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招投标、合同及业务呈批招投标、合同及业务呈批专业知识分享专业知识分享二二一四年七月一四年七月前言前言招投标工作招投标工作合同订立及履约管理合同订立及履约管理 目 录业务呈批业务呈批前前 言言PART 1 前 言 房地产公司是项目的投资者、管理者，项目建设要靠施工单位、设计单位、材料设备供应商、顾问等各类合作单位，也就是之前我们常说的：小公司、大社会，要用好社会资源做好我们的项目。那么，如何选择合作单位、管理好合作单位、实现房地产公司预期建设任务呢？有两项工作非常重要：一是招投标，即通过招投标工作进行性价比选择，选中最合适的合作单位；二是合同管理，通过合同制约、管理合作单位。现代企业要靠规范的管理发展，可以说，一个企业是否能够良性发展，和他自身的管理水平有很大关系，管理水平高，则企业可持续发展、发展速度快，否则，企业无法健康发展。因而，招标工作和合同管理工作业务呈批也是公司规范管理很重要的工作！今天将就招投标工作的重要性、规范招投标、合同管理、各类业务规范呈批操作及目前业务呈批中存在的问题进行分享、讲解，希望能对大家今后更加规范地工作有所帮助。前 言招投标工作招投标工作PART 2 招投标定义招投标工作重要性招投标法律法规及公司管理制度招标方式及相应工作程序招标工作规范操作招投标工作何为招投标？指在一定范围内公开货物、工程或服务采购的条件和要求，邀请众多投标人参加投标，并按照规定程序从中选择交易对象的一种市场交易行为。对于招标方来说，即通过制定标准，公开、公平、公正地选到合适的合作单位。简单地讲就是：通过规范的操作、货比三家找到合适的合作方。招投标工作招投标定义招投标定义招投标意义 招投标方式是目前国际、国内广泛使用的委托建设任务的主要交易方式。能够实现市场化竞争、防止不正当行为，有利于建设单位择优选用合作单位，有利于降低工程造价，有利于提高工程质量及保证按工期交付使用，即实现工程质量、进度、成本三个控制目标。招投标工作招投标工作重要性招投标工作重要性 招投标对于房地产公司更是一项最基本的管理工作，规范的招投标工作可以使企业良性、快速发展：1、防腐败、防垄断：规范的招投标工作可以使企业获得性 价比较高的合作伙伴，而良好的合作伙伴是项目成功建设的前提条件；2、可实现充分竞争：成本控制是目前及今后房地产公司生存的根本，通过货比三家是实现成本控制的重要工作方式。招投标工作重要性招投标工作重要性招投标工作 3、是企业持续发展的基础：通过规范的招投标工作，企业可以建立自己的供应商库、成本数据库，使得后续开发项目利用已有资源迅速开展工作，尤其是区域公司多个项目管理时作用更为突出。万科、龙湖的迅猛发展正说明了建立自己长期合作伙伴对于房地产开发公司的重要性。招投标工作重要性招投标工作重要性招投标工作国家招标投标法、政府采购法 为了规范招投标活动，确保房地产行业良性发展，国家出台了中华人民共和国招标投标法、中华人民共和国政府采购法等法律法规，从法律层面制约、规范招投标。其适用范围为国有资金、财政投资项目。招投标工作招投标法律法规及管理制度招投标法律法规及管理制度越秀集团招投标管理办法越秀集团招投标管理办法工程(含材料设备）招投标管理办法设计招投标管理办法营销招投标管理办法招投标工作招投标法律法规及管理制度招投标法律法规及管理制度招标投标法：分公开招标和邀请招标。公开招标 指招标人以招投标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标，体现了全面、公开、平等的竞争原则，但是工作繁杂、开支费用大，且对招标方存在一定风险。招投标工作招标方式及相应工作程序招标方式及相应工作程序 邀请招标 指招标人以招标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。邀请招标应当向三个以上具备承担招投标项目的能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出招标邀请书。邀请招标方式具有针对性，招投标双方往往相互了解、彼此信任，比公开招标大大节省人力、物力、财力，所以目前被广泛采用。招投标工作招标方式及相应工作程序招标方式及相应工作程序政府采购法：招标（公开、邀请）、竞争性谈判、单一来源采购、市场询价。竞争性谈判：适用于采购时间紧迫，或技术复杂性质特殊，或招标后没有供应商投标等情形。单一来源采购：适用于货源单一，或需要继续从原供应商采购。