材料进场验收管理制度.doc

材料进场验收管理制度1目的为明确现场材料管理职责，规范材料/设备确认、进场验收、合同实施、款项支付、材料档案管理等。确保工程所用材料/设备质量达到合同规定及国家行业标准验收条件。2范围本制度适用于我司开发项目所涉及的“三甲”材料/设备。3职责3.1采购部职责3.1.1负责根据工程需求对材料/设备商进行信息收集、归类，根据工程进度及采购周期编制采购计划。3.1.2负责组织相关部门对材料/设备商进行考察。采购招标文件、合同的编制并发起会签流程，对材料样品的封存。3.1.3组织相关部门对进场材料进行验收，对材料/设备资料收集、存档。材料款项的申请与支付，定期组织相关部门对材料/设备商进行评价。3.2工程部职责3.2.1根据图纸及规范要求向采购部提交 “三甲”材料/设备的各项性能指标，以配合采购部工作。3.2.2根据工程进展情况及时提交采购申请，参与对供货商的考察，采购合同进行评审及会签。3.2.3参与进场材料/设备的验收。3.3财务部职责负责对工程材料/设备验收合格后的款项支付，参与采购合同的评审。4工程材料进场验收管理流程4.1材料采购部签订材料/设备采购合同，合同签订应明确供货方式、供货时间等4.2工程部相关工程师根据现场进度情况提前15天提出材料/设备进场需求的申请（申请期限要在采购合同规定供货期内），经部门领导审批后递交到采购部。如不能在合同要求其内材料/设备进场，同样也需向采购部书面申请顺延供货，注明顺延期限及供货日期材料/设备（延期）进场申请表。4.3采购部收到采购申请后及时与供货商联系，确定具体到货日期并通知工程部。如不能按要求时间供货，需提前10天书面通知工程部，以便下步工作的顺利安排。4.4货到现场前10日内采购部要求供货商进行现场勘查，会同工程部就装卸地点、运输通道等现场实际查看是否满足要求，如不满足应协商出有效可行的方案。（大件物品需吊装的要求供货商编制吊装方案，审批）4.5货物安全卸入合同指定（甲方指定）位置后采购部组织工程部、供货单位、监理单位以及施工单位对材料/设备进行验收，验收依据为合同规定的相关质量条款、国家及地方规定的相关验收标准（如有封存样板参照样板）等，并检查产品的合格证明文件、质量保证文件、使用说明书及随附技术文件等，填写材料进场验收单/设备进场验收单4.6在使用单位对材料/设备的名称、规格型号、数量、质量确认无误后，工程部主管工程师把材料/设备移交到施工单位，填写甲供材料/设备移交单双方签字确认4.7采购部把材料进场验收单/设备进场验收单作为后续货款的支付依据，可进行货款的支付申请。4.8若验收时发现不合格材料，参加验收人员应出具不合格材料/设备通知单由工程部、采购部出具意见报至工程副总/总经理（工程副总权限为5万元，大于5万元由总经理审阅）。4.8.1根据不合格材料/设备通知单意见需做退货处理的采购部负责及时通知供货单位立即退货。如不能及时退货的，由采购部和供货商协商，并书面确认可暂时在现场存放但我方不负保管责任。4.8.2如轻微缺陷但可降级使用的材料/设备，经工程副总、总经理审批同意后降级接收，采购部与供货商协商按降级进行货款支付附表一:材料进场验收单 年 月 日工程名称供货单位材料名称使用部位合同名称施工单位检查项目检 查 结 果材料数量及规格材料外包装及目测感观验收送货材料与样板的相符程度材料质量与合同要求的相符度随带文件和相关资料验 收 结 论参加验收单位供货单位施工单位监理单位建设单位 负责人：日 期：负责人：日 期监理工程师：日期工程部：采购部：日期：此表一式四份供货、施工、建设单位、监理单位各持一份附表二：设备进场验收单 年 月 日工程名称供货单位设备名称安装部位合同名称施工单位检查项目检 查 结 果设备数量设备外包装及目测感观验收随即文件和相关资料是否齐全零部件是否与装箱单内容相符设备型号等与合同是否一致验 收 结 论参加验收单位供货单位施工单位监理单位建设单位 负责人：日 期：负责人：日 期监理工程师：日期工程部：采购部：日期：此表一式四份供货、施工、建设单位、监理单位各持一份附表三：进场材料/设备移交单年 月 日材料/设备名称规格型号生产供货单位使用部位数量状态随带附件详细说明：移交单位：移交人：（签字）年 月 日接收单位：接收人：（签字）年 月 日注：此表一式两份移交单位与交接单位各持一份附表四：不合格进场材料/设备处理审批表年 月 日工程名称材料数量材料名称规格型号材料不合格原因：工程部专业人员： 年 月 日工程部意见：部门经理（签字）：采购部意见：部门经理（签字）：审批意见：工程分管副总： 年 月 日审批意见：总经理意见： 年 月 日执行情况： 采购部经理： 年 月 日此表一式三份分别留存工程部、采购部、供货单位附表五材料/设备（延期）进场申请表年 月 日申请进场材料/设备名称申请材料规格/设备型号申请进场数量申请进场时间合同相应条款描述需顺延时间申请部门意见专业工程师： 部门经理 ： 采购部意见部门经理： 注：此表一式两份申请部门及采购部各留一份