本科毕业论文---西方庭院建设项目的档案工作指导方案.doc

西方庭院建设项目档案指导方案毕业设计 题 目: 西方庭院建设项目的档案 工作指导方案 系 : 、 年级专业: 、 学 号: 、 学生姓名: 、 指导教师: 、 2015 年 5 月 20 日致谢 通过这几个月来的忙碌和学习，本次毕业论文设计已接近尾声，作为一个大专生的毕业设计，由于经验的匮乏，难免有许多考虑不周全的地方，在这里衷心感谢指导老师的督促指导，以及一起学习的同学们的支持，让我按时完成了这次毕业设计。 在论文完成之际，我要特别感谢我的指导老师胡永兰老师的热情关怀和悉心指导。在我撰写论文的过程中，胡永兰老师倾注了大量的心血和汗水，无论是在论文的选题、构思和资料的收集方面，还是在论文的研究方法以及成文定稿方面，我都得到了老师悉心细致的教诲和无私的帮助，特别是他广博的学识、深厚的学术素养、严谨的治学精神和一丝不苟的工作作风使我终生受益，在此表示真诚地感谢和深深的谢意。 在论文的写作过程中，也得到了许多同学的宝贵建议，同时还到许多在工作过程中许多同事的支持和帮助，在此一并致以诚挚的谢意。 感谢所有关心、支持、帮助过我的良师益友。 最后，向在百忙中抽出时间对本文进行评审并提出宝贵意见的各位专家表示衷心地感谢！通过这三个月来的忙碌和学习，本次毕业论文设计已接近尾声，作为一个大专生的毕业设计，由于经验的匮乏，难免有许多考虑不周全的地方，在这里衷心感谢指导老师的督促指导，以及一起学习的同学们的支持，让我按时完成了这次毕业设计。我的毕业论文较为复杂烦琐，但是老师仍然细心地纠正图中的错误。除了敬佩您的专业水平以外，您的治学严谨和科学研究的精神也是我永远学习的榜样，并将积极影响我今后的学习和工作，我才得以解决毕业设计中遇到的种种问题。同时感谢我院、系领导对我们的教导和关注；感谢大学三年传授我们专业知识的所有老师，谢谢你们呕心沥血的教导。摘要 企业档案管理是指企业在经营生产活动中，形成对国家，社会，本企业具有保存价值的各种文字，图标，声像等不同的历史记录。各企业应注意日常生活中，各种文件的形成积累，并按照一定的要求进行科学的分类整理，统一管理本企业各门类，各载体的档案，实现档案的有效利用。 西方庭院项目工程的档案管理能够指导实践，本论文对进行了对西方庭院建设项目档案管理的完善，包括项目的制度框架，职责规定，项目档案收集，项目档案归档和筛选鉴定，项目档案整理，项目档案审核、归档，照片、电子文件、与工程质量相关实物档案等收集与整理，项目档案移交和验收，项目档案移交。本文的研究不仅为西方庭院建设项目工程文件、档案的管理提供科学的理念作为指导思想，为西方庭院建设项目档案合理适用的管理流程提供思路，而且希望通过对工程文件、档案流程的管理来促进和加强对西方庭院建设项目建设活动的有效控制，从而实现好运来的建设公司的壮大发展。关键词：企业制度，档案管理，文件编制，档案利用。 目录第一章 好运来建设公司项目档案管理制度 1 第一节 好运来建设公司档案库房管理制度 1第二节 档案管理设施细则 2 第三节 档案保密制度 2 第四节 专兼职档案员工作职责 2 第五节 档案管理工作检查标准 2 第六节 档案借阅流程 3 第七节 档案分类大纲 4 第八节 档案管理相关表格 5 第九节 档案管理范围及保管期限一览表 6第二章 建设项目档案文件收集 7 第一节 西方庭院项目建筑安装工程竣工技术文件材料一览表 7 第二节 西方庭院项目建筑安装工程竣工技术文件材料组成方法8第三章 建设项目档案整理 9 第一节 项目档案整理原则 10 第二节 档案分类方法 11 第三节 文件材料排列要求及方法 12 第四节 项目档案案卷编目 13 第五节 案卷装订方法 13第四章 档案编制 14 第一节 建筑安装施工技术文件材料编制内容15 第二节 竣工图编制16第五章 声像档案17 第一节 归档范围和内容18 第二节 声像档案的收集与整理19第六章 档案移交20 第一节 移交时间与要求21 第二节 移交手续 22总结 23参考文献 23第一章 好运来建设公司项目档案管理制度第一节 好运来建设公司档案库房管理制度一、管理制度 1.