某某公司用章及合同管理制度.doc

*公司用章及合同管理制度第1章 总则第1条 为明确公司合同审批权限，规范公司合同订立行为，加强对合同使用、制度的监督，防范和降低因合同的签订给公司带来的风险，规范公司合同制定行为，加强对公司印章的管理，规范公司印章的使用及保管，特制定本制度。第2条 规范公司合同的拟定、审批及签章工作，以符合中华人民共和国公司法和中华人民共和国合同法等法律法规及规范性文件有关规定，确保合同的顺利履行，维护公司的合法权益。第3条 本制度适用于公司各类格式合同、部门合同文本的制定，以及对业务经办人员与合同对方拟定的合同的会审。本制度适用于公司合同专用章、公章、法人章、财务专用章的使用、保管等。第4条 本制度所称会审，指合同在拟稿以后、正式生效之前，由合同关键条款涉及的其他专业部门（如技术、财务、审计等相关部门）会同公司行政人事部对合同文本进行审核。第5条 为监督合同的有效履行，及早发现违约情况，避免或减少因违约或纠纷给公司带来的损失，保障本公司合法权益，根据中华人民共和国合同法及公司相关规定，制定本制度。第6条 本制度适用于公司所有合同违约及纠纷情况的处理。第2章 合同授权与审批第9条 本制度所称合同指公司与自然人、法人及其他组织设立、变更、终止民事权利义务的合同或协议。第10条 本制度适用于公司所有的书面合同审批，包括冠以合同、合约、协议、契约、意向书等名称的规范性文件的审批。第11条 本制度中所称部门指代表公司洽谈、签订合同的各业务、职能部门。第12条 本制度中所称业务经办人是合同谈判、签订及履行的第一责任人，并有责任保证合同最终文本与经各级审批后的合同文本在条款内容上的一致性。第13条 合同的主体1.订立合同的主体必须是公司，其他部门不得以部门名义擅自签订合同；2.订立合同前，应当针对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的合同；3.公司一般不与自然人签订合同，确有必要签订合同，应经公司总经理同意。第14条 合同应采用书面形式，紧急情况经公司总经理临时授权时达成的口头协议，事后应补办书面形式的合同文本。第15条 合同对方当事人权利、义务的规定必须明确、具体、文字表达要清楚、准确。合同内容应注意的主要问题是： 1部首部分，注意写明供需双方的全称、联系方式和法定办公地点； 2正文部分，注意：标的物品名称应具体写明牌号、商标、生产厂家、型号、规格、等级、花色、是否成套产品等；技术质量要求要明确、具体；数量要明确计量单位、计量方法、正负尾差、合理称差及自然损耗率等；运输方式及运费负责应具体明确；交（提）货期限、地点及验收方法应明确；价金必须执行现行的国家定价或国家指导价、市场调节价；违约责任有法定违约金的按规定写明，法律没规定或规定不具体的，应具体写明约定的违约金数额、比例及计算方法；合同终止条件；专用合同约定的其他必要条款；3签订合同，除合同履行地在我主所在地外，签约时应力争协议合同由我方所在区、县人民法院管辖。第16条 签订合同，除合同履行地在我主所在地外，签约时应力争协议合同由我方所在区、县人民法院管辖。第17条 任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依法严惩。 第3章 授权与审批职责第18条 合同分类。1一般性合同：合同标的在2000（贰仟）元资金支出或2000（贰仟）元资金收入以下的一次性合同，或短期（有效期3个月以下）合同。2重大合同：合同标的超出2000（贰仟）元资金支出或2000（贰仟）元资金收入的一次性合同，或长期（有效期3个月以上）合同。第19条 公司对外签订合同均由总经理或其授权代理人行使职权。第20条 总经理或其授权代理人职责。1审批公司所有格式合同和各部门的合同文本。2负责公司对外重大合同的签章，并审核超出各部门负责人审核权限的合同。3授权业务经办人员代表公司签订合同。第21条 行政部经理审核公司格式合同和各部门合同文本。第22条 各分管领域总监职责。1参与草拟与分管领域业务相关的合同文本。2参与行政部拟定公司主营业务格式合同。3审批合同的合法性、严密性和可行性，并提出意见。