供应链订单及订单处理流程.ppt

第4章 订单作业订单作业的概念订单处理流程 1订单作业的概念P712订单处理流程P713订单处理的相关流程客户到访客户到访报价报价客户下单客户确认PI出货后的跟进开生产单客诉验货开PI安排出货4安排接待、准备好相关资料做好会议记录会议期间的注意事项选样品1、客户到访5v注明条款（付款，出货）v推荐常规产品v各分厂报价标准各异v装箱资料要估大一些v标准问题要尽早解决v现报无毒材料产品，成本报价要加多2%v散货要加收$50/cbm额外费用2、报价6查看公司客户资料查看公司报价、BOM查看工厂交期，通知客户3、客户下单74、开PI产品规格描述要清楚 ，DL-2W-45M-230VLBL（Glam Light 13mm 230V Light blue)数量价格不能错不同公司用不同抬头付款条款、出货方式若包装资料有特别要求、则应要求客户尽早提供 85、客户确认PI要求客户安排付款或者开L/C收到付款凭证后，以及根据客户的信誉，可安排生产96、开生产单开生产单时要注意事项：A、产品规格明细要清楚，查看客户有无特殊要求 B、出货方式、出贷日期要求客户提供FORWARDER和目的港资料追工厂进度，追客户包装资料107、验货大货验货大货验货 验货公司验货公司样品验货样品验货 最好要求全验，拍照留底最好要求全验，拍照留底118、安排出货催紧收款跟工厂确认交期查客户船期发出货通知，安排订柜拖柜，办理商检129、出货后的跟进q船务文件的评审（LC交单）q出Shipping adviceq收余款q寄提单1310、客诉客诉要当天发给工厂客户客诉原文作附页，但要删去客户联系资料通知客户客诉结果及改进方法14利用ERP流程操作的整个订单流程15 SD2-1.客户订单处理流程-总览 客户服务部仓库仓库Customer产品VAW生产计划生产瓶颈情况供销合同草案需求数量需求日期销售办事处客户PROPACK合同评审产品/材料编号申请表BOM维护16 系统订单流程图：建立库存件销售件客户件建立客户订单 采购申请客户订单下达系统信贷检查 MRP/CRP运行车间订单申请 合同评审车间订单 各工序报告仓库接收产品进仓系统可用性检查采购订单车间订单客户订单发货开发票/收款17一、基础数据的系统设置库存、采购、销售订单所需的基础数据1、订单、产品、原辅材料等分类方案（已有）2、成品库存件、销售件、客户件、采购件3、BOM&Routing4、版辊库存件、采购件5、各项原材料的库存件及采购件、供应商6、人员的设置7、域、财会科目、本位币等设置18二、客户订单的准备业务人员详细提供新产品新客户的资料法务组确定新客户的放帐期及放帐额客户服务部填写新产品编码申请表及建立客户件如是新制版先建立版辊的客户订单，并下达。BOM小组审核新产品的技术，及建立新产品库存件、BOM、Routing财务对已建的产品库存件计算放入标准成本客户服务部建立销售件、销售件参照、客户协议（针对外币产品）19二、客户订单的建立对已设好如上数据的产品，建立客户订单针对订单行建立合同评审跟进评审结果，确定订单的最终交货期20三、客户订单的下达客户服务部主管审核并下达系统中的客户订单对于禁止信贷的客户订单，由信贷员审核并确定是否下达客户服务部文员跟进被禁止的客户订单情况各跟单人员打印已下达的客户订单列表，交PPC21四、版辊采购订单（案例）当制版组接收到来自客户服务部下达的制版客户订单生成的采购申请后，审核并生成版辊的采购订单下发采购订单给制版厂，制版厂以此采购订单号为整个制版的跟进及发货。制版采购订单接收后，制版的客户订单的状态即是已发货，就会过帐到财务生成为客户的开票需求。