、专人专管，外人不得进入。 2、严格遵循档案安全保密的有关规定，严防破坏和窃密。 3、认真保管档案资料，未经允许不准档案携带档案外出，不准将档案外借，防止遗失。 4、做好防火，防盗，防灰，防虫，防光，防潮，防霉，防高温，防高湿等九项工作。 5、库房内严禁吸烟，不准存放易燃易爆物品及食物。 6、库房内保持整洁和通风良好，定期开关空调，去湿机关，并做好每日的温湿记录。 7、经常检查库房内电源线路及其他安全设施，及时排除各种隐患。 8、保持库房内卫生，档案入库要做消毒处理，人员入库换鞋，要穿工作服。 9、库房和档案柜钥匙要妥善保管，人离锁柜。 10、库房内档案定期检查，发现问题及时汇报，及时解决。 （一）档案管理实施细则 1、为加强好运来建设公司项目档案，确保档案完整，系统，有效的利用，根据中国人民共和国档案法，建设项目档案管理暂行规定，建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）及其他法规，标准，制定其细则。 2、建设项目档案是指是所以投资在建设项目从提出，立项，审批，勘察设计，直到竣工验收全过程中形成的具有保存价值的声像，图标，文字等各种载体文件资料。 3、建设项目档案直接来源于工程建设全过程，各种文件材料是建设工程的重要组成部分，建设项目档案实行由各级档案室统一集中管理，各承办单位及个人不得自行分散保存。 4、建设项目档案管理是一项专业性，技术性较强的工作，好运来公司把建设项目工程管理纳入企业发展规划，项目管理及相关人员的岗位职责和考核中。 5、凡建设项目档案验收不合格，项目工程不得交工验收，财务不予结算，不得参加各项优秀工程的评审。 （二）档案保密制度 1、凡是在本工作活动中形成的必须经过立卷归档的各门类档案均属于档案保密范围。 2、凡借阅复印档案资料，必须经过分管领导批准。 3、严禁非档案人员进入档案室，档案员必须做好锁好门柜，门窗，自觉做好安全防卫工作。 4、加强对档案材料的利用管理，对档案室的一切情况，不得向外泄露和想家人谈论，遵守档案查阅利用制度，严禁将档案材料带入公共场所。5、严格执行档案法，保密法，遵守保密规定，严守党和国家的秘密。 （三）专兼职档案人员工作职责 1、努力学习马列著作和时事政治，认真专研档案业务知识和有关专业知识，不断提高自己的思想水平和业务水平。 2、热爱档案工作，增强档案意识和保密观念，做到爱护档案，保护档案，确保档案的安全。 3、工作认真负责，积极主动，及时优质的完成承担的各项任务工作，并对馆部（室）工作提出合理化建议。 4、树立为人民服务的思想，服务热情主动，耐心细致，提倡协助精神，团结互助。 5、遵守档案法，六号令和各项档案工作规则制度，遵守工作纪律和规则制度。 （四）档案管理工作检查标准进一步完善档案管理工作制度（8分） 1、实际情况得满分，否则酌情扣分。 2、为报送文件材料归档办法（范围）的此项不得分。 3、报送晚于归档要求时间的此项不超过4分。 （五）档案借阅流程 1、科研档案a）查阅本人所形成的档案（现仍在本组），可直接办理借阅。b) 查阅档案要填写借阅密级档案资料审批表见。c) 查阅非本组研究过的课题档案，由相关课题组长审查批准方可借阅。d) 查阅内部档案，由组长批准方可借阅。查阅秘密档案，由组长、科技处、保密办批准方可借阅。 2、专利档案b) 尚未公开专利需填写“借阅档案资料审批表”，经相关组长批准方可借阅。3.研究a) 查阅本人申请或已公开专利可直接借阅。毕业生论文档案a）查阅本人的毕业论文或确定为公开的毕业论文可直接借阅。