4负责各自授权范围的合同签订、履行、监督工作。第23条 各部门负责人职责。1负责草拟与本部门业务相关的合同文本2协助行政部拟定公司主营业务格式合同。3初步审核业务经办人员与合同对方商定的合同具体条款，并提出初步意见。4负责各自授权范围的合同签订、履行、监督工作。第24条 行政部职责。1草拟公司主营业务格式合同或公司重大、特殊合同。2监督、指导各部门起草及修订合同文本。3负责检查各类合同的规范性、合理性；对公司审批或签订的合同负责存档、立卷；4负责管理公司的各类合同；5配合办理合同的报批、见证和公证等事项6配合处理合同纠纷7参与有关合同的谈判、签约、履行等工作。第4章 授权审批流程第25条 合同方预审阶段（附：合同预审表），一般性合同，业务经办人须提供两个以上备选方供选择，重大合同，业务经办人须提供三个以上备选方供选择，原则上，在业务谈判、双方达成一致意见后，各部门应尽可能使用公司制定的格式合同或部门合同文本。第26条 行政部草拟的格式合同应经行政部经理、分管领域总监、总经理审核批准后形成正式书面，变更程序亦同。第27条 各部门草拟的合同文本应经行政部审查/审核、分管领域总监、总经理审批，然后形成正式书面，变更程序亦同。第28条 业务经办人员与合同对方拟定的一般性合同，须经所属部门负责人初审、行政部审查，分管领域总监审批后，正式订立合同，变更程序亦同。第29条 业务经办人员与合同对方拟定的重大合同，须经所属部门负责人初审、行政部审查/审核、分管领域总监、总经理审批后方能订立正式合同，变更程序亦同。第5章 合同的会审内容及要点第30条 合同拟定。1行政部会同各部门起草公司格式合同、各部门拟定本部门合同文本以及业务经办人与合同对方拟定合同的，分别由行政部、各部门负责人及业务经办人负责合同在会审过程中的传递。2合同拟定者须按公司规定在“合同会审表”上填写合同会审部门及人员名称。3合同拟定者负责合同连同“合同会审表”在整个会审过程的传递，直到合同盖上合同专用章后结束。第31条 合同会审主体及内容。1行政部主要负责对合同对方当事人身份和资格的审查及合同争议解决方式的审核。2部门负责人主要负责对合同的合理性、规范性、经济性等进行审查。2相关职能部门主要负责对合同标的物是否符合国家各项标准（产品质量、卫生防疫等）公司技术标准等进行审查。3财务部主要负责合同对方资信情况、价款支付等的审查。4行政部和财务部负责违约责任条款的审查，包括违约金的赔偿及经济损失的计算等。5分管领域总监主要负责对合同标的合法性、严密性和可行性等进行审查。第32条 合同会审要点。1合法性。包括合同的主体、内容和形式是否合法；合同订立程序是否符合规定，会审意见是否齐备；资金的来源、使用及结算方式是否合法，资产动用的审批手续是否齐备等。2经济性。主要指合同内容是否符合公司的经济利益。3可行性。包括签约方是否具有资信及履约能力，是否具备签约资格；担保方式是否可靠；担保资产权属是否明确等。4严密性。包括合同条款及有关附件是否完整齐备；文字表述是否准确；附加条件是否适当合法；合同约定的权利义务是否明确；数量、价款、金额等标示是否准确。5第6章 合同会审与管理规定第33条 参与合同会审的部门应根据会审职责安排人员按时参加会审工作。第34条 会审人员应对合同中相关内容认真仔细审查，发现疑问之处，应及时与合同拟定部门进行沟通。第35条 会审中发现合同中确有不妥之处的，应责成合同拟定部门修改或重拟，直至确认无误。第36条 各会审部门对合同的会审工作时间累计不得超过2个工作日。第37条 根据法律规定及公司需要，会审通过后的合同文本应及时报经国家有关主管部门审查或备案。第38条 会审通过的合同报总经理审批后，行政部应统一进行分类连续编号，并由行政部/合同档案管理人员专人保管，合同编号规范为：公司简称英文大写签约部门简称英文大写年份合同类别简称及流水号。如： ABC 2011 - H0001 公司简称 年份 合同类别（H合作商合同）流水号（4位数）注：ABC-2011-H001表明是*公司于2011年签约的合作商0001号合同 第39条 公司对合同实行统一、基础管理制度，合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和公司内部明确职责的凭证，行政主管应保守合同秘密，并及时专门归档。