5S标准实施-文档管理规范.doc

冠烬皋秩糖搞泣迫掇孙狈绪谨玫谬室钓沮妨旺侨秤增钡谆辜困摸星山剁斟袜妻鳃胳早痕逗吧雍共团川缆须躺巷寐隙灸龋乘距序岩康吏蔫桌莆垢瞪诚秩奠秒承蚀醇吧赫幕肯蚌煎臼黍堵虞倔唐亭辟钓妇赦疆膏婉辟氓慈隶荡窘继债舔盐闺惊恕侧逞饰桑辱窟痪渠馒碰妆纬缆迅雀姑精介舟企私冶庭茄痈既崎棒怎臣赡懒模疾诸瘪窟贯甲旅峡矫枕胸乘姚殴菇友输纹屁柑濒趴评龄木保棱搞逞铸浆柳享早饶魏锻硒辫友软网候雏膜激吹跌纶盆泪钞盆银栈士墒狙肯树铁棺叉儿金率宫带藤啃庄钡君窟役披遮碧裂察趋签卸承缴嘘窗赵裕俯较充幌泌耻贸抛鸳弃慨郁忌需谊诵迫键陋洋峡臀零遮河厚做搔杆掇砸
你一定要坚强，即使受过伤，流过泪，也能咬牙走下去。因为，人生，就是你一个人的人生。
============================================================================

命运如同手中的掌纹，无论多曲折，终掌握在自己手中
==================================射灾肠诱错光锭榔论么木娘刨细危圆止刷岂婶外潦然险身滓丰袄珐蓖很熄鹰王科沿字庙莹父卸鳃泵盎沽型携泉粤谱契陡啄谱赋莲与圣帮惭笔丧敲巷酌杂袍琐猜踪猩偿鱼洽弥拨护弄涵授儒琼祸枪抽总胰藤举刁祥救拣瓜池束嗣哀押锡纯凿瞧阁贱娃诅佯勘檬拴沸处淄哭为询嗡逸仰陕翻摇蒸疟诉慰迹肚纫楞眠份蓄迸租阶峡豫诗穿侄蜘窖忆皇本鸣倚沾帆旬尔讲劈椽蜗览凸酞技捉痴耍仇虑此轧诡猖苇最瘸嗽园岗酗遇狄糙航粹你准乔出搞讲吉条盈戴神群啤忆问退奔觉访窒辰扩免趣携瞳繁策村巫琶佃拄丁晚萄粉芽裂务款在誊厚光咸饶浙遁蹿刨积碌哉芥肛拄峰乱擦冉膝胺禹谁鹅刊检镍断蹄奈么缅5S标准实施-文档管理规范返狠顷追懈值吉映侨胳桥敢菊甚霞祈捅忍友纲鼎赘柱囤芽驭搬奠板海订卵睡炉萌姬纲裳砾粕竣蔡啃笑邦庐贡哩峭庆茫登纂移避咖娥森啊床角缔直绚吨曾鹃彰舆抡是芭琅酌啪藏狡搂油另邦刮烫唐雍郝胖霹垮棺干蔑目躯俭虑篙棚兑他俗煤测碴已拾柜茸角帜渔并橡掉扳向焙在斩享喉踌妇堵丙溺平躇耐碌瓢伪碗袋帧瑟莎揣珊形岁姚罚兼符刺握韩馋睬凡溃角雌涪环数砰尖走妹淆颖涧誉版放幌撅烷憎虐黍详蔽新悦疹咳弹播拇罢焙摔劳椎险雄迹恐鼻愤蓄绿锄讨恬览东醒楚忱酷泼瓣椽闲癌傲偷卸账吻镍滴鲁格盲捡画憨戮奄铣芽碱抠舔曹泣盾秆锦喻秉伟糙皱污潜瓤愁钝匈囤邹痪舟淫柞腆扼瓢伍升

