办公室物资管理制度.doc

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办公室物资管理制度

2016-9

目录

1目的 1
2物资分类 1
3办公用品的管理 1
4办公设施的管理 2
5办公设备的管理 2
6附则 3
相关附件 4

办公室物资管理制度
1目的
为使办公室物资管理合理化，既满足工作需要，又合理节约开支，特制订本制度。
2物资分类
公司办公室物资分为办公用品、办公设施、办公设备。
1) 办公用品指员工日常工作所需的办公低值易耗品，包括：铅笔、水性笔、橡皮、电池、订书钉、回形针、胶水、胶带、笔记本、文件夹、文件袋、资料册、复写纸、便签、夹子等。
2) 办公设施包括：
Ø 公司给员工配制的办公桌、椅、沙发等；
Ø 公司给各部门配置的文件柜、保险柜、电风扇、空调、饮水机等。
3) 办公设备包括：
Ø 公司给员工配制的办公电脑及附属设备；
Ø 公司内部使用的服务器、网络交换机、集线器等网络接入设备；
Ø 公司内部使用的打印机、复印机、扫描仪、电话机、传真机等办公自动化设备；
Ø 其他如数码像机、摄录像机等设备。
3办公用品的管理
1) 人事行政部根据办公用品使用情况，于每季度第三个月的25日前将下季度所需的办公用品列计划申报《办公物资计划表》（详见附件1）。
2) 人事行政部根据办公室台账及《办公物资计划表》，制定《办公物资申购单》（详见附件2），经领导审批后统一进行采购。
3) 各部门特殊急需的办公用品，应填写《办公物资申购单》，经本部门领导审批后报人事行政部进行采购。
4) 办公用品采购到位后，人事行政部应及时做好入库登记，通知各部门领用。
5) 人事行政部应定期对办公用品进行盘点检查，做到帐物一致。
4办公设施的管理
1) 各部门因工作需求增加办公设施的，应填写《办公物资申购单》，经本部门领导审批后，报人事行政部审批后进行统一调配或采购。
2) 各部门所申购的办公设施有特殊要求的（如规格、时间、品牌、产地、价格等），应在申购单上详细注明。
3) 办公设施采购到位后，人事行政部应及时做好入库登记，通知各部门领用。
4) 各部门在领用办公设施时，应进行规格等方面的检查，无误后办理领用手续。
5) 各部门应做好办公设施的维护和保管，如有丢失或损坏，责任人将负责赔偿。
6) 办公设施在使用中出现问题或故障的，应及时通知人事行政部进行维修。
5办公设备的管理
1) 员工因工作需要更新或添置办公设备时，应填写《办公物资申购单》，经本部门领导审批后，报人事行政部审批，公司总裁批准同意后，由人事行政部统一调配或采购。
2) 如其他部门有闲置所需的办公设备，人事行政部可直接填写《办公物资调配单》（详见附件3），经人事行政部和调出部门领导审批后，直接进行调配。如无闲置所需的办公设备时，则由人事行政部进行统一采购。
3) 办公设备采购到位后，人事行政部应及时做好入库登记，通知各部门领用。
4) 办公设备在使用过程中，如因个人原因造成损坏的，责任人将负责赔偿。
5) 因办公设备过于陈旧无维修价值时，经使用部门领导审批，报人事行政部审批，公司总经理批准同意，财务部备案后，由网络管理员统一做报废处理，并将该设备其他有用部件列入维修配件。
6) 员工因调动或离职时，应归还所领用的办公设备，网络管理员检查无损坏或缺失后，给予办理归还手续；如检查有损坏或缺失的，则按现价对损坏或缺失部分进行赔偿。
7) 员工因工作需要，需使用数码像机、摄录像机等其他办公设备时，应填写《办公物资借用单》（详见附件4），经本部门领导审批后，到人事行政部处办理借用手续。
8) 员工借用的办公设备应及时归还，如遇特殊原因，因报人事行政部备案。
9) 员工归还办公设备时，人事行政部在检查无问题后，在《办公物资借用登记表》（详见附件5）中填好归还时间，收回所借用的办公设备并归档，如人为损坏，借用人需进行经济赔偿。
6附则
1) 本制度由行政管理中心负责修订和完善，并解释。
2) 本制度由公司总经理批准后生效，自颁布之日起执行。

相关附件
附件1
办公物资计划表
申请人

申请部门

日期

物资名称及数量

部门领导意见

签字： 日期：

附件2
办公物资申购单
申请人

申请部门

日期

购买物资

部门领导意见

签字： 日期：
总经理意见

签字： 日期：

附件3
办公物资调配单
申请人

申请部门

日期

调配物资

调出部门

调入部门

部门领导意见

签字： 日期：
人事行政部意见

签字： 日期：

附件4
办公物资借用单
申请人

申请部门

日期

借用物资及归还时间
部门领导意见

签字： 日期：
总经理意见

签字： 日期：

附件5
办公物资借用登记表
序号
借用人
部门
借用物资
借用时间
备注

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