本科毕业论文---办公室改进方案论文.doc

毕业设计 题 目： 北京XX通科技有限公司办公室改进方案 系部（院）： 专 业： 学 号： 姓 名： 指导教师： 0内容摘要为展现办公室良好的办公环境，合理的使用及维护办公设施，流程的规范及合理性，增加工作效率，改善办公室环境，使员工在一个安全舒适的办公环境下办公。针对北京京海宇通科技发展有限公司办公室内存在的问题提出相应的改进措施。本文是关于办公室的改进方案，主要通过上班时对办公室进行观察、调查所获资料及搜集现代办公室标准所得资料进行整理、分析，本着“最小利益最大收获”而进行改进。调查内容包括办公室环境、办公室布局、办公室设施维护等内容。 在本设计中，我借鉴了NVQ企业管理中办公室环境、布局，通风设备等知识，也借鉴了很多关于办公室标准的书籍，从网站上也搜集了一些对现代办公室标准，健康环保、节能的办公室使用方法加以借鉴。在分析了办公室标准后，针对调查北京京海宇通科技发展有限公司的实际情况进行改进。通过这次论文，在巩固已经学习过的知识同时，增加了更多关于办公室环境等的知识量。锻炼了自己对细节的观察能力、思考能力、对实际问题的解决能力、逻辑能力和创造能力。关键词：办公室 改进 方案目 录一、实习情况1（一）企业概况1（二）岗位职能1二、现在企业现状2（一）办公室环境2(二)办公室安全4(三)办公用品5三、存在问题6（一）办公环境6（二）办公室安全6(三)办公用品6四、改进措施及现在办公室标准8（一）办公环境8（二）办公室安全9(三)办公用品1015 北京XX通科技有限公司办公室改进方案一、实习情况（一）企业概况北京XX通公司成立于一九九七年，注册资金600万。是一家集代理、销售、维修、维护及系统集成信息工程为一体的IT公司，隶属于北京市高新技术企业。公司有一百多名员工，经过多年的发展该公司已经成为一个专业系统集成公司,与国内外厂商形成了密切合作，公司信 奉“市场是前提、质量是关键、顾客是上帝、服务是根源”的经营理念，长期坚持以专业化的产品、专业化的技术、服务于专业化的用户为发展标准。（二）岗位职能我所在的部门是后勤部，后勤部在公司有着很重要的责任，如果说业务和技术部是幕前冲锋陷阵者，那后勤部就是幕后默默的贡献者，为大家的所需提供帮助。使项目能够正常进行，使公司资源能够得到供应。后勤部分为：（1）采购部，主要工作是按照业务部需要进行产品的采购和调换，并且制定相应的项目合同；（2）财务部，主要工作是记录每笔资金的来源及去向和每日的资金流动，开支票等工作中的库管一职；（3）库管，主要工作是记录进出货物的数量，型号等信息，进行录入及出库的凭证数据；我所在岗位是库管一职，主要工作职责是：负责公司各种产品 配件及礼品的入库、出库。每月对仓库物品进行定期盘点，做到实物清、帐面清、质量清、用途清。每日采购人员的采购物料进行记录。严格做好物品的质量及数量的验收工作。按合同或订单的要求，协同技术人员对已到材料立即进行外观和设备好坏质量、数量进行检验，并做好记录。发现问题及时联系采购人员，立即调换或退货处理。做好物品进出仓。正确记载物品进、出、存动态信息，做好公司技术员工具使用的发放工作，严格执行工具发放管理规定，保证工具数量及型号的准确性。坚持做到 “先进先出”原则 。对每月业务员赠送给客户的礼品督促申请礼品单，督促业务人员对送出物品办理系统上的出库，统计每月送出人员送出礼品的数量、型号、购买价钱等信息。配合业务员做好物控工作，配合业务员认真做好材料使用量的监控工作。避免重复领料和材料浪费，并统计每个项目材料的成本价格。