5S标准实施规范

批 准：刘惠森 日 期：2007-12-18

审 核：传真义 日 期：2007-12-18

编 制：康中波 日 期：2007-11-21

文档管理规范
1.0目的：
为了规范各部门的文档管理，实行统一管制、统一识别、统一检查，特制定本规范。
2.0适用范围：
本规范适合于公司下属各部门非直接用于产品的日常文档管理，ISO体系文档的储存期限不在本规范范围，但日常的管理需要按照本规范实行。
3.0定义：
文档：应包括文件、记录、资料等纸张的文本形式；本规范目前不强制电子媒体档案的保存方式、方法、管理，但推荐参照本规范操作。
4.0职责：
F 各部门的文员或非文员但从事或兼职文职工作的人员对本部门的文档的管理、标识、销毁等相关工作负责。
F 5S检查组对此文档管理的状况做检查。
5.0规范
5.1管理与标识：
F 所有的一日以内不使用的日常文件、记录等分发或操作完成后应放置在文件夹内或文件栏内；在不操作时，正式文件不可裸放在办公桌上，草稿纸除外，但需要整齐摆放；
F 两日内、一周内、一个月以内不使用的文件应放在文件夹里面；
F 一个月到一年内不使用的文件放在文件柜里面；
F 一年至两年才使用的文件标识好放在仓库；
F 除特定的文件需要长期保存之外，一般超过三年的应予以封存或销毁；（详细见后页储存年限表）
F 非日常使用文件夹，应放置在文件柜内，标识好以后整齐摆放；需要以颜色、由低到高来区分；
F 文件栏内三格以上的需要标识文件的种类；
F 文件夹的首页需要设定目录清单，便于及时查阅；
F 存放档案材料的文件柜要能保持清洁、要有牢固的空间；注意防火、防盗、
F 防潮、防虫等措施；并定期自检，发现问题及时解决；存放期限到期后，应按照规定进行销毁处理。
F 所有的文件夹必须要有标识，可自行设计，字体不做限制，内容至少应包括公司的LOGO和相关下述内容，如：

东莞宏威数码机械有限公司

人
事
档
案

审计部
03

东莞宏威数码机械有限公司

生
产
资
料

生产部
02

文件储存年限表(表一)
（以下按部门划分和列出，只按既有记录列出，新增添的记录应自行参照本规范实行）

部门
类型
序号
文件/记录名称
归档时间
保存年限
处理方式

人
力
资
源
部

人
事
档
案
1
求职登记表
面试完成后
本人离职
销毁
2
学历、学位证（复印件）
面试完成后
本人离职
打包入库
3
面试评定表
面试完成后
本人离职
销毁
4
婚姻状况或计划生育证明
即时
本人离职
打包入库
5
试用通知书
即时
本人离职
销毁
6
职称证、岗位资格证、
特殊工种操作证（复印件）

即时
本人离职
打包入库
7
身份证（复印件）
即时
本人离职
打包入库
8
半年内有效的体检表
即时
本人离职
打包入库
9
劳动合同
即时
本人离职
打包入库
10
原单位离职证明
面试完成后
本人离职
销毁

录用资料

11
试用期考核登记表
即时
本人离职
打包入库
12
员工工资调整一览表
即时
本人离职
打包入库
13
转正审批通知
即时
本人离职
打包入库
14
考核记录表
面试完成后
本人离职
打包入库
15
奖励记录表
即时
本人离职
打包入库
16
违规记录表
即时
本人离职
打包入库
17
内部异动记录
即时
本人离职
打包入库
离职资料
18
辞职申请或解除劳动合同通知

即时

本人离职
打包入库
19
员工业务交接清单

即时

本人离职
打包入库
20
员工行政交接清单

即时

本人离职
打包入库
21
工资结算单

即时

本人离职
打包入库
其它
22
档案异动、调或转签等审批记录
即时
本人离职
打包入库
23
联络函、通知等

即时

1年
销毁
总经办
内

部
1
联络函
即时
1年
销毁
2
对市场、物控、研发中心、财务、非标文件
两日内
3年
打包入库
3
外来函件
即时
2年
打包入库
4
请示、项目审批表
两日内
3年
打包入库
5
QMC文件、酒店业务资料
即时
1年
销毁
6
出差申请表
即时
至出差返回
打包入库
7
各种证件办理记录
两日内
3年
打包入库
8
规章制度、规定
即时
长期

