会展管理信息系统应用方案.doc

高等教育自学考试本科

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山东财经大学
年 月 日
金诺会展公司会展管理信息系统应用方案

一、方案目的
随着经济国际化、全球化和行业展会举办次数不断攀升以及档次的不断提高，对展会的管理提出了更高的要求，特别是信息化的管理显得非常的紧迫。通过信息化管理手段可以解决手工文件管理的不规范和低效率的问题。本应用方案提出了通过信息化手段实现各项资源有效管理，规范组织者的管理流程，提升组织者的管理水平。展览管理信息系统应用后，极大地提升了整个金诺会展公司的管理水平和决策效率，在财务管理、人员管理、销售力度方面都有了很大的改善，实现了质的转变。
二、方案内容
该公司研发实施的会展管理信息系统，包括前台管理、行政管理、业务管理、观众部门管理、财务管理，它是各个部门管理的综合，整体运行是由总经理全权负责。
（一） 前台管理
前台是公司形象的代表，同时很多打印录入工作都是在前台完成的，因此，前台管理是该公司重要的组成部分，对前台管理在要求上细化到位。在接听来电并记录电话内容，转告相关项目经理。对于在系统的要求就是要协助各个部门完成工作，这是该公司信息系统的基础，以后发生的各项服务都建立在此基础之上。
（二）行政管理
行政是公司内部结构中心，相关的会议培训、公司人才的招聘大小事务的处理都是行政在做。在整个系统中，行政处于支撑状态，行政在数据库中作为共享的角色。共享公司新人培训、每个项目组的会议、会议室的预定
（三）业务部管理
业务部是会展公司的定力支撑，整个展会的运作都是依靠业务部来运营的。对于业务部，数据库里导入相关各个项目组的参展商或者有意向参展的客户。公司里面分为各个项目组例如：机床部、自动化部。各个部门有独立的帐号和密码、并有属于组内的客户信息，这一项可以共享给其他项目组，看项目经理的意思。
参加全国各地的展会收回来的相关资料及时导入数据库作为为即将开展的展会做铺垫，或者让观众部的导入系统也可以。
（四） 观众部管理
观众部俗称招商部，是负责为展会邀约观众的部门，同比业务部的职责。只要跟金诺即将开展的展会相关就去展会现场发资料邀请观众，同业务一起前往。对于企业也同样发放资料，如果允许就收取名片。跑各个地市相关展会行业的市场，收取名片，展会结束之后统一录入系统，并资源共享。
（五） 财务管理
对公司经营情况的查询及对前台提供的信息报表进行整理，包括今日进单情况表，进的企业报表，企业到款日报表，总企业数目统计表，日常出纳情况表；通过报表，参展企业报表，企业到款情况表，展位费到账登记统计表，总结账报表其他费用统计表。
财务部门通过该公司会展管理信息系统，对各个部门单独成本核算，做到能随时查出公司的效益状况，为公司领导层提供最真实的决策依据。信息系统能清晰的看出各部门在整个公司运行中的状况，能有针对性的解决运行中的问题，能更好的协调各部门为公司整体运行服务。
三、方案参与者
该公司会展管理信息系统方案的参与者有总经理、副总经理、项目经理、行政人资经理、财务管理等人员。
四、方案实施方式
金诺会展公司项目实施整个项目实施可以分为三个阶段： 
第一阶段：项目准备，这一阶段主要是进行用户需求调研、讨论和分析，制定项目实施计划，准备培训教材，拟定初步的项目应用方案。 
  第二阶段：项目建设，这一阶段的工作是进行系统安装、项目组培训、组织测试、确定基础数据准备方案和方案的完善。
  第三阶段：项目交付，这一阶段是整个项目实施的关键，也是任务最重的时期。首先对青岛金诺总部及所属分公司的全体人员进行了集中培训，并进行考核；制定新旧系统切换计划；按照初始化方案开始建帐、分配权限、监督检查各核算单位的帐套初始化工作；设置统一报表格式和公式；编写客户化手册、制定系统运行制度、内部支持体系。并按照验收标准对各核算单位逐一进行验收，验收通过的正式启用。
