如何提高财务人员工作效率【会计实务经验之谈】.doc

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如何提高财务人员工作效率【会计实务经验之谈】
没完没了的加班是财务人员习以为常的事情‚其实就是一个恶梦.提高效率是财务人员面临的迫切问题‚暂就此问题发表个人看法‚抛砖引玉‚期望各位积极回馈探讨.操作方法来自日常总结‚本人和同事实践‚也有视野论坛各位同行的新知.行文为日常白话‚避免专业术语‚力求生动.
一、优化流程
1.先记帐、后付款(先单后款)
所谓先单后款是学习银行手工账时代的结果‚即在款项支付之前必须先填制好记账凭证;而不是按传统方法——付款后再做凭证.其好处有:
a)账务与业务同步.打破传统会计处理今天吃饭明天刷碗的状况;且下游等待上游‚督促上游环节加快步伐‚使上游无法在将来处理业务‚只能现在完成‚这是对人性弱点的直接消除.
b)提前发现异常.账务处理过程可以发现业务处理的不当之处.比如支付应账款‚超付时多数财务软件均有红字提示.尽早发现‚尽早处理‚避免资金损失或搭上超多追讨时间.
c)互相监督.有上进心的出纳能发现记账凭证的错误.出纳登记的资金日记账可以及时与账务系统的资金日记账核对‚将错误消除在初始阶段.
d)零活运用.先单后付并不强求100%业务均如此‚对于紧急异常业务适当零活.但账务处理时间不应超过第2日资金日报的报出时间.
e)做好衔接.出纳和会计要及时、多次互传凭证、单据‚互相理解.
f)坚持应用.即使在月末结帐时‚仍须先单后款‚保证日清.
多数企业资金收付业务占总凭证量的比例在50%左右‚先单后款可以极大提高工作效率.
2.分散工作
将月末工作分散‚提前到月初月中‚不在月末突击、集中‚最终会减少甚至不在月末加班.
a)趁热打铁.在本月报表出具后‚立即填制下月报表的上期及期初数.
b)提前填制摊销、预提凭证.
3.分割和整合
将原来的整体工作分成小块‚原来小块的工作整合在一起完成.
a)小变大.综合考虑‚设置固定的办理期间‚减少因经办人外出而带来的不必要等待.如报销时间的规定.如果业务较少‚就应每周集中一天报销‚减少日常现金存量‚避免安全问题.如果业务较多就应每日定时报销.
b)大变小.把原来一月处理一次事宜‚改成每周处理一次.比如出库单生成记账凭证‚如果每周处理‚月末只剩一周业务‚业务量自然就小‚即使出错‚也容易查找原因.这样的改变‚总体业务量可能增加‚但可取之于减少月末工作量.
4.倒推、挤压
以出报表的时间‚减去经压缩的财务处理时间(通过提高效率)‚倒推并规定业务部门提供财务核算基础资料的时间.此处强调一点‚规定数据报送时间的文件一定得由公司第一把手签发‚否则没有效力.
应向其他部门普及财务工作是经营业务的归纳这个观点‚否则一半以上的非财务人员会认为:财务只是算工资或发工资的.普及后就可以要求业务部门配合按时、准确的提供原始数据.
5.合理规划
合理规划财务部整体与个人工作‚区分出不同的紧急、重要级别‚自行安排.此处涉及时间四象限法的运用.补充如下:
时间”四象限”法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论‚把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分‚基本上可以分为四个”象限”:
1)既紧急又重要(如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等)
2)重要但不紧急(如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等)
3)紧急但不重要(如电话铃声、不速之客、部门会议等)
4)既不紧急也不重要(如上网、闲谈、邮件、写博客等)
处理顺序为:先是既紧急又重要的‚接着是重要但不紧急的‚再到紧急但不重要的‚最后才是既不紧急也不重要的.
“四象限”法的关键在于第二和第三类的顺序问题‚必须非常小心区分.另外‚也要注意划分好第一和第三类事‚都是紧急的‚分别就在于前者能带来价值‚实现某种重要目标‚而后者不能.
上述是传统的四象限法解法‚下述是经修正及个人理解:
1)四个象限是会转换的‚”不紧急不重要”会变成”紧急而重要”‚也就是千里长堤‚溃于蚁穴的道理.就像到了飞机场发现没带身份证一样.及时、妥善处理小事情‚会避免因小失大.
2)对于领导人员‚应将所有工作按上述标准划分为四象限‚通过”授权”和”提前规划”这两个工具‚将第一、第二、第三象限事项下分‚自己只处理不紧急不重要的业务.
二、工作量整合
1.消除浪费.
浪费包括方方面面‚成本费用增加是浪费‚效率低下也是流费‚只不过浪费的是时间.
1)准确率与复核之间的辩证关系.
复核不产生任何价值‚如果前一环节就保证准确‚根本不需复核.
2)全局观.
自己出错会造成自己或下游环节使用几倍的时间来更正错误‚甚至根本没有反悔的机会.
自己的少量付出可以节约下游大块的时间‚那么就该多做一些.如果自己的大量付出可以节约下游更大的节约‚那么想考虑增加本岗业务‚撤销或合并下一岗位.
2.消除无关劳动.
多数财务人员总做非财务业务‚如果只是低级重复性工作‚那么拒绝好了.理由很简单‚财务是专业工作‚应想办法研究如何更专业‚从财务角度创造更大效益.而不是将人人都能完成的工作拿在手里‚影响财务进步‚落后于经营发展.这是中国目前企业的通病‚老板以实际行动来鄙视财务.