询价：适用于采购的货物规格、标准单一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目。招投标工作招标方式及相应工作程序招标方式及相应工作程序集团招标方式 根据国家法律法规，结合企业及市场情况，各房地产公司均制定了自己的招投标管理制度，越秀集团规定的招标采购方式如下：一、公开招标或邀请招标 政府交易中心 二、集团内部招标 1、询价三家及三家以上报价单位 2、竞争性谈判两家报价单位 3、单一性谈判一家报价单位招投标工作招标方式及相应工作程序招标方式及相应工作程序集团招标采购方式 （一）招标类：公开招标或邀请招标 适用于按国家及地方政府制订的各项招投标法律法规规定应公开招标或邀请招标的项目，由招标采购主办部门通过工程所在地建设工程交易中心组织进行。招投标工作招标方式及相应工作程序招标方式及相应工作程序集团招标采购方式 （二）内部招标类：适用于按国家及地方政府制订的各项招投标法律法规规定不需公开招标或邀请招标的采购项目。有以下3种方式：询价：适用于总造价在10万元以上的采购项目，一般选择至少3家报价单位进行报价。招投标工作招标方式及相应工作程序招标方式及相应工作程序集团招标方式 竞争性谈判：适用于性质特殊的、拟选报价单位较少的项目，经批准后，选择至少2家报价单位进行竞争性谈判。单一性谈判：适用于为确保原有项目一致性或服务配套的要求确需由原中选单位提供服务的，或满足项目要求的报价单位存在唯一性的项目。经批准后，选择单一报价单位进行谈判。招投标工作招标方式及相应工作程序招标方式及相应工作程序集团招标方式营销特例 直接委托：适用于如下三类情况：（1）性质特殊需委托特定一家供应商执行，且已有确定合作方 式的招标采购项目；（2）已有战略合作单位且战略合作方式明确的招标采购项目；（3）已有集中询价结果，可通过直接确价方式确定供应商的招标采购项目。招投标工作招标方式及相应工作程序招标方式及相应工作程序 由招标的作用和目的可知，招标工作需要客观、公正，需要规范的操作。招标工作规范操作包括如下工作：选择投标单位招标文件（询价文件、询价函）编制开标评标中标（选）单位呈批其中，规范操作重要环节为：选择投标单位、开标、评标招投标工作招标工作规范操作招标工作规范操作投标单位选择 作为体现招投标工作客观公正的首要条件、基础条件，投标单位选择要遵循几个原则：1、单位符合项目需求；2、具有相应实力和经验；3、公开、公正选择单位，来源广泛，杜绝暗箱操作。招投标工作招标工作规范操作招标工作规范操作投标单位选择 按照集团管理办法，投标单位应从以下渠道收集：1、集团或公司库内单位；2、集团其他公司合作单位；3、内部各部门或相关单位推荐单位（需确保被推荐 人有优良的业绩）；4、网络媒体收集单位。招投标工作招标工作规范操作招标工作规范操作投标单位选择 供应商考察：招投标采购主办部门应按照公司相关制度 组织相应考察。考察小组原则上由来自2个单位（或部门）及以上且达到3人及以上的人员组成。考察结束，主办部门负责编制考察报告，并交由全体考察小组签名确认。招投标工作招标工作规范操作招标工作规范操作招标文件（询价文件、询价函）编制 招标文件编制虽说也是规范操作的一项工作，但更重要的体现的是技术层面的工作，对招投标结果、合同履约至关重要。如果招投标文件制定的不严谨、有漏洞，就会造成中标单位选择有偏差、合同无法顺利履约及公司费用增加等风险，所以应高度重视招投标文件的质量。招投标工作招标工作规范操作招标工作规范操作招标文件必备的要素及版本选择 招标文件的要素：1、招标采购范围；2、承包方式；3、报价要求；4、投标（报价）文件编制要求、技术要求；5、评审方法和定标方式；6、合同文本部分应参考公司相关合同管理制度。招投标工作招标工作规范操作招标工作规范操作招标文件必备的要素及版本选择 招标采购文件版本选择：招标采购文件集团或公司有相应模板要求的，应采用相应模板编制；没有的，可参考以往发生过的类似项目的招标采购文件进行编制，并严格按照招标文件的必备要素进行编制。招投标工作招标工作规范操作招标工作规范操作开标、评标 开标、评标是体现招标客观公正的两个重要环节，所有报价文件一定要密封提交，开标一定要按规定的形式和程序进行，请见证部门和工作人员对开标记录予以确认。对于标的额较大的项目，通常在集团党工部监督下开标，对于金额较小的标（小于50万元），可由公司综管部履行监督职能（该项规定已纳入公司管理制度）。评委的选择要遵循客观、公正原则，评委与投标单位不得有利害关系并来自不同的单位或部门。招投标工作招标工作规范操作招标工作规范操作报价文件评审 评审方式的制定对选择到何种合作单位非 常关键，其合理性决定是否能够选到合适的合作单位，即体现技术水平又体现是否客观公正。