灯具批发公司制度及职能.doc

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各部门职能说明书
总经办职能说明书
部门名称
总经办
直接上级
无
直接下级
工程部、财务部、行政部
职位设置
总经理 行政总监
主要职责
总经理
1、公司发展方向的调整、变更公司政策、决定公司重大人事变动。
2、接收并向公司内部相应人员传递有关TCL总公司的价格调整、优惠活动信息、政策变动。
3、新市场或重大工程的开发和跟进，重大客户的维护。
4、跟进各个业务员的工程项目进度情况。
5、确保公司每期销售额的定期完成和制定年度销售额执行计划。
行政总监
1、公司发展方向的调整、变更公司政策、决定公司重大人事变动。
2、新市场或重大工程的开发和跟进，重大客户的维护。
3、定期听取行政部的工作汇报，并作出相关的处理和向行政部相应的工作安排。

行政部职能说明书
部门名称
行政部
直接上级
总经办
直接下级
商务部、物流部
职位设置
办公室主任
主要职责
1、领导办公室工作，落实总经理指示，督促检查经营目标的完成。
2、组织安排好公司的各类会议及各种活动。
3、草拟公司文件、合同以及规章制度，处理来往公文。
4、协调公司各部门关系，上传下达、下传上达，促进公司高效运转。
5、加强员工日常管理和考核工作，不断提高管理水平。
6、挺高公司员工的凝聚力。关心员工的思想、学习、生活，帮助员工解决实际困难。
7、做好公司人员招聘、人事管理以及劳动合同管理工作。
8、负责公司各部门办公用品的领用和分发工作。

财务部职能说明书
部门名称
财务部
直接上级
总经办
直接下级
无
职位设置
会计 出纳
主要职责
会计
1、 及时并正确处理每日单据。设置和登记总帐和各明细账，并编制各类报表。
2、 妥善保管会计凭证、会计账簿、财务会计报表和其他会计资料，负责会计档案的整理和移交。
3、 及时清理往来款项，协助工程部和渠道部定期做好财产清查和核对工作，做到账实相符。
4、 按总经办要求向其汇报相应的往来账明细、资产管理明细。
5、 管理和维护公司业务处理系统（管家婆），合理设置各业务得权限。
出纳
1、 负责资金管理、调度。编制月、季、年度财务情况说明书，向公司领导报告公司经营情况。
2、 严格票据管理，保管和使用空白发票，收据要合规范。
3、 负责销售统计、复核工作，每月负责编制销售应收款报表，并督促销售部及时催交货款。
4、 负责银行财务管理，负责支票等有关结算凭证的购买、领用及保管，办理银行收付业务。
5、 负责编制银行收付凭证、现金收付凭证，登记银行存款及现金日记账，月末与银行对账单和对银行存款余额，并编制余额调节表。
6、 管理公司内部人员备用金及借款等相关事宜。

商务部职能说明书
部门名称
商务部
直接上级
行政部
直接下级
无
职位设置
商务主管
主要职责
1、 及时处理日常业务，正确与客户沟通，有效与物流部协作，共同完成客户的订货需求。
2、 正确将外部接收的信息传达给有关人员。
3、 有效与业务员接洽协调，并将信息传达给物流部配合其完成送货任务。
4、 及时将客户的要求传达给相应的人员处理（货运部、检验报告）。
5、 管理商品库存数量，注意常规商品库存不足问题，并按相关规定及时解决。
6、 负责货款的跟进，及时将欠款情况通知相应的业务员进行处理。
7、 按照相关规定给客户报价、正确处理客户询价要求。
8、 对需要进行调货的商品按照相关要求进行处理。

物流部职能说明书
部门名称
物流部
直接上级
行政部
直接下级
无
职位设置
物流主管 库存专员
主要职责
物流主管
1、 负责公司物资仓储的全面管理。
2、 负责物流部物资的入库、出库、保管保养，仓储过程的安全管理等。
3、 及时准确地按商务部传达的销售单备货并视相应情况进行发送货。
4、 配合商务部的调货要求，及时处理调货情况。
5、 发货准时，收获及时。
6、 做好仓储的库存数量记录。
库存专员
1、 负责库房的商品数量管理，定期对库存数量进行盘存，并将盘存信息及时汇报给相关人员，以保证帐实相符，做到准确无误。
2、 处理渠道和工程退货与售后的商品，并按相关规定向商务部汇报退货或售后信息，以便及时处理。