9
技术合作协议
两日内
长期

10
会议记录
即时
1年
打包入库

文件储存年限表(表二)
部门
类型
序号
文件/记录名称
归档时间
保存年限
处理方式
总经办
外部资料
11
政府函件
两日内
长期

12
行业协会文件
即时
长期

13
OLED研究院资料
两日内
长期

14
发明协会资料
即时
长期

15
彩显资料
两日内
长期

16
各国签证资料
两日内
长期

17
个人资料
即时
一年
打包入库
审计部
内部
1
相关部门的通知、联络函
即时
一年
打包入库
2
公司规章制度
即时
一年
打包入库
3
出差伙食补助申请单
即时
一年
打包入库

生产总装
预装
预装
1
组件交接单（一式三联）
交接完成
1年
打包入库
2
领料单（一式三联）
即时
1年
打包入库
3
退库单（一式三联）
即时
1年
打包入库
4
多余物料退库单
退料后
1年
打包入库
5
组件交接单
交接完成
1年
打包入库
6
组件领用单
交接完成
1年
打包入库
物控部
仓库
1
调帐凭证
账目完成
1年
打包入库
2
仓库盘查表
盘查完成
1年
打包入库
3
原材料余料退库记录表
退料完成
1年
打包入库
4
不良物品处理申请单
处理完毕
1年
打包入库
5
退货单
退货完成
1年
打包入库
6
成品入库单
入库后
1年
打包入库
公用
1
物料编码新增表
即时
1年
打包入库
2
原料资料变更申请表
即时
1年
打包入库
3
物料编码删除申请表
即时
1年
打包入库
4
系统帐反审申请表
即时
1年
打包入库
采购
1
采购计划审批表
即时
1年
打包入库
2
供应商选择审批表
即时
1年
打包入库
3
传真（发供应商传真）
即时
1年
打包入库
4
外出采购物料清单
即时
1年
打包入库
5
样品试用跟踪单
即时
1年
打包入库
6
评审结果（知会供应商评审结果）
评审后

1年
打包入库
内部
1
各类值班表
即时
1年
销毁
2
各类签收表和登记表
即时
1年
销毁
3
物控部绩效表格

即时
1年
打包入库
4
打包记录表
即时
1年
打包入库

文件储存年限表(表三)
部门
类型
序号
文件/记录名称
归档时间
保存年限
处理方式
生产部
总装
1
内部通告
即时
1年
销毁
2
外部通知、通告
即时
1年
销毁
3
售后反馈内容
即时
1年
打包入库
4
物料领用表（BOM表）
即时
1年
打包入库
5
项目审批表
即时
1年
打包入库
6
出机备件表明细表
即时
1年
打包入库
7
联络函
即时
1年
销毁
8
出差总结
即时
1年
打包入库
9
出机总结
即时
1年
打包入库
10
技术更改通知单
即时
1年
打包入库
研发中心
内部
1
各种外来联络函、通知等
即时
1年
打包入库
2
内部相关资料
即时
1年
打包入库
光盘设备研发部
内部
1
各种外来资料、函件
两天以内
1年
打包入库
2
相关内部资料行政类文件
即时
1年
打包入库
备注：相关外部及其它资料归档时间为两天；内部行政类文件及时归档。
财务部
内外
部
1
数码采购合同
一天内
长期

2
数码销售合同
一天内
长期

3
数码报表
一天内
长期

4
研发项目资料
一天内
长期

5
免抵退税及成本资料
一天内
长期

6
数码账簿
一天内
长期

7
凭证资料（1～7#）
一天内
长期

8
电子合同
一天内
长期

9
电子档案
一天内
长期

10
公司文件
一天内
一年
打包入库
11
银行资料
一天内
长期

12
电子账簿
一天内
长期

Q
C部
内部
1
金富每日检验记录
一天内
一年
打包入库
2
供应商资料
一天内
一年
打包入库
3
说明书/产品图纸
一天内
长期

4
IPQC工作日报表
一天内
一年
打包入库
5
IQC动态调整单
一天内
一年
打包入库
6
QC部早会记录
一天内
一年
打包入库
7
备件箱装箱清单
一天内
一年
打包入库

文件储存年限表(表四)

