会计实务：会计电算化的应用与管理.doc

会计电算化的应用与管理【摘要】在知识经济时代会计信息的收集、加工、处理和输出过程实行全面的电算化并加速其更新换代的过程已成为当务之急。加强会计电算化的应用与管理应选择适合企业自身需要的会计软件做好会计管理基础工作提高企业会计从业人员的素质加强会计信息系统的安全与保密做好电算化会计档案管理。 【关键词】会计电算化 应用 管理 随着计算机技术在各行各业中的广泛应用会计工作也由传统的记账、算账与报账转变到参与企业管理、经营决策的较高层次。现代会计的主要职能不仅要求会计人员深入研究资金、成本、价格与利润之间的变量关系努力提高经营效果和经济效益更重要的是要参与企业经营决策预测企业未来的发展趋势并实现由单一核算向全面核算的过渡由静态反映企业经营状况向动态反映企业未来的发展过渡使会计工作真正实现反映过去、控制现在与规划未来的职能与任务。会计工作实施电算化可以有效减少人为的误差大大增加会计数据收集的准确性同时可以使会计信息实现及时、快捷的传送对企业了解市场行情增强市场竞争力起到积极作用。传统的会计手工操作不仅对企业经营状况和经营成果的反映比较缓慢而且使许多科学的管理方法无法应用。企业成本核算、销售分析、经营考核等工作都无法做到及时与准确会计数据利用价值低不便于进行事后分析会给企业投资、筹资等经营活动造成负面影响。因此实现会计工作的电算化提高企业财务会计工作的运行效率是当务之急大势所趋。 一、选择适合企业自身需要的会计软件 当前市场上的商业会计软件种类繁多而且由于每个企业的经营管理模式和财务核算方式各不相同所以企业在选用商业软件时不应盲目追求软件的“大而全”而应结合企业自身的特点选择适用于本企业财务核算与经营管理模式的模块例如一般企业只须选用财务核算、财务分析、固定资产管理、工资管理、财务报表等几个软件模块就基本可以达到财务管理工作的目的。同时企业应根据实际情况开发和研制一些企业内部的实用管理模块这样既可最大限度地运用计算机系统为企业提供理财与核算方面的服务又可有效地降低企业的经营成本满足企业会计管理工作的实际需要。 二、做好会计管理基础工作 管理基础主要指有一套比较全面、规范的管理制度和方法以及较完整的规范化的数据;会计基础工作主要指会计制度是否健全核算规程是否规范基础数据是否准确、完整等这是搞好电算化工作的重要保证。因为计算机处理会计业务必须是事先设置好的处理方法因而要求会计数据输入、业务处理及有关制度都必须规范化、标准化才能使电算化会计信息系统顺利进行。 电算化会计虽然以计算机为计算工具但其整个信息处理过程仍表现为计算机与人工的结合。计算机对数据(信息)的处理是通过程序来进行的系统内部控制方式均要求程序化。管理人员的现代化管理意识在整个企业管理现代化总体规划的指导下做好会计电算化的长期、近期发展规划和计划并认真组织实施重新调整会计及整个企业的机构设置、岗位分工建立一系列现代企业管理制度提高企业管理要求。 三、提高企业会计从业人员的素质 提高会计人员素质加强会计基础工作的规范性。这项工作在实施会计电算化的过程中至关重要。尽管计算机能够加快信息的提供与处理速度但如果会计人员连日常会计事项都处理不好那么就很难充分利用计算机开展日常工作所以会计人员首先必须具有较高的专业素质认真做好会计基础工作才能充分保证录入信息的合理与准确。另一方面不少单位的电算化人员是由过去的会计、出纳等经过短期培训而来他们在使用微机处理业务的过程中往往很多是除了开机使用财务软件之外对微机的软硬件知识了解甚少一旦微机出现故障或与平常见到的界面不同时就束手无策会计电算化给会计工作增添了新内容从各方面要求会计人员提高自身素质更新知识结构一方面为了参与企业管理要更多地学习经营管理知识另一方面还必须掌握电子计算机的有关知识好的会计基础工作和规范的业务处理程序是实现会计电算化的前提条件所以会计电算化也要求促进会计工作的规范化。会计电算化促进会计工作职能的转变引起会计人员知识结构的变化和会计人员素质的提高。电算化会计使会计工作效率的提高和会计人员劳动强度的降低会计人员有更多的时间参与企业经营管理促进会计工作职能发生转变。从而引起会计人员知识结构的变化和素质的提高。电算化会计下的人员除会计专业人员外还有计算机专业人员。计算机专业人员的主要任务是保证软、硬件设备和整个系统的正常运转使其在会计核算过程中发挥应有的作用。这样才能适应会计电算化工作的客观要求。四、加强会计信息系统的安全与保密 财务上的数据往往是企业的绝对秘密在很大程度上关系着企业的生存与发展。