做好仓库的管理，货物的入出库作业，日常保管，把握好库存数量的管理，防止不必要的损耗发生，有效的做好仓库的区域规划，材料的分类摆放和保管工作，高效利用库存区面积。二、现在企业办公室现状（一）办公室环境1、光照我所在办公室面积大约80平米,落地窗占一面墙，由于办公室面积较大，阳光的照明满足不了员工的用光需求。所以公司还选择了白炽灯灯泡，采用散点式照明。2、布局（1）办公室采用开放式办公，每个员工有自己专属的办公桌，办公桌是两个人使用一个1.5米的大型办公桌,背对背办公。办工桌用的透明隔板隔开。（如图2-1） 图（2-1）办公室隔板（1）经理和会计部在专属的小型办公室，墙面使用透明玻璃，方便领导对员工的工作进度进行监督。（2）办公室通道宽约1米，可供两个人并肩走过。（如图2-2）图（2-2）办公室过道（3）在每个员工的办公桌上都为员工摆放有一盆绿色植物。由于员工经常对着电脑，所以对员工眼睛起到了一定的保护作用。3、室内空气（1）温度:公司地点属于租凭类办公地点,所以室内温度由物业人员统一控制。所以有时会出现空气温度不够高或太低的情况。（2）湿度：办公室湿度一般由室内温度决定：温度高的情况下，空气较为干燥；温度低的情况下，湿度会相对高一些。（3）空气质量：由于冬天天气寒冷，办公室采用空调换风的方法，以保证室内温度。夏天采用开窗换风及空调换风两种。(二)办公室安全1、财产安全（1）个人财产安全：办公室现有人员70人左右，部门间相互衔接，同用一个大办公室。个人物品包括背包、钱包等物品放在自己的桌子上或椅子上。部分人员有小型的储物柜，没有钥匙，别人可随意取放里面的物品。（2）办公室财产安全：办公室小型设备如：照相机、摄像机等物品存放在专门的存储柜子中，由库管保管及存储处理。大型设备摆放在办公室使用较频繁的区域，设备缺少安全保管，可随意挪动设备位置。2、防火安全（1）办公室设备长期保持在待机状态，下班机器也在待机状态下，方便员工随时使用。（2）办公室内现有电器的插线板普遍出现松动的现象，员工脚下电线相互缠绕，错综复杂。（如图2-3）图（2-3）办公室插座位置（3）办公室内有齐全的防火设施及用具，包括：灭火器、消防栓、等灭火工具。办公室员工大多数人不了解防火工具的使用方法或防火知识了解甚少。(三)办公用品1、设备（1）计算机：办公室计算机运行反应较慢，部分台式机老化，显示器上有灰尘。计算机内装有杀毒软件，不定期对机器进行杀毒及软件的更新。（2）针式打印机：由于每天有大量的单子要进行打印，使用很频繁，打东西时噪音较大，影响旁边人员工作。（3）复印机：复印机使用频繁，每天都要对合同所需设备进行复制。对于打错或不合格的合同等，纸张随意放置。（4）碎纸机：在复印机旁边，使用次数较少，碎纸时声音较大。影响员工正常工作。（5）传真机：固定时间进行维修保养，使用情况较少。2、设备维护（1）设备维修直接由发现设备损坏的人员找技术部进行相应的维修，无需任何程序或进行某些单子的填写，设备维修后没有人进行设备使用情况的跟进。（2）有的新来员工不会使用办公设备，需向老员工进行请教，较小的设备问题不会维修。3、办公用品领用办公室领用采用口头说明，领用人员向行政专员进行说明领用情况，再向库管索要用品，由库管在系统上申报的方法进行领取。三、存在问题（一）办公环境1、光照：在平时工作情况下采用散点式照明已经能够满足员工的用光需求，但如果在夜晚加班的情况下，散点式照明的光照由于外面较黑的情况下满足不了靠窗员工及光照较少的地方对光照的需求。在用电使用方面，白炽灯的用电量较高。2、布局：（1）办公桌采用透明的隔板隔开不能起到避免员工交谈的效果，隔板的高度较低达不到员工减少交谈。