渠道部职能说明书
部门名称
渠道部
直接上级
总经办
直接下级
无
职位设置
渠道经理
主要职责
渠道经理
1、 参与制定渠道开发、选择、管理总体方案，并在批准后实施。
2、 新渠道开发，并审查渠道合作者的资格。寻找并管理渠道合作者，完成渠道销售目标。
3、 渠道合作者的联络、考评、筛选、淘汰和更新工作。
4、 负责对渠道合作者提供持续支持，执行渠道合作者的培训、售前协助、售后客户服务和技术支持等。
5、 负责各个经销售的货款结算工作，及时跟进货款的催收进度。
6、 及时跟进各个经销商的售货情况作出策略调整。维护与各个分销商的关系。

销售部职能说明书
部门名称
销售部
直接上级
总经办
直接下级
无
职位设置
销售经理
主要职责
销售经理
1、 学习与掌握相关技术知识与产品知识，培养敏锐的市场捕捉和判别能力。
2、 掌握客户需求，主动开拓，完成上级下达的任务指标。
3、 稳固老客户，发掘新客户，建立和维护良好的客户关系。
4、 评估、预测和控制销售成本，促使销售利润最大化。
5、 积极与相关部门沟通协调，促使销售过程最优化。
6、 负责各个工程项目的货款结算工作，及时跟进货款的催收进度

订单计划——商务部、总经办
下订单——商务部、总经办
总部发货
收货、入库——物流部
货物入账——财务部
接单、开单——商务部
备货——物流部
送发货——物流部
调货——物流部、商务部
应收款——渠道部、工程部、财务部、总经办
单据核算——财务部
现款
发票——财务部
退货——物流部

各部门业务流程操作说明
一、 订单计划
公司定期向TCL总公司订货，订单需求原则上是商务部根据实际情况和库存需要提出计划，再交总经办审核，也可由总经办自己提出需求计划。其他部门有订货计划则交由商务部处理。
二、 下订单
商务部和总经办根据订单计划通过TCL专网下单，其他部门则无权下单。其中开关订单由商务部门和总经办处理，照明订单由商务部和照明办处理。完成后的订单计划内容必须统一交由商务部保存，再由商务部复制一份交由物流部以备随时监控到货情况和安排接货。
三、 收货入库
物流部接到货信息后，物流主管安排人员及时将货物运至仓库正确堆放，并将到货清单及时交给财务部会计入账。
四、 货物入账
财务部会计接到物流部到货清单后必须及时准确入账，以便商务部开单。
五、 接单、开单
商务部接到客户和业务员的订单后，核对要货信息，通过系统准确将待发货物订单打印出来。
六、 备货（调货）
物流部接到要货订单后，核对库房现有存货数量准备货物，若遇库存不足情况，通知商务部调货或作其他处理，再根据商务部调货情况物流部合理安排送货。
七、 送发货
物流部将准备好的待发货物按照不同形式送发货。对于发货形式，物流部将货物交与送货师傅到货运部发货；对于送货形式，物流部根据客户要求将货物送到目的地；对于客户自提形式，原则上客户在商务部得到签字确认后的销售单去库房提货（无商务部负责人签字的提货单视为无效），紧急情况下则由商务部将单子传给物流部后由物流部将货送到112门市。送货和自提情况必须有客户签字，否则责任由物流部承担。
八、 结算方式
物流部完成货运周期后涉及款项计算问题。客户现金结算时，物流部应将现金和库户签字的回单暂时代收，次日分别将现金和回单交与出纳和财务入账；客户签字挂账结算时，物流部应将客户签字的销售单代为保管，次日交与财务部会计入账。
九、 单据核算
财务部应及时将物流部提交上来的销售单（有客户签字）为凭证和现金作入账处理。直接交上来的现金，出纳收取后开具收据给会计入账；直接交上来的回单则由财务部凭证入账。
十、 工程款结算（发票）
对于工程款结算，在供货完成后，业务员根据对方的需要让财务部出纳开具发票，并让会计出具应收账款明细，对账后要求对方结款。

