职务分析范文.doc

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XYZ有限公司工作分析项目报告书

一、公司简介与项目背景
XYZ有限公司是一家中港合资企业。公司是以生产印刷电路板为主要产品的制造型公司，现有员工近400人。
公司领导与负责人力资源管理工作的人员认识到人力资源管理活动的有效性决定着未来公司的发展，决定与XYZ大学人力资源管理研究所合作，由后者承担完成“XYZ有限公司人力资源管理”项目任务，并以工作分析项目作为整体项目的基础性工作而先期进行。工作分析项目从2001年2月份开始，经过前期设计与准备、诊断、实施工作分析访谈、整理合并信息等阶段，历时5个月的时间，为XYZ公司所有岗位建立了工作说明书。

二、项目设立动机与目的
制造型企业较多地采用成本领先的经营战略，即最大程度地降低生产经营过程中的运营成本和管理成本，以谋求在众多竞争者中处于绝对领先或相对领先地位。相应地，制造型企业在人力资源管理政策方面则较多地以明确职责和严格控制为主要导向，这主要表现为部门间的分工界定清晰、以较为明确的工作说明书指导和界定员工的工作内容和绩效标准以及通过严格的绩效考核来控制员工的工作行为与表现。按照舒勒（Schuler）的观点，这种企业战略与人力资源管理战略、政策的内部一致性与协调性将为特定组织带来竞争优势。
在竞争环境日益残酷的时代，企业应该时刻检视和调整自己的战略以适应多变环境的挑战，并且审视内部各项职能政策、实践活动是否与企业的宗旨、战略相融合。人力资源管理政策的制订应该受企业总体战略的指导和约束，同时又对企业总体战略进行有效支撑。
因此，XYZ公司的人力资源管理活动也必须适应成本领先战略的要求。通过工作分析明确员工的工作职责和绩效标准以及为人力资源管理的其他活动提供强有力的支持，这也正是本次项目设立根本动机之所在。
通过前一阶段的诊断分析，我们项目小组发现了存在于公司人力资源管理当中的一些问题，从而更加明确了进行工作分析的动机。归纳起来，这些问题涉及以下几个方面：
（一）人力资源规划方面
人力资源规划是指根据组织战略调整和经营情况对人力资源需求和供给情况进行预测以及相应地进行人力资源管理行动的过程；按照一般的观点，人力资源规划可分为短期规划（也有称短期计划）和长期规划两类。XYZ公司暂时还没有正式的人力资源规划，其短期的人力资源需求与供给计划只是由一线经理人员与人力资源管理经理人员根据经验预测，主观性较强；而且企业缺乏长期的人力资源规划。对于以生产技术和低劳动力成本为竞争优势的传统制造型企业，如果缺乏对人力资源供给和需求方面的准确预测以及长期的关注，势必会造成企业人力资源数量与质量的波动，给企业的严密控制带来冲击，相应地会带来较大的运营成本。所以在人力资源需求和供给方面较为严密的控制和关注应该可以看作是一个组织实现其低成本竞争战略的一种有价值活动，关于这一点，XYZ公司还有待于改进。

（二）人员招募与遴选方面
XYZ公司的员工招募和遴选刚刚建立雏形，其负责此项工作的人员也具有了一定的实践经验。但总体而言，公司还没有真正建立一套科学的招人与选人的体系与方法，其赖以建立的基础还很脆弱。在实践中，人力资源管理专业人员对于空缺岗位的工作内容了解不深，对岗位应该具备的知识、技能、经验以及其他个人特征因素认识也很主观、肤浅，很难以此开发出科学合理的人员遴选方法，也很难与直线经理一起对人员进行选择，难以达成人与岗的相互匹配。

（三）薪酬结构方面
大多数制造型企业都采用岗位工资制作为其整个薪酬体系的基础，而岗位工资的结构与数额的确定很大程度上要依赖工作评价的结果。工作评价是根据一定的薪酬要素标准对组织中岗位的相对价值进行比较与评价的过程，从而明确各岗位间的差异与联系。XYZ公司的薪酬发放虽然采用保密的形式，部分地可以解决员工不公平的问题；但是作为一家发展迅速、管理健全的组织，其薪酬结构应该科学。更何况，公司近几年部门变换、工作更替幅度较大，很多员工的工作内容与先前相比，已经发生了很大变化，公司也没有及时地进行工作分析，所以现行的薪酬结构很难与目前的情况相符合。

（四）绩效考核方面
总体而言，XYZ公司的绩效考核项目主观性较强，与员工工作内容和职责联系不大；员工对考核的项目不甚了解。

（五）员工晋升与调任方面
公司员工不清楚自身在公司的发展方向，不清楚在公司的晋升路径，以及相应晋升岗位所要求的技能、知识与经验，加之企业难以提供相应的培训举措，造成员工在内部晋升和调任上单纯地由管理人员凭主观印象决策，一方面员工很难受到激励，尤其是一些需求层次要求较高的人才；另一方面造成岗位要求与员工能力差异较大，一些岗位无法升任有能力、可担当的优秀人才。

