xxxxx有限公司合同管理流程.doc

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金海建工有限公司合同管理流程：

01合同风险编制
合同起草

发起审核
02合同会签审核流程
03合同谈判
修改定稿

合同签订

04
合同编码
05
合同发放

接
05
合同交底
06
合同归档

金海建工有限公司合同管理控制程序：
1、目的：为了规范工程合同在草拟、谈判、会签、编号、归档、管理的程序，理顺工作流程，提高工作效率，加强合同的审查、监督与控制管理，减少和杜绝合同履行中的风险及其它各类问题的发生，特制定本程序。
2、适用范围：合同范围内所有招标及非招标建筑安装工程，消防及智能系统工程、装修工程、装饰工程、材料采购、设备采购及属于工程管理范围内的各种经济协议等。
3、职责
3.1施工技术科作为合同管理的主管部门，负责组织各类施工合同的草拟、组织、评审、会审；参与合同的谈判及签署，并跟踪其执行情况；负责建立公司合同总台帐，为各部门和机构实施管理提供支持服务。
3.2合同实行会签制，由施工技术科、项目部经理（或物资采购负责人）、预算科、财务科、法律顾问、总经理审批。
3.3供应科负责物资采购招标、合同谈判、组织评审、会签、合同签署、交底及实施、传递；负责公司物资采购，合同文件的管理并建公司台帐。
4、合同全面管理控制细则：
4．1、合同风险预控：
4.1.1合同文件以招标为基础形成，因此要认真编好招标文件，客观分析项目的基础文件，明确识别，划分出可能预见到事情的责任、范围和处理办法，以减少合同执行过程中的纠纷。
4.1.2对合同单位进行资料复查、重点核实该单位施工任务饱和度及财务状况，防止对其履行能力和商业信誉，给予过高评价风险，避免出现履约期间必须依靠合同之外资金及技术才能维持合同的情况。要控制这个风险，主要是提高合同调查人员的专业素质和责任心，在充分收集相关证据的基础上做出适当的判断。
4.1.3预算科要特别注意对报价文件的综合评审，科学分析中标价格，强调“合理低价中标”（原则防止出现恶意低价中标 ，履行过程中运用不正常手段加价款行为）。
4.1.4组织素质结构合理的谈判组织，包括技术科、预算科、项目部、法律方面的人，参与谈判，充分发挥团体的智慧，研究下一步谈判的策略；另一方面整个过程强调并做好保密工作。
4.1.5合理地转移或分散风险，利用履约保函、保险金等经济手段，约束承包商在履行合同中的行为。合理地分散发包项目，将一个标的金额大的合同拆分多个标的金额较小的合同，不同单位签订合同，将风险分散在不同空间，以减少企业全面遭受合同风险损失的程度 。
4.2、合同会签审核流程：
4.2.2参与合同会签评审的部门的职权和责任。:
(1) 项目部：负责签约单位是否有履行合同的能力,工期是否科学能否达到项目要求；管理人员机构配置是否符合要求、劳动力、机械配置是否满足项目要求。及违约责任是否有相应的处罚措施。
(2) 施工技术科：负责起草承包合同，承包范围，承包方式、合同条款制定。
(3) 预算科：负责合同价款、结算方法、结算标准、变更确认及约定是否符合公司要求。
(4) 供应科：负责审核货物供应单位是否有履行合同的能力，产品、质量、技术标准、供应周期，售前、售后、维保服务等是否符合合同规定并满足项目要求，违约责任是否有相应的处罚措施等。
(5) 法务人员：负责审核合同条款是否符合法律、法规，内容是否清楚合理，是否存在不明确或不利用于我方的法律责任，是否存在法律方面被索赔的风险等。
(6) 财务科：负责审核涉及财务支付和财务管理的各项条款与公司相关规定的符合性。
(7) 公司领导负责全面审核并督促、监督合同全过程。

合同会签流程:

