合同印章和合同文本管理制度.doc

合同印章和合同文本管理制度

第一条  合同专用章制度。 公司及下属企业对外签订合同所加盖的印章，除各企业的公章外，一律使用公司统一编号的合同专用章，其他印章一律不准代替使用。否则，财务部门有权拒绝办理结算手续，由此所引起的责任由有关人员承担，还可以予以处罚。  
第二条  合同专用章由有关公司统一刻制、编号和颁发；严禁任何人私自刻制、使用。  
第三条  合同专用章应严格按照授权的范围使用，不准混用、代用或借用。 
第四条  合同专用章应妥善保管，若有遗失，除立即登报声明作废外，还要追究有关人员的经济责任和行政责任。  
第五条  签订合同，应当加盖单位的合同专用章。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章。  
（一）各有关部门的合同专用章由信用（合同）管理机构统一归口管理。信用（合同）管理机构负责申请报告的审批、合同专用章的登记、留样、发放和监督检查等管理工作。  
（二）合同专用章的刻制由信用（合同）管理机构负责。任何部门不得擅自刻制合同专用章，凡需刻制合同专用章的部门，必须由申请部门提出书面申请报告，并由主管领导审批签字，同时按工作的实际需要和用途提供合同专用章刻制的数量、要求和样章草图，交信用（合同）管理机构审查后统一办理。  
（三）凡持有合同专用章的部门，应做到合法使用、专人保管。如遇工作需要，需携带外出，应事先办理借用手续，用后立即归还。  
（四）合同专用章不得代用，混用。  
（五）凡遇合同专用章遗失，应立即向本部门领导报告，并将本部门批示意见送信用（合同）管理机构备案，在当地市级报纸上刊登遗失声明，办理相关证明材料。  
（六）凡遇合同专用章变更，需重新刻制，其申请程序与手续与新申请相同，原合同专用章交还信用（合同）管理机构统一处理。   
第五条 合同文本管理制度  
（一）合同文本的管理，应做到规范化、科学化、统一化。  
（二）建立合同文本。每一份合同都必须有一个编号，不得重复或遗漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议（包括文书、电传等），均应妥善保管。  
（三）合同档案还应当包括：合同台帐；合同文本；合同专用章使用登记；授权委托登记；合同学习、培训情况；帮扶情况记录；重合同守信用情况记录；合同纠纷卷宗材料等。  
（四）合同档案可实行微机管理，但必须具有机读和文字记载相结合。  
（五）合同档案应装订成册，实行一份一档，由专人管理备查。  
（六）查阅合同档案需经过批准并进行登记。  
第六条  合同管理奖惩制度  
（一）凡在合同签订、审查、履行以及合同规范化管理制度工作中做出下列成绩之一的，对有关部门和人员给予表扬和奖励： 
1、在订立、审查、履行合同过程中，工作认真负责，为本单位争取较大效益、避免或挽回经济损失的； 
2、在合同管理工作中做出成绩，被有关部门评为先进的；  
3、在合同管理工作中，提出合理化建议，为本企业增加较大效益，节约较大资金、避免或挽回经济损失的； 
4、追讨欠款、索赔成功。在合同的仲裁、诉讼中由于自身的工作获得胜诉的； 
5、勇于检举、揭发他人利用合同行贿受贿、牟取私利等违法行为的。   
（二） 凡具有下列情况之一的部门和人员，视其情节轻重给予行政处分，经济赔偿直至追究
刑事责任： 
1、盲目签订合同，造成损失的； 2、未经授权、擅自签订、变更或解除合同造成损失的； 3、工作不负责任，不按合同规定履行义务，进行验收、查询、反馈信息，导致企业丧失抗辩权、撤消权、代位权、胜诉权的； 4、工作不负责任，对方违约不汇报、不追究、暗中向对方提供内情，收受贿赂，给本公司造成损失的； 5、有缔约过失责任的；订立无效合同的；因重大误解和恶意串通而订立合同损害国家和集体利益的；严重不负责任被欺诈的。