（2）办公室通道较窄，这种宽度如果在发生紧急情况下员工很难逃离办公室。3、室内温度：（1）室温低的情况下,员工易发生感冒等症状；（2）当温度偏高的情况下，室内湿度较低，员工会感到空气干燥，身体缺水，鼻子干而导致生病。（3）办公室换风方式单一，空调换风质量差，流通性低，长期处在这样的环境下员工易生病。（二）办公室安全1、财产安全：（1）个人财产：办公室人员流通大，个人物品如放在自己桌子及椅子上没有任何安全保障。存储物品的柜子没有配置钥匙，无法保障个人物品及文件的保管安全问题。（2）办公室财产安全：大型设备缺少安全保管，如下班后出现失窃现象无法保证设备安全。2、防火安全：（1）办公室设备长期保持在待机状态，导致设备长期处于预热状态易产生火花而导致火灾（2）办公室内现有电器的插线板普遍出现松动易导致触电或火丝外露。电线相互缠绕，容易导致电线氧化时黏在一起产生隐情，或导致员工绊倒等安全隐患。（3）办公室员工大多数不会使用防火工具，如遇到小火灾时无法保证自己及办公室设备的安全，处理不当会使火灾危险程度增大，使公司增加财产损失。（三）办公用品1、设备：（1）计算机：计算机运行反应慢易影响员工的工作效率，使工作效率降低。部分台式机老化，显示器上灰尘影响员工的眼睛健康，使视力降低。（2）针式打印机：噪音较大影响旁边人员工作状态，而导致效率降低。（3）复印机：频繁使用进行打印东西可导致纸张及墨盒的过度使用。（4）碎纸机：碎纸时声音较大，影响到员工正常工作。 2、设备维护：（1）设备维修缺少报修流程及指定人员进行解决维修，缺少人员进行定期检查及维护。（2）新来员工不会使用办公设备，使老员工工作量增加，设备旁缺少使用说明或设备最常出现问题的解决方法。如图（3-1）图（3-1）传真机3、办公用品领用办公室领用没有书面的说明，对于口头协议不便于管理，如果当时没在系统上申报容易忘记或导致物品去向不明，四、改进措施及现在办公室标准（一）办公环境1、光照：在靠窗旁及光照吸收不好的地方的员工可配置几台小台灯，来保证他们的用光需求；现代办公室提倡节能减排。数据显示，采用节能的公共照明方式可增加公共场所的自然采光，公共照明采用半导体灯。同样亮度下,半导体灯耗电量仅为白炽灯的十分之一,寿命却是白炽灯的100倍。2、推广使用节能灯，使用电子镇流器代替电感式镇流器、以节能灯代替白炽灯，可节省高达70%至80%的电力。一只11瓦节能灯的照明效果,顶得上60瓦普通灯泡,而且每分钟都比普通灯泡节能80%。所以在用电使用方面，建议更换一批节能灯泡，这样一次投资可减少公司一年的用电量而减少公司用电方面的费用；还可现在继续使用白炽灯，如有坏掉的白炽灯再更换时后购买节能灯泡，这样便可依次换掉灯泡还减少公司的开支。3、布局：（1）如果公司资金允许可商量替换现有隔板。或购买一些颜色较淡的壁纸粘贴在现有隔板上，使隔板不透明化，这样还可起到保护员工视力的作用，减少眼睛的冲击；隔板不够高，办公室内的办公椅是可调式的椅子，对于身体较高的员工可将椅子高度调低，而减少员工交谈。如图（4-1）图（4-1）可调式椅子（2）走廊宽度窄，可调整办公室格局，缩小办公空间，使走廊宽度增加；现有办公桌较多，有几个空着的桌位，可减少一排办工桌，而增加走廊的宽度。4、室内温度：（1）室温低的情况下，员工可在办公室内留有一两件薄点的衣服,避免因室内温度低而导致生病；或反映到物业，以此来调整室内温度。（2）室温高的时候可购买几台加湿器，增加室内湿度，缓解员工的不适感；或进行开窗通风来降低室内温度，增加室内舒适感。