其它细则规定及说明

第一部分 公司日常运作规定
一、 招聘、录用、离职
1. 公司招聘新员工时，由行政部统一对外招聘，总经理面试合格后由行政部办理新进员工入职登记及相关手续办理。
2. 新进员工应缴材料:身份证复印件一份、最高学历影印件，由行政部保存并管理使用。
3. 录用人试用期为三个月。录用人试用期结束由部门长、总经理考核合格后，成为公司正式员工，同时办理劳动人事档案关系的调动等事宜。
4. 员工人事档案由行政部建立、保存并管理，必须准确、及时、保密。
5. 员工人事档案包括：《应聘人员登记表》、履历表、身份证复印件、最高学历证书。
6. 离职员工按以下制度办理辞职手续：填写《离职申请书》→部门长签字→行政部签字→财务部签字→总经理审批后到财务部结算工资后方可离开。
二、 考勤
1. 广迈公司上班时间为：AM 9:00-12：00，PM 13：30-18:00, 每位员工必须自行、准确打卡。 库 房上班时间为：AM 09：00-12：00，PM 13：30-18:00，中午休息时间轮流值班。
2. 原则上每天上下班驻办公室员工都应到办公室报到打卡，不迟到不早退当考勤卡上字体显示为红色为迟到。业务部门如需外出须提前向行政部报备，并在考勤上标明并由行政部签字确认，否则视为迟到或旷工。
3. 当月迟到第三次罚款20元/次，第四次罚款40元/次，以此类推，上限为160元/次。迟到半小时以上视为当日旷工，扣除当日工资。旷工两天或两天以上公司有权直接开除。
4. 公司员工出差,须填报《出差申请单》，经总经理批准后，将申请单复印件一份交行政部备查。
5. 行政部每月按考勤卡上人员考勤情况记入员工出勤情况表，作当月工资结算依据。
6. 员工请假，需提前一天填写《请假单》交部门长签字，并经总经理审批后报行政部门存档。
三、 会议管理
1. 会议是产生公司决议、明确工作、意见沟通及交流的正式方式与场合，规定的人员必须准时参与，指定人员作好会议记录。
会议名称
时间安排
参加人员
会议内容
召集/主持人员
业务诊断会议
每周一AM 9:00-9:30
驻办公室人员
对外业务的相关问题讨论、计划
行政部/总经理
员工大会
每月15日17：00-18：00
总经理
全体员工
经营总结、工作安排、其他相关内容
行政部/总经理
临时会议
临时通知
据实际情况安排
重大、特殊事件或其他事宜讨论
行政部/总经理
注：员工大会固定时间于每月15日发工资后开会 ，如遇周日休息时间，顺延至下周一，原则上不允许任何员工缺席，如遇出差、外出，请提前作好工作安排。
2. 员工大会上，每位员工将对近期工作进行总结及计划的概述，对自己或公司提出需改善的建议或意见，原则上不超过5分钟。每位员工于月底需向部门长上交工作总结及计划表。
3. 为提高工作效率，开会时，具体事务具体落实负责人，落实完成时间。行政部负责记录，并于会后将会议摘要决定整理、打印、公布在员工信息栏。
4. 其他临时会议将提前通知视具体情况安排。
5. 原则上会议时间不耽误各员工休息时间，会议时间如超过19：00，与会人员每人20元误餐费补贴。
四、 办公用品、礼品
（一） 文具
1． 行政部负责办公文具的采购与领用登记。
2． 行政部须特别注意随时检查复印纸、文本装订耗材（铁圈、封面纸、封面薄膜）及文件夹的存量，以保证公司业务程序的正常进行。
（二） 茶、水
1. 行政部负责茶、水的安排与购买。
2.定时检查饮用水、茶叶、水杯的存量，及时购买补充，以保证正常的办公氛围。
五、 公司福利
1. 公司员工的福利事项由行政部执掌。
2. 公司员工生日，行政管部以公司名义送上贺卡并发放100元奖金以表心意。
3. 公司每月将在每个部门评选优秀员工1名，奖金100元；全体员工中每季度评选最大进步奖1名，奖金300元，以兹鼓励。