b) 定为内部的论文，需填写“借阅档案资料审批表”，经相关组长批准方可借阅；定为其它密级的论文，经相关组长、科技处、保密办审批后方可借阅。c) 以前档案现课题组归属不明的，由科技处或保密办批准后方可借阅。 3、文书档案，会计档案填写机关档案借阅审批表，经档案形成部门负责人批准方可借阅。 4、基建档案填写“机关档案借阅审批表”，经综合管理处负责人批准方可借阅。 5、大型仪器设备档案填写“借阅密级档案审批表”，经相关组仪器管理员批准方可借阅。二、离退休人员借阅档案办法 1.、需查阅课题档案，填写“借阅档案资料审批表”，经科技处或保密办批准方可借阅。 2、其它门类档案的借阅需经相关部门负责人批准。三、外单位人员借阅档案办法查阅档案经相关部门领导批准方可借阅（七）档案分类大纲（基本范围） 1、文书类党政工作，档案馆工作方面形成的文件材料 2、建设类工程的勘探测绘，设计，施工，工程验收等阶段形成的文件材料。 3、设备仪器类设备购置安装，试调，运行，维护，修理和设备管理等过程形成的文件材料。 4、会计档案类各种会计凭证，财会账簿，财会报表，财快移交，保管，销毁清册。 5、党政职工类履历材料，自传材料，坚定考核，考核材料，学历技术职务材料，政历材料，参加中国共产党，共青团，民主党派材料，奖励材料，处分材料，录用，任免，聘用，工资，待遇，退休材料及代表会议登记表，其他材料。 6、声像档案类照片，录音带，录像带，关盘等。 7、实物档案类奖杯，降旗，赠书，赠品等。 (八)档案管理相关表格 顺序号文号责任者题目日期页号备注档案归卷目录卷宗号： 目录号： 部门：案卷顺序号立卷内目号案卷标题起止时间卷内张数保管期限备注-档案存放地备用表案架栏格全宗号全宗名称案卷目录号案卷目录名称案卷起止号数 （九）档案管理范围及保管期限一览表案卷题名文件名称保管期限备注工程管理与验收资料工程质检记录长期室内环境检查报告长期施工总结长期竣工报告永久工程文件施工资料技术图纸会审记录长期设计变更通知单工程洽商记录测量工程记录工程定位测量记录第二章 建设项目档案文件收集第一节 西方庭院项目建筑安装工程竣工技术文件材料一览表序号技术资料名称交业主施工企业存城建档案室2竣工技术材料目录1113工程技术名单4竣工验收表5单位开工报告6竣工通知书7设计交底更改8定位测量记录9施工现场记录10验收记录第二节 西方庭院项目建筑安装工程竣工技术文件材料组成方法一、 工程资料管理的机构设置： 建设开发处工程资料的管理，由工程科设1名专人，负责资料收集、归档管理及与院档案室的接洽。 二、工程技术、施工管理资料档案的组成：1、立项及变更文件：项目建议书及批复意见、可行性研究报告及审批意见、变更会审纪要及变更批复、相关会议纪要等。2、勘察、设计文件：工程地质勘察报告、详细规划方案、设计方案、扩初设计文本、施工图纸、施工图审查意见等。3、职能部门审批文件：规划方案批准意见、建筑工程规划许可证、环评报告及环保审批意见、人防部门批复、消防建审意见、交警部门意见、绿化审批、质监登记、施工许可证等。4、工程项目招投标文件及合同：（勘察、设计、施工、监理）招标文件、（勘察、设计、施工、监理）投标文件、（勘察、设计、施工、监理）中标通知书及合同、订货合同、技术咨询合同及其他合同。 5、监理文件 ：监理规划、监理大纲、监理月报、进度控制、质量控制、监理工作总结等。6、建筑安装工程施工过程资料： 各专业工程图纸会审记录、施工组织设计、工程联系单、材料设备质量合格证、质保书及检验报告、隐蔽工程验收记录、测试及调试记录、分部工程质量验收记录等。7、建筑安装工程竣工验收文件及竣工图：竣工验收报告、单位工程质量竣工验收记录、竣工验收证明书、综合竣工图及各专业竣工图等。8、各职能部门验收意见：各职能部门消防、环保、规划、市政等验收合格批准书、建委备案证明等。9、院或处领导在工程工作中所做的重要批示及文字性记录。 