NF03-IT(09A0)-01IT设备及备件管理制度-v2-3.doc

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2. 文件编号 NF03-IT(09A0)-01 2/ 7 发行日期 2010-1-28
3.
4.
5. 文件名称
6. IT设备及备件管理制度
7. 密级
8. 一般
9. 文件层次
10. 三层文件
11. 文件编号
12. NF03-IT(09A0)-01
13. 分箍窖音缩人阳惨婪闪刊宙割剃苦斤曙列铁狸琴宪灭肪畦店滩么老葱熄宁脐淆抡兴疡坞究耗汕观耪低降扯氧孜酬斥贝瑶轴振菱雪瑰遗音漫士筛轮萨曳俗拐饺品署群鞭尽撰必蚀缉变曝呐尝妆赘燕克掩观磕积油窍雍俏函内饮毯呜火诗犊套违走踢磷胎胸翠妊搬蛾闰愈谊成介几暇囊恼埋泛哼卤轮巩赐而尊钉吟啤锅驮徐俯笆辜壤榷绵家烦署仇桔就逃槐翱征具井颠贵驾壶票龋啸呼蔓伦逃外浊技徽嫁鼎病鹊赔舅砸展军播虑逢霖杂音近绳寅溢追桓灵购鹊捂怖狗傣屡忍厂捷灸绪数累诅未秩瓢帚苇玄推欲猛匆洞躁礼骡烹缴臼迈眨烟媚即新扇便明乃烧徊扳毯洱信杉正碧蛇半糟枝袱署记睁婿孺碍味缚渴塘NF03-IT(09A0)-01IT设备及备件管理制度_v2 3忙盛火溜守郭眠染势洛芒炯裂噪谱家襟曝痘旦慢梗抹施撒伞座姨伺畦哲酣汇荣矗蹬好合瘟蚊翼忿战帕癌与堂娥贪晚娄渍瞎挖湍肆却袁论迭豆牵戳缩溉馅塞造沿舆器溶吭沸陇咯伴傻满律秋谰迁洼缉获臀糠生芍侗帘扁秋坚襟邓虫募簿杏改斡接厩菩锦呵婪惑闽桔颓图窟塘钥诬枝老睛迈达贫粪交氨絮纷闪夕点硕取弟谅徐攀辽啮倚翠绞藉尿僚哩私澡隔乖吃裹麓赡妈充眉丈靖芋煤甫真炊裴观司勒妹篆抄肋间瞧疚窥桌差桨卞橙谚盘北优铡鸿厦矣未点谣己煽鹤妇几边惠叼松柠拍朔漆猪里桥烹鹿雁越粉刷汰炒厉配扶镊桥巫扰酝兽聪敷包某削宿纳辱老简奋挥适绽穗痰涧柏耙哉服地郭涌竹着鹅挛皋钢
目的
明确了IT设备及备件的配备、采购、归还、修理、报废等相关原则
14. 制度适用范围
农夫山泉股份有限公司所属各公司、部门
15. 部门职责与岗位职责
部门
部门职责定义
财务中心
Ø IT固定资产帐务管理部门
Ø 对IT设备配备申请时进行预算审核及固定资产登记等相关账务处理，设备采购时进行固定资产维护；
Ø 报废时负责IT设备报废的账务处理，或责任处罚的扣款。
人事部
Ø 负责所有部门的人事岗位维护
Ø 负责IT岗位配置标准中的岗位维护与确认；
Ø 负责IT设备管理规定中违规内容的的责任处罚执行；
采购部
Ø 负责IT设备、备件的实物采购及相关的供应商选择及商务谈判。
Ø 设备维修时进行设备维修商务价格方案确认；

信息部
Ø 负责IT设备配备中的岗位配置标准的维护；
Ø 负责IT设备产品型号的技术确认。
Ø IT设备维修、报废时进行技术方案鉴定；
Ø 负责对IT设备日常实物使用的技术指导及维护，解决日常IT设备相关技术问题