（3）办公室可采用多种换风方式：开窗透风属于免费的通风方式，（如一天都可通风的情况下）早晨可由来的早的同事打开窗子进行通风，晚上可由走的晚的同事进行窗子的关闭；如处于闹市区，外面噪音较大的情况下，可早晨进行短时间窗子换风，而后使用空调进行空气换风；（二）办公室安全1、财产安全：（1）可设立一个公共的储物柜，对没有独立柜子的人员进行统一的物品存放管理；对有存储物柜没有钥匙的人员配置储物柜钥匙，达到安全存物；如果有柜子的人员柜子用不了那么多，可放在公共区域，统一进行管理，每个大柜子中的小柜子配置单独钥匙，每人分到一个小柜子进行存放物品。（2）办公室财产安全：大型设备可配置一把锁，固定在规定位置防止失窃；或设立单独房间进行统一管理，由指定人员进行此屋子的开放与关闭减小失窃危险。2、防火安全：（1）设备如使用频率较低或极少可等到使用时再开启；如使用频率高，可上班时由第一个到办公室的人开启，下班时最后离开的人员对设备进行关闭，这样既可增加设备的寿命还可降低公司的用电量；租用省电功能的设备，一段时间未使用时可自动进入省电状态，节省电源且有专业厂商办理保养及日常维护。现代办公室提倡在不使用打印机时将其断电，下班时或长时间不用，应关闭打印机及其服务器的电源，减少能耗。不使用打印机时将其断电同时将插头拔出。（2）统一对办公室内出现松动的插线板进行修改，固定插线板位置；电线缠绕可在桌子下设置一个可将电线绑在上面的挂钩，防止线路缠在一起；也可缩短设备的线，而减少缠绕。（3）对办公室员工及新进员工进行统一的消防设备培训，使员工了解基本的灭火方法及使用方法，以此来降低安全隐患，保证员工的人身安全。(三)办公用品1、设备：（1）计算机：升级计算机系统来改善计算机运行速度，或对极度老化的计算机进行更新；定期对计算机屏幕进行清洁，并且告诉员工计算机屏幕定期清洁的好处，让员工养成定期清洁的习惯；对计算机的清洁方法进行培训，使用正确的清洁方法，增加计算机的使用寿命。指派一名技术员，定期提醒员工对计算机进行杀毒维护。（2）针式打印机：可购买吸附噪音的三聚氰胺泡沫塑料海绵如图（4-2）；图（4-2）吸附噪音的海绵还可在墙壁上粘贴吸噪音的壁纸；可将打印机放在隔音效果好的屋子中进行使用。（3）复印机：现代办公室推行无纸化办公，办公室可尽量使用电子邮件代替纸类公文。办公室倡导使用电子贺卡，减少办公室的纸质贺卡的使用；打印尽量使用小号字，根据不同需要，所有文件尽量使用小字号字体，可省纸省电；合理利用纸张，纸张双面打印,复印，边角余料巧利用，既可以减少费用,又可以节能减排。单面使用后的复印纸，可再利用空白面影印或裁剪为便条纸或草稿纸。另外现在大多数公司公文用纸、名片、印刷物等提倡使用再生纸。多使用再生纸可以减少环境污染。数据表明： 使用感应节水用原木为原料生产1吨纸,比生产1吨再生纸多耗能40%。使用1张再生纸可以节能约1。8克标准煤，相应减排二氧化碳4。7克。在复印机旁设立资源回收箱，减少垃圾量把可以再利用的纸纸张按大小不同分类放置，能用的一面朝同一方向，方便别人取用。（4）碎纸机：可购买玻璃棉毡减少噪音如图（4-3）；图（4-3）玻璃棉或在墙壁上粘贴可吸噪音的壁纸来减小噪音；将碎纸机放在隔音效果好的屋子中进行使用。 2、设备维护：（1）故障请修方法：应先查看设备的保修单，如在在保修期内出现故障的设备，部门应立即报告技术部人员，由指定管理员直接与供应商（厂家）联系，以便能及时办理退、赔、换、补或保修手续。如在保修期外出现故障的设备，发生故障办公室设备更新（维修）申请单申请部门申请时间申请人故障描述 或更新理由技术部意见部门负责人签字日期技术部负责人签字日期不能使用时，需向技术部提出请修。