商务部管理办法及规章制度.doc

(完整word)商务部管理办法及规章制度XXX有限公司商务部管理办法及规章制度目录一、合同审批管理办法2二、供方选择和评价管理办法.3三、采购控制管理办法5四、销售控制管理办法6五、招投标管理办法.8六、内部规章制度。9一、 合同审批管理办法1 目的：为了推动公司业务的高效运转，有效地控制经营法律风险，提高审批效率，特制定。2 适用范围:北京公司的收入类和支出类合同的审批管理3 术语定义:无4 职责4.1 收入类合同4。1。1业务负责人：对合同中的产品名称、规格型号、数量、价格、质量、交货期等相关内容是否符合客户要求负责进行核对确定。4。1。2业务部负责人：对合同的标的物价格、付款方式、质保期、客户的商业信誉等评审.4.1.3商务部：对合同的可操作性进行审核。4.1.4综管部：对合同中客户资信情况及商务条款的法律风险进行审核.4.1.5财务部：对合同标的物的毛利及付款方式进行评审。4.1。6公司领导：对上述部门评审中提出的质疑综合判定合同风险。4.2 支出类合同4.2.1业务负责人:对合同中的产品名称、规格型号、数量、单价、付款日期及合同交期等相关内容是否符合客户要求负责进行核对准确.4。2。2业务部负责人：对合同中的产品性能及技术参数能否满足客户需求进行评审。4.2.3商务部:对采购合同与销售合同的对等性及可操作性进行审核.4。2。4综管部:对合同的供货商资质、商务条款的法律风险进行审核。4.2.5财务部：对合同标的物的付款方式进行评审。4.2.6公司领导:对上述部门评审中提出的质疑综合判定合同风险。5 工作程序5.1 没有金额的合作协议、意向书没有金额的合作协议、意向书，承办人员应将合同审批表连同合同文本及有关资料(市场调研结果、投标审批表、供应商招投标结果文件、对方公司资信审查资料和相关的说明等)送法务人员审核，法务人员签署意见后提交部门负责人审核，部门负责人签署意见后提交分管承办部门的副总经理审查，副总经理签署意见后报送公司总经理审批.在公司总经理批准同意后方可凭审批过的合同加盖 公司合同章或公章。5。2外购商品及项目类采购合同外购类商品及项目类采购合同的评审，应考虑对应的销售合同.采购合同审批流程如下：5.2。1 业务类合同由商务人员提起申请,业务负责人、业务部负责人、法务人员、商务部负责人和财务部负责人签署意见后，报分管承办副总经理审核，副总经理签署意见后报送公司总经理审核。公司总经理批准同意后，商务人员按照OA审批流程提交采购合同审批单方可在合同上加盖公司合同章或公章.5。3销售合同销售合同审批流程如下：5.3.1款到发货及非款到发货的合同或者有关联协议号的合同，商务人员在OA系统提交审批流程将销售合同审批单提交业务负责人、业务部负责人、法务人员、商务部负责人、财务部负责人审核、分管副总审核、公司总经理审核通过后，承办人员方可在合同上加盖公司合同章或公章。5。4已完成评审的合同如出现合同标的物、合同数量、合同金额、合同其他重要条款的变更或解除，需参照上述流程重新进行审批。5。5合同签字全部合同均有总经理签字或总经理授权方可生效.二、 供方选择和评价管理办法1 目的:供方作为公司的重要资源，影响到最终的产品质量，为了择优选择供方，提高供应链的质量保证能力，特制订本办法。2 适用范围：适用于为公司提供的一切产品及服务等供方的评价与选择、业绩评定与动态管理.3 术语定义3.1供方：提供产品的组织和个人。（引用GB/T190002000 ）3。2供方业绩评定：利用与供方合作过程中积累的数据和经验对供应的产品及服务质量、供货及时率、价格、环境绩效内容等方面进行综合评价，并根据结果对供应商进行分级.4 职责4。1业务部：负责供应商资料的提供，包括但不限于营业执照、开户证明、一般纳税人证明等相关资质。4.2商务部:负责收集并整理业务部门提供的相关资质。4.3综管部：负责对供应商资质进行评审。4.4公司领导:参与并指导供方评定工作，批准合格供方名单。5 工作程序5.1外购类供方5。1。1 A类：年度贸易额大于500万(不含）的供应商,合作一年以上；供应商上一年营业收入大于5亿元。5.1。2 B类：年度贸易额大于100万(不含）小于500万（含）的供应商，合作半年到一年之间，供应商上一年营业收入1至5亿元；5.1。3 C类：年度贸易额低于100万（含）的供应商，合作半年以内,供应商上一年营业收入小于1亿元；5。2 供方的评价及选择5.2。1入围要求a. 企业具有独立法人资格，可开具增值税专用发票；b. 企业通过质量管理体系认证(必须的)、环境管理体系认证(可选 的）、职业安全健康管理体系(可选的）；c. 