（六）培训与发展方面
公司历来重视员工的培训，从新员工的社会化培训、上岗培训到员工的晋升培训，公司都花大气力去实施。但是由于培训没有根据岗位工作内容的要求来设置和安排相应课程，所以培训后的效果不强，尤其经过培训后对员工行为和组织绩效的改善效果不明显。

（七）工作负荷和工作任务变动方面
公司生产任务多，员工工作时间长，工作负荷相对较大，而且员工的工作任务变动性也较大，管理人员工作的变动性大则更为突出。
根据前期的诊断所发现的问题，不难看出，天津XYZ电路有限公司人力资源管理活动如招募与遴选、薪酬结构、绩效考核、培训与发展、晋升与调用等都缺乏客观的标准依据。这些方面得不到健全，人力资源管理很难对公司竞争优势的建立和公司整体绩效的提升有所贡献。非但如此，随着我国劳动方面法律法规的健全与发展，如果企业的人力资源管理活动缺乏客观的、科学的，尤其是基于工作内容的标准依据，则会给企业带来很大的麻烦和损失（如遭到法律诉讼的可能以及公司信誉的无形损失等）。这一点从国外法律的完善与国外企业近几十年的实践中都已经得到充分的证实。
所以，为了完善公司的各项制度，尤其是人力资源管理制度并使之能够更有效地指导公司的各项人力资源管理活动，公司对岗位的职责必须清楚划分，并规范胜任各岗位所需之知识与技能等因素。所以当务之急是应该着手进行工作分析，对目前员工的工作内容、工作标准以及人员任职资格进行分析和规范，并由此建立一套正式的、较为完整的工作说明书，以此架构公司规范化管理和企业人力资源管理的基础。
概括地讲，本次项目研究的目的如下：
（一）建立一套完整的岗位工作说明书，作为公司制订人力资源供给与需求规划的基础；
（二）建立各岗位明确的任用条件，达到人才使用过程中的适用性与科学性，并对公司人员招募和遴选提供依据；
（三）根据工作说明书中的工作内容、工作条件等因素，进行适当的工作评价，架构公平性与激励性相结合的薪酬体系；
（四）配合公司的职业发展制度，使公司每一位员工都了解他们的角色、定位以及他们未来发展、晋升的路径与条件；
（五）藉由对各岗位工作分析的过程与结果，使下属人员和主管都明确彼此的工作内容和工作绩效标准与组织期望，并依此作为绩效考核所依据的标准，建立绩效考核的基础；
（六）明确胜任各岗位所需要的知识与技能清单，使公司的培训课程的选定与实施更加明确和更具科学性，减少培训过程中的主观性和盲目性；
（七）藉由工作分析对各部门、各岗位的工作内容与职责进行确认和划分，以规范管理，奠定进一步发展的基石。
三、工作分析对于公司人力资源管理的意义

工作分析
人力资源规划
招募
遴选
绩效考核
培训与开发
职业发展
工作评价
确定薪酬结构
安全与保健
定额管理
工作设计与工作再设计

工作分析对于整个人力资源管理活动甚至对整个公司的管理活动的意义非常明显。这主要表现在以下几个方面：
（一）通过工作分析可以使管理者明确目前和将来一段时间的工作量，从而明确人力资源需求的数量以及需要填补的岗位，为人力资源规划提供依据；
（二）企业哪些岗位空缺，需要招聘什么人，招聘多少人等信息都依赖于工作分析的过程与结果，即工作说明书中的要求；
（三）如何开发有效的、合法的测试和面试，才能从大量后选者当中遴选出最适合岗位要求的人。通过工作分析所得到的人员任职资格，即胜任岗位的人应该具备的知识、能力、经验等都可以作为开发人员遴选方法的标准；
（四）员工工作表现如何只能根据工作内容标准来考核，通过工作分析能够得到员工履行每一项工作的期望标准，这样建立的考核标准才称得上科学和合法；
（五）哪些人需要培训？培训什么？如何培训？通过工作分析得到各岗位胜任所需要的知识与技能，岗位任职者的能力与岗位要求有大的差异，就不会带来高的绩效，这些人需要培训以提高技能；
（六）根据工作分析得到各岗位在工作任务繁简、承担责任大小、岗位要求人员资格高低等信息的差异，可以做出科学的工作评价，从而明确各岗位对组织的相对价值，为岗位工资的建立奠定基础；
（七）工作说明书明确了特定工作岗位的上级岗位和下级岗位以及同级岗位的关系，为员工明确了晋升和发展的路径以及相依相应资格条件，有力地促进了职业发展在激励员工方面所发挥的作用；
（八）通过工作分析，还能够发现一些妨碍工作效率进一步提高的因素（技术的或管理的），并通过组织对工作进行再设计，使工作内容更加丰富化，提高员工工作的满意度；
（九）有时，通过细致的工作分析还可以得到员工工作数量和工作定额方面的信息，为组织的定岗定员提供依据；
（十）通过工作分析得到的员工工作所处于的一些特殊工作环境如高温、高噪音等因素，可以为组织提供特定岗位员工津贴或劳动与安全保护措施提供依据和支持；
从上述分析可以看出，工作分析作为人力资源管理活动的基础名副其实。当然，组织的每一次工作分析应该遵循或服务于特定的一些目标，我们不能要求通过一次工作分析就可以得到所有的、透彻的工作方面的信息，并达成上述所有的目的。这是不可能的，也是不科学的。