集团目前规定的评审方式有3种：1、综合评分法；2、平均值评标法；3、经评审的最低投标价法。对于标的简单、无特殊技 术要求的，一般要求选用最低价法，利于成本控制。招投标工作招标工作规范操作招标工作规范操作商务谈判 招标采购工作环节的商务谈判由主办部门负责组织，谈判小组由主办部门根据公司相关制度组建，谈判过程需有监察人员现场监督见证。商务谈判结束，主办部门应形成商务谈判会议纪要，并由全体参加会议人员及监察人员签字确认。招投标工作招标工作规范操作招标工作规范操作商务谈判 商务谈判机制适用于以下几种情形：1、根据招标采购文件要求商务谈判为必要工作流程环节的；2、招标采购工作失败，经标后分析及项目实际进展情况 不需要重新组织招标采购的（需请示后再实施）；3、在确定拟中标单位且中标通知发出前，招标采购项目出现调整情况，但涉及金额不大不需要重新组织招标采购的。招投标工作招标工作规范操作招标工作规范操作中标（选）单位呈批 所有的招标工作完成、单位选定后，接下来就是中选单位呈批。中选呈批就是将工作过程、工作成果向领导进行汇报，获批后予以实施，要描述清晰、资料齐全。招投标工作招标工作规范操作招标工作规范操作中标（选）单位呈批 1、是规范公司管理行为必须的工作；2、接受上级部门审查；3、公司持续发展需要数据的来源。因此，中标单位呈批是整个招投标过程的整理和汇报，需将整个招投标过程书面资料作为附件，并附以必要的说明。招投标工作招标工作规范操作招标工作规范操作招投标工作流程如下（用表或图表示）根据集团相关制度判定需选择的招投标方式 设计、营销、工程及材料设备 1、招标采购计划编制 2、招标采购项目及目标成本确立 3、供应商管理及投标单位的选择 4、招标采购文件编制及发放 5、限价编制及公布（适用于工程类）6、投标及回标 7、开标、评标及标后分析 8、商务谈判（若有）9、定标 10、合同谈判及合同签订招投标工作招标工作规范操作招标工作规范操作合同订立及履约管理合同订立及履约管理PART 3 合同概述合同订立合同履行合同订立及履约管理合同的定义 合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。合同订立应遵循平等自愿原则、公平原则、诚实信用原则、公序良俗原则。合同订立及履约管理合同概述合同概述订立合同的目的 合同双方通过合同的订立和履行达到最终所期望得到的东西或者达到的状态。遵循合同内容执行，按约定行使，保证双方权益。发生纠纷时可以做为原始证据、呈堂证供。合同订立及履约管理合同概述合同概述合同的要素（合同主要条款）1、当事人的名称或姓名和住所 2、合同标的 3、数量 4、质量（技术要求）5、价款或者报酬及支付方式 6、履行期限、地点和方式 7、违约责任 8、争议解决的方法合同订立及履约管理合同概述合同概述合同版本选用 业务经办人负责起草、整理、修改拟订立的合同文本，合同版本按如下顺序选择适用：1、进行招投标/询价的项目，采用招标文件中的 合同文本；2、集团或公司的合同示范文本（合同模板）；3、国家、行业的示范文本（如为强制使用的应优先适用）；4、公司曾经签订过的类似业务的合同文本。合同订立及履约管理合同订立合同订立合同订立前的评估 合同订立前，合同承办部门应对拟订立合同的可行性进行充分评估。评估的内容包括：预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失等。合同订立及履约管理合同订立合同订立合同相对方主体资格审查 合同承办部门应严格审查合同相对方的主体资格和资信状况，确保合同相对方为有效持续的主体并具备履约能力。合同审查内容具体包括：1、经年检有效的营业执照（副本）；2、涉及专营许可的，应具备相应的许可文件；涉及资质要求的，应具备相应的资质证书；3、代理人签订合同的，应出具真实有效的法定代表人身份证明、授权委托书、代理人身份证明；4、履约能力及履约信用等。合同订立及履约管理合同订立合同订立合同谈判 签订重大合同前，合同承办部门根据需要组织相关部门共同参与合同谈判。谈判时遵循的规则：1、谈判前确定谈判方案及主谈人员，统一谈判意见；2、谈判过程中参与谈判的部门相互配合协助，对外发表谈判观点应协商一致；3、谈判结束后应撰写会议纪要，并向领导汇报；4、向相对方出具资料应经相关部门批准；5、参加谈判的人员不得泄露公司商业秘密。