如果所提供产品列入国家行政许可目录的，企业需取得相关资质；产品列入国家强制认证的，所采购产品必须通过了CCC认证；d. 生产设备、工艺在同行内处于中等以上水平，具有较高的生产能力;e. 具有良好的社会信誉及资信情况并有相应的经济实力。5。3合格供方名单经审核并评价合格的A类、B类供方列入合格供方名单，同类产品或服务的供方一般应选择56家。公司总经理批准合格供方名单.进入合格供方名单的企业可享受优先合作权,A类优先于B类，B类优先于C类;以及其他相关的政策。5.4供方业绩评定进行供方业绩评定，有利于奖优汰劣,推动供方不断提高产品质量和服务质量.三、 采购控制管理办法1 目的：确保采购（或外购或外协)产品满足顾客（合同）要求.2 适用范围：公司经营范围内的产品。3 术语定义：无4 职责4.1业务部：根据客户需求情况提出采购申请。4。2商务部:根据业务部提出的申请，按照采购合同的约定执行。 4.3 综管部：负责正式合同的存档、分类、保管及借阅管理。4。4财务部：负责审核发票和付款.5 工作程序5。1合格供方控制合格供方的选择和评价执行供方选择和评价管理办法。业务部门采购时原则上不允许超出合格供方名单规定的范围采购。非合格供方的采购采取询价比价制度，确定性价比较高的进行采购.5.2采购流程5。2。1外购类采购包含购销类采购和项目类采购。业务部门依据客户需求提出采购申请,采购申请单经业务部门负责人、商务部门负责人、主管领导审核通过后，商务部根据申请进行采购；如业务部门已经签署了销售合同,商务部在客户或项目指定范围内进行采购。5。2。2采购合同内容确定之后,由商务人员提交采购合同和采购合同评审表，进行合同评审流程。具体审批权限详见合同审批管理办法。5.2。3商务部门根据采购合同内容及各部门的的要求执行。四、 销售控制管理办法1 目的：为了规范公司销售控制管理工作，特制定。2 适用范围:公司经营范围内的产品3 术语定义：无4 职责4.1 业务部：提交合同草案进行评审,将签订的正式合同归档，并将客户的要求转化为具体的合同要求.业务人员负责合同执行过程中与顾客沟通，以及合同款项的顺利回收。4.2商务部:负责合同执行、交付等流程。4.3 综管部：负责正式合同的存档、分类、保管及借阅管理。4。4财务部：负责开具发票和收款。5 工作程序5.1合同审批各业务部门负责公司产品的市场拓展及销售工作，与客户进行合作谈判，达成合作意向后负责与客户拟定合同草案,合同草案需按法务部提供的合同模版拟定签署。如不能按合同模版拟定签署，需对合同的法务条款进行磋商，保证合同的公正、公平,且业务负责人需在合同评审表上注明相关原因.商务人员将销售合同评审表连同合同文本及有关资料提交业务负责人、法务人员、部门负责人、商务部负责人、财务部负责人审核。5。1。1 所有合同或者有关联协议号的合同,由商务人员提出申请、业务负责人、业务部门负责人、法务人员、商务部负责人、财务部负责人签署意见后,报分管副总经理审核。副总经理签署意见后报送公司总经理审核。公司总经理批准同意后，承办人员提交销售合同评审表方可在合同上加盖公司合同章或公章。5.1。2如销售合同为客户提供模板，合同需有明确的技术要求或其他相关的附件文件。5.2合同执行5.2.1.业务部门依据已签署的销售合同向商务部门下达执行指令。5。2.2商务人员在接到业务部门的通知，确认合同的付款情况以及与业务人员确认相关信息后，即可操作执行。5。2.3业务部门向商务人员提出开票申请，商务人员将客户相关资质提交财务,财务部门确认客户资质无误后，商务人员在OA审批中进行开票操作，统一提交开票通知单至财务部开具发票,发票开出后，由商务人员作好相应票据记录并交给相应业务人员。5.2.4商务人员每日接到财务部门提供的网银到账明细表后，与业务人员确认收款所属的相应销售合同,并在系统中进行核销操作。5。2。5 商务人员每月和财务核对应收账款余额表及其他财务要求的表格。5.3合同收款商务部根据财务部门提供的相关收款报表，结合系统发货、开票等销售合同数据，每月底汇总各客户的应收总额并发邮件告知相关业务人员。5.4 进出口程序图如下：五、 招投标管理办法1 目的：为规范公司项目招投标管理流程，提高公司经营效率，保证资金安全,控制和规避项目风险，积累知识资产，特制订。2 适用范围：本规定适用于招投标的项目。3 术语定义:无4 职责4.1需求部门负责跟踪招标信息,购买招标书，编制投标书（包括投标所需公证等）,标书投递以及跟踪开标结果，并报告公司主管领导，如涉及专业领域投标，应聘请第三方专业人员参与。4.2综管部负责保存公司各种资质类文件及试验报告4。3财务部门负责对招标项目进行全面的财务分析。4。4其他部门在需要时给予必要的支持。