第40条 公司由行政主管/主办存备份合同或复印件，包括与有关的文书、图表、传真件等，其他部门不得擅自保管合同。如因工作需要可采取借阅方式，不得擅自复印。 第41条公司各部门都必须认真落实合同基础管理工作。具体如下： 1指定专门的部门和人员负责合同的基础管理工作，并不定期检查其工作情况 2建立合同档案；3建立合同管理台帐。各部门应根据合同的不同种类，建立合同的分类台帐和总台帐。台帐的主要内容包括：序号、合同号、合同名称、甲乙方、经手人、签约日期、合同标的、合同金额、签约部门、签约时间、履行期限、是否履行及备注等。台帐应按时间顺序填写，做到准确、及时、完整。第7章 公司印章的使用与管理第41条 公司公章、合同专用章、财务专用章、法人章由公司行政部统一印制，并指定专人保管。第42条 公司印章的使用范围1公章的使用范围：以公司名义发出的信函、公文、介绍信、证明或其他公司材料；2合同专用章的使用范围：仅限用于有关合同的签订；3财务专用章的使用范围：财务报表，银行结算业务等财会业务；4法人专用章：法定代表人的个人章，仅限用于法定代表人的签名。第43条 公司因业务发展需要使用相关印章，业务经办人需填写“用印/章审批单”，由部门以上级别负责人初审，各分管区域总监复审，相关文件须经行政部及核查，报总经理或其授权人签章核准，行政部登记备案（附件：证照、印章使用登记表）后，方可用印。第44条 行政部/印章管理人员对用印范围和用印手续严格审查，并对用印情况进行登记，不得为以下情况提供用章：1未经编号的合同；2缺少审核及报签文件的合同、文件；3属于代签但缺少授权委托书的合同、文件。第45条 原则上，合同专用章不得携带外出使用，确因工作需要，必须带合同专用章到异地使用的，应经总经理/总经理委托人批准，必须由办理人和行政人事部人员二个人同去，不得一个人单独带章外出；若行政人事部人员无法陪同，由行政人事部指定公司其它部门人员陪同并到印章管理员处办理借用手续。第46条 公司对外重要的资料或是证明必须交行政人事部一份原件留底，其它次要的对外资料或是证明文件行政部认为需要的留复印件或扫描图片一份。第47条 已盖章的资料和文件，若不能使用或是不能执行，必须交回行政人事部，并予销毁。 第8章 公司印章的保管第48条 印章使用后，印章管理人员应及时收回印章。第49条 未经领导批准，不得将印章交给他人保管。印章管理人员因故临时请假/休假，应经总经理批准后指定临时保管人员，并做好交接记录。第50条 公司相关印章应存放在配锁的办公抽屉/柜里，节假日放在安全处，并贴封条，重新使用时应先验锁和封条。第51条 公司印章内容需要变更时，应停止使用并交综合管理部予以封存或销毁。第52条 公司印章散失、损毁、被盗时，印章管理人员应及时报告领导予以处理，同时，登报挂失作废。第53条 废止的印章保存10年。第54条 对于违反本规定，给公司造成损失的，应当依法追究其法律责任。第9章 合同的履行第55条 合同依法成立，即具有法律约束力。与合同相关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行和全面履行。第56条 与合同相关的部门应加强对有关合同履行的动态监督，对合同履行过程中的各个环节包括签约、交货、验收到结算及时跟踪、管理。各部门负责人及签约人应随时了解、掌握本部门所签订合同的履行情况，发现问题及时处理。否则，造成合同不能履行、不能完全履行的，应追究有关人员的责任。第57条 合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准第10章 合同违约处理第58条 合同签订后进入执行阶段，业务经办人员应随时跟踪合同的履行情况，发现合同对方可能发生违约、不能履约或延迟履约等行为的，或公司自身可能无法履行或延迟履行合同的，应及时报告领导处理。第59 针对合同对方违约的情形，可采取以下措施处理。1要求合同对方继续履行合同。继续履行合同是违约对方必须承担的法律义务，也是本公司享有的法定权利。