精细化工作标准流程-有效发挥办公室职能作用.doc

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精细化工作标准流程，有效发挥职能作用

办公室是公司的基本管理单位，直接为公司领导和各部室服务，同时也承担对外公关接待服务职能，其职能主要体现为参谋助手、协调综合、审核把关、运转保障和督促检查等五个方面。其工作特点大致可以概括原则性强、服务性强、突发性强、内容繁琐。办公室承担的职能、工作内容的繁琐性和工作性质的服务性决定必须进行科学化精细化管理，这是提高办公室管理工作整体效率的必由之路，办公室工作精细化管理当从工作流程、岗位职责、绩效考核、规章制度、保障手段和人员素质等方面着手，运用科学理论和方法指导和推动工作实践。
一、指导思想
以科学发展观为指导，按照“重在持续、重在提升、重在统筹”的要求，以“精心办文、悉心办会、细心办事、热心待人”为重点实施精细化管理。充分发挥办公室当参谋、抓协调、督落实、办实事的工作职能，把“精、准、细、严”的要求落实到各个工作流程、各个岗位的职责要求和每个员工的行为规范，实现工作到岗、责任到人，为促进公司发展发挥好参谋助手作用。
二、工作目标
围绕三个服务，即“服务领导、服务部室、服务员工”，通过实施精细化管理，培育“高效廉洁、求真务实”的工作作风，把各项工作程序化、精细化、规范化，努力实现“思想有明显提高、作风有明显转变、纪律有明显增强、工作有明显突破、形象有明显改善”的目标。
（一）办文办会规范严谨
按照有关规定，切实做好公司和办公室的各类会议和活动的承办工作。主要包括提出会议方案、会议主题、会议讲话、会议文件等相关材料，落实参会人员、车辆安排、食宿安排、会议物资、安全保卫等相关工作，做好会场布置、会中服务、讲话整理、会议纪要、会议确定的工作任务和会议精神的督查落实等工作。
责任人：行政秘书 接待秘书
（二）调查研究广泛深入
紧紧围绕上级有关会议精神和文件要求，充分发挥办公室的职能作用，切实加强调查研究，为领导决策提供全面准确的信息和切实可行的意见建议，做到参谋不掺和、到位不越位，力争办公室服务水平有大的提高。
责任人：办公室主任 副主任
（三）督导检查有力有效
1．紧贴公司各项工作部署开展督查。对领导决策事项进行专项督查；对工作中存在的突出问题，特别是部室和员工反映强烈的热点、难点问题，组织专门力量跟踪督查；对目标任务完成情况及时督查、定期向公司领导上报目标任务进度情况。
2．公司工作部署的开展情况、办公室领导交办事项的办理情况、工作动态和重大问题等信息反馈要做到及时、全面、准确。
3．充分发挥公司办公室承上启下、协调左右的优势，积极运用明察暗访、回访核查等形式提高督查工作实效，做到事事有着落、件件有回音。
责任人：督查专工
（四）文秘工作精益求精
1．在起草公司公文和领导讲话材料、修改部门起草的公文等文稿过程中，要严把政策关、数据关、文字关、格式关、校对关。
2.加强公文审签传递管理，实行统一进口、内部送签、统一出口的工作流程。以公司名义发文，先由各部门起草初稿，然后呈送部室负责人审查是否发文，确需发文的签署审核意见转文牍秘书审核后，呈送对口领导审签，审签后转文书处理，形成公文后，统一内部下发或上传。
3.严格按照有关规定，切实做好来文分类登记、传递等工作，努力提高公文运转时效。来文统一由文书按有关规定处理，并按领导阅批意见及时办理。文电传递要登记时间和接收人员，切实提高传递效率。
4.在规定时限内妥善处理文件、材料的起草、督办、送审、印发等相关工作。
5.加强各类档案的分类、登记、管理、立卷、归档等工作，确保档案查阅方便和安全。
6.按照有关规定和要求，牢固树立保密意识，切实做好保密工作。加强印章管理，确保印章安全。
责任人：文牍秘书，文书。
（五）值班接待周密细致
1．严格按照值班制度进行值班。进一步提高对重大突发事件的快速反应能力，在第一时间迅速报送事件发生情况，并密切跟踪事态的发展，及时报送处置措施、处置结果等情况。严格责任追究制度，对迟报、漏报、瞒报重大信息的，要追究有关人员的责任。
2．接待活动要按照“文明周到、精细管理、丰俭适度”的原则，统一制定包括来客住宿房间、陪同领导、日程安排、用餐地点等为主要内容的接待方案、服务指南，对落实人员、迎送礼节、礼品赠送、参观考察、新闻报道等每一环节都要进行精细化、规范化，提升接待水平。
责任人：行政秘书 接待秘书
（六）后勤保障安全周密
1．公司办公室小车班所辖车辆实行统一管理，实行定点维修、保养；严格执行出车登记制度和车辆下班入库制度。
2．严格车辆调度制度，要保障及时出车、主动参与值班，禁止公车私用。
3．及时做好公车的维护、保养，保证车况运行良好；驾驶员身体状况保持良好，出车期间严禁饮酒、严禁疲劳驾驶，确保行驶安全。
4．严格实行油耗和里程登记，提倡节油节能。
5．切实抓好公司办公楼的安全保卫工作，严格执行值班制度。
6．强化办公楼的清洁卫生管理，实行楼内卫生区域包干制度；禁止在楼内喧哗，提倡文明办公。
7．加强办公楼各类设施管理和维护，节约用水用电。
责任人：综合班班长
三、时间要求
1、梳理制度标准——4月30日前完成
2、精细化工作流程——5月31日前完成
3、部室内部工作总结会评——6月30日前完成
4、征求汇总各部室意见——7月31日前完成
5、根据意见反馈整改，进一步优化工作流程 提高管理效率——本年底前完成
四、保障措施
（一）健全规章制度。健全完善办公室工作的岗责体系，制定详细的工作职能、办事规程、岗位职责和考评办法，形成具体的岗位细则，使各个岗位的工作人员都能够严格按照管理标准和工作规范，优质高效地完成本职工作，形成“人人争当先进、个个争创一流、事事优质服务”的良好局面。
（二）加强综合协调。强化沟通与协作，形成上下左右内外一盘棋。对外，要主动加强与市政府办公室、市有关部门的协调、联系与沟通，理顺方方面面的关系，合力推进工作。对内，要按照“快节奏、大容量、高质量”的总体工作要求，保持与时俱进、奋发有为的精神状态，牢固树立“顾大局，识大体”的思想，加强团结，密切协作，在工作中既分工负责，又通力合作，相互补台，相互体谅，营造和谐、干事的良好氛围，确保各项工作协调、有序开展；要注重行为规范，时刻维护公司及公司办公室集体的形象和荣誉。
（三）提高个人素养。办公室工作人员要自觉加强政治学习和业务学习，努力提高综合素质。自觉地在思想上、行动上与党中央保持高度一致，与公司保持高度一致，不该说的不说，不该问的不问，决不能不负责任地乱议论；要始终保持良好的精神状态，工作雷厉风行，对上级安排的工作，要高质量地完成；对份内的工作要高效率地完成，对领导交办的其他工作要高标准地完成；要把握好角色定位，主动当好配角，做好幕后工作，勇于付出，甘于奉献，善于团结同志共同做好工作，切实做到“特别能吃苦、特别能战斗、特别能奉献、特别能忍耐”。
（四）建立办公室各项工作的活动台账。详细记录每个月的工作业绩，不定期通报工作情况，开展专题督查活动，根据日常工作情况作为评先的重要内容。
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