5 工作程序5.1 购买标书需求部门接到招标单位招标信息后,项目负责人向部门经理汇报，部门经理对招标项目进行初步分析,判定公司具有参与投标的资质后，方可申请款项购买标书。5.2 投标评审5.2。1需求部门项目负责人按招标文件中的要求,提炼重点内容，对投标情况进行全面预测与分析后,详细填写项目投标审批表，提交OA系统进行流程审批.商务部门统一编制投标项目号.5。2.2其他情况下，项目负责人组织召开评审会，由公司总经理或总经理委托人主持，研发部门、商务部门、综管部门派代表参加评审.需对招标书中所列产品指标、资质、生产周期、服务要求等进行详细评审，确保公司有能力满足客户要求，各部门将意见填写在项目投标审批表上,并签字。5。3标书编写及审批5.3。1需求部门项目负责人负责按照标书要求编制标书,形成投标书草案。5。3.2财务部门依据销售部门提交的项目投标申请报告及在项目投标财务分析文件中填写的投标原始数据，完善项目投标财务分析文件的相关数据，并制作项目投标财务评估意见，对招标项目进行全面的财务分析.5.3.3项目投标审批表、项目投标申请报告、项目投标财务分析文件、项目投标财务评估意见以及投标书草案需由项目负责人于开标前三个工作日提交OA走系统审批流程。审批流程的先后顺序为：投标部门经理、相关部门、商务部、财务部、分管副总经理、公司总经理。5.3.4审批通过形成正式标书，项目负责人将所有正式标书加盖公章。5.3。5综管部将所有审批过程记录整理归档。5.4 标书投递及开标需求部门将准备好的标书密封,按投标要求快递或专人投递.5.5 标书归档每月5日前,综管部将上月各部门投标书电子文件进行归档。5.6 投标结果及跟踪开标后，项目负责人将投标结果第一时间反馈至公司领导及财务部门。若中标，项目负责人将中标通知书提交到财务部门，财务部门为该项目建立费用账户，否则与该项目相关费用不能报销。财务部门对投标项目运行情况进行监控，定期向公司领导报告项目收支状况.6 规范要求6.1财务人员对项目进行财务分析,出具财务分析报告及报表，主要报表主要包括收益及风险分析表、产品毛利测算表及投标费用计算表。（表格格式由财务部门决定）。6。2非招标渠道承揽的项目参照此管理办法执行。六、 内部规章制度商务部全体人员必须遵守国家法律及相关规定，必须遵守公司的一切规章制度和行为规范，必须廉洁自律注意自身品德修养。为了进一步加强公司的规范化管理，树立公司形象，迅速提高工作效率,特制定本制度。1审批提交规则：标题为协议号or合同号+客户简称+文件名称.内容介绍：简明介绍文件内容,按照OA要求填写全面，上传或关联与此文件有关的全部材料。2台账记录：商务人员做好各自的台账，实时记录业务发生的各项情况，掌握各自操作的业务情况，并就不规范的地方及时提出意见.每个月3号和财务对账，10号之前与财务对账完毕,15号之前将商务统计台账上报部门负责人。每单业务在最后一项行为发生后的3日内，在系统做完结处理并提交财务确认。每月未完结业务需要在台账中说明原因。台账编号规则为：年份+事业部编号+内容+商务人员+月份日期;如17B2B（进口/出口/内贸）+人名+0315。3所有协议、合同正本数量不少于六份，客户叁份，我司叁份;我司叁份正本由行政处、财务部和商务部分别存档一份并加盖归档章.所有协议、合同自盖章之日起，十日内归档。4协议编号规则:年份+事业部编号+团队号+客户名称首字母如:XXX有限公司，编号为：17B2B01HTSL合同编号规则：年份+事业部编号+团队号+客户名称首字母+流水号（001/002/003）+合同类别（采购or销售)如:XXX有限公司，编号为：17B2B01HTSL001（PO or SO） /17B2B01HTSL002(PO or SO）/17B2B01HTSL003(PO or SO）以此类推。5商务部内部实行轮岗制,不定期轮换一次，每次必须交接清楚。商务人员团结一致,充分配合业务部、财务部以及上级单位的工作，及时准确的做好每一项工作，遵守公司的各项制度,如遇特殊情况逐级上报主管领导，获批后方可执行.6每月底向部门负责人提交本月工作完成情况及下月工作计划,工作内容在6-12条之间，由部门负责人对部门人员进行绩效考核，当月工资依据绩效考核发放。商务人员必须服从部门负责人的工作安排，工作内容逐级上报,不得越级汇报。7商务人员在公司必须保证手机开机,不在上班时间打游戏、睡觉、浏览与工作无关的网页。在项目操作过程中若有损害公司利益的行为，商务部有权给予必要的处罚，凡有泄露公司商务机密的，一律辞退。8此规定从2018年1月1日起执行.如有修改另行通知,最总解释权归商务部. 2017年11月28日 商务部 10 / 10