项目档案管理制度.doc

项目档案管理制度第一章 总 则第一条 编制依据：为强化项目公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，根据集团公司档案管理相关规定并结合项目公司的具体情况制定本制度。第二条 定义：本制度中的档案，是指在开发项目过程中形成的对公司具有利用保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式的文件材料的总和，是各项工作、活动的真实记录和原始凭证。第三条 目的：在工程管理及项目施工全过程中，妥善处理和保管由项目部管理的工程文件，以便于归档、收发、查阅、结算及移交归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条 遵循原则：应当遵循“及时整理，分类清晰，检索方便，收发有据。”的原则。第五条 保密原则：档案管理过程中需做到合理利用，并注意适度保密，确保公司利益不受损害。第六条 归口部门：工程中心为项目档案的归口管理部门，工程助理为本制度的具体执行人（项目兼职档案管理员）；公司综合部为公司档案归口管理部门，综合部档案主管为本制度执行监督人。第二章 工程档案收集、分类、整理第一条 工程档案收集管理依据：建筑安装工程竣工档案移交书、市政基础设施工程竣工档案移交书、万国公司档案管理作业指引。第二条 项目档案分类整理及编号管理：工程中心工程助理负责按照公司作业指引要求整理、编号。2.2附表文件类别编号方案备注公司规范、制度WG-2008-D30-1公司层面统一存放，按修订时间按流水号排列。WG-GF-2009 -01 项目层面工程款支付审批表IBC -ZF -（）-01（）单位名称或专业名称缩写施工图纸IBC -TZ-JZS-01JZS结构施工图IBC -TZ-（）S-01为施工图IBC -TZ-（）J-01为竣工图经过图审图纸为存档图纸。JGS建筑施工图JPSS给排水施工图DQS电气施工图NTS暖通施工图ZNS智能化施工图YXS有限电视施工图SZS市政施工图LHS绿化施工图MQS幕墙施工图设计变更、图纸会审纪要IBC -SJ-JG-01 JG结构联系单变更不允许跳号，如不同意变更情况下，施工单位上报的联系单我公司至少存档1份，编号照编。IBC -SJ-JZ-01 JZ建筑工程变更IBC -BG-TJ GS-01 TJ土建IBC -BG-SS-GS-01 SS水施合同IBC -SG-2009 -01 SJ 为设计类招标、投标文件跟合同一起存放，编制卷内目录，合同一般签定6份以上，我公司基本保证存档3份SG为施工类ZX为咨询类LX为零星类工作联系函IBC -（F）H-（）-01（F/S）收、发文（）单位或专业缩写通知IBC -（F）TZ-（）-01（F/S）收、发文（）单位或专业缩写监理整改通知及回复IBC -ZG -2009 -01 把总包和分包分开即可，可也根据单位细分工程例会纪要IBC -LHJ -2009 -01 项目层面监理例会工程周报IBC -ZB -2009 -01 项目层面工程月报IBC -YB -2009 -01 项目层面工地安全生产专题会议纪要IBC -ALHJ -2009 -01 项目层面施工计划IBC -JH -2009 -01 项目层面施工单位上报上报汇报材料IBC -HB-2009 -01 公司层面上报集团安全生产月报IBC -AQY-2009 -01 公司层面上报集团主管部门下发公文WG-2008-D30-1-1D30为保存期限30年1为件号会议纪要*（纪）20091号编号由公司综合部统一编号各类专家会议的专家论证资料附会议纪要后申请报告*20091号编号由公司综合部统一编号工程申请政府部门来文、批复可参照建筑安装工程竣工档案移交书目录存放统一由公司前期部归档，移交工程一份复件申请报告与批复文件一起存放开、俊工报告IBC -K/JG -2009 -01 结构验收记录IBC -JGYS -2009 -01 隐蔽工程验收记录IBC -YBYS -2009 -01 工程/材料、工作成果验收单IBC -YS -（）-01（）单位名称或专业名称缩写文件归档可跟工程款支付审批表施工组织设计、专项施工方案IBC -FA -JK-01 JK基坑围护IBC -FA -MB-02MB模板施工.