关于会议室使用的通知.docx

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关于“会议室使用预约”通知
各位领导、同事；
为进一步加强会议室管理、充分利用会议室的功能，提高使用率，给公司同仁创造一个良好的工作环境，现结合本公司的实际情况，发布以下通知：
用途：会议室主要用于召开会议、培训、招聘面试、洽谈等，未经允许不得挪借他用。
一、管理职责：
1、人力行政部对公司的会议室（二层的两个会议室）统一负责登记管理（我们将按照预约登记先后顺序为大家安排）。
2、信息部负责会议室投影仪等电子设备的调试工作。
3、各部门负责会议室的预约、协调工作，使用后的清扫工作以及取消会议的告知职责。
二、使用流程：
1、各部门需要使用会议室时，需提前2天在前台处预约并填写《会议室使用预约登记表》；
2、临时性使用会议室，需确认没有其他会议预约，可在登记后使用会议室；遇冲突情况时，在使用部门自行相互之间协商后可以调整使用顺序，协调未果时我们将为大家安排茶歇间、空办公室等位置，尽量解决各部门需求，若协调未请后申请部门谅解。
3、遇公司高层的紧急及重要的会议，可能会占用提前预约的会议时间，请大家谅解；
4、部门及员工应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过10分钟未到达会议室的，本次会议室使用的登记预约将作废；
5、部门及员工应按预约的时间内使用完毕，如无后续登记预约的会议，可适当延长会议室使用。如后续有登记预约的会议，如需延长使用，请及时通知后续登记预约的部门或员工进行协商。
三、其他注意事项：
1、任何部门或员工在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备；
2、会议室使用期间如需使用投影仪或其他设备自行联系信息部调试；
3、会议室使用期间，使用部门或员工需保持会议室的整洁，不允许有乱扔垃圾等不文明的行为；使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原，离开时关闭电源、空调；做好卫生清洁。
4、如部门或员工临时取消登记预约的需要及时通知前台，再使用时需重新登记预约。

人力行政部
2017-2-28

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