22五、物料的采购订单下达及接收在还没有运行MRP的时候，手工建立物料的采购订单运行MRP后，由系统进行可用性检查，对短缺的物料生成采购建议下达采购订单，接收采购订单、物料入库。23六、车间订单的建立及下达PPC接到客户服务部的列印已下达的客户订单列表后，在系统中手工建立车间订单前提是该产品的BOM和Routing已设置为可用状态车间订单号与客户订单号不一致，是以后产品进仓时的批号安排生产计划时间表、打印各工序文件，连同BOM小组转来的工艺文件、工作指南、稿件等一系列生产指令性文件，打包交生产。24七、下发物料物料部根据PPC提供的生产计划安排时间表，在系统中根据BOM计算得出的材料需求量，来发放物料到指定工序和机台。25八、车间订单的执行及报告车间按生产计划执行生产，并及时向PPC反馈不能按计划执行的订单原因和特殊情况。每个工序完成后，各工序利用条码系统来扫描工序文件进行完工产量报数同时需填写报表并按原车间订单号退回剩余物料统计审核并根据车间报表完善系统中的数据：废品数、工时汇报等车间订单完工后，及时进仓及在进仓单和进仓日报表中勾出完工标志26九、成品的进仓仓库对生产已报数的进仓产品进行系统内的接收并在生产提供的进仓日报表中，注明已接收到系统中27十、车间订单的关闭PPC要对已完成生产，并已在系统中完成报数的车间订单进行关闭关闭的三个条件：1、PPC要从成品进仓的报表中知道已全部完成的信息2、统计报数的及时完成（已有时间要求）3、退料的及时完成，且不能串单。注意：1、关闭的车间订单不能再进仓及退料。2、车间订单如果不及时关闭，会影响财 务成本的归集。28十一、发货准备客户服务部每天填写是日发货计划，要求尽可能准确及减少临时变动此计划交三个部门：物料：安排车量及准备货物品管：尽早准备客户要求随货送的检测报告；及 对是日要发货的产品优先及时检测生产：保证正在线上生产的要发货产品的及时进 仓。注意：各相关部门有问题要尽早反馈客服部29十二、发货客户服务部收到进仓单后，在系统中进行预留、提货、打印出仓单、送货单仓库按出仓单装车发货实际货物发出后，在系统中补充装货清单及在系统中执行发送记录。30十三、开发票发货后，系统会自动过到建立汇总发票界面，财务审核后，建立发票、打印后生成正式凭证。开票后，如果订单是全部发货的，客户订单就自动关闭。31十四、退货工厂在确定接受客户的退货后，客户服务部在系统中建立：客户订单退货物料拉回退货并在此客户订单退货上接收入厂，并打印此份退货单交品管验证品管将验证结果及处理建议填写在此退货单上，交相应部门：1、仓库：按品管意见办理系统报废及退仓2、PPC：按品管返工建议手工建立车间返工订单，并去仓库领出退货，进行处理。处理中的废品，做为返工的车间订单废品，成品入仓。3、财务记帐4、客户服务部对返工后的数量建立客户订单，发货。32十五、其它流程内部客户订单流程 集团内各个工厂互为客户和供应商 集团内采购订单的下达，在系统内直接实现工序外协加工流程 由PPC下发需外协的工序物料，采购部下达外协采购订单，加工后成品做工序接收。33十六、未来流程方向一、VMI（Vendor Managed Inventory）：VMI是指由供方替买方管理库存，买方向供方开放产品需求及库存情况，由供方根据掌握的情况向买方提出供货建议，并由买方确认后供货。-在未来操作中，会向此方向发展-实现的前提：建议客户向我们开放对我方产品的需求及实际库存情况。-系统内的跟踪：利用客户计划跟踪其需求34十六、未来流程方向二、客户计划处理流程 销售与客户签订客户计划协议注改成客户批量订单，协议内容包括客户大致周期用量，及实际用量与计划用量之间可接受的容差范围。