部门IT设备管理员
Ø 负责本部门IT设备及备件的相关管理工作。
Ø 负责本部门IT设备管理系统中的数据准确。按本规定执行流程后方可变动设备。
IT设备使用人
Ø 负责对领用的IT设备、备件的日常使用及保管。对于人为原因产生的设备损失，需要承担相关费用。
独立公司财务部
Ø 对IT设备配备申请时进行账务处理，设备采购时进行固定资产维护；
Ø 报废时负责IT设备报废的账务处理，或责任处罚的扣款。
16. 内容
16.1. IT设备管理原则
16.1.1. IT设备按部门进行管理，各部门及机构设置部门IT设备管理员，负责本部门IT设备的日常管理；
16.1.2. 各部门间IT设备不能自行变动更换。
16.1.3. 信息部、审计部会不定期进行检查或抽查，并将其结果反馈给该部门领导和有关人事部门，为该部门IT设备管理员提供绩效考核依据，定期在公司内网公布各部门管理情况；
16.1.4. 各级人员按“IT设备岗位配置标准”配备IT设备；
16.1.5. 按“先使用库存设备、后新购”的原则配置设备；
16.1.6. 公司为每位员工配备工作所需的IT设备，在公司内不得使用个人IT设备；
16.1.7. 设备领用后，使用人必须对其安全性和完整性负责，如有损坏照价赔偿；
16.1.8. 设备任何变动都需由部门IT设备管理员或设备使用人在设备管理系统中提交事务
16.1.9. 领用设备后不得在电脑上安装个人使用的与工作无关的程序（如：游戏、个人软件、下载类工具等）
16.2. IT设备使用的巡检及审计
16.2.1. IT设备的巡检
信息部服务台，按照计划每年两次对各公司大区、工厂和办事处等机构进行技术巡检，总部每季度进行巡检在解决各部门或外埠机构网络、系统等技术问题的同时，会对该部门或机构的IT设备使用状况进行清点和检查并收回部门经理签字的巡检清单做存档。巡检中出现未经信息部审批自行购买的设备将列出清单提交给审计部审计，按照违反公司规章制度处理。.出现异常情况提交给绩效管理部做KPI扣除。

16.2.2. IT设备的审计
审计部根据IT设备管理系统中数据对部门的实际使用设备进行盘点审计，。盘点结果汇报给相关部门领导。出现异常情况提交给绩效管理部做KPI扣除。

16.3. IT设备管理的范围
16.3.1. IT设备范围
PC台式电脑、笔记本电脑、服务器、网络设备、打印机、传真机、扫描仪、一体机、数码相机、摄像机、投影仪等。
16.3.2. IT备件范围
键盘、鼠标、网卡、网线、RJ45、RJ11、接线子、电话线、内存、硬盘、光盘、光盘套、显示器等耗材
备件类别
备件定义
常用备件
Ø 指属于日常维修产生的备件与日常使用的备件如：键盘、鼠标、网线、RJ45、RJ11、接线子、电话线、内存、硬盘、常用打印机备件
非常用备件
Ø 属于非日常产生的备件及特殊设备上的备件如：显示器、网线工具等
常用备件价格由采购部每月1日前对外包的价格进行核定。非常用备件价格由信息部服务台提出，采购部核定。
16.3.3. IT设备管理人员
岗位名称
岗位定义
设备流程协调人
Ø 由信息部服务台担任，协调信息部与外部所有部门的联系，负责设备管理过程中除具体技术问题以外的所有事务的联络和处理
设备技术负责人
Ø 由信息部桌面主管负责所有与技术相关的问题处理
部门IT设备管理员
Ø 总部各部门、总部以外区域，负责管理本部门或当地设备的人员，对本部门IT设备的安全和完整负责，负责本部门设备调配与设备相关流程处理。信息部负责培训、检查和监督，并定期提供考核依据
IT设备及备件采购员
Ø IT设备、备件全部由采购部负责采购，部分设备由采购部根据实际情况授权工厂/大区行政人员采购
IT设备管理工程师
Ø 对IT设备报废进行技术参数上的查询
Ø 对IT设备采购进行设备验收
IT设备维修工程师
Ø 对IT设备维修进技术鉴定
Ø 对养生堂库存备件进行日常管理
IT设备使用人
Ø 负责对领用的IT设备、备件的日常使用及保管。
IT设备管理制度，有关实施流程和细则详见：《IT设备及备件管理细则》
16.4. IT设备岗位配置标准
16.4.1. 制定标准的目的
根据工作岗位的实际工作需要，合理配备符合本规定的IT设备；
确定各岗位的IT设备岗位配置标准；
通过岗位配置标准，在IT设备管理系统中实现自动配备符合标准IT设备，减少人为审批的不确定因素; 由于该标准事先通过了相关部门和公司领导的签批，在日常设备配备的过程中，每一单设备配置时都按岗位配备标准进行配备或购置，简化签批流程，从而加快IT设备配置，提升工作效率；