但当前几乎所有的软件系统都在为完善会计功能和适应财务制度大伤脑筋却没有几家软件公司认真研究过数据的保密问题。数据保密性、安全性差。 对于重要的计算机系统应加电磁屏蔽以防止电磁辐射和干扰。制定计算机机房管理规定制定机房防火、防水、防盗、防鼠的措施以及突发事件的应急对策等。 必要的内部控制。在电脑网络环境下某些内部人员的恶意行为及工作人员的无意行为都可能造成会计信息的不安全性因此建立内部控制制度是必要的。第一实行用户权限分级授权管理建立网络环境下的会计信息岗位责任。第二建立健全对病毒、电脑黑客的安全防范措施。第三建立会计信息资料的备份制度对重要的会计信息资料要实行多级备份。 加强数据的保密与保护。在进入系统时加一些诸如用户口令、声音监测、指纹辨认等检测手段和用户权限设置等限制手段另外还可以考虑硬件加密、软件加密或把系统作在芯片上加密等机器保密措施和专门的管理制度如专机专用、专室专用等。 加强磁介质载体档案的管理。为确保档案的真实性和可靠性实行纸质档案和新型载体档案双套保管并逐渐向完全保管新型磁介质载体过渡。 五、做好电算化会计档案管理 为了更有效地做好电算化会计档案管理工作我们必须根据电算化会计档案的特点分别做好会计档案的收集、保存、利用等方面的工作。 1.电算化会计档案的收集 所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内如一个会计年度把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上从而脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。 2.电算化会计档案的管理与保存 由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的根据这些信息载体的物理特性在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份并且每份上要注明形成档案时的时间与操作员姓名存放在两个不同的地点以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。 3.电算化会计档案的利用 即电算化会计档案的调阅。在长期开展会计电算化的过程中随着软件系统的不断升级我们所调阅的会计档案会有下述两种情况:所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致此时只需将你所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅(或数据恢复)功能进行调阅即可。所调阅的会计档案的版本号与前会计电算化系统版本号不一致此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统然后再进行调阅。 会计电算化使财务人员从大量的算账、记账工作中解放出来提高了财务工作的效率。但随着电算化的普及和应用也出现了一系列的问题。比如手工方式下的某些规定已不付存在凭证更改痕迹的检查、某些会计岗位将取消、大量财务数据的检索应用、财务软件无法适应企业多变的体制转变、与报表系统接口、与其他业务部门软件的接口等等。特别是新形势下互联网的应用使得会计电算化的应用又上了一个新的台阶。也给我们对于电算化的应用提出了新的课题。同时我们也应看到会计电算化的的实施不能急功近利这是一个循序渐近的过程有一个广大财务及相关人员适应的过程在电算化的实施过程中不仅仅是财务核算方式的转变更多的是要在这项工作进行摸索及总结。很多企业之所以不成功或是上了之后反响不好都是存在这方面或那方面的问题而这些个问题有些是理论与实际结合之后的必然冲突有些是我们缺乏经验及在软件选择上的失误等原因造成的。 古语云:“凡改革之业最难其利在后愚者弗见知者即或见之而疑虑其成若夫目前之不便则万众所共睹也”。会计电算化不是一步完成的工作。会计电算化的成功应用最终依靠的是实施者艰韧的工作态度与不断钻研的精神无论多理想的软件都有它的缺憾之处需要的是实施者的二次开发与应用。无论什么时候也不能本末倒置忽视人的主导作用这是电算化工作中常被忽视的一个重要问题也是很多影响电算化实施方案取舍的一个重要因素。 小编寄语：会计学是一个细节致命的学科，以前总是觉得只要大概知道意思就可以了，但这样是很难达到学习要求的。因为它是一门技术很强的课程，主要阐述会计核算的基本业务方法。诚然，困难不能否认，但只要有了正确的学习方法和积极的学习态度，最后加上勤奋，那样必然会赢来成功的曙光。天道酬勤嘛！