注：评选标准：
a） 当月出勤率为全勤。
b） 对本职工作积极主动，认真热心，成绩显著受到部门领导的一致好评。
c） 当月无惩处记录。
d） 为便于部门评选，将公司分为四大部门，物流部、销售部、财务补及行政部。
评选流程：
a） 月底办公例会中各部门领导提报2名符合评选标准的员工名单，由全体员工投票表决。表决后将最终评选结果张贴通报表扬。
4．公司每月设立全勤奖，每人100元/月，以鼓励全体员工准时上班。
5．假日津贴，国家规定法定节假日每个员工发放津贴100元，在法定节假日加班员工每天补贴60元。
6．公司设定每月活动日，活动内容包括聚餐、产品知识竞赛、工作经验交流分享会议、外出旅游、节假日、生日庆祝等。
六、 固定资产管理
1． 公司固定资产由行政部统一建档管理，并落实相关责任人（详见附件）。
2． 因业务需要借用相机等设备需在行政部进行登记签字后领用，原则上次日归还。
七、 关于用印
1. 本公司以公司名义对外行文由财务部负责盖印，出纳需在旁监督。
第二部分 财务制度方面的规定
一、 总则
　　第一条 为了加强公司内部管理、确保资金安全、规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。
　　第二条 本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。
　　第三条 本制度适用公司全体员工。
二、 借支管理规定及借支流程
　　第四条 借款管理规定
(一) 借款：各部门因业务需要的任何支出借款，必须由部门长审批、总经理同意后外财务部借款，借款每周六以前交至财务部审核单据后实报实销。
(二) 各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。
第五条 借款销账规定：(1) 借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，须部门长同意，总经理批准；（2）借领支票者原则上应在2个工作日内办理销帐手续。
　　 第六条 借款流程
　　(一) 借款人需严格按规定填写《借款单》，注明借款事由、日期、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。
　　(二) 审批流程：部门长审核→总经理签字。
(三) 出纳付款：凭借款凭审批后的借款单到出纳领款。
三、 日常费用报销制度及流程
　　第六条 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品、业务招待费、培训费、公关费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。
　　(二) 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目写明日期、金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由，工程项目费用、货品费用和其他费用需分开填写，不能体现在同一张报销单据中，以便财务归纳入帐。
　　(三) 审批流程： 财务复核（复核金额是否差异及是否填写规范）→部门长签字→总经理审批。
　　(三) 报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。
　　第八条 费用报销的一般流程:报销人整理报销单据于每周六以前将部门长签字的费用报销单交至财务部复核，再由财务统一交至总经理处审批，总经理审批后周一到出纳处统一报销。
　　第九条 差旅费报销制度
（一） 费用标准:
交通工具
实报实销
出差补助
实报实销
不超过150元/天（实报实销）
60元/天

