会议的筹划与管理.PPT

第九讲第九讲会议的筹划与管理会议的筹划与管理1会议的重要性会议的重要性n大多数企业在会议中决定其基本走向大多数企业在会议中决定其基本走向n90%以上的重大决策是通过会议制定的以上的重大决策是通过会议制定的n企业花在开会上的时间越来越多企业花在开会上的时间越来越多n开会的频率越来越高开会的频率越来越高2会议的筹划与管理会议的筹划与管理n会前的准备工作会前的准备工作n会间的组织服务会间的组织服务n会后的善后处理会后的善后处理3会前准备工作会前准备工作1、安排议题、议程、日程安排议题、议程、日程2、拟订与会人员名单拟订与会人员名单3、申请会议所需资金申请会议所需资金4、会场布置会场布置5、安排食宿和茶水安排食宿和茶水6、发出会议通知发出会议通知 4安排议题、议程安排议题、议程n 议题的收集和筛选议题的收集和筛选 n 议程议程 5委员会会议议程委员会会议议程7月月6日上午日上午11点点格林格林德雷戈饭店德雷戈饭店1、（、（11：00）任命一位会议主席）任命一位会议主席2、（、（11：10）为缺席致歉）为缺席致歉3、（、（11：15）批准上次会议备忘录）批准上次会议备忘录4、（、（11：30）上次会议提出的事项）上次会议提出的事项5、（、（11：45）讨论联络事宜）讨论联络事宜（12：00）会间休息）会间休息6、（、（12：15）财务事项）财务事项7、（、（12：45）特别事宜）特别事宜8、（、（13：00）其他动议）其他动议9、（、（13：15）其他事宜）其他事宜10、（、（13：35）下次会议细节）下次会议细节议议 程程 的的 开开头头 为为 会会 议议的的 日日 期期、时时 间间 和和 地地点点每每项项均均有有一一个个起起始始时间时间下下次次会会议议细细节节写写在在议议程程的末尾的末尾6拟订与会人员名单拟订与会人员名单n选择恰当的人出席会议选择恰当的人出席会议 n送交上级审核送交上级审核 7申请会议所需资金申请会议所需资金n确定会议规格确定会议规格n申请经费申请经费口头口头书面书面8会场布置会场布置n 选择会场选择会场a.场地大小场地大小 b.附属设施齐全附属设施齐全c.适当的开会设备适当的开会设备 d.会场氛围会场氛围 e.场地不受外界干扰场地不受外界干扰 n 布置会场布置会场a.附属设施附属设施 b.准备会议文件准备会议文件 9讨论：各种会场的利与弊讨论：各种会场的利与弊会场类型会场类型优点优点缺点缺点圆桌型圆桌型椭圆型椭圆型口口字型字型U型型教室型教室型1011面对面就座面对面就座当你在讨论问题或试图作出决定时，安排当你在讨论问题或试图作出决定时，安排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边两边主席坐在团队成员之间1213显示等级显示等级如果你希望显示等级，让主席坐在如果你希望显示等级，让主席坐在长方桌子的顶端，其他与会者座位长方桌子的顶端，其他与会者座位按资历递降顺序就坐按资历递降顺序就坐主席坐在长桌主席坐在长桌的顶端的顶端资历最浅者资历最浅者坐在离主席坐在离主席最远处最远处141516自由讨论自由讨论如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注，如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注，在会议中用一张圆桌在会议中用一张圆桌主席可坐主席可坐在任何一在任何一个位置上个位置上17安排食宿和茶水安排食宿和茶水n 食宿食宿a.用膳用膳 b.