五、方案费用
该公司会展管理信息系统方案费用主要有以下几大类：
一是硬件购置费用，包括各部门使用的计算机及局域网架设
二是软件开发费用，包括系统软件的设计与研发
三是员工培训费用，请专业的讲师给大家讲解系统的使用流程。参加人员包括总经理、副总经理、部门经理、财务等人员。
上述三项费用总计为35万元。
六、实施进度监督安排
（一）2014年6月1日至6月30日，为各个部门基础信息录入时间。
（二）2014年7月1日至7月15日，为各个部门制定各项工作评分标准内容。
（三）2014年7月16日至7月31日，为系统的使用进行使用培训。
（四）2014年8月1日至8月31日，为试运行公司会展管理信息系统时间。
（五）2014年9月1日至9月30日，为修改完善公司会展管理信息系统时间。
七、备用方案
该公司会展管理信息系统方案，主要是以计算机为基础进行的系统设计，但是具体工作中关键的数据还是需要先有手工统计的基础，尤其是在这个信息系统试运行期间，一定要有手工记录的基础数据作为系统运行的保障。因此，当计算机系统试运行期间出现问题，以及升级换代时本备用方案更是保障公司业务，正常运行不可或缺的方式。直到本会展管理信息系统完全成熟稳定以后，本备用方案才可以不必跟随操作，备用方案同样能提高该公司的生产力和生产效率。手工数据和具体工作中的评分标准也是该公司会展管理信息系统方案的备用方案。其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。
二．培训的及要求培训目的
安全生产目标责任书
为了进一步落实安全生产责任制，做到“责、权、利”相结合，根据我公司2015年度安全生产目标的内容，现与财务部签订如下安全生产目标：
一、目标值：
1、全年人身死亡事故为零，重伤事故为零，轻伤人数为零。
2、现金安全保管，不发生盗窃事故。
3、每月足额提取安全生产费用，保障安全生产投入资金的到位。
4、安全培训合格率为100%。
二、本单位安全工作上必须做到以下内容：
1、对本单位的安全生产负直接领导责任，必须模范遵守公司的各项安全管理制度，不发布与公司安全管理制度相抵触的指令，严格履行本人的安全职责，确保安全责任制在本单位全面落实，并全力支持安全工作。
2、保证公司各项安全管理制度和管理办法在本单位内全面实施，并自觉接受公司安全部门的监督和管理。
3、在确保安全的前提下组织生产，始终把安全工作放在首位，当“安全与交货期、质量”发生矛盾时，坚持安全第一的原则。
4、参加生产碰头会时，首先汇报本单位的安全生产情况和安全问题落实情况；在安排本单位生产任务时，必须安排安全工作内容，并写入记录。
5、在公司及政府的安全检查中杜绝各类违章现象。
6、组织本部门积极参加安全检查，做到有检查、有整改，记录全。
7、以身作则，不违章指挥、不违章操作。对发现的各类违章现象负有查禁的责任，同时要予以查处。
8、虚心接受员工提出的问题，杜绝不接受或盲目指挥；
9、发生事故，应立即报告主管领导，按照“四不放过”的原则召开事故分析会，提出整改措施和对责任者的处理意见，并填写事故登记表，严禁隐瞒不报或降低对责任者的处罚标准。
10、必须按规定对单位员工进行培训和新员工上岗教育；
11、严格执行公司安全生产十六项禁令，保证本单位所有人员不违章作业。
三、 安全奖惩：
1、对于全年实现安全目标的按照公司生产现场管理规定和工作说明书进行考核奖励；对于未实现安全目标的按照公司规定进行处罚。
2、每月接受主管领导指派人员对安全生产责任状的落

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