横线为双线，这一个设 置时就只选中了 A6：D7这个区域，然后设置成双横线就可以了。ABcD1宏达双语小学成绩表2姓名语文数学总分3白天雨90951854班宏伟85921775鲍瑞86951816鲍振兴92901827总分353372725图 3-4-12五、设置表格底纹底纹，实际上就是表格的背景颜色，设置好底纹后，可以使用表格更加美观,同时，也能对某些需特殊标识的内容作一标识。注：如果打印时，你的打印机是并非彩色的，那么打印出来可就难看了。下面仅以一个小实例来说明一下如何设置底纹。如上图3-4-12所示，选中 A7：D7区域，然后点击菜单 格式一单元格，选择图案页，如图3-5-1所示。图 3-5T选择单元格底纹的一种颜色，然后点击确定按钮。那么效果如图3-5-2所示。ABCD1宏达双语小学成绩表2姓名语文数学总分3白天雨90951854班宏伟85921775鲍瑞86951816鲍振兴92901827总分353372725图 3-5-2注：底纹的颜色最好不要太深，太深的话，有时看不清字。到此，我们应能设置一个漂亮的wps表格文件了。第四章WPS表格文字编辑（二）通过前面的介绍，我们应当能做出一个漂亮的WPS表格文件了，但wps表格 的强大功能远未表现出来，下面我们再介绍一下wps表格的强大的编辑功能。一、wps表格文件的保存当我们打开wps表格后，默认的新建了一个wps表格文件，该文件的名称叫 做“bookl.et”,如果我们再建立一个,那么第2个的名称默认为“book2.et”,我们可以根据自己的需要给新建的wps表格文件起个名字，如“0801考试名单”等自己容易记住的名称。另起文件名的方法很简单，点击菜单文件一另存为就 行了。具体过程略。二、wps表格多文档间的切换Wps表格能打开多个wps表格文档，打开后，这些wps表格文档名称都显示 在表格上面部，如图4-1-1所示。浮体，12 塞善差回圜0 0801考试名单.et,直 餐厅固定资产表xls*）H10ABCD1-克达双语小学成绩表2姓名语文数学总分3白天雨90951854班宏伟85921775鲍瑞8695。816鲍振兴92901827总分353372725较长4-1-1当我们需要操作“0801考试名单.et”时，我们点击上图中第1个标签，当 我们需要编辑“餐厅固定资产表.xls”时，我们点击第2个标签。如果大家不习惯这种切换方式的话，还可以采用任务栏式的切换方法。操作方法：点击菜单视图一文档切换方式一 任务栏，那么打开的各个 文档都显示在任务栏上，如图4-1-2所示。3个图 4-1-2如果想换回文档标签的切换方式，点击菜单视图一文档切换方式一 文档 标签即可换回。注：采用文档标签方式的切换方式，是wps office 2007的一大特色，我们 可以通过它方便的进行文档间的切换。三、工作表的编辑1.添加工作表在前面，我们提到过，一个wps表格文件相当于一个账本，这个账本有64 页，wps表格文件创建时默认的是有3页，在实际应用中，如果觉得3页不够，我们还可以再根据需要添加，点击菜单 插入一工作表，打开插入工作表对话框,界面如图4-3-1所示。图 4-3-1输入要插入的数目，然后点击确定即可。如下图所示，我们新插入了 1个工 作表。图 4-3-2通过以上方法，我们可以插入很多个工作表，最多是64个。