合同订立及履约管理合同订立合同订立合同格式要求 合同格式按照公司统一制定的格式要求，其中特别注意的以下几项：1、合同封面及合同尾部签约页（规范完整）2、合同编号（在呈批前向综合部领取）3、合同条款编号（应采用多级自动编号）4、合同价款/金额的规范写法（合同金额小写应采用千位号，并保留至小数点后两位）合同订立及履约管理合同订立合同订立合同内容要求 1、条款齐备 合同内容周密，主要条款完备；2、内容具体 权利义务明确、均衡，责任分明；3、用语规范 文字表达准确，合同文本规范。合同订立及履约管理合同订立合同订立合同审核、呈批及签订流程 1、合同拟定；2、合同文本交部门经理、公司法务审核 3、与签约方沟通合同条款；4、发起ERP呈批；5、ERP呈批中的回复协商、被打回的重走流程、以及处理人作废的处理（及时性、充分沟通）；6、呈批结束后从ERP下载签约的合同文本、再次检查合同；7、申请合同盖章、签订合同；8、合同归档（交相关部门）。合同订立及履约管理合同订立合同订立合同履行管理 合同生效后，由合同承办部门负责合同履行的管理，做好合同履行的统筹协调工作。合同承办部门应当随时跟踪、检查合同履行状况，密切关注合同履行过程中的风险点，做好风险预警及防范工作。合同承办部门应当整理和妥善保管合同履行中的有关签证、来往信函、文书、通知等文件。合同订立及履约管理合同履行合同履行合同履行管理 合同主要风险点：1、合同相对方履约能力下降；2、合同标的、数量和质量与约定不符；3、价款支付条件未成就；4、履行期限延误等。合同订立及履约管理合同履行合同履行合同补充协议 签订补充协议的条件：合同履行的过程中，由于合同标的新增或减少，致使合同金额变更超过10%以上时。合同补充协议的特点：只约定发生变更的合同事项，补充协议未约定的事项仍按原合同条款执行，合同双方原有法律关系、权利、责任和义务均保持不变。合同补充协议呈批时必须附上盖章生效的原合同。合同订立及履约管理合同履行合同履行合同价款支付 合同付款呈批的前提条件：1、合同已签订；2、已达到合同约定的付款条件；3、已在ERP上进行合同登记；4、申请合同最后一笔款项前必须在ERP中进行结算登记。合同订立及履约管理合同履行合同履行业务呈批业务呈批PART 4 业务摘要表述要求 业务呈批附件要求业务呈批业务摘要表述要求 用词简明扼要，表述清晰准确。附件要求 1、直接相关性 2、完整性 3、规范性 4、附件的标题名称应与附件正文名称一致业务摘要表述要求业务摘要表述要求业务呈批询价文件呈批 摘要：询价标的（工程范围、内容或服务范围）、规模（面积、数量等）、招标方式、评审办法、中标原则、支付方式、保修期，计价方式（总价包干、单价包干）、标的额及目标成本（或已审批计划额）附件：询价文件业务摘要表述要求业务摘要表述要求业务呈批拟选报价单位呈批 摘要：单位来源，收集共几家，筛选考察后几家，要求资质及单位资质情况。若特殊情况未进行考察的，需注明原因、标的额（供领导审批参考及权限设置参考）。附件：考察报告，含业绩表、营业执照、资质证书。业务摘要表述要求业务摘要表述要求业务呈批中选单位呈批 摘要：发标、回标、开标、评标情况（含时间点描述）、各单位报价情况、评标情况及评委推荐中选单位情况、商务谈判情况（若有）、中标价及与目标成本（或审批计划额）对比说明。附件：询价文件呈批领导审批意见、拟选单位呈批领导审批意见、评标报告（含开标记录）、谈判纪要（若有）、中选通知书、感谢信。业务摘要表述要求业务摘要表述要求业务呈批直委呈批 摘要：直委事项、事由、直委原因（时间紧迫、单位唯一、行业垄断、集团或公司已合作过单位等）、直委单位情况说明、资质、业绩、报价、谈价、定价情况，并就价格情况与市场或原合同价水平进行对比说明。附件：单位资质、业绩、报价（谈判前后书面盖章提供）、会议纪要、谈判纪要。业务摘要表述要求业务摘要表述要求业务呈批合同呈批 摘要：合同依据（中选呈批或直委请示领导批示 意见）、合同版本（尽量用标准版本，若采用招标文件合同条件的，有调整的需予以说明，若采用对方格式条款的，也需说明）、标的（工程范围、内容或服务范围）、规模（面积、数量等）、合同计价方式、支付方式、保修期及保险金返还，其他重要说明。附件：中选呈批领导批示意见（全部文件，含附件）、或直委请示领导批示意见、合同业务摘要表述要求业务摘要表述要求业务呈批合同补充协议呈批 摘要：事由、领导批示意见（OA）、其他与合同摘要相同。附件：OA呈批、原合同、补充协议业务摘要表述要求业务摘要表述要求业务呈批进度款支付（含结算支付）呈批 摘要：实际进度描述、完成质量、对应的合同支付条件、本期应付、已支付金额、累计支付金额。附件：形象进度确认单（或验收单）、合同签约方支付申请、我方审核稿。合同订立及履约管理业务摘要表述要求业务摘要表述要求谢谢您的聆听！谢谢您的聆听！