规划、细则IBC -XZ -（） -01 （）根据实际收到的文件缩写编分户质量档案IBC -FHYS -11为栋号，按栋存放各类检测报告IBC -JC-CL-1CL材料检测各类报告勘察报告、方案报告等其他施工资料可参照建筑安装工程竣工档案移交书目录存放第三条 档案交接管理：任何个人不得据为己有或者拒绝文件材料归档，工作变动或因故离职时应将形成的档案向本部门兼职档案管理人员移交清楚，并编制移交清单，部门领导签字认可，不得擅自带走或销毁任何档案。交接人员如未按规章制度办理交接手续，每发现1次扣1分，部门领导扣2分，如今后出现档案原件缺失的，发现一次，交接人扣2分，部门领导扣4分。第四条 与其他部门共同参与事项所形成的档案材料，由主办部门负责档案的收集、整理、归档，并做好部门资料备查交接工作。第五条 移交归档管理：分即时存档、短期非即时存档、长期非即时存档三类，即时存档文件在公司综合部盖章备案时直接移交归档；短期非即时存档文件在公司综合部备案盖章后3-5个工作内完成后续工作移交归档，超过约定归档时间的，每延迟1天扣0.5分（特殊情况可酌情考虑不扣分，但必须在障碍解除后7天内完成移交），并做好文件收发登记记录表；长期非即时存档文件，基本指由施工单位和监理单位在工程施工管理中形成的施工管理资料，在项目竣工验收时2个月内移交公司综合部，并按规范编制文件移交清单，双方签字认可，各执一份。未做收发文登记和移交清单的每发现一次，年度扣1分。第六条 归档文件的要求：6.1 办理完毕的正式文件、审批文件及文件草拟修改稿，审批流程完整有效，无漏签、越级现象；文件内容正确有效，无明显低级错误。如在盖章备案时出现错误，发现1处，经办人扣1分，该部门审核人扣2分；6.2 文件书写和载体材料应耐久保存；6.3 必须是具有保存利用价值；6.4 必须经过系统整理，完整地反映了历史活动的全过程，保持文件之间的有机联系；第三章 特种档案收集、分类、整理第一条 管理依据：根据*档案管理作业指引十一、特种载体档案归档范围与保管期限表拍摄、收集管理。3.1附表 工程中心特种载体档案收集范围一级类目二级类目归档范围保管期限特种载体档案TZ照片档案TY声像档案1 、项目开工、竣工典礼照片或摄像，开盘，综合验收后拍摄的小区整体面貌照片、摄像。永久2、参观考察照片（考察对象的实物拍摄）10年3、工程进度、重大节点（中间结构、开工、竣工、规划灰线、0.00验收）完工摄像拍摄，完成工程量的成果验证照片（包括未完成前后的对比照片）；30年第二条 拍摄、收集、整理管理：工程中心助理负责，按照公司作业指引要求整理、编号，一张照片一个word文档，并编制分说明，内容必须备六要素为事由、时间、地点、人物、背景、摄影者，一组照片的总说明编制在第一张照片中，一组照片的编号按流水号编制：例TZ-2009-1-1。第三条 拍摄要求：全景照拍摄时需寻找一具有一定保存时间的掷高点，至少在本工程开发完成前该建筑物不会被拆除。第四条 移交归档：以月为单位，次月5日移交综合部，每延迟一天，工程助理扣0.5分；未按公司制度编制说的每发现一次扣1分。第四章 项目档案竣工移交管理第一条 公司工程中心负责监督、指导勘察、设计、施工、监理单位以及各分包单位完成各自管理范围内档案文件的收集整理。