3.主管以上岗位应消除低价值工作‚培养下属完成.
如果一个人从事出纳业务10年‚财务经理应该心理不安‚因为这会导致其学不会其他技能‚几乎断绝其职业后路.也说明‚培养下属不到位.其实培养是针对下级‚对同级甚至上级就叫传播‚取星星之火可以燎原之意‚不保守.这样‚就可以把自己熟练掌握(可以相对称为低价值)的工作交予他人‚保持自己领先.如果所有人都这样想‚人人都是多能的‚业务水平会整体提高.
4.简化工作.
定期梳理工作‚去掉不必要的环节.
三、精益求精
1.合理化建议.
不论大小‚只要有改‚就是进步.不积小流‚无以成江河.采纳应奖‚鼓励创新.
2.自我完善‚多学习、多请教.
从事财务这一行‚注定学习伴终身.要多学多用‚读书、请教、探讨都是途径.经营业务多是滚滚向前的车轮‚如何保证财务与经营业务配套‚甚至枕戈以待‚是每个财务人员必须要未雨绸缪的.
3.利用外力.
不在于我们自我掌握多少‚而是在于我们能利用他人实现多少.自己难以完成或难以独立完成的业务列出‚请他人协助或请专家.建立良好的人际关系在此就有体现‚如果没有他人愿意帮忙‚那么我们会很辛苦.
四、职业素养
1.格式
保证文档的格式美观、重点突出‚一是自我素养的体现‚也是提高他人查阅效率的利器.
2.勾稽关系(内外、公式、全局)
勾稽关系体现数据的准确性‚表现在:
1)报表内数据之间与报表外经营数据的对应.
2)报表公式准确‚尤其使用Excel时‚很多错误都是因为未检查公式导致.
3)全局考虑是一种数字的敏感性‚比如生产单耗‚年总产量、年销售总额等指标‚本身就是一种客观限制.如果数据超过这种客观局限‚财务人员公信力会大大降低.
五、集体与个体
1.人性的弱点
多数人常常为自己的付出与收获不对等而感叹社会不公‚这是可以的.但社会不会因为弱势群体的反映就会改变多少‚因为社会就是阶级构成的‚在一个家庭就争纷不止‚何况庞大的国家.
对于财务人员‚往往干得最多、工资居中‚又掌握一手工资数据‚更容易心中不平.而财务部内控升迁调资‚更是带来大家的不满.
对于心中的不平‚变或实际的不平‚冷静应对‚是每个财务人员必须的心态.因为事情往往不因我们的喜好而改变‚就像这句台词:
你见或者不见我‚我就在那里‚不悲不喜;
你念或者不念我‚情就在那里‚不来不去;
你爱或者不爱我‚爱就在那里‚不增不减;
你跟或者不跟我‚我的手就在你手里‚不舍不弃;
...
其实‚每个人都有自己的优势‚体现在方方面面.比如‚口才好‚计算机水平高、自己的亲戚是大官‚很有钱.这都是资源‚如何利用‚是否能够利用‚才是我们应该考虑的.发挥自己的特长‚就会体现”尺有所长、寸有所短”的优势‚何必自我卑贱.
每个财务人员如果都能平静分析自己的短长‚摩擦就会减少‚关系就会融洽‚把有限的时间不用在窝里斗‚效率就会提高.
2.集体的力量
俗话说:男女搭配‚干活不累.一男一女就是最基本的集体‚体现的就是恰当的组合.如何把优势不同的人员组合分配‚是集体产生1+1>2力量的前提.
3.个人组成向上的集体
实现集体的积极向上‚基础在于个人积极向上.如果个人抵制不断‚只好将他赶下车.如果集体谋求大发展‚末位淘汰也需要.
4.明确的奖罚措施
现代财务不需要大锅饭‚所有人应该明白‚成绩代表过去‚老板只关注现在和未来.今天出错不能用昨日的成绩来抵顶.
5.发挥个人的积极能动性
这个一是体现在良好的流程‚能促进个人必须积极主动‚无法消极.二是个人必须有上进心‚期望更好的未来‚不要得过且过.
五、提高效率的归宿
1.当我们提高效率的时候‚我们是否想过‚提高效率的目的是什么?答案必定五花八门.我的看法是‚提高效率是为了得到对应的收益.收益内容太广‚比如为了不加班‚为了有更多的空余时间学习‚为了提升自己‚甚至是别人的认可.
2.财务效率应与生产经营发展配套或者超过.
3.财务效率应得到老板的认同及奖励‚而不是被资本家当做逆来顺受的潜力无限的老黄牛.这既是对财务经理的提醒也是对老板的提醒.如果”被老黄牛”‚请选择用脚投票.
小编寄语：不要指望一张证书就能使你走向人生巅峰。考试只是检测知识掌握的一个手段，不是目的。千万不要再考试通过之后，放松学习。财务人员需要学习的有很多，人际沟通，实务经验，excel等等等等，都要学，都要积累。要正确看待考证，证考出来，可以在工作上助你一臂之力，但是绝对不是说有了证，就有了一切。有证书知识比别人多了一个选择。会计学的学习，必须力求总结和应用相关技巧，使之更加便于理解和掌握。学习时应充分利用知识的关联性，通过分析实质，找出核心要点。