施工技术科/供应
（起草）
项目部

预算部、审计
法务人员

财务科

施工技术科/供应科
（修改定稿）
总经理审核

4.3合同谈判：合同成立合同谈判小组，分别由技术科或供应科牵头负责组织施工或材料设备合同的谈判工作，对照部门合同评审的职责内容、派专人参与合同沟通及商洽，所有合同的商务谈判内容领导组织专人进行，谈判过程相对保密，结果由总经理决策。
4.4合同编码：由技术科负责编码、建立台帐，原件送办公室存档。根据合同的类型分类编号、 归档、 管理。施工合同—金海建工（ ）年第（ ）号；材料设备合同——金海建工（ ）年第（ ）号。
4.5合同发放交接及范围：合同的发放交实行登记制度，经办人必须签字，并注明发放交接合同的名称、份数及时间。发放范围为财务科、办公室、技术科、总经理送原件。预算科、项目部送复印件。
4.6合同交底；
4.6.1施工合同由公司施工技术科、预算科、财务科、物资供应科等人员进行合同交底，全面陈述合同背景，合同工作范围、合同目标、合同执行要点及特殊情况处理。材料设备由供应科负责组织项目交底工作。
4.6.2项目经理负责组织向项目部有关人员进行合同交底，陈述合同基本情况，各岗位的合同责任的执行要点，合同风险防范措施等。
46.3各层次合同交底均要形成记录，并将交底情况反馈给施工技术科，由其负责对合同执行情况进行跟踪备案，出现问题及时上报主管领导制定相应措施。
4.7合同归案建档：
合同/协议经审批程序并正式签署后，由施工技术科按以下程序办理合同归档事宜。
4.7.1将合同/协议原件一份送财务科，另一份送办公室备案，再一份自留保存归档。
4.7.2合同文档以年代结合项目性质进行分类编号，做到台帐及合同文本相统一、完备、整洁、规范。
4.7.3要积极主动的与经办人沟通，及时掌握合同的履行及变更情况，做好补充合同、协议的收集、归档工作。

工程施工合同交底表 编号：
合同名称

合同编号

工程名称

合同金额

工程质量

建筑面积

合同对方名称

合同背景：
承包范围：
合同造价条款缺陷：
工程目标约定（工期、质量、 ）
项目承诺：
合同变更方式约定：
竣工验收约定与移交：
合同结算期限与结算工程款支付的约定：
合同质量保证金返还约定：
争议解决约定：
经营策略：
成本控制：
法律 （用印管理、风险预防）

接受交底人姓名
姓名
部门
岗位
姓名
部门
岗位

交底人： 交底日期：

金海建工有限公司合同管理台帐（物资供应类）

序号
合同编号
签订时间
项目名称
签订情况
执行情况
标 的
单位
数量
单位
金额
交货时间
数量
金额
收货日期
结果
名称
规格
1

2

3

4

5

6

施工有限公司管理台帐（施工类）
序号
合同编号
签订时间
项目名称
客户名称

承包方式
承包范围
合同
价款
合同工期
质量标准
执行情况
合同变更解除
1

2

3

4

5

6

合 同 审 批 会 签 表

施工合同—金海建工（ ）年第（ ）号
合同起草部门

工程名称

预算科、审计

项目部

财务科

法律顾问

分公司负责人

总经理审核

日期 ：2011 年 月 日

备注：公司固定格式的合同，范本经法律顾问审查后，可不再经法律顾问签批。

合 同 审 批 会 签

材料设备合同——金海建工（ ）年第（ ）号
合同起草部门

工程名称

预算科、审计

项目部

财务科

法律顾问

分公司负责人

总经理审核

日期 ：2011 年 月 日

备注：公司固定格式的合同，范本经法律顾问审查后，可不再经法律顾问签批。

合 同 审 批 会 签 表

工程名称： 施工合同—金海建工（ ）年第（ ）号
部门
意见
签名
施工技术科

预算科

审计

项目部

财务科

法律顾问

分公司负责人

总经理审核

日期 ：2011 年 月 日

备注：公司固定格式的合同，范本经法律顾问审查后，可不再经法律顾问签批。

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