项目竣工验收时，由公司工程中心经理负责组织项目工程中心相关人员对归档的工程档案进行鉴定、审核，公司档案管理员配合进行预验收，通过后形成多套项目竣工工程档案，并提请地方档案管理部门进行档案专项验收，配合进行竣工备案。第二条 档案专项验收通过后，竣工档案需在三个月内移交城建档案馆，工程中心助理督促施工单位按建筑安装工程竣工档案移交书、市政基础设施工程竣工档案移交书编制移交清单，移交公司综合部工程竣工档案2套（其中一套移交城建档案馆），并编制建设、施工、监理、设计、勘察等单位负责人名单。附表1 工程设计变更（施工）联系单汇总表 单位工程名称： 第 页 共 页序号文件名称（主要内容）联系单编号张数对应图号备注施工技术负责人： 总 监：施工单位：（章） 监理单位：（章）编 制 人： 审核日期：编制日期：附表2 文件移交清单工程名称： 编号：2009-序号移交时间文件名称份数原/复件移交部门/人接收部门/人备 注1234567891011121314151617181920附表3 收/发文签收单序号签收内容类别份数原/复件签收人签收日期备注附表4 编号：建筑安装工程竣工档案移交书 规划许可证号：施工许可证号：工程项目名称：单位工程名称：监理单位：（盖章） 接收单位：(盖章)移交单位：（盖章） 移 交 人： 接 收 人：移交日期： 接收日期： -注：填写前，请详细查看建筑安装（市政基础设施）工程竣工档案移交书填写说明。归档编号归档文件原件（张数）复印件（张数）备注工程准备阶段文件一、立项文件*1项目建议书及审批意见、前期工作通知书*2可行性研究报告（含附件）及审批意见*3关于立项有关的会议纪要、领导讲话文件*4调查资料及项目评估研究材料、专家建议二、建设用地、征地、拆迁文件*5建设用地选址规划意见通知书（含附件、勘设红线图）*6用地呈报表、用地许可证、用地批准书等过程文件材料*7划拨、出让建设用地文件（划拨决定书、出让合同及过程文件材料）*8建设用地规划许可证、附件及附图、国有土地使用证（复印件）*9拆迁安置文件（意见、协议、方案等）三、勘察、测绘、设计文件*10工程、水文地质勘察报告*11宗（征）地测量、定位略图、0.00检测*12景观、日照分析*13方案、初步设计、技术设计及审批意见（含附图）*14有关行政主管部门（消防、人防、环保、环评、交通、园林、市政、文物、抗震、教育、卫生等）批准文件或取得的有关协议*15施工图审查文件及审批意见四、合同*16勘察合同*17设计合同*18施工承包合同*19监理委托合同*20其他工程合同（如甲方分包合同、甲供主材合同）五、开工审批文件*21建设项目列入年度计划的申报、批复文件或年度计划项目表*22建设工程规划许可证、附件及附图*23投资许可证、审计证明、防空、基础设施配套、散装水泥、墙改、白蚁防治（含合同）等证明、质量安全监督书*24建设工程施工许可证交建委六、建设、设计、勘测、施工、监理机构及负责人*25建设、设计、勘测、施工、监理机构及负责人名单监理文件一、监理规划*26监理规划*27监理实施细则*28二、监理月报*29三、监理会议纪要四、进度控制*30工程开工/复工报审表、工程暂停令五、质量控制*31监理通知书、通知回复单、质量事故报告及处理意见六、造价控制*32工程竣工决算审核意见书七、合同与其他事项管理*33工程延期报告及审批*34合同变更、争议、违约材料及处理意见*35监理工作总结施工文件36开、竣工报告37施工现场质量管理检查记录一、土建（建筑与结构）工程38工程测量定位记录、建筑物沉降观察测量记录39图纸会审40设计变更、施工联系单及汇总表41工程质量事故及事故调查处理资料42新材料、新工艺施工记录43节能分部施工资料44.