公共事务部组织架构与职位说明书.doc

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公共事务部组织架构与职位说明

公共事务总监
公共事务部

信息管理部
综合保障部
公司事务部
政府关系部
审计监察部
董秘处

职位系列说明:

公共事务总监岗位说明书
基本岗位信息
岗位名称
公共事务总监
所属部门
公共事务部
直接上级岗位
副总裁
直接下级岗位
各模块主管
晋升岗位
副总裁
调岗方向
其他模块
设置目的
确保公司行政后勤工作适应公司的现状与发展
工作关系
公共事务总监
配合检查，保持良好关系
行政各模块主管/助理
反馈及沟通
协调及反馈
提交需求申请
汇报工作进展
下达工作指令
下达工作指令
汇报工作进展
公司外部人员
其他各部门
副总裁

工作主要内容
1
编制公司相关物业管理制度和办法
2
编制公司消防、安全保卫、固定资产、通信、低值易耗品等的管理办法。
3
对内外界信息进行及时整合通报并进行决策
4
组织协调公司与相关政府部门及单位的关系
5
组织对公司及下属单位固定资产的审核和清理
6
组织公司大型活动的后勤服务工作
7
完成上级交办的其他工作
岗位任职要求
教育程度
本科及以上学历
工作经验
6年以上
知识技能要求
公共事务管理专业、管理类专业
其他要求
有丰富的公共事务管理经验，担任过大中型企业办公室相关中职以上职业3年以上
工作技能
良好的文笔和口头表达能力
良好的组织和协调能力

综合保障部主管职位说明书
职位名称：综合保障部主管
上级领导:公共事务总监
工作概述:
统筹管理公司库房、事务、安全保卫、内务工作与对外联络工作，确保公司能高效、有序、健 康的运行
工作职责：
1、 库房管理(考核重点：库存数量准确性、制度和流程的执行力、工作及时性）
（1） 在专业督导协助下，负责完成公司各类货品收、发和出、入库的登记和核查工作。
（2） 按照财务管理制度要求做好财产货品的保管工作，严格执行财产、货品出入库手续制度,认真把好材料、物资入库的验收清点,出库的领用签字，防止发生丢缺损失。
（3） 有效使用库存管理软件，及时更新出、入库的明细记录,保证货品保管账的登记及时准确，定期清查盘点库存数量，保证账物相符，发生数量短缺及时查找原因，并及时上报。
（4） 负责每月滞销货品的统计和分析工作，以便销售部门调整营销策略.
（5） 每月月底协同财务部、专业督导对库存数量进行盘点核查,及时将有关盘点情况及相关报表汇报至总经理。
（6） 协助专业督导和客服人员做好货品采购计划的报送工作，并保证约定的库存量.
（7） 负责对库房的货品分类摆放，悬挂标志，做到一目了然,堆放整齐，帐物相符.
2、 后勤管理（考核重点：工作计划的达成率、成本控制能力、员工有效投诉率）
（1） 负责公司固定资产和办公用品的计划、采购、领用、保管、结算和成本控制管理以及相关办公设备的维修维护.
(2)负责公司培训中心的安全保卫工作，并定期或不定期检查安全设备,确保公司正常经营秩序。
（3)负责建立车辆相关管理制度，上报总经理审批。
（4）负责公司车辆的调度与管理,协助各部门的车辆使用情况.
（5）组织人员做好车辆的日常保养、车辆维修及车辆年检等事宜，控制公司的交通费用支出。
3、 其他工作(考核重点:领导满意度，工作的原则性）
（1） 严格执行部门各项费用审批制度,确保每项费用支出控制在预算范围内。
（2)对办公区域、培训中心的卫生、清洁及环境维护工作进行指导、检查，发现问题及时纠正.
（3）协助行政人事部不定期组织公司员工开展各种培训和文娱活动，提高员工工作积极性，增强员工间凝聚力。
（4）协助财务部进行公司固定资产的清理、统计，建立登记卡，定期提示维修保养。
（5）配合销售部完成每月产品销售分析工作.
（6）安排公司外部会议的会务工作及其他活动的后勤保障工作。
（7）完成事务总监交办的各项临时工作任务
任职资格:
教育水平：大专以上文化程度；行政类或相关专业；
经验：2年以上相关行业工作经验；
素质与技能：
1、认同公司的企业文化,秉承公司服务宗旨。
2、具备基本的电脑知识，及公司所属行业的专业知识和产品知识。
3、具备良好的沟通协调能力,有一定的服务意识.
4、做人遵纪守法、廉洁敬业，诚信正直,认真细致责任心强，严守商业机密