填写办公设备更新（维护）申请单如表（4-1）表（4-1）办公设备更新（维护）申请单由部门负责人审核同意后，将申请表交技术部门，通过定点公司或维修人员进行维修。故障设备经修复后应设立部门管理员进行质量验收、签名及定期设备的跟踪护。（2）设备旁或设备上贴有设备使用须知及设备经常出现问题的解决方法，方便人员进行使用，增加工作效率。（如表4-2、4-3）复印机使用须知1.观察复印机存放纸的位置是否有纸，机器所选择的纸盒是否是有纸的纸盒。2.打开盖板看一下玻璃板边的标尺，一般都会有标注哪里是顶点，纸张放置的走向。3.把原稿要复印的那面向下放好，盖上盖板，选择复印份数。4.按下开始按钮。常见故障及修理方法1.打印及正常启动无法打印。解决方法：1. 查看电源是否连接；2.查看纸盒内是否有纸张；2.打印机卡纸。解决方法：打开存纸盒，将卡纸拽出。维修人：XXX电话：13XXXXXXXXXX 座机：XXXXXXXX紧急联系人：XXX电话：13XXXXXXXXXX 座机：XXXXXXXX表（4-2）复印机使用须知传真机使用须知1.把需要传真的文件带字那面向上放到上面的卡纸处，注：纸上不要有订书钉等东西。2.拨打对方的传真号3.如有人接听，就让对方给个信号，如没人接听，听到嘟声后按启动键，随后放下电话4.纸张扫描后，自动传真。常见故障及修理方法1.卡纸。解决方法：在取纸时注意，只可扳动传真机说明书上允许动的部件，尽可能一次性将纸取出，不要把破碎的纸片留在传真机内。2. 不能自动进稿。解决方法：产看进稿器部分是否有异物阻塞，原稿位置扫描传感器失效，进纸滚轴间隙过大。维修人：XXX电话：13XXXXXXXXXX 座机：XXXXXXXX紧急联系人：XXX电话：13XXXXXXXXXX 座机：XXXXXXXX表（4-3）打印机使用须知3、办公用品领用办公室领用应在行政助理处填写办公用品领用单，后拿着单子向库管领取办公用品，库管签字后存档保管，随后在系统上申报。（如表4-4）办公用品领用申请单申请人申请人 所在部门申请日期申请物品规格型号申请物品数量部门经理签字行政部 经理签字库管签字表（4-3）办公用品领用申请单结束语经过三个多月的努力，办公室改进方案面临的问题及论文终于完成，在整个设计过程中，出现过很多的难题，但都在老师和同学的帮助下顺利解决了。在整个完成毕业设计的过程中我体会到：通过这次毕业设计，我体会到实践对于学习的重要性，以前只是明白理论，没有经过实践考察，对知识的理解不够清楚、明确，通过这次的调查，我们在各个方面也有了很大的提高，特别是在理论与实践相结合方面使我们受益匪浅，使大学里学习的理论知识在根本上得到一次最完整的实践和提高。也为我即将面临的工作奠定了很好的基础。总之，通过毕业设计,我深刻体会到要做好一个完整的事情，需要有系统的思维方式和方法，对待要解决的问题，要耐心、要善于运用已有的资源来充实自己，还需要不断摄取新知识来扩充自己的知识量。同时我也深刻的认识到，在对待一个新事物时，一定要从整体考虑，完成一步之后再作下一步，这样才能更加有效。在写毕业设计中我深深认识到自己各个方面的不足之处，本着为以后提高工作能力以及检测三年所学知识的目的，我严格要求自己，每一环节都认真对待，定期向知道老师报告进展情况和请教不懂的地方，得以完成任务。在论文的撰写过程中感谢指导老师这几个月来的帮助，帮助解决了不少的难点，从论文题目的选定到论文写作的指导,经由您悉心的点拨,再经思考后的领悟,常常让我有“山重水复疑无路,柳暗花明又一村”，使得论文能够及时完成。参考文献1张晖，职业秘书办公自动化教程，清华大学出版社，2008年10月；2 范慰慈 王敏，秘书（国家职业资格五级），中国劳动社会保障出版社，2008年5月；