三、工程技术、施工管理资料的收集与保管：1、第7、8条建筑安装工程施工及竣工资料由施工单位负责编制整理，在施工前及工程竣工后全数移交我处。2、建设开发处各岗位工作人员在工程施工至竣工期间，应及时的向设计、施工及各相关单位索要工程图纸、资料档案，以便日后工作所需，并有义务积极配合、及时将相关的各种工程资料提供给工程科资料管理人员。3、资料管理人员应从建设工程立项起，向业主、勘察、设计、施工和监理单位提出编制、收集建设工程档案的要求，及时收集建设项目工程准备、建设、竣工验收各环节的文件资料，项目部要督促施工单位按城建档案管理规定及我院具体情况和需要提供各种施工文件、图纸及档案，并在竣工验收前提供完整的竣工资料，做到建设工程档案材料的收集、编制与工程建设进度同步并完整。4、资料管理人应做好资料图纸收发登记及管理：（1）建设开发处因工作需要，说明查阅目的和内容，即可查阅相关的开放的工程档案资料，并可摘录和复制。（2）其他部门和单位查阅重要工程档案，须相关领导同意证明，必要时提供领导审批，方可查阅。（3）建立文件签收制度，在签收重要文件、合同、会议纪要、联系单、预决算书等工程资料时，需收件人签字，登记工作单位、签收时间及份数。凡因工作需要借阅工程资料时，须填写借阅登记表，妥善保管图纸、资料，并及时归还。第三章 建设项目档案整理第一节 项目档案整理原则(1)案卷内文件要准确反映项目建设活动的真实内容。(2)案卷内文件要齐全、完整。破损的文件修复后才能组卷，幅面不一致的文件必须折成或裱成一致的幅面。鉴于目前文件使用的纸张有16开和A4两种规格，现阶段允许在一个案卷内两种规格纸张存在(最好能统一为A4规格)，对于其他规格的文件，小于16开的文件用A4标准的白纸托裱，文件右边和下边分别与托裱纸右边和下边靠齐。托裱时，不可将文字图表和数据掩盖，签署意见在装订线以内的要粘贴补宽订装部分。(3)卷内文件材料的制作和书写材料必须益于长期保存。不能用热敏纸(传真纸)文件，不能有铅笔、圆珠笔、复写纸书写的文件。(4)案卷内文件的保管期限应基本一致。第二节 档案分类方法一、档案分类的一般方法 1.、按文件的来源分类具体形式有以下3种：组织机构分类法作者分类法通讯者分类法 2.、按文件形成时间分类具体形式有两种：年度分类法时期（或时代、阶段）分类法 3、 按文件的形式分类具体形式有三种：按文件种类（名称）分类按文件载体分类按文件的形状、规格分类 4.、按文件的内容分类具体形式有三种：问题分类法实物分类法物理分类法二、档案分类的常用方法 1.、年度分类法 2.、组织结构分类法 3.、问题分类法三、现实分类中几种方法的结合运用 1.、年度-组织结构分类法 2.、组织结构-年度分类法 3.、年度-问题分类法 4.、问题-年度分类法四、人物全宗内档案的分类方法生平传记材料创作材料公务活动材料个人书信经济材料亲属材料评价材料音像材料其他材料第三节 文件材料排列要求及方法 1、文字材料按事项、专业顺序排列，同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。 2、图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。 3、既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。第四节 项目档案案卷编目 以案卷为单位整理文书材料时应当符合文书档案案卷格式（GB/T9105-88）的规定。 1、分类按照立档单位的档案分类方案，在文书部门和业务部门做好平时文书材料收集、分类工作的基础上，将属于归档范围的文书材料按以下特征逐项分开：（1）分年度：将文书材料按其形成或针对的年度分开。（2）分类别：将文书材料按立档单位档案分类方案中确定的一级类目和二级类目分开。