四、本项目的研究过程与方法
项目伊始，我们制定了本次工作分析项目的计划，如下图所示：
明确工作分析的目的
确定分析岗位数量
组建工作分析小组
收集相关背景资料
确定工作分析方法
实施访谈收集信息
整理信息撰写初稿
反馈信息给主管与员工确定与审核
合并信息撰写终稿
提交工作说明书

（一）首先，我们与公司领导多次沟通，并在前期诊断的基础上，明确了本次工作分析的目的（如前所述）；简单地讲，就是通过工作分析制定工作说明书，以此架构公司人力资源管理体系，实现公司的规范化和科学化管理；其次，初步确定了要收集的工作信息类型以及工作说明书的框架及内容；
（二）本次工作分析的范围涉及整个公司内全部工作岗位，对于一些由多人承担的相同或相似工作，则由公司人力资源管理部门负责人与相关直线经理共同确定员工代表作为工作分析的样本；我方根据本项目的目标和任务，相应组建了由教授带头的工作分析小组，全面负责XYZ公司工作分析工作；
（三）收集公司组织结构图、岗位设置原则、工艺结构图、IS9000相关文件及原先的职责规范，以熟悉组织与岗位的基本情况，并作为这次研究的基础；
（四）在收集信息方法上，我们选择了以访谈法为主，以观察法为辅的工作分析技术。这主要基于以下几点考虑：
1、研究表明，要全面地了解员工的工作内容以及任职资格等信息来制定工作说明书，访谈法是最适合的；
2、通过访谈法这种人性化、亲切的方式，能够拉近访谈者与员工的关系，使收集的信息更加真实，同时也能够探测到员工心理等深层次的想法；
3、通过观察法观察和体验一下员工工作的内容和工作条件，能够部分证实或修正从员工那里获得的信息；
（五）在具体收集信息之前，我们组建了由本专业或相关专业研究生组成的访谈小组，开发了访谈提纲，并对访谈员进行了培训，以利于访谈的顺利进行，继而对各岗位人员及样本代表实施访谈，收集工作信息；
（六）经过近四个月的访谈，我们将各岗位的工作信息进行初步整理，撰写出工作说明书的初稿；并反馈给员工以及他们的直接上司来确认和审核；在这一阶段，我们还对公司相关主管人员进行了培训，以便于他们了解工作分析的意义以及如何修正工作信息；
（七）合并反馈的信息，撰写工作说明书的终稿；
（八）提交工作说明书并应用。

五、结论与建议
总体而言，本次工作分析得到的工作说明书属于一种通用型工作说明书，即它从整体上描述了特定工作岗位的性质与特点，为全部人力资源管理提供基础；从划分类型上，还有一种工作说明书，称为系统型工作说明书，这种说明书侧重于服务特定的人力资源管理活动，如培训、绩效评价或工作评价。前一种工作说明书所包含的信息比后一种更广博，但后一种工作说明书涉及的工作信息更加深入而且所服务的目标更特定。
工作说明书建立后，仍然需要注意以下几个问题：
（一）工作说明书并不是一成不变的，其工作内容、责任、权限以及任职资格等内容均可能因为内外环境改变而需要加以修改。因此，应该建立工作说明书内容的监控系统，对工作说明书适时调整，这样才能起到参考和运用的价值，否则只是一堆历史的资料而已。一般来讲，这些内外影响的因素主要有：
n 技术因素。即工作所采用的技术、使用的设备或主要工具等发生较大变化，对工作内容产生较大影响；
n 组织因素。组织出于战略的考虑，对组织结构、部门设置以及岗位安排进行调整，或发生企业兼并、收购等行为，对工作内容以及工作分工产生影响；
（二）工作说明书只是作为人力资源管理其他方案建立与完善的基础，公司应该在工作分析与工作说明书的基础上，持续进行相关方案的改善，才能达成最大的效果；
（三）很多因素会对已经建立的工作说明书体系造成影响，这需要公司各部门之间密切配合，通力合作，共同监控工作说明书的运行情况。

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