材料进场验收管理制度.doc

材料进场验收管理制度
1目的
为明确现场材料管理职责，规范材料/设备确认、进场验收、合同实施、款项支付、材料档案管理等。确保工程所用材料/设备质量达到合同规定及国家行业标准验收条件。
2范围
本制度适用于我司开发项目所涉及的“三甲”材料/设备。
3职责
3.1采购部职责
3.1.1负责根据工程需求对材料/设备商进行信息收集、归类，根据工程进度及采购周期编制采购计划。
3.1.2负责组织相关部门对材料/设备商进行考察。采购招标文件、合同的编制并发起会签流程，对材料样品的封存。
3.1.3组织相关部门对进场材料进行验收，对材料/设备资料收集、存档。材料款项的申请与支付，定期组织相关部门对材料/设备商进行评价。
3.2工程部职责
3.2.1根据图纸及规范要求向采购部提交 “三甲”材料/设备的各项性能指标，以配合采购部工作。
3.2.2根据工程进展情况及时提交采购申请，参与对供货商的考察，采购合同进行评审及会签。
3.2.3参与进场材料/设备的验收。
3.3财务部职责
负责对工程材料/设备验收合格后的款项支付，参与采购合同的评审。
4工程材料进场验收管理流程
4.1材料采购部签订材料/设备采购合同，合同签订应明确供货方式、供货时间等
4.2工程部相关工程师根据现场进度情况提前15天提出材料/设备进场需求的申请（申请期限要在采购合同规定供货期内），经部门领导审批后递交到采购部。如不能在合同要求其内材料/设备进场，同样也需向采购部书面申请顺延供货，注明顺延期限及供货日期《材料/设备（延期）进场申请表》。
4.3采购部收到采购申请后及时与供货商联系，确定具体到货日期并通知工程部。如不能按要求时间供货，需提前10天书面通知工程部，以便下步工作的顺利安排。
4.4货到现场前10日内采购部要求供货商进行现场勘查，会同工程部就装卸地点、运输通道等现场实际查看是否满足要求，如不满足应协商出有效可行的方案。（大件物品需吊装的要求供货商编制吊装方案，审批）
4.5货物安全卸入合同指定（甲方指定）位置后采购部组织工程部、供货单位、监理单位以及施工单位对材料/设备进行验收，验收依据为合同规定的相关质量条款、国家及地方规定的相关验收标准（如有封存样板参照样板）等，并检查产品的合格证明文件、质量保证文件、使用说明书及随附技术文件等，填写《材料进场验收单》/《设备进场验收单》
4.6在使用单位对材料/设备的名称、规格型号、数量、质量确认无误后，工程部主管工程师把材料/设备移交到施工单位，填写《甲供材料/设备移交单》双方签字确认
4.7采购部把《材料进场验收单》/《设备进场验收单》作为后续货款的支付依据，可进行货款的支付申请。
4.8若验收时发现不合格材料，参加验收人员应出具《不合格材料/设备通知单》由工程部、采购部出具意见报至工程副总/总经理（工程副总权限为5万元，大于5万元由总经理审阅）。
4.8.1根据《不合格材料/设备通知单》意见需做退货处理的采购部负责及时通知供货单位立即退货。如不能及时退货的，由采购部和供货商协商，并书面确认可暂时在现场存放但我方不负保管责任。
4.8.2如轻微缺陷但可降级使用的材料/设备，经工程副总、总经理审批同意后降级接收，采购部与供货商协商按降级进行货款支付

附表一:
材料进场验收单
年 月 日
工程名称

供货单位

材料名称

使用部位

合同名称

施工单位

检查项目
检 查 结 果
材料数量
及规格

材料外包装及目测感观验收

送货材料与样板的相符程度

材料质量与合同要求的相符度

随带文件和相关资料

验 收 结 论
参加验收单位
供货单位
施工单位
监理单位
建设单位

负责人：

日 期：

负责人：

日 期

监理工程师：

日期

工程部：

采购部：
日期：
此表一式四份供货、施工、建设单位、监理单位各持一份
附表二：
设备进场验收单
年 月 日
工程名称

供货单位

设备名称

安装部位

合同名称

施工单位

检查项目
检 查 结 果
设备数量

设备外包装及目测感观验收

随即文件和相关资料是否齐全

零部件是否与装箱单内容相符

设备型号等与合同是否一致

验 收 结 论
参加验收单位
供货单位
施工单位
监理单位
建设单位

负责人：

日 期：

负责人：

日 期

监理工程师：

日期

工程部：

采购部：
日期：
此表一式四份供货、施工、建设单位、监理单位各持一份
附表三：
进场材料/设备移交单
年 月 日

材料/设备名称

规格型号

生产供货单位

使用部位

数量

状态

随带附件详细说明：

移交单位：

移交人：（签字）
年 月 日
接收单位：

接收人：（签字）
年 月 日
注：此表一式两份移交单位与交接单位各持一份

附表四：
不合格进场材料/设备处理审批表
年 月 日
工程名称

材料数量

材料名称

规格型号

材料不合格原因：

工程部专业人员： 年 月 日
工程部意见：

部门经理（签字）：
采购部意见：

部门经理（签字）：
审批意见：

工程分管副总： 年 月 日
审批意见：

总经理意见： 年 月 日
执行情况：

采购部经理： 年 月 日
此表一式三份分别留存工程部、采购部、供货单位

附表五
材料/设备（延期）进场申请表
年 月 日
申请进场材料/设备名称

申请材料规格/设备型号

申请进场数量

申请进场时间

合同相应
条款描述

需顺延时间

申请
部门
意见

专业工程师： 部门经理 ：

采购
部意
见

部门经理：
注：此表一式两份申请部门及采购部各留一份