钢材、水泥、砖、预制构件、预拌混凝土、防水、装饰、节能及其他材料汇总表、出厂证明文件、复试试验报告1、地基与基础分部资料45施工试验报告及见证检测报告（如：抗压、抗折试验报告等）46隐蔽工程验收记录47施工记录（如：混凝土施工日记、技术复核记录、基础验槽等）48地基基础检验及抽样检测资料49地下室防水效果检查记录50中间结构验收记录51单独归档的子分部施工资料(如：桩基等子分部)2、主体结构分部资料52施工试验报告及见证检测报告（同“45”）53建筑物垂直度、标高、全高测量记录54隐蔽工程验收记录55施工记录（如：混凝土施工日记、技术复核记录等）56主体结构检验及抽样检测资料57中间结构验收记录58单独归档的子分部施工资料（如：钢结构等子分部）3、建筑装饰装修分部资料59施工试验报告及见证检测报告（门窗、干挂、抗拔）60有防水要求的地面蓄水试验记录61隐蔽工程验收记录62抽气（风）道检查记录63幕墙及外窗气密性、水密性、耐风压检查报告64施工记录（如：混凝土施工日记、技术复核记录等）65单独归档的子分部施工资料（如：幕墙等子分部）4、建筑屋面分部资料66施工试验报告及见证检测报告67屋面淋水试验记录68隐蔽工程验收记录69施工记录（如：混凝土施工日记、技术复核记录等）70单独归档的子分部施工资料二、安装工程71图纸会审72设计变更、施工联系单及汇总表1、建筑给排水及采暖分部资料73材料、配件出厂合格证书及进场检（试）验报告74管道、设备强度试验、严密性试验记录75隐蔽工程验收记录76设备基础验收记录77系统清洗、灌水、通水、通球试验记录78施工记录79暖气管道、散热器压力试验80卫生器具满水试验记录2、建筑电气分部资料81材料、设备出厂合格证书及进场检（试）验报告82设备调试记录83接地、绝缘电阻测试记录84隐蔽工程验收记录85施工记录86通电、照明全负荷试验记录大型灯具牢固性试验记录87线路、插座、开关接地检查记录3、通风与空调分部资料88材料、设备出厂合格证书及进场检（试）验报告89制冷、空调水管道强度试验、严密性试验记录90隐蔽工程验收记录91基础验收记录92制冷设备运行调试记录93通风、空调系统调试记录94施工记录（如：风管、风口、风机设备安装记录等）95通风、空调系统试运行记录96风量、温度测试记录97洁净室洁净度测试记录4、电梯分部资料98设备出厂合格证书及开箱检验记录99隐蔽工程验收记录100基础验收记录101施工记录102接地、绝缘电阻测试记录103负荷试验、安全装置检查记录104电梯运行记录105电梯安全装置检测报告106劳动、技术监督部门验收报告5、建筑智能化分部资料107材料、设备出厂合格证书技术文件及进场检（试）验报告108隐蔽工程验收记录109系统功能测定及设备调试记录110系统技术、操作和维护手册、培训记录111施工记录112系统检测报告及运行记录113系统电源及接地检测报告114单独归档的子分部施工资料（如：消防工程）三、室外工程115室外安装（给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等）施工文件116室外建筑环境（建筑小品、水景、道路园林绿化等）施工文件四、施工验收文件117单位（子单位）工程质量竣工验收记录、控制资料核查记录、安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录、观感质量检查记录（G表1、2、3、4）、分部（子分部）工程质量验收记录、住宅工程质量分户检验记录、汇总表、室内净高及净开间尺寸抽测表表竣工图1、综合图*118总平面布置图（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等）*119竖向布置图*120室外给水、排水、热力、燃气、电气等（包括电力、电讯、电视系统等）管网综合图2、室外专业图*121室外管线（给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、电视）*122室外