事务部主管职位说明书
职位名称：事务部主管
上级领导：公共事务总监
职位概要：
管理公司的后勤服务工作、提供后勤保障
工作内容：

1. 安排落实上级要求的各项任务提供相关服务和后勤保障;
2。参与拟订和完善公司后勤管理规范并监督执行确保行政后勤管理的顺利进行；
3.负责公司办公家具、设备、用品的选购与使用管理；
4。负责公司各类设备、设施维护水、电、气、热等能源后勤保障工作;
5。进行宣传与安全检查代表公司与物业部门交涉管理公司用水、用电情况；
6。办理公司购车、车辆年检的相关手续安排活动用车并统计人员用车的费用；
7。对公司人员申领办公用品进行记录、发放、管理及流程优化;
8。办理上级临时交办的其他工作

任职资格：
教育背景: 文秘、财务、后勤管理专业中专以上学历
培训经历:受过物料管理、后勤管理、财务知识、会务组织等方面的培训
经验:
1。1年以上物料管理工作经验有水暖、电、车辆、食堂等后勤管理工作经验资产管理经验;
2。大型进出口公司或物流公司工作经验

素质与技能：
1能根据公司不同时期的发展需要提供相应的物资设备配备方案；能根据办公需求、市场行情 制定相应的计划及书面汇报；
2有一定的英语水平能熟练使用各种办公自动化设备；
3良好的沟通协调能力、组织安排能力、具备灵活有序的物料控制能力
4人品端正爱岗敬业工作态度细致、踏实能吃苦耐劳

公共关系部主管职位说明书

职位名称：公共关系主管
直接上级：公共事务总监
职位概要：
负责公司与政府部门、行业协会、新闻媒体等相关机构建立良好的公共关系，树立公司的良好形象。
工作职责与内容:

1 公共关系体系建设 ： 组织制定集团公共关系管理制度和流程，并监督集团及下属公司的执行情况.
2 部门计划制定 ：
（1）、根据集团的发展战略，制定并提交本部门的年度工作计划；
（2）、组织编制部门的年度财务预算、决算报告，并监督本部门的预算、费用执行情况.
3 政府关系的开发与维护
（1） 、组织制定集团政府公共关系的开发、维护策略和规划并有效执行；
（2） 组织研究政府相关政策的现状和趋势走向，为集团业务运营和重大决策提供建议,了解文件要求，准备、制作符合政府要求的申报文件，协助公司相关经营资质的申请工作;
（3） 组织拓展和维护与各级政府的关系,为集团持续发展提供政府公共关系支持与保障；
（4） 主持对外关系事务和资源管理，组织、执行重大的政府公关活动。
4 媒体关系开发与维护
（1） 组织制定集团媒体公共关系开发、维护策略和规划并有效执行;
（2） 主持拓展和维护与媒体等相关机构的关系，为集团持续发展提供媒体公 共关系支持与保障。
5 行业协会关系的开发与维护 :组织建立和维护与各相关行业协会的关系，为集团持续发展提供公共关系支持与保障.
6 社会公众宣传 组织对社会公众宣扬集团社会责任感，提升集团品牌的社会认知度
7 危机管理 组织建立完善集团危机管理体系以及管理制度和流程,在紧急情况下启动危机程序，并组织协调各方面关系处理危机事件.
8 活动支持
（1） 根据集团及下属公司业务需要，组织向市场部门人员提供市场开拓、促销、展会等方面的公关支持; (2)协助组织集团重大活动，接待重要来宾。
9 部门团队建设
（1） 根据部门发展需要和各项工作要求，组织部门员工的招聘、考核、奖惩激励和员工培训工作;
（2） 按照部门工作对员工的要求，监督和指导下属员工的工作。
10 其他工作 根据上级领导指示，开展其他相关工作.
任职资格：
最低学历 本科 、新闻、公共关系类相关专业
工作经验 具有五年以上公共关系工作经验，三年以上管理工作经验
素质及技能：
1 熟练掌握行政管理、商务写作、公共关系等方面知识
2 精通公文写作、办公软件应用等方面的技能
3 具备良好的计划能力、人际交往能力、沟通能力、战略思考能力、 学习能力
4 耐心细致、思路清晰、思维敏锐、能承受较大工作压力