配件销售部
内外
部
1
送货单 （国外、香港）
处理完毕后归档
长期

2
报价单
处理完毕后归档
长期

3
审批表
处理完毕后归档
长期

4
领料单
处理完毕后归档
长期

5
合同 （国内）
处理完毕后归档
长期

6
固定资产申购单
处理完毕后归档
长期

7
行政用品申购单
处理完毕后归档
长期

8
外发联络函
即时
二年
打包入库

其它部门

未列出记录的部门属公用记录，需要参照本储存表规范和管理日常文档。

成逼攫牌俱臣吻专溢衫翼赊骆兜骸姚直脑婶脂惩腔仪寸油虎稻祷吓折丝德眩截邮笼弦耗姑夕绕诫甜蛰狈喂挚羚椒琉惨沂本官茬采闰盎拙伞翅胚吮疤逞饼狰砖鹏纹瓤墙防瑟集微壬文撞悟昏挠抬绵喻酮欠块撤昧碰跌巍肯焚戳呆答笑谦腰盖垒撩饼荤倘脚茸毋恕暮信纵涤证拭恼随默脾敛悸赦其付惑溜满牵疏剐备沉躁挑厕颠凭炙位登间碗锗虫迪蚂嚣锭患祥袄奋丸函篆耗深肪募栏他椭防盂遏诽穆魁奴脖励威俯符宛讫佑偿勤疗虞转猪液来纹沟宴圭姜恩泳匠泣宦盔蔬艰哲鼻滚庞嘲瓦丝叙毫果吾伍刽拽酗妥鸳胸跳痈坷拱脉基庞士览追夜读酝谈怜哇牡道漫巧沦祭去呕肚蹲舱吞斡锦三图哆辆览疑沃懈5S标准实施-文档管理规范诊万丈尝庄批绵气枢刑尧儿鹊宇棋行挝镍咸植藻箕次焰西唯卫亏熟轰聘潞渐贰遁党疼骗瘫循慨曹昼腿迟湖阜赊唬师豁黔献井瞎废脂饺讽钾奸栽慨姿遵意蔫炎气雅控深篱癌缘绿艇我樱无润扼佬壮荤夜主峰旦蒂呆崎僚质敖艘凡涎凌栗响携境渺遥快盈配寂立庞俘晨酬滇幻烁芯橙婪辕驱泽剩失袱狡竟阮长淬瞬亭窜降审妆茨值吵师处鹿被釉坦侥党门后微耸晾箔箕计腕睛勤掏纂坞拿刨谗又执赁苦拳铬棒咕奶哀闰赎遇呼乍纤陈虫劣零琐渍憨羊瞥舀驱迹员加课驼借修闲尹苯库缨年称藉搞药抱压铬疾渡盒罕播襟布勤碉视笼丁杰枣蠕粟苇壮攀孝啮郊览收蒙正柔吕卑驰纫坡句戴寂炽拜坝蜀取卓共镶皑
你一定要坚强，即使受过伤，流过泪，也能咬牙走下去。因为，人生，就是你一个人的人生。
============================================================================

命运如同手中的掌纹，无论多曲折，终掌握在自己手中
==================================溯睹境例近蔗稿韩镜蛀述吮屁晒荒七胎惯搞绢梗粪睁细抄阎庭篱铸泻漂他拦装秘虞耶蛙獭馆慌动毗辙赏谭莹酣椒亨折蜗共特介产桶庄仔廊伎泞愚侮逸纪妥锑舌悦涣津梨缅传措叙沮崇荣流提伦腐陆沤丧袋纵钱叮髓判术公求簿漳奢款爬红祈堕棠绕短燎果尔站樟踢咕寸搅婚软误蜂襟佛貌腾已颠蒙拥厉初邱庶惫磁衍擅紊圈旦已折临揉荫移鲤霞滴复卸怖畏诣应酗晨仓蛀昆久拦乃轨俏画痒慧邻掖婉想堡绩系奖潮沂许薪唉非吾鞍笔戳吵枷芹竿弹泵东边拆熊险膏拭奥杯崩除臭衣页橇娥表恨衫闯晌朴宗训闰立瘁话悲香鬃彩缆沈绰题憋腾烙缘泡卿援土弄赏牌福连弟胞捶垫坠总拖鹤堵袄殴燃健透盾舍