环境（道路、绿化、建筑、小品、水景、照明）*123室外消防3、专业竣工图124结构竣工图125建筑竣工图126装修装饰（含节能、幕墙）工程竣工图127电气、电梯工程（智能化工程）竣工图128给排水工程（消防工程）竣工图129采暖通风空调工程竣工图130燃气工程竣工图竣工验收文件*131工程简介一、工程竣工总结*132建设单位工程竣工验收报告，勘测、设计、施工、监理单位质量检查（评估）报告交建委二、竣工验收记录*133竣工验收备案表交建委*134政府职能部门各专项验收认可文件（规划、消防、环保、卫生、人防、交警、绿化等）及消防、环保、室内环境检测报告、自来水、防雷等检测文件其中：规划、消防、环保部门验收文件交建委三、财务文件*135决算文件四、声像、缩微、电子档案*136工程照片*137录音、录像材料*138缩微品、光盘、磁盘表5 编号：市政基础设施工程竣工档案移交书 规划许可证号：施工许可证号：工程项目名称：单位工程名称：监理单位：（盖章） 接收单位：(盖章)移交单位：（盖章） 移 交 人： 接 收 人：移交日期： 接收日期： -注：填写前请仔细阅读移交书，并按照市政基础设施工程竣工档案移交书填写说明进行填写。归档编号归档文件原件（张数）复印件（张数）备注工程准备阶段文件一、立项文件*1投资项目建议书及批复文件、前期工作通知书*2环境影响审批报告书*3可行性研究报告（含附件）及批复文件*4关于立项有关的会议纪要、领导讲话*5专家对项目的有关建议、调查资料、项目评估研究材料二、建设用地、征地、拆迁文件*6建设项目选址规划意见书（含附件及勘设红线图）*7县级以上人民政府城乡建设用地批准书*8拆迁安置意见、协议、方案等*9建设用地规划许可证复印件（含附件及附图）*10划拨决定书，出让合同及过程文件材料，“一书一方案”建设用地项目呈报材料等划拨、出让建设用地文件*11国有土地使用证复印件三、勘察、测绘、设计文件*12工程地质勘察报告、水文地质勘察报告*13建设用地勘测定界成果等地形测量和拨地测量成果*14定位略图，0.00检测*15方案设计、初步设计图纸、说明及审批意见（含附图）*16技术设计图纸、说明及审批意见（含附图）*17有关行政主管部门（消防、人防、环保、交通、园林、市政、文物、抗震、教育、卫生等）批准文件或取得的有关协议*18施工图审查文件及审批意见四、合同*19勘察合同*20设计合同*21施工承包合同*22监理委托合同*23其他合同五、开工审批文件*24建设项目列入年度计划的申报、批复文件或年度计划项目表*25建设工程规划许可证（含附件、附图）*26掘路占路审批文件、移伐树审批文件、投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费证明、工程项目统计登记文件、人防备案（施工图）文件、非政府投资项目备案等文件*27工程质量监督（安监）书*28建设工程施工许可证（复印件）原件交建委备案六、建设、设计、勘测、施工、监理机构及负责人*29建设、设计、勘测、施工、监理机构及负责人名单监理文件监理文件部分表式见建设工程监理规范（GB50319-2000）*30监理规划；监理实施细则*31监理日记；监理月报*32监理会议纪要（附签到表）*33工程开工/复工报审表；工程暂停令；分包单位资格报审表*34监理通知书、通知回复单；监理工作联系单及汇总表*35质量事故报告及处理意见*36工程竣工决算审核意见书；索赔文件资料*37工程延期报告及审批*38合同变更、争议、违约材料及处理意见*39监理工作总结*40质量评价意见报告施工文件施工文件内容按建设部2002221号文件一、施工准备41施工组织设计及报审表(含各类专项技术方案)42图纸会审记录；技术交底；开工报告43设计变更、施工联系单及汇总表44工程测量复核记录(含导线点、水准点等)二、产