注：在协议中客户必需已确认最近周期的用量，后面的周期用量为客户的大致预估。工厂执行客户计划，下达已确认的周期用量，生成客户订单。生产完成后，根据客户实际的要货时间及数量发货（需在双方确认的容差范围内）。这是一个循环的过程，但有时间的界定。35十六、未来流程方向三、可退回包装物管理的流程每一种可回收的包装物，需设成销售-库存件在客户托管库存中，将每一种可回收的包装物设为托管行发出：在客户订单中增加可退回包装物的订单行，在确定交货日期时，下达订单行生成提货单，按实际数量修正提货单。回收：退回的包装物，按客户订单退货登记退回的数量，系统中库存数会增加；客户托管库存自动冲减（需客户化）损耗开票：对于客户的损耗，以月结的方式与客户确认数量，并按照双方谈定的价格手工开票，向客户收取包装物损耗金额。36每日区域仓库订单处理与发货流程532432销售部、客户服务中心网点库物资管理部（销售点仓库）发货单发货单库管员核对发货单是否属实？库管员说明情况，拒绝发货库管员根据出库单登记日发货报表和日库存报表，送分公司会计日库存报表、日发货报表分公司会计将日库存报表与订单清单和销售报表核对是否有应提未提货物？分公司会计追查原因，督促销售代表按期执行分公司会计将每日汇总后的情况送总部财务，抄送总部销售行政、物资管理部DC存档否是否是流程结束库管扫描发货，双方根据发货单清点货物库管员在发货单双方签字货物凭出库单出库，库管员将一联交销售部，一联送财务开发票，一联交客户，一联返回总部，一联存档出库单存档日库存报表、日发货报表日库存报表销售代表/分销商携发货单到销售点库提货是否有应到未到的货物？否是销售代表/分销商向库管员查核情况，并根据结果作出相应处理销售代表/分销商根据发货单与销售点库库管员对货物到货情况进行核查发货单财务部库管员每日还需更新库存报表送物资管理部汇总后，抄送总部销售行政上报DC的配运账务进行核对销售报表与各库存报表配运经理调查处理有关差异日发货报表是否有差异C-10-006-001接终端营销管理订单处理流程C-12-003-003是否为自提仓库管理人员协同销售人员将货物配送至客户处否是客户及配送商在发送货单上签字认可否是第二日12：00前将汇总的报表抄送销售部行政人员日销售报表接销售统计分析流程C-12-011-00137销售配运计划制定与审核流程销售部物资管理部物流副总裁销售计划销售经理拟制配货建议书，并随同上述计划一起递交配运部配运经理综合日销售报表、供应商通知出货计划、区域库配货申请及库存报表制定配货计划配运经理审核配货计划与配货建议书是否一致是否一致？反馈销售部要求变更配货建议书并阐明原因 是否销售经理分析并制定新的配货建议书授予配运经理对销售配货建议书的调整权限外部订单促销活动计划书重大销售政策（主要为涉及销售数量变动和区域分布限制的）配货需求建议表配货计划配货需求建议表配运经理组织制定配运计划配运计划递交物资管理综合业务区域库控制计划运输计划转库计划区域直发计划递交区域商务会计与仓库主管执行运输作业执行转库作业递交采购部递交销售部销售行政人员配运计划C-10-006-002财务部根据各分公司的财务状况和应收帐款情况确定警示是否停止发货否是在配货计划中剔除此分公司的发货38配运订单处理流程物资管理部-配运外部订单发货单据录入系统是否自备车？是否转库单配货计划销售配运计划制定与审核流程选择运输途径填写信息单填写货物托运书托运书传真给承运商或通知承运商提货打印地址标签发货单、地址标签递交发货组数据处理产成品出库流程C-11-004-001货物托运书填写任务单、送货单任务单、送货单递交车队出车任务单货运信息单递交客户货运信息单送货单C-10-006-00339例http:/