不论违约对方是否情愿，只要存在继续履行的可能性，本公司就有权要求违约对方继续履行原合同约定的义务。2要求合同对方支付违约金。合同对方违约的，本公司可按照合同约定要求违约对方支付违约金。3要求定金担保。合同对方违约，本公司可按照合同约定及中华人民共和国担保法向对方收取定金作为债权的担保。违约对方履行债务后，可将定金抵作价款或者收回，违约对方不履行约定债务的，无权要求返还定金。4要求赔偿损失。合同对方因不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定，给本公司造成损失的，本公司有权提出索赔，具体赔偿金额可由业务经办部门会同行政部与合同对方协商确定。第60条 公司自身违约的，业务经办部门或人员应与合同对方协商解决办法，将解决办法以书面形式上报总经理，经批准后承担相应责任、履行有关义务。第11章 合同纠纷处理第61条 合同履行过程中发生纠纷的，业务经办人员应在规定时效内与合同对方协商谈判，并及时报告主管领导。第62条 经双方协商达成一致意见的，双方签订书面补充协议，由双方法定代表人或其授权人签章并加盖单位印章后生效。第63条 合同纠纷经协商无法解决的，应依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。第64条 公司行政部会同相关部门研究仲裁或诉讼方案，报总经理批准后实施。第65条 纠纷处理过程中，公司任何部门或个人未经授权，不得向合同对方做出实质性答复或承诺。 第12章 附则第66条 本制度由公司行政部制定并负责解释。本制度报总经理办公室审议批准后生效。合同签订流程 总经理财务/营运总监选择合同标的物的合作者分管领域总监合同协议对方部门负责人/经办人调查拟签约对象资格，填写“合同预审表”提供资料调查拟签约对象的法律资格、资信状况协商具体条款，拟定合同文本，填写“合同会审表”审核审核确定拟签约对象名单双方进行业务谈判签定合同/申请用印审核审核 部门步骤合同方预审阶段（调查拟签约对象资格）确定拟签约对象业务谈判/会审，并签订合同行政部负责人相关部门负责人审核审核审核审核合同解除/变更流程总经理财务/营运总监订立合同分管领域总监合同协议对方部门负责人/经办人履行中发现合同条款欠妥协商变更或解除合同签订合同变更或解除的书面协议审核审核提出变更或解除合向合同对方提出变更或解除合同保管合同变更或解除的书面协议及资料审核审核 部门步骤提出变更或解除合同申请变更或解除合同保管协议及资料行政部主管相关部门负责人审核审核申请变更或解除合同审核审核审核达成合同变更或解除的协议用印/章审批流程总经理用印申请各分管领域总监（营运、销售）印/章保管人经办人资料/文件未使用或是不能执行审核加改印/章，并登记、备份 部门步骤提交用印/章申请资料/文件使用未使用/执行文件销毁行政部负责人部门负责人填写“用印/章审批单”附相关用印文件/证明资料审核审核回收并销毁审核资料/文件使用/执行附件1合 同 会 审 表 年 月 日合同名称：合同编号：合同简述甲方 乙方丙方丁方对方公司的资料：营业执照 组织代码证 国/地税证 法人身份证 其它 经办人：合同期限：长期 短期起止时间： 年 月 日至 年 月 日合同金额/标的 元合同总份数 份留取份数 份审批部门审批意见经办部门主管意见接办日期办毕日期经办人相关职能部门（ 部）主管意见接办日期办毕日期经办人分管领域总监意见接办日期办毕日期经办人行政部意见接办日期办毕日期经办人财务部/运营副总监意见接办日期办毕日期经办人总经理意见接办日期办毕日期经办人附件2 合 同 预 审 表 年 月 日合同名称：合同方简述第1选择 方第2选择 方第3选择 方第4选择 方第5选择 方对方公司的资质资料：营业执照 组织代码证 国/地税证 法人身份证 其它 经办人：部门负责人：合同期限：长期 短期起止时间： 年 月 日至 年 月 日合同金额/标的简述审批部门审批意见行政部意见接办日期办毕日期经办人分管领域总监意见接办日期办毕日期经办人财务部/运营副总监意见接办日期办毕日期经办人总经理意见接办日期办毕日期经办人附件3 证照、印章使用登记表日期证照、印章名称发送部门办理事项用印/章审批单号行政部审批使用人签字