品质量合格证书、出厂（检）试验报告和复试报告45砂、石、砌块、水泥、钢筋（材）、石灰、沥青、涂料、混凝土外加剂、防水材料、粘接材料、防腐保温材料、焊接材料等原材料质量合格证书，出厂检（试）验报告，进场检查记录，进场报审表，现场复试报告及各相关汇总表46水泥、石灰、粉煤灰类混合料，沥青混合料、商品混凝土等半成品出厂合格证，试验报告，进场检查记录，进场报审表，现场复试报告及各相关汇总表47混凝土预制构件、管材、管件、钢结构构件等出厂合格证书，试验报告，进场检查记录，进场报审表，复试报告，各相关汇总表，以及相应的施工技术资料48厂站工程的成套设备、预应力混凝土张拉设备、各类地下管线井室设施、支座、变形装置、止水带等产品出厂合格证书，进场检查记录，进场报审表，各相关汇总表及安装使用说明三、施工试验49见证记录及见证试验汇总表50压实度（密度）、强度试验记录（包括砂、石、填土压实度、回弹、承载及道路基层、面层（含厚度）强度、压实度等试验资料）51水泥混凝土抗压、抗折强度试验资料；抗渗、抗冻性能试验资料等（包括配合比通知单，试验报告及汇总表，统计、评定记录等）52砂浆试块强度试验资料（包括配合比通知单，试验报告及汇总表，统计评定记录等）53钢筋焊、连接检（试）验资料54钢结构、钢管道、金属容器等及其它设备焊接检（试）验资料55桩基础检（试）验报告等常规检测报告四、施工记录56地基与基槽验收记录（含地基处理记录）57桩基施工记录（含桩位平面示意图，打桩记录，钻孔（挖孔）灌注桩记录等）58构件、设备安装与调试记录59施加预应力（含注浆）记录60沉井下沉观测记录61混凝土浇注记录（凡现场浇筑C20（含）强度等级以上的结构混凝土均应填写）62管道、箱涵顶进记录63构筑物沉降观测记录64施工测温记录65有特殊要求的工程，按有关规定及设计要求提供相应的施工记录66公用场站工程中的结构工程中间验收记录五、隐蔽工程检查验收记录67隐蔽工程检查（验收）记录六、工程质量检验评定资料68工序质量评定、部位工程质量评定、单位工程质量评定七、使用功能试验记录69道路弯沉试验70无压力管道严密性试验71桥梁动、静载试验72水池满水试验73消化池气密性试验74压力管道的强度试验、严密性试验和通球试验75其他使用功能试验八、工程质量事故资料76工程质量事故报告77工程质量事故处理记录九、竣工图及竣工测量资料78竣工测量记录及测量示意图，地下管线竣工测量材料79竣工图竣工验收资料一、工程概况和总结*80工程竣工报告*81工程竣工总结；工程简介二、竣工验收记录*82预验收纪要及整改消项*83工程竣工验收证书可缓交*84竣工验收报告；设计、勘察、监理、施工单位工程质量合格证明交建委*85竣工验收备案表交建委三、财务文件*86决算文件可缓交*87交付使用财产总表和财产明细表可缓交四、声像、缩微、电子档案88工程照片（5寸光面彩照）89录音、录像材料90缩微品、光盘、磁盘第五章 项目档案销毁鉴定管理第一条 档案价值鉴定：除项目竣工验收后移交公司综合部档案室的资料外，即由工程中心保管的短期保存文件。第二条 工程中心工程助理待工程竣工，档案移交后，对本部门保管的文件列清目录，及时向鉴定委员会提出鉴定的要求，判定档案的存毁，确需销毁的档案，要严格按档案鉴定销毁制度和有关程序执行，未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。第三条 档案鉴定委员会按照档案管理标准和规范对已超过保管期限的档案材料进行鉴定审核，对确无保存价值的档案材料要销毁处理，由档案管理人员编制销毁清册，编写销毁报告，在征求有关部门的意见后，报公司总经理审批，由公司综合部派人陪同在指定地点按照公司档案销毁规定实施销毁。第五章 附 则第一条 本制度解释和组织修订授权公司综合部门负责。第二条 本制度自签发之日起施行。