（二）费用标准的补充说明：
　　1. 住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。
2. 伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算。
3. 宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费。
4. 出差交通费以实际发生费用报销，原则上涉外地出差公司给予报销火车票费用，其它交通方式如飞机乘坐需另行申请。
5. 审批:按日常费用审批程序审批。　　
　　第十条 交通费报销制度及流程
　　(一) 费用标准：(1)员工因公需要用车可根据公司相关规定向物流部申请派车，在没有车的情况下经物流部车辆管理人员同意后可以乘坐出租车;(2)市内公交车费实行包干制于每月工资中发放，不予另外报销。
　　(二) 报销流程
　　1. 员工整理车票，填相应报销单，按规定报销。
　　2. 审批:按日常费用审批程序审批。
　　3. 员工持审批后的报销单到出纳处办理报销手续。
　　第十一条 办公费、低值易耗品等报销制度及流程
　　（一）管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置并指定专人负责。
　　（二）报销流程
1．购置申请: 公司行政文员每季度根据需求及库存情况按需向总经理报批后购置，
2. 审批:按日常费用审批程序审批。
　　第十三条 招待费及其他报销制度及流程
　　（一）费用标准
1. 原则上礼品由公司统一定点采购，特殊情况自行采购礼品必须出具相应发票、收据。礼品赠送必须填写礼品增送确认表后领取礼品。
2. 特殊情况下需另行采购“礼品”，需提前在财务部领取相关表格申请，获得同意后方可购买。
3. 50元以内的“辅料”、“工具”、“杂件”等，可先行购买后报销。
4. 业务餐费：
（1）用餐前必须短信告知部门长所请客户单位、姓名、项目名称等。
（2）用餐后索取相应发票次日报销单由主管签字认可，周末及特殊情况顺延至下个工作日签字，否则不予报销。
（3）每周五统一财务报销一次本周产生的费用，原则上不得延至第二周报销。
5. 大客户宴请必须由两名以上公司人员参与进行，次日相关票据即签字确认，否则不予报销（特殊情况可顺延1日签字确认）。
6. 返利及特殊费用支出，必须填写返利申请表后，部门长同意、总经理审核后支出，返利费用必须单项借款单项报销，不得利用所领备用金支付，否则公司不予认可。
第十二条 物流费用
物流部定期领取备用金，用以支付物流环节发生的运输费用。并定期报销费用，出纳进行实报实销。
四、工薪福利及相关费用支出制度及流程
　　第十二条 工薪福利等支出包括标准工资、交通及通讯费补贴、奖金、节假日补贴及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。
　　第十三条 工薪福利支付流程
(一) 工资支付流程：（1）每月由行政部将本月经公司总经理审批后的工资支付标准（含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息）转交财务部；（2）总经理提供职工月度奖金分配表；（3）公司于每月15日支付工资。
五、 报销时间的具体规定
　　第十四条 为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：
　　1．财务报销：公司财务部每周六为财务报销日，员工于每周六将报销单给予财务审核，待总经理签字后，统一于下周一到出纳处报销。
　　2．借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。
第三部分 公司各部门有关工作细则说明
为规范各部门的工作流程，顺利完成每个工作任务，做到各司其职。现将各部门的工作细则规定如下：
一、 总经办
1、 总经理直接对工程部和渠道部业务负责。包括各业务款项的催收情况，新工程项目开发跟进，公司年度盈利状况跟进等。
2、 行政总监直接对行政部负责。行政总监负责对公司日常运营情况进行掌控，对行政部的上交的工作报告进行审查批示，并对行政部下发任务安排，由行政部分派下去或者贯彻完成。
3、 总经理任免公司职员时，由行政部起草，并由总经办召开会议通过后宣布执行。
4、 原则上总经办不得干涉其它部门按规定执行的工作流程，若对某部门的工作流程有异议或做出修改的建议，则由总经办提出召开修改或变动会议通过后宣布执行。
二、 行政部
1、 行政部直接对各个部门之间的协调负责。行政部负责公司日常运营所需的一切物质和文件支持，做好后勤管理工作。保证各个部门顺利开展工作。
2、 行政部每星期向总经办进行工作汇报，汇报内容是总经办要求和问题轻重而定，并传达总经办工作指示和任务。每个月对总经办提交次月的安排计划表，由总经办审批后执行。
3、 行政部有权对各个部门的工作表现根据有关规定进行考核，并以此考核为参照标准纳入公司评选优秀员工等其他奖金发放标准。
4、 行政部有责任建设和宣传公司文化，加强团队建设，提高公司服务水平和员工凝聚力。
三、 工程部
1、 工程部直接对承接的工程项目负责。
2、 工程部业务员对于自己跟进的业务项目，关于报价、合同签订等事宜必须由自己亲自处理，原则上其他部门无权报价。
3、 工程部必须将签定成功的供货合同复印一份至商务部存档使用，原件则由财务部出纳保管。
4、 工程部业务员必须对自己跟进的业务项目的货款回收情况负责，保证货款及时收回。
四、 渠道部
1、 渠道部直接对各个区县和市内分销商负责。
2、 渠道部必须与各个商家达成一致的价格协议，并签订价格协议书（见附件），确定付款方式和信用额大小。
3、 渠道部必须定期（原则上每半个月）关注各个分销商的货款回收情况，并有义务对到期未付的商家催款。
五、 财务部
1、 财务部直接对公司整个资金流运作和往来账负责。
2、 会计必须及时当日的出货情况于次日（原则上不超过10:30）在系统里面进行账务处理，以方便商务部顺利开单客户的打款情况，以便会计正确入账。
六、 物流部
1、 物流部直接对各个客户的货物负责。
2、 物流部必须正确发货，并按照要求进行物流处理，满足客户需求。
3、 物流部库存专员必须对库存实际数量负责，最大限度保证帐实相符。
七、 商务部
1、 商务部直接对客户负责。
2、 商务部开单时，对于不同类别的业务形式应按照相关规定开价：渠道部客户，应按价格确认书上规定的价格开单或者渠道部事先约好的价格开单；工程部客户，则按合同约定的价格开单，若遇合同规定以外的要货需求，商务部无权自行报价开单，必须先告知工程部相关业务人员处理，然后按流程开单；其他流动客户，商务部在保证不亏损且有盈余的情况下（原则上按相关规定执行）可自行报价，商务部一旦报价，其他部门无权干涉，原则上客户先款后货。

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