（3）分问题：将文书材料按其内容所反映的问题分开。 （4）分保管期限：根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。 2、组合组合的基本要求：以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。组合的基本方法：（1）党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等，一般按问题进行组合。同一问题的来文与复文、转发件与被转发件等应组合在一起。（2）会议文件，一般一会一卷，也可以根据文件多少，一会数卷或数会一卷。（3）统计材料、表册等文件，一般同一种式样、名称或同一地区的组一卷。（4）工作计划、总结等文件，一般可按作者或名称组合。（5）案件材料，一般一案一卷，或一案数卷。（6）人民来信，可按来信所反映的问题、信件作者或信件的处理形式组合。（7）简报、刊物可按名称一期一卷或数期一卷。（8）其它特殊性文书材料可根据具体情况进行组合。 3、编目（1）卷内文书材料排列卷内文书材料排列前，要对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件要折叠理齐。排列时，一般结合文书材料的形成时间、重要程度和彼此联系进行排列。排列时，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；案件材料（诉讼档案除外）中结论性材料在前，依据性材料在后。（2）编页号与盖档号章卷内文书材料排列完毕后，要在文书材料中有字迹和图表的页面，一页编一个号，即页号。页号的位置，正面在右上角，反面在左上角。整卷装订的案卷，如果文书材料与卷盒或者卷皮没有装订在一起，应在第一份文书材料首页的右上方，加盖档号章。档号章的式样如图1所示；单份装订的案卷，应在卷内每份文书材料首页的右上方加盖档号章。档号章的式样如图2所示。填写方法是：全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。目录号：对每一本案卷目录的编号。案卷号：对每一个案卷所的编号。件号：对案卷中每一份文书材料的编号。（3）编卷内文件目录卷内文件目录的式样如图3所示，填写方法是：顺序号：卷内文书材料依其排列先后填写序号。单份装订的案卷，其卷内文书材料的件号应与顺序号一致。文号：填写卷内文书材料上标注的发文字号。责任者：填写卷内文书材料的形成单位或个人。如果责任者全称太长，可采用通用简称。题名：即文件标题，一般照实抄录。卷内文书材料没有题名或题名不完整，不能反映文书材料内容的，应自拟或重新拟写题名，外加“ ”号。日期：填写形成文书材料的年、月、日。公布性文件或法规性文件，可填写通过或批准、公布日期。没有日期的文书材料应考证清楚后填写。页号：填写卷内每份文书材料的起始页号，卷内最后一份文书材料应填写起止页号。备注：对卷内文书材料作必要说明。第五节 案卷装订方法装订案卷是将分类组合完毕的卷内公文去掉金属物，装订成册的活动。装订案卷避免卷内公文散失和损坏，对公文起到固定和保护作用。装订的方法，按“卷”装订时，应下齐（地脚整齐）、右齐（裁口整齐），采用三孔一线的方法装订。按“件”或“份”装订的，可用缝纫机装订，也可用细线逐件装订。 第四章 档案编制第一节 建筑安装施工技术文件材料编制内容 安装工程施工技术资料在形成过程中应按目录设置分类整理，目录分总目录、分目录、子目录。总目录应注明卷名、分册名称及代码、卷盒序号；分目录应注明分册细目名称及代码、文件名称、文件编号及有关项目。各目录项目设置应齐全，填写内容应详尽、清晰。第二节 竣工图编制竣工图编制基本内容：由以下两方面组成：即总体方面和专业方面。 总体方面 1、项目总平面布置图、位置图及地形图； 2、设计图总目录； 3、设计总说明； 4、总体工程图； 5、各单项工程图。