信息管理部主管职位说明书

职位名称：信息主管
直接上级：公共事务总监
职位概要：
在行政经理的领导下，负责一德文化软硬件的维护和集团所需系统的选择和再开发，以及相关整合工作。

工作职责与内容：
1、 负责与集团信息部门的沟通，执行集团信息规划
（1） 根据公司的业务结构、管控要求及发展需求,制定公司的信息规划.主要包括房产信息系统、管理信息系统和监控信息系统。
（2） 根据信息规划制定信息化开发计划.
（3） 负责根据公司需求及开发计划进行信息系统立项工作。
2、 负责制定一的文化信息部门流程、标准和体系
（1） 负责公司信息系统调研、开发、流程设计。
（2） 负责公司信息系统系统建设组织协调。
（3） 负责公司信息系统供应商的选择、信息系统培训；
（4） 负责公司信息系统后期维护、系统升级、故障处理。
3、 负责各部门的信息数据的对接工作
（1） 对各个部门的设备使用情况进行监督。
（2） 软硬见的维护工作及故障排除.
4、 负责公司内PC及终端设备的维护与管理
（1） 负责集团通信网络和电话系统管理、日常维护。
5. 其他工作 办理上级下达的其余工作

任职资格：
学历/专业 ：本科及以上/计算机相关专业
工作经验 : 工作经验:3年以上 同等职务经验:2年以上
专业（同岗位）经验：2年以上信息管理主管岗位经验

素质与技能：
1、 熟悉各类办公软件的使用；
2、 熟悉计算机相关软、硬件设备的使用及维护。
3、 服务意识强；
4、 忠诚度高；
5、 工作敏感度高。

审计监察部主管职位说明书

职位名称：监察主管
直接上级:公共事务总监
职位概述：在上级的领导下，负责对公司各部门的工作进行监察以及内部审计等工作.

工作职责与内容:
1、协助上级建立和完善集团审计监察管理制度
2、受理集团公司员工违反国家法律法规及严重违反政纪行为案件的调查处理工作
3、监督检查集团公司工作人员违反公司制度的情况
4、受理集团公司员工不服行政处分的申诉及法律、法规规定的由监察机关受理的申诉
5、收集保管纪检监察工作的重要资料，做好文件的收发、登记和归档工作
6、负责完成领导交办的其他工作

工作职权:
1、对集团审计监察管理制度的建立与完善有建议权
2、对各种监察事项有知情权和监控权
3、对监察工作中各项重要决策有提案权、建议权
4、对基层监察工作有建议权、审核权和监控权
5、对监察日常工作有执行权

任职资格：
学历 大专及以上
专业 管理或相关专业
年龄 27岁以上
工作经验 5年以上相关工作经验

素质与技能：
1、 系统的法律法规知识
2、 良好的协调沟通、问题解决、计划、数据编制能力
3、 熟练使用计算机
4、 具有良好的品德和职业道德。

董事长秘书职位说明书
职位名称：董事长秘书
直接上级：公共事务总监
职位概述:协助董事长处理日常事务

工作职责与内容:
1、协助处理董事长日常事务.
（1）公司会议的安排与协调，会议记录和会议纪要的整理。
（2）协助相关部门做好公司来宾的接待工作.
（3）掌握董事长、副总裁的工作日程安排，为董事长接见访客做好预 约工作。
（4）协助相关部门安排董事长商务差旅，做好预订工作。
(5）董事长吩咐的外联事务。
2、员工通用职责。
（1)认真执行集团各项规章制度和工作程序。
（2）服从上级指挥，接受有关人员检查监督，保质保量完成工作任务.
（3）做好记录以及记录的保管或移交工作。
(4）按要求参加培训活动,主动提出合理化建议.
（5）定期向直接上级述职。
（6)保守集团秘密。
（7)完成直接上级交办的其他工作任务并及时复命.

任职资格：
教育水平 大专及以上学历 专业 中文、文秘及相关专业
培训经历 秘书、文案写作等方面的培训
经验 1年以上的秘书工作经验

素质与技能：
1、 熟练使用WORD,EXCEL等办公软件，具备基本的网络知识
2、 较强的沟通能力、文字和口头表达能力