住宿住宿 n茶水茶水 18一杯香茶可一杯香茶可赢得交易机会赢得交易机会19角色练习角色练习n表演会议期间奉茶的礼仪表演会议期间奉茶的礼仪20给给客人斟茶的注意事项客人斟茶的注意事项n当当桌子上放有资料文件时，不要勉强客人桌子上放有资料文件时，不要勉强客人收拾整理，而应说：收拾整理，而应说：“茶放这儿行吗？茶放这儿行吗？”并等待客人的回答，按客人意愿行事。并等待客人的回答，按客人意愿行事。n开会时，如果出席者众多，可请同事帮忙，开会时，如果出席者众多，可请同事帮忙，一人端着茶盘，另一人专为客人上茶。一人端着茶盘，另一人专为客人上茶。21n茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱，茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱，先道歉，后擦拭。切记：斟茶时，务必先道歉，后擦拭。切记：斟茶时，务必带上干净毛巾。带上干净毛巾。n有茶和糕点时，要先将糕点放在客人左有茶和糕点时，要先将糕点放在客人左手边，再将茶置于客人正中略偏右手侧。手边，再将茶置于客人正中略偏右手侧。n洽谈时间较长，在一至一个半小时内，洽谈时间较长，在一至一个半小时内，应更换茶叶。应更换茶叶。给给客人斟茶的注意事项客人斟茶的注意事项22上茶时的七个上茶时的七个程序程序n两手端茶盘，盘子高度位于胸部两手端茶盘，盘子高度位于胸部n敲门，并说：敲门，并说：“对不起！对不起！”进入接待室进入接待室n止步立正，轻轻点头致意止步立正，轻轻点头致意n将茶盘的一端置于桌子侧面将茶盘的一端置于桌子侧面23n桌上不能放盘时，则左手拿盘，右手取茶壶桌上不能放盘时，则左手拿盘，右手取茶壶n用毛巾擦净茶壶底，两手从下方托住毛巾用毛巾擦净茶壶底，两手从下方托住毛巾n上茶结束后，左手拿茶盘，使盘紧靠左腋下；上茶结束后，左手拿茶盘，使盘紧靠左腋下；走到门口时，再次向客人点头致意，退出接待走到门口时，再次向客人点头致意，退出接待室。室。上茶时的七个上茶时的七个程序程序24会间的组织服务会间的组织服务1、签到签到2、安排就座安排就座3、做好会议记录和录音做好会议记录和录音4、会场服务会场服务25签到签到n签到形式签到形式 薄式薄式卡片式卡片式代签代签n签到时的接待工作签到时的接待工作 26游戏：会议排座游戏：会议排座27安排就座安排就座n要适合会议性质要适合会议性质n让报告者坐中央让报告者坐中央n会议主持人的座位会议主持人的座位n秘书的座位秘书的座位28做好会议记录做好会议记录n会议记录构成会议记录构成 n会议记录方式会议记录方式 n会议记录写作会议记录写作 29小组讨论小组讨论n设计会议记录表格（设计会议记录表格（5分钟）分钟）30会议名称会议名称时间时间主席主席会议目的会议目的出席人数出席人数缺席人数缺席人数缺席理由缺席理由会议内容会议内容和决议事项和决议事项决议事项决议事项的实施的实施实施项目实施项目负责人负责人或部门或部门完成期限完成期限出席人出席人盖盖章章特别事项特别事项31点评点评n根据录像的内容，点评这位秘书的根据录像的内容，点评这位秘书的紧急情况处理技巧。紧急情况处理技巧。32会场服务会场服务n转接电话转接电话n突发状况突发状况 n建议休息建议休息 n协助上司掌握、控制会议进程协助上司掌握、控制会议进程 33会议的善后处理会议的善后处理1、会场清理、会场清理2、印发会议记录、印发会议记录3、资金、资金4、会议的总结工作、会议的总结工作34会场清理会场清理n安排与会人员的离会安排与会人员的离会n会议文件的回收、立卷、会议文件的回收、立卷、归档归档 35印发会议记录印发会议记录n完善会议记录完善会议记录 n起草会议纪要起草会议纪要 n确定印发范围确定印发范围 n接收者确认接收者确认n签发会议执行文件签发会议执行文件3637