各专业方面：包括土建工程(含建筑、结构)竣工图；给排水工程竣工图；电力、照明电气和弱电(包括通讯、避雷、接地、电视等)工程竣工图；暖通工程(包括采暖、通风、空调)竣工图；煤气(以及氧气、乙炔气、蒸气、压缩空气等等)工程竣工图；设备及工艺流程竣工图。具体内容如下： 1、建筑工程竣工图图纸目录；设计说明；屋面、楼面、地面(含地下室工程)、分层平面图；立面图；剖面图；门窗图；楼梯间、电梯间、电梯井道的平面和剖面详图；电梯机房平、剖面图；地下部分的防水防潮图，外墙伸缩缝防水图；阳台、雨篷、挑沿及其它建筑大样图：专业性特强的建筑图(如声学、光学、热学、抗震、防辐射等)；总体工程中的道路、铁路、围墙、大小堤岸、码头、闸门、桥梁，各种动力管、路、线、网的沟、坑、井、支架等地上和地下的建筑图；属于建筑工程的金属构件、钢筋混凝土的零星构件图。 2、结构工程竣工图图纸目录； 设计说明； 基础平、剖面及结点大样图；屋面、楼面、地面(含地下室工程)分层结构平面布置图；柱详图，包括模板图、配筋图、剖面团结点大样图；各层结构布置中的梁、板详图，包括模板固、配筋图、剖面图、节点大样图；工业厂房屋盖结构中的架、梁、板、支撑平面布置及大样图。吊车梁、吊车轨道及与柱结点大样图；楼梯间、电梯间、电梯井道结构平面、剖面结点大样图；电梯机房结构平、剖面图。 3、给排水工程竣工图图纸目录；设计说明；给排水设备明细表；各层给排水平面布置图(包括给水、废水、污水、雨水、透气管)；各种给排水(同上内容)主管图及透视图；各种给排水工程实际施工详图；屋顶水箱、屋面给排水工程图，水泵房、水池、水塔、冷水塔等工程给排水工程图；总体工程中的给排水工程图。 4、电力、照明电气和弱电工程竣工图。图纸目录；设计说明；电气设备明细表；变配电、供电、动力、照明、冷暖通风消防等电管、电线、电缆平面图、系统图；设备、工艺流程、制冷系统电管、电线、电缆走向图；各种高、低压柜、变配电箱原理图、二次接点图；弱电系统的通讯、避雷、按地、电视线路图；总体工程中的电力、照明的地上架空线路图及地下线路图。 5、暖通工程竣工图图纸目录；设计说明；暖通设备明细表；各层平面布置图；暖通管道立面透视图；总体工程中的暖通管道系统图； 6、煤气工程竣工图(氧气、乙炔气、蒸汽、压缩空气等工程类同，略)图纸目录；设计说明；各层平面布置图，煤气管道立面透视；总体工程中的煤气管道系统图。 7、设备及工艺流程竣工图图纸目录；设计说明；设备明细表；设备安装竣工图；管道化生产工艺流程竣工图；总体工程中，有关工艺流程系统竣工图第五章 声像档案 第一节 归档范围和内容 1、2000平方米以上所有的建设工程项目都要报送有关照片档案资料。 2、符合下列条件之一的建设工程报送有关照片和录像资料： 7层（含7层）以上建筑；单项工程建筑面积3000平方米以上；项目总建筑面积1万平方米以上；住宅小区3万平方米以上；单跨跨度16米以上厂房；人防设施；市政主要道路；多孔100米或单孔40米以上桥梁；污水处理厂；垃圾处理厂；自来水厂；燃气厂；发电厂；220千伏以上输变电站；一级公路；港口码头；水利防洪设施。 3、符合下列条件之一的建设工程报送有关照片、录音、录像资料以及专题录像片： 列为市级以上重点（或实事）工程的项目；需申报市级以上优质工程的项目。 （一）开工前原貌 1、原址、原貌及周边状况； 2、重要建（构）筑物、纪念物； 3、拆迁情况。 （二）基础工程 1、基础异常情况技术处理，土壤岩样分析过程等情况； 2、建筑物基础类型及施工，特殊施工的技术工艺现场； 3、建筑物位移、沉降、变形及处理。 （三）主体工程 1、主体设计模型； 2、钢筋结构、管线等主要隐蔽工程施工情况 3、砌体、砼灌注、屋面工程； 4、主体结构布局、大型构件安装等现场； 5、防水、保温、防腐工程的工艺现场； 6、采用新材料、新技术、新工艺等施工情况； 7、质量事故及处理情况。 （四）竣工后新貌 1、工程整体外观和立面状况； 2、消防等主要设施情况等。 （五）其它方面 1、工程总体规划、设计方案图 2、开工、竣工仪式； 3、施工建设中的重要活动、重大事件； 4、工程质量检查验收情况；5、竣工验收情况。 其中：开工前原貌、基础处理、隐蔽工程、砼灌注、屋面、质量事故、竣工后新貌为声像档案资料归档的必备内容。 三、声像档案资料的归档要求 1、总体要求 移交归档的声像档案资料，应当真实全面地反映工程面貌和建设情况，必备内容应当齐全；要按有关要求整理立卷，制成光盘，并填写声像档案著录卡。2、照片档案资料归档要求（1）照片应当主题明确，画面清晰完整，色彩还原准确，被摄主体不能有明显失真变形现象；（2）照片应一律洗印成6寸的彩色照片；（3）数码照片应当尽量使用不低于400万像素的数码相机拍摄；（4）照片整理时，应注明拍摄内容、时间、地点、人物等；（5）照片的数量视工程项目而定，一般不少于30张。第二节 归档内容 （一）城建部门要提高对声像档案特殊作用的认识 声像档案的特殊作用在城市建设工作和活动中显得尤为重要，是任何一种载休的档案所不能比拟的。它通过静止或生动的画面、声音再现一个城市的历史原貌，以及日新月异的变化，会给人们留下一个美好的对比和回忆，因此，城建部门的档案馆(室)应认真履行职责，指导好声像档案的形成和归档工作，一方面保证各门类档案的齐全完整，更好地提供利用，另一方面也给国家积累档案打下一个良好的基础。（二）宣传贯彻档案法，建立激励机制 第一，各有关部门要认真宣传贯彻档案法，依法办事。对那些不按规定要求收集、移交声像档案的部门和个人，要给以严格的处罚。第二，做好声像档案的收集工作还需要把声像档案移交工作纳人到相关部门和人员的目标考核、达标升级、评先选优、职称评定等工作中去，通过建立激励机制来考核他们工作的业绩、业务熟练程度、责任心的大小，从而调动他们的工作积极性。（三） 相关部门要各负其责，严格把关 作为城建部门，尤其是业务部门或宣传部门平时注意在一个工程开始或一个项目改造之前。拍摄、留存大量声像档案，为日后的整理归档积累档案。作为城建部门档案室来说，一方面要增强声像档案意识，建立切实可靠的声像档案收集、整理、保管、移交制度，每年都要按整理要求和其他门类的归档工作结合一并进行。另一方面，做好业务部门声像档案的业务指导工作，要教会他们如何发现、形成、积累、整理、移交声像档案，要让他们充分认识到做好城建部门声像档案工作的重要意义，从自身做起，从源头做起，为接收工作打下良好的基础。在建有城建档案馆的城市，在接收档案的过程中，如发现缺少声像档案，应及时向基层档案室甚至业务部门提出，并尽快采取相应的措施。如果间题严重，还可直接向行政管理部门反映和提出意见。（四）加强管理，制定办法，狠抓制度落实 要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。 （五）搞好档案工作不仅是档案部门的事，也是各相关单位乃至全社会的事。 只有加强宣传，引起各级领导的重视和全社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围。同时，要抓住机遇，服务中心工作，结合本地区、本部门的中心工作，通过馆藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。（六）加强监督，分类指导，注重业务培训 针对声像档案管理现状，加强监督、指导，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。针对不同单位现状，采取不同方式进行指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为声像档案的形成和保管奠定良好的基础。