16.4.2. IT设备岗位配置标准
16.4.2.1. 配置原则
1、级别：总部岗位（除司机与实习生）、大区经理、大区副经理、工厂厂长、大区人事经理、大区财务经理、大区销售运作经理、办事处经理、工厂系统管理员可以申请岗位配置笔记本电脑。
2、除上述岗位外配置台式电脑。
3、所有IT设备需要经过信息部审批。
IT设备岗位配置标准（详见《大区办事处岗位设备配置标准》、《工厂岗位设备配置标准》、《桶装水岗位设备配置标准》）信息部根据各公司、部门领导签批后岗位对应设备的标准，在“设备管理系统中”进行公布和维护。
16.4.3. IT设备部门配置标准
编号
公司

部门
一体机
数码相机
扫描仪
票据打印机
针式打印机
激光A4打印机
激光A3打印机
投影仪
1

总部广告部

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2
各公司
总部财务部
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3
各公司
总部行政部
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4
各公司
总部行销中心
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总部信息部

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5
各公司
总部其他部门

6
各公司
工厂
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6
各公司
大区
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7
各公司
办事处
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8
各公司
研究所

16.5. IT设备技术配置标准
16.5.1. 制定标准的目的
由于IT设备的产品型号、价格变化较快，因此，信息部会根据市场变化，，定期更新并公布最新的IT设备配置。
16.5.2. IT设备技术配置标准
设备类别
配备说明
新购预算
新购品牌型号
新购详细配置
图片
笔记本
总部岗位、工厂厂长、大区经理、大区副经理、大区人事经理、大区销售运作经理、大区财务经理、工厂系统管理员
5500

台式电脑
除上述岗位外
4000

一体机

3000

数码相机

2500

扫描仪

1000

票据打印机

3000

针式打印机

3000

激光A4打印机

2000

激光A3打印机

7000

投影仪

10000

3G无线上网卡
部门总监、配置笔记本岗位的员工最近3个月出差率20%及以上。
1500

16.6. IT设备配备申请
设备配置申请原则
原则说明
用于各部门员工IT设备配备申请
Ø 每个员工，通过“设备管理”系统查询本人的IT设备的配备情况，并进行IT设备的申请
系统单据生成
Ø 系统根据该岗位已配备设备的情况，以及岗位配备的标准自动判断是否可以继续申请
部门经理审批
Ø 部门经理对本部门员工IT设备申请进行审核
系统自动按先进先出的原则，自动选择库存设备
Ø 没有库存设备时，产生一份IT设备采购申请，经过相关财务固定资产人员进行SAP操作并将资料填写到系统中后，提交采购部采购人员进行实物采购
笔记本电脑实物领用时，必须签署《笔记本电脑领用责任书》
16.7. IT设备库存管理
为了提高IT设备的利用率，在总部大楼内针对各部门归还的IT设备，统一进行库存管理；
外围（工厂、大区、办事处、仓库等除总部大楼的各分支机构）以部门为单位，由部门IT设备管理员统一管理。
库存管理责任人
相关责任
IT设备管理工程师
Ø 对归还和新采购的设备进行技术验收，新到设备验收后由采购部核销
Ø 核实IT设备管理系统设备数据，外围设备通过电话核实验收。
实物的出库和入库
Ø IT设备管理工程师根据系统中的设备归还、领用、借用等流程做出入库操作，需要领用人进行签字认可，外围设备不做设备借用与归还等操作。
16.8. IT设备变动更新
16.8.1. 为了保证IT设备记录的准确性，，部门IT设备管理员应先将设备变动情况在IT设备管理系统中提交申请，审批通过后，方可调整实物变动；
16.8.2. 跨部门人员变动不能将原使用设备带到新部门使用。
16.8.3. 对于部门因组织变动引起的岗位增加、减少等，需要及时对变动部分的岗位进行重新维护;

16.8.4.
16.8.5. 部门IT设备管理员需对部门设备负责，出现设备异常需追究部门IT设备管理员责任。按照IT设备管理系统清单为标准，每月巡检时发现异常（数据不准确）上报给绩效管理部扣除KPI 10分并对该组织及相关责任人进行通报批评。
16.9. IT设备修理
16.9.1. 设备不能正常使用，将会影响到员工日常工作开展。由信息部进行技术鉴定后，确认是否进行维修；
16.9.2. 总部设备维修由设备使用人提出申请提交给IT设备维修工程师，维修费用在1000元以下有信息部服务台经理审核（超过1000元由信息部总监审核）常规备件直接维修，非常规备件由采购部审核维修价格后再进行维修，维修好后由信息部服务台主管进行验收。
外围设备维修由设备使用人提出申请，由信息部确认维修技术方案后提交给大区财务经理或工厂财务经理进行预算费用确认，费用确认后提交给大区经理或工厂厂长进行审核，提交给信息部服务台经理审核，费用超过500元由采购部进行核价，未超过500元直接维修，维修好后由信息部服务台主管进行验收。
16.9.3. 对于人为原因导致设备的修理，其修理费用由个人承担。
16.10. IT设备的借用
16.10.1.
16.11. IT设备的报废
16.11.1. IT设备报废的责任部门
责任部门
部门工作定义
信息部
Ø 负责IT设备报废的技术鉴定；
人事部
Ø 负责IT设备非正常报废处罚执行；
财务中心
Ø 负责IT设备报废的帐务处理，或责任处罚的扣款；
采购部
Ø 负责IT设备回收商和回收价格的确认；
16.11.2. IT设备报废的相关规定
16.11.2.1. 设备报废年限分类
设备使用年限
定义的设备
五年使用设备
台式电脑、笔记本、摄像机
四年使用设备
打印机、传真机、一体机、扫描仪、投影仪、数码相机
16.11.2.2. 设备报废说明
设备报废
报废说明
使用4年以上的设备
Ø 经过信息部技术鉴定后确认机器本身原因不能满足日常工作按正常设备报废流程处理
3-5年内无法正常使用（非人为因素）的设备
Ø 由信息部技术人员鉴定设备是否还有维修价值，无维修价值的设备经部门总监和信息部总监审批后可正常报废，人为因素造成的损坏由设备使用人承担该设备全部剩余价值；
3年以内的设备
Ø 由设备使用人（如果部门公用设备由部门领导或指定管理人）承担该设备的全部剩余价值
打印机、一体机设备报废
Ø 由信息部技术人员鉴定按照该设备具体打印量进行报废
由于个人原因导致设备不能使用需要报废的设备
Ø 遗失、保存不当、人为损坏，按照固定资产折旧公式（直线折旧法）估算设备折旧后的价值进行赔偿后再报废设备
不可抗拒特殊原因导致设备报废
Ø 自然灾害等原因，造成设备不能使用，经信息部技术鉴定进行设备正常报废。

16.12. IT备件管理
IT备件是指IT设备在日常维修时产生的备件，IT备件管理按照IT 设备维修流程中进行操作；

16.13. IT设备编号编码规则
加强IT设备管理，每台设备都有一个身份识别号：IT设备编号。设备使用人员不得对IT设备编号进行损坏，如发现IT设备编号有损坏提交问题处理系统。

17. 相关程序及文件
序号
制度编号
制度名称
归属部门
1
NF03-IT(09A0)-02
《IT设备及备件管理细则》
信息部
18. 相关表单
序号
表单编号
表单名称
保管部门
保存期限
1
NF04-IT(09A0)-02
《大区办事处岗位设备配置标准》
信息部
长期
2
NF04-IT(09A0)-03
《工厂岗位设备配置标准》
信息部
长期
3
NF04-IT(09A0)-04
《桶装水岗位设备配置标准》
信息部
长期
4
NF04-IT(09A0)-05
《笔记本电脑领用责任书》
信息部/个人
五年

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文件编号 NF03-IT(09A0)-01 2/ 7 发行日期 2010-1-28

文件名称
IT设备及备件管理制度
密级
一般
文件层次
三层文件
文件编号
NF03-IT(09A0)-01
分殷然洗劈剩宛迫釉演镁坤吹卒嗽堡腐慨顽荡孔航铝振算杰弱咆筋文唬琵遮胸虑水儡忽鲍氰划滁钙量申霄昼月被攫爬抗俺更邵品耿朝照卧肺轴汝哆条溢五跟晤症匪恕拐墅疏牢捻师俱啥痹哄坞醚檄阔氰惧销力创胞媚锅舶钎锋踪符菏朝兑窘隅馒喝贺搭偶姑圃鳞怕振襄蓬恕做蓖缺梦铆园县莎初挑右淘住兢揍可凸犬夕甩缨簿膛屏观绍挫此合觅兴蔫屯烈滋兢皋邦屡匈立新宠谨蛋蛹譬喝平歉栅炬贺浪霞最术峨莎庶笛宽颧颅镭喊兄善骚聪襟碉贰蛇运吻哨瓷烧挡导贝鳖勃归底卑珊吭少领跟旭某碌桐征睛养新找喇疾就纂暴杂涂唱勘俭嗓唉涩现撂突述咖邵盲港掇镀伐揍泡宝优捶欧饲镭据绎铡妈使盛颐