（七）结合实际，创造条件，力求妥善保管 要结合声像档案工作实际，从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒温、防磁、防震、防光、防火等。目前，声像档案保管条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。因此，要创造条件，力求妥善保管。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次，要严格控制库房温湿度，远离管线、磁场等；再次，录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。（八）建议档案主管部门参与全区各类重大活动 针对地区重大活动（重要会议）档案失控、声像档案流失严重的现状及产生的诸多因素，应采取档案局、馆直接参与的办法，由主办单位通知档案局派专人摄影录像并负责其他各类档案的收集归档工作，以确保全区重大活动产生的档案（特别是声像档案），得以及时、齐全、完整地归档，统一管理，方便各方面利用。第六章 档案移交第一节 移交时间与要求(一、)验收 (1)列入城建档案管理部门档案接收范围的工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应提请城建档案管理部门对工程档案进行预验收。建设单位未取得城建档案管理部门出具的认可文件，不得组织工程竣工验收。 (2)城建档案管理部门在进行工程档案预验收时，应重点验收以下内容： 1)工程档案分类齐全、系统完整； 2)工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况； 3)工程档案已整理立卷，立卷符合现行建设工程文件归档整理规范的规定； 4)竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章； 5)文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备； 6)文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。 工程档案由建设单位进行验收，属于向地方城建档案管理部门报送工程档案的工程项目还应会同地方城建档案管理部门共同验收。 (3)国家、省市重点工程项目或一些特大型、大型的工程项目的预验收和验收，必须有地方城建档案管理部门参加。 (4)为确保工程档案的质量，各编制单位、地方城建档案管理部门、建设行政管理部门等要对工程档案进行严格检查、验收。编制单位、制图人、审核人、技术负责人必须进行签字或盖章。对不符合技术要求的，一律退回编制单位进行改正、补齐，问题严重者可令其重做。不符合要求者，不能交工验收。 (5)凡报送的工程档案，如验收不合格将其退回建设单位，由建设单位责成责任者重新进行编制，待达到要求后重新报送。检查验收人员应对接收的档案负责。 (6)地方城建档案管理部门负责工程档案的最后验收。并对编制报送工程档案进行业务指导、督促和检查。 (二)、移交 (1)列入城建档案管理部门接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后3个月内向城建档案管理部门移交一套符合规定的工程档案。 (2)停建、缓建工程的工程档案，暂由建设单位保管。 (3)对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计单位、监理单位、施工单位据实修改、补充和完善工程档案。对改变的部位，应当重新编写工程档案，并在工程竣工验收后3个月内向城